會(huì)議是重要的貫徹企業(yè)決議、制訂工作計(jì)劃、督導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行、反饋組織意見的主要途徑。但是當(dāng)會(huì)議室與會(huì)議的數(shù)量不匹配時(shí)，企業(yè)需要對(duì)會(huì)議室進(jìn)行有效管理。

一、項(xiàng)目背景

企業(yè)是一群人的團(tuán)隊(duì)協(xié)作，如何把這群人的智慧和力量有效地凝聚起來，會(huì)議這種方式便由此而生。一場(chǎng)高效的會(huì)議能夠匯聚大家的想法，反之只會(huì)占用與會(huì)人員寶貴的時(shí)間。

目前企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中，圍繞會(huì)議存在著許多問題：會(huì)議室資源總是不足，各種會(huì)議撞車；與會(huì)人員通知不到位；會(huì)前也不知道會(huì)議內(nèi)容，到了會(huì)議室一臉懵逼；會(huì)議簽到造假；管理人員不清楚會(huì)議室使用情況等；會(huì)議效率低下；會(huì)議決議不能有效落地執(zhí)行等。

傳統(tǒng)的會(huì)議管理是前臺(tái)同事用一張excel表格，記錄所有會(huì)議室的預(yù)約情況，所有的會(huì)議室資源由個(gè)人調(diào)配。如果只有一兩個(gè)會(huì)議室，這種方式自然沒什么問題。但是會(huì)議室與會(huì)議的數(shù)量稍微上漲，這種方式就無法有效地解決以上問題，讓追求高效的會(huì)議變得不高效。

二、整體流程圖

三、會(huì)議室管理

目的：用于管理員維護(hù)會(huì)議室的基本信息，如新增會(huì)議室信息、禁用維修狀態(tài)的會(huì)議室等，確保企業(yè)員工能正常預(yù)約使用會(huì)議室。

會(huì)議室管理至少包含以下要素：

1. 會(huì)議室名稱：區(qū)分每個(gè)會(huì)議室的名稱標(biāo)識(shí)；
2. 所在位置：會(huì)議室所在的大樓與樓層，方便用戶通過位置進(jìn)行篩選；
3. 容納人數(shù)、設(shè)備情況：會(huì)議室最多支持多少人進(jìn)行開會(huì)，提供哪些硬件設(shè)備，如投影儀、麥克風(fēng)等；
4. 啟用狀態(tài)：會(huì)議室可用狀態(tài)，避免員工預(yù)約維修中的會(huì)議室；

案例分析：

四、預(yù)約會(huì)議

目的：讓會(huì)議組織人能夠快速獲悉目標(biāo)日期的會(huì)議室信息，如哪些會(huì)議室已經(jīng)被預(yù)約，哪些會(huì)議室有投影儀等?？焖俸Y選出符合自己需求的會(huì)議室，并以最少的步驟完成預(yù)約。

預(yù)約會(huì)議室至少包含以下要素：

1. 日期：能夠切換選擇不同的日期，查看未來日期的會(huì)議室，畢竟提前一天乃至一周預(yù)約會(huì)議室是常有的事情；
2. 樓層：會(huì)議室多的企業(yè)，需要通過樓層來快速篩選會(huì)議室，因?yàn)榇蠹乙话愣紩?huì)在自己所在樓層進(jìn)行會(huì)議；
3. 會(huì)議室情況：會(huì)議室哪些時(shí)間段被預(yù)約，會(huì)議室有哪些設(shè)備，最多支持容納多少人，這些重要信息都需要告知會(huì)議組織人，方便他選擇符合條件的會(huì)議室；
4. 快捷篩選：影響組織人選擇會(huì)議室的要素比較多，可以將會(huì)議室空閑時(shí)間、所含設(shè)備、容納人數(shù)等信息做成篩選項(xiàng)，方便需求明確的用戶進(jìn)行快捷篩選；

案例分析：

五、邀請(qǐng)通知與會(huì)人員

目的：完成會(huì)議室的預(yù)約后，需要將會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間與會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)通知每一位與會(huì)人員。

