編輯導(dǎo)語(yǔ)：在項(xiàng)目經(jīng)理的日常工作中，經(jīng)常會(huì)遇到要匯報(bào)項(xiàng)目的情況，由于一個(gè)項(xiàng)目涉及的人比較多，所以在匯報(bào)時(shí)也要有一些注意的點(diǎn)；本文作者分享了關(guān)于項(xiàng)目匯報(bào)應(yīng)該怎么寫(xiě)，重點(diǎn)放在哪里等等問(wèn)題，我們一起來(lái)看一下。

項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目管理的過(guò)程中免不了要向上匯報(bào)，和老板、其他部門(mén)負(fù)責(zé)人、區(qū)域負(fù)責(zé)人等匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)度；一來(lái)可以讓老板們對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度更了解以便于各項(xiàng)目之間的合作與資源調(diào)配，二來(lái)可以讓老板們對(duì)項(xiàng)目所遇到的困難給予更多的資源傾向，讓項(xiàng)目更順利地進(jìn)展下去。

那么，第一個(gè)問(wèn)題來(lái)了：項(xiàng)目的定期匯報(bào)什么形式最好？

我們以前的項(xiàng)目是以6-8個(gè)月為一個(gè)項(xiàng)目周期，在需求調(diào)研以及分析階段就開(kāi)始向上匯報(bào)，前期的工作盡量以簡(jiǎn)單的會(huì)議口述、碰面溝通等方式進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度更新，而從需求分析階段開(kāi)始就真正地開(kāi)始進(jìn)行每月一次的項(xiàng)目進(jìn)度更新會(huì)或項(xiàng)目溝通會(huì)。

首先，每月一次的項(xiàng)目進(jìn)度更新會(huì)的參與者是老板以及各位部門(mén)負(fù)責(zé)人、利益相關(guān)者的負(fù)責(zé)人等，我們需要展示正式的匯報(bào)PPT以讓參與者在會(huì)后也能夠查閱相關(guān)的信息。

一般溝通會(huì)安排1個(gè)小時(shí)，預(yù)計(jì)匯報(bào)時(shí)間在45分鐘，建議空余15分鐘作為答疑、意見(jiàn)交流的時(shí)間；因此PPT的篇幅不宜過(guò)長(zhǎng)，預(yù)計(jì)每一張幻燈片的匯報(bào)時(shí)間為3分鐘，整個(gè)PPT的幻燈片頁(yè)數(shù)建議控制在15頁(yè)以內(nèi)。

那么，本次要解決的問(wèn)題來(lái)了：項(xiàng)目的定期匯報(bào)應(yīng)該怎么寫(xiě)？

一、總結(jié)項(xiàng)目的進(jìn)展，找出最重要的5個(gè)事項(xiàng)

剛開(kāi)始做項(xiàng)目的時(shí)候，不清楚要匯報(bào)什么，還會(huì)疑問(wèn)每天都有和老板溝通項(xiàng)目的進(jìn)度，那每月一次的項(xiàng)目匯報(bào)和每天的項(xiàng)目匯報(bào)有什么不一樣呢？

每天的項(xiàng)目匯報(bào)的對(duì)象是直屬老板，匯報(bào)的目的是讓他更清楚項(xiàng)目的進(jìn)度與遇到的困難以借用他的資源來(lái)保證項(xiàng)目的進(jìn)度正常，匯報(bào)的內(nèi)容則是項(xiàng)目的每個(gè)事項(xiàng)中的組成部分；譬如需求調(diào)研與分析中某售前部門(mén)的業(yè)務(wù)流程的具體內(nèi)容、業(yè)務(wù)痛點(diǎn)、現(xiàn)狀以及資源、遇到的困難、今天的進(jìn)度與明天的計(jì)劃。

而每個(gè)月的項(xiàng)目匯報(bào)是除了直屬老板以外的各部門(mén)負(fù)責(zé)人，他們并不清楚也不想清楚項(xiàng)目的每個(gè)事項(xiàng)的組成部門(mén)的細(xì)節(jié)；因此匯報(bào)的內(nèi)容的是項(xiàng)目進(jìn)度中最重要的5個(gè)事項(xiàng)。如果超過(guò)了5個(gè)事項(xiàng)，那么盡量控制在8個(gè)事項(xiàng)以內(nèi)，聚焦才能獲得最終的效果。

而每月的定期項(xiàng)目匯報(bào)最重要的目的是讓參會(huì)者知曉項(xiàng)目的進(jìn)度，并給予最大的支持與配合；因此，項(xiàng)目進(jìn)度的5個(gè)重要匯報(bào)事項(xiàng)中也包括需要對(duì)方配合的工作。

譬如有一次項(xiàng)目匯報(bào)，時(shí)間是在項(xiàng)目上線前一個(gè)月，項(xiàng)目上線后的指標(biāo)（KPI）就是其中一個(gè)最重要的匯報(bào)事項(xiàng)，是需要部門(mén)負(fù)責(zé)人在溝通會(huì)中對(duì)項(xiàng)目上線后的指標(biāo)達(dá)成共識(shí)，并給出具體的跟進(jìn)人員，這是匯報(bào)的重要目標(biāo)之一。

那什么是項(xiàng)目進(jìn)度中最重要的事項(xiàng)？跨部門(mén)的合作、項(xiàng)目計(jì)劃表中的里程碑、項(xiàng)目進(jìn)度中的節(jié)點(diǎn)事項(xiàng)、影響項(xiàng)目進(jìn)度的事項(xiàng)、突發(fā)狀況、重要突破等都是項(xiàng)目進(jìn)度中重要的事項(xiàng)。

