進銷存的業(yè)務管理搭建和實現(xiàn)

7 評論 27014 瀏覽 192 收藏 7 分鐘

進銷存系統(tǒng),在滿足業(yè)務需求之余,往往由于業(yè)務需要,跨組織跨部門的多線程協(xié)作相當多見,也正由于這種特殊性,大多數(shù)情況下進銷存系統(tǒng)也需滿足管理上的需求。

進銷存的天然管理屬性

也許你會問,進銷存到底有哪些管理需求?

那么簡單舉個例子,比如采購物料,在這一個業(yè)務流程會經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)?從經(jīng)驗上來說,采購物料流程,必然經(jīng)歷“采購發(fā)起—>采購確認—>采購入庫—>采購付款”的流程,這還只是采購物料的其中的一個舉例流程,事實上由于行業(yè)供應商的多樣性,采購物料的流程也相對比較多變。但萬變不離其宗,在本流程,從管理角度上切入,可能會解決哪些管理上的問題?

比如,

  • 本次采購物料的發(fā)起,當下是否合理?
  • 確認采購訂單,需要由哪些人拍板?
  • 采購入庫,怎么保證庫存可用?
  • 采購付款,如何走批款流程?

舉例的以上種種,在業(yè)務單據(jù)的流轉上,涉及到多方的確認或審批,自然而然提出了管理概念,這也是進銷存系統(tǒng)天然帶有管理需求上的屬性。

業(yè)務上的需求,體現(xiàn)在“業(yè)務流-操作流-信息流-資金流”的管理。

而管理上需求,則重在把握業(yè)務在可控范圍內(nèi)如期流轉,完整地結束業(yè)務生命。此過程的管理,是業(yè)務的審核流管理??梢哉f,進銷存上的業(yè)務管理,基本上是審核流的管理(當然不排除其他行政上的管理,但能融入進銷存的需求實在有限)。

進銷存管理組織和角色的搭建

常見的管理,大致上可分成對事務的管理以及對人員的管理。運行最常見的管理結構,是以行政系統(tǒng)組織架構為核心,人員匹配行政崗位為鏈條,通過層級關系搭建而成的組織架構。如集團-分公司、總部-各行政部門、高層-中層-基層,再加以填充鏈條種具體崗位,就成了有血有肉的行政系統(tǒng)組織架構。

而進銷存的管理需求,則需要實現(xiàn)在于如何將行政系統(tǒng)組織架構通過系統(tǒng)工具完成搭建和映射,使各組織的各人員能完成業(yè)務的行使上暢通無阻,甚至能提高業(yè)務效率。

如何實現(xiàn)?常見的做法,即在進銷存系統(tǒng)也等同搭建起與之平行的行政系統(tǒng)組織架構,行政崗位對應進銷存系統(tǒng)崗位信息,建立進銷存各模塊涉及的系統(tǒng)角色,分配各角色分配對應的功能權限。

在功能組織上,分析、拆解、打包進銷存業(yè)務上的流轉單據(jù),使之成為一個個既獨立又相連的功能模塊。

這樣一來,不同行政系統(tǒng)組織上崗位,對應進銷存系統(tǒng)的崗位,根據(jù)業(yè)務藍圖,分配一個或者多個功能模塊,是一對一或一對多的匹配關系,即能各崗位實現(xiàn)跨組織跨業(yè)務的管理需求。如財務部門的財務崗位角色,可以跨部門直接獲取采購部門的采購訂單,下推生成采購應付單,并在財務部門內(nèi)部走采購預付貨款的批款流程,在此中采購部門的采購角色只需做好物料的采購動作即可,共同協(xié)作完成采購物料的業(yè)務生命。

通過角色界定業(yè)務權限,互相獨立又互不干擾混亂,各司其職,這便是進銷存系統(tǒng)在管理需求上的明顯體現(xiàn)。

五大權限

功能模塊上的業(yè)務權限,只需分配操作上的權限進行設置。任何單據(jù)的操作權限,不外乎是增/刪/改/查/審,每種操作權限都對應「確認」和「撤銷」兩種流向操作,這就是單據(jù)五大權限。

這可以實現(xiàn)怎樣的一個場景呢?在系統(tǒng)組織架構上,比如可以實現(xiàn)由采購部門的采購專員新增采購訂單,由采購部門的采購主管完成采購訂單的審核確認或駁回拒絕。根據(jù)已界定的業(yè)務藍圖的單據(jù)流轉,通過組織和操作權限,基本可以實現(xiàn)所有的業(yè)務場景。

權限的分配原則

權限的合理分配,需要對自身的業(yè)務流程有相當清晰的了解,并權衡好度的把握。目前介紹兩種權限的分配原則,分別適用于兩種截然相反的場景:

原則一:

上層做減法,基層做加法

使用場景:

適用于組織處于多變動調(diào)整期、或者組織架構不明確、或者是業(yè)務場景不清晰而導致權責不分明的作業(yè)場景。簡單的說,在開始配置操作權限時,上層崗位角色分配較多的業(yè)務操作權限,而基層崗位分配較少的業(yè)務操作權限。業(yè)務在調(diào)整中前行,根據(jù)從多種渠道收集到的使用反饋,漸漸對上層無關要緊的操作權限做減法,對基層所需的必要操作權限做加法。

原則二:

按級按需分配

使用場景:

適用于組織架構嚴謹、業(yè)務流程清晰明了、崗位權責具體分明的作業(yè)場景。這種場景相對很好理解,不多做介紹。

在實際的權限分配上,大多數(shù)情況下,原則一和原則二經(jīng)常并行執(zhí)行。

相關閱讀

《以MVP思維,解析最小可行的進銷存產(chǎn)品》

本文由 @江小魚 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉載。

更多精彩內(nèi)容,請關注人人都是產(chǎn)品經(jīng)理微信公眾號或下載App
評論
評論請登錄
  1. 醫(yī)療藥品進銷存怎么搞

    來自廣東 回復
  2. 最近在做進銷存的業(yè)務,之前完全沒接觸過,謝謝樓主的分享,可否加個微信,探討探討ireya0721

    來自北京 回復
  3. 探究探究,沒做進銷存的小白

    來自黑龍江 回復
  4. 請問如何保證進銷存數(shù)據(jù)與盤點數(shù)據(jù)完全準確呢?

    來自廣東 回復
    1. 進銷存數(shù)據(jù)是理論上的業(yè)務數(shù)據(jù),盤點數(shù)據(jù)是客觀的庫存數(shù)據(jù),涉及人為干預,所以只能通過人為規(guī)范,通過智能設備來輔助減少人為的操作成本。好比如說,例子1:生鮮的報損是無法避免的,而這部分需要報損,如果業(yè)務員能在規(guī)定時間內(nèi)完成報損單,則能減少盤點數(shù)據(jù)和進銷存數(shù)據(jù)的差異。例子2:商品入庫時,清點完成后,業(yè)務員需要在進銷存系統(tǒng)中錄入本次入庫數(shù)據(jù),由于手錄出現(xiàn)差錯的可能性較高,此時就可以借助類似掃碼入庫等設備(前提是對接好系統(tǒng))來完成。

      來自廣東 回復
  5. :mrgreen:

    來自廣東 回復
  6. 有點觸發(fā) ??

    來自廣西 回復