邀請(qǐng)通知與會(huì)人員至少包含以下要素：

1. 通過組織節(jié)點(diǎn)/群聊等選擇與會(huì)人員：確定并選擇需要參加會(huì)議的同事；
2. 會(huì)議邀請(qǐng)通知：選擇相關(guān)成員后，通過消息推送的方式觸達(dá)到位；
3. 會(huì)前提醒：可以預(yù)設(shè)會(huì)前15分鐘會(huì)議即將開始的提醒，確保大家不錯(cuò)過會(huì)議時(shí)間。

案例分析：

六、會(huì)議簽到

目的：到了預(yù)約的會(huì)議時(shí)間，會(huì)議組織人要確保所有人都真實(shí)到場(chǎng)，才可以進(jìn)行會(huì)議。

通過生成動(dòng)態(tài)的簽到二維碼，投屏到會(huì)議顯示器上，讓在場(chǎng)的人員簽到，會(huì)議組織人就可以有效地統(tǒng)計(jì)到場(chǎng)情況，并且杜絕了簽到作弊的問題。

七、重難點(diǎn)分析

1. 如何判斷需求的優(yōu)先級(jí)

所有的需求都有對(duì)應(yīng)的用戶對(duì)象，會(huì)議管理中涉及多個(gè)角色，如會(huì)議室管理員、會(huì)議組織人、會(huì)議參與人等。

在需求調(diào)研中，各個(gè)角色都會(huì)提出自己的需求，管理員要看到會(huì)議室使用情況的統(tǒng)計(jì)；會(huì)議組織人想跟外地同事進(jìn)行視頻/語音會(huì)議；會(huì)議參與人因?yàn)闀?huì)議過多，希望能夠拒絕會(huì)議……

作為產(chǎn)品人員，需要梳理各個(gè)角色的核心需求點(diǎn)，完成業(yè)務(wù)核心流程，列需求優(yōu)先級(jí)，合理安排版本計(jì)劃。

2. 團(tuán)隊(duì)溝通

這個(gè)項(xiàng)目涉及的團(tuán)隊(duì)成員較多，如UE/UI設(shè)計(jì)師、JAVA后臺(tái)、web管理端、APP、H5應(yīng)用、測(cè)試運(yùn)維等。項(xiàng)目管理中，產(chǎn)品人員需要學(xué)會(huì)如何在明確團(tuán)隊(duì)成員各自的分工，確保團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目達(dá)成一致，及時(shí)處理與上報(bào)項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，保質(zhì)保量地推送項(xiàng)目上線。

企業(yè)一直都是以結(jié)果說話，只有項(xiàng)目落地并成功推廣起來，產(chǎn)品人員才真正發(fā)揮價(jià)值。

3. 對(duì)外供應(yīng)商溝通

會(huì)議中存在許多硬件設(shè)備，如會(huì)議投影儀、會(huì)議室平板、遠(yuǎn)程通話設(shè)備等。如果需要打通線下場(chǎng)景，如APP直接投屏，會(huì)議室平板展示會(huì)議室使用信息等，必定是要跟硬件供應(yīng)商提需求進(jìn)行溝通。

如何有效推送外部供應(yīng)商進(jìn)度，是產(chǎn)品人員不可繞過的問題，畢竟不可能所有功能都從0做起，企業(yè)沒這個(gè)時(shí)間與金錢，也沒有這個(gè)必要。

八、個(gè)人總結(jié)

本次案例分析是針對(duì)企業(yè)會(huì)議室管理中遇到的問題，設(shè)計(jì)的基本流程與方案。在實(shí)際工作中，企業(yè)的需求是多樣的，有的企業(yè)注重會(huì)議室數(shù)據(jù)的分析，有的注重使用過程中的易用性與便捷性，有的則需要關(guān)聯(lián)會(huì)議室硬件設(shè)備。作為產(chǎn)品人員，需要學(xué)會(huì)去根據(jù)實(shí)際情況調(diào)研分析需求，利用有限的資源合理地安排版本迭代。產(chǎn)品方案沒有最好的，只有最適合的。

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