而這些事項(xiàng)的重要性排序要從參會(huì)者的角度去考慮，譬如跨部門(mén)的合作事項(xiàng)肯定就比項(xiàng)目進(jìn)度中的正常節(jié)點(diǎn)事項(xiàng)更值得在溝通會(huì)上匯報(bào)；因?yàn)檫@不僅關(guān)系著雙方的資源調(diào)配，還關(guān)系著雙方的合作關(guān)系。

二、找出影響項(xiàng)目或者現(xiàn)狀的事項(xiàng)

之前我的項(xiàng)目中遇到一個(gè)較大的問(wèn)題，原本在計(jì)劃內(nèi)的一個(gè)功能沒(méi)有辦法在項(xiàng)目周期內(nèi)找到合適的供應(yīng)商完成這個(gè)功能，導(dǎo)致這個(gè)功能在原本的項(xiàng)目時(shí)間內(nèi)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

我以為這個(gè)問(wèn)題會(huì)影響大老板對(duì)項(xiàng)目的看法，但是通過(guò)項(xiàng)目匯報(bào)溝通就輕易地化解了這個(gè)危機(jī)。

我們通過(guò)搜集信息，和行業(yè)內(nèi)多個(gè)該資源提供者約談，并在費(fèi)用和本司人力資源調(diào)配的基礎(chǔ)上進(jìn)行闡述無(wú)法實(shí)現(xiàn)的方案，大老板也理解了項(xiàng)目出現(xiàn)的問(wèn)題并接受了現(xiàn)狀。

因此，如果出現(xiàn)了影響項(xiàng)目進(jìn)度或者現(xiàn)狀的事項(xiàng)，在經(jīng)過(guò)充分的資源搜集后盡快確認(rèn)一個(gè)方案，并盡早和大老板更新信息，尋求支持與幫助，是項(xiàng)目順利上線的一個(gè)保證。

三、挖掘重要利益相關(guān)者的合作事項(xiàng)進(jìn)度

項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，與會(huì)者是項(xiàng)目的利益相關(guān)者，他們當(dāng)然更傾向于了解和自己部門(mén)合作的事項(xiàng)的進(jìn)度和更新的信息。

之前我的項(xiàng)目匯報(bào)中就沒(méi)有包括某一個(gè)和利益相關(guān)者溝通的事項(xiàng)，而老板加上去的理由是——對(duì)方是公司非常重要的資源協(xié)調(diào)部門(mén)，我們借助了他們的力量完成我們的項(xiàng)目，我們應(yīng)該告知他們老板該合作事項(xiàng)的進(jìn)度與遇到的問(wèn)題，給予對(duì)方老板充分的知情權(quán)才能獲得更好的支持。

而這個(gè)信息也是幫助對(duì)方部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)齊內(nèi)部和外部資源調(diào)配的一個(gè)方式；有時(shí)候內(nèi)部的資源需求不一定就是實(shí)際產(chǎn)生的需求，當(dāng)結(jié)合了外部項(xiàng)目的使用情況綜合分析，才能預(yù)估資源的真實(shí)情況和需求。

四、重點(diǎn)說(shuō)明每個(gè)事項(xiàng)的結(jié)果和未來(lái)策略

當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理找到了要匯報(bào)的重要事項(xiàng)之后，需要匯報(bào)的是每個(gè)事項(xiàng)的現(xiàn)階段結(jié)果、已完結(jié)的結(jié)果和未來(lái)的應(yīng)對(duì)計(jì)劃或策略。

與會(huì)者不關(guān)心這些事情是什么，他們更關(guān)心這些事項(xiàng)給他們帶來(lái)了什么好處或者麻煩；而這些結(jié)果項(xiàng)目組是如何應(yīng)對(duì)的，未來(lái)還會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題嗎，如何做才能避免類似問(wèn)題的再次發(fā)生等細(xì)節(jié)，才是與會(huì)者參會(huì)獲得的“干貨”。

而項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)該非常清晰與會(huì)者想要知道的問(wèn)題以及項(xiàng)目的計(jì)劃，通過(guò)定期的匯報(bào)整理也是對(duì)項(xiàng)目每個(gè)階段的梳理和總結(jié)。

五、以數(shù)據(jù)支撐論點(diǎn)

作為日理萬(wàn)機(jī)的老板們，百忙中抽空來(lái)參與項(xiàng)目溝通會(huì)當(dāng)然是想聽(tīng)到一些干貨，而這些干貨除了和自身息息相關(guān)之外，更多的是通過(guò)數(shù)據(jù)支撐相關(guān)的論點(diǎn)，讓部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度了解得更充分。

我之前做過(guò)的一個(gè)客戶數(shù)字項(xiàng)目中匯報(bào)的UAT問(wèn)題，會(huì)總結(jié)成：參與人數(shù)*，分別在多少分會(huì)場(chǎng)舉辦了*場(chǎng)，已解決問(wèn)題*條，Bug*條，建議*條；這樣與會(huì)者就會(huì)清楚UAT的效果，以及參加UAT的同事對(duì)它的態(tài)度以及付出的努力和得到的結(jié)果。

當(dāng)然以上只是比較淺顯的一個(gè)數(shù)據(jù)論點(diǎn)，如果我們能夠用銷售相關(guān)的數(shù)據(jù)告知與會(huì)者，項(xiàng)目帶來(lái)的用戶數(shù)據(jù)、GMV、日活等活躍數(shù)據(jù)的變化，那就可以讓與會(huì)者對(duì)項(xiàng)目的支持動(dòng)力更充足。

本文由 @靖琳Charlott 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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