在數(shù)字政府建設(shè)的背景下，會(huì)議紀(jì)要作為記錄決策和溝通信息的重要工具，對(duì)于確保項(xiàng)目順利進(jìn)行和資源合理分配具有關(guān)鍵作用。本文深入探討了如何制作一份既合適又高效的會(huì)議紀(jì)要，分享了會(huì)議紀(jì)要的作用、結(jié)構(gòu)、撰寫方式以及提高效率的工具。

本指南，基于數(shù)字政府建設(shè)的要求和趨勢(shì)，從多個(gè)角度闡述數(shù)字政府建設(shè)的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和方式方法，包含涵義篇、體系篇、建設(shè)篇、經(jīng)驗(yàn)篇等內(nèi)容,供各位想從事了解或者已經(jīng)從事政務(wù)行業(yè)的人士參考。

本篇為經(jīng)驗(yàn)篇的其中一個(gè)章節(jié)，錯(cuò)誤或不完善的地方，還請(qǐng)指正。

干項(xiàng)目，開會(huì)是家常便飯，但紀(jì)要不一定會(huì)做。

下面筆者主要想談?wù)勅绾巫鲆环荨昂线m”的會(huì)議紀(jì)要。

一、作用

為何是“合適”？看它的作用性。

第一個(gè)作用是留痕，留痕是所有會(huì)議紀(jì)要的核心基礎(chǔ)。

留痕主要適用于決策會(huì)議和工作會(huì)議，比如需求會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議、階段會(huì)議、匯報(bào)會(huì)議等。

會(huì)議中做出的決策，通常會(huì)和執(zhí)行完成有一定的時(shí)間差，用會(huì)議紀(jì)要作為項(xiàng)目執(zhí)行備忘，管理者可以定期檢查決策的執(zhí)行情況，執(zhí)行者可以定期回顧自己或者團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)，保障決策正確有效地執(zhí)行。

其次，對(duì)于一些有工作證明要求的項(xiàng)目中，會(huì)議紀(jì)要同樣是一份很好的佐證，能夠通過會(huì)議紀(jì)要佐證團(tuán)隊(duì)的工作內(nèi)容和價(jià)值。

最后，會(huì)議紀(jì)要也是一張“名片”。一方面是可以用來知會(huì)未到場(chǎng)參與會(huì)議的相關(guān)人員，避免信息失真；另一方面是可以用來溝通資源，通過會(huì)議中達(dá)成的決策共識(shí)，推動(dòng)資源之間的合理分配和使用，減少團(tuán)隊(duì)協(xié)作的阻力。

第二個(gè)作用是保護(hù)，不僅能保護(hù)自己，還能保護(hù)團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目一定不是一帆風(fēng)順的，但是我們能主動(dòng)減少一些不利情況。

為了能夠讓自己或者團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目中占據(jù)主動(dòng)性，一定要做好會(huì)議紀(jì)要。在紀(jì)要中明確好事項(xiàng)和責(zé)任劃分，當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)就不容易被甩鍋，擺事實(shí)擺道理，達(dá)到保護(hù)自己或保護(hù)團(tuán)隊(duì)的目的。

除了避免被甩鍋，我們還可以通過會(huì)議紀(jì)要實(shí)現(xiàn)主動(dòng)甩鍋。若我們?cè)跁?huì)議中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)后面會(huì)出問題并且自己無力改變決策時(shí)，那么會(huì)議紀(jì)要就可以作為一份決策憑證，避免對(duì)方的無理指責(zé)，讓自己及團(tuán)隊(duì)時(shí)刻占據(jù)主動(dòng)權(quán)。

二、結(jié)構(gòu)

何為是“合適”？看它的結(jié)構(gòu)性。

講述具體的結(jié)構(gòu)前，有必要提一下靈活性原則：即任何會(huì)議紀(jì)要模板只是參考，不能完全參考照搬，重要的應(yīng)該是內(nèi)容呈現(xiàn)，目的是能夠讓沒有參與會(huì)議的人通過這份紀(jì)要快速地了解會(huì)議的議題和結(jié)論。

合適的會(huì)議紀(jì)要，結(jié)構(gòu)主要分為基本信息、議程信息、結(jié)論信息以及事項(xiàng)信息。

1. 基本信息

交代會(huì)議的背景信息，主要有：會(huì)議主題（體現(xiàn)會(huì)議目的）、會(huì)議地點(diǎn)（線上/線下）、會(huì)議時(shí)間（具體到小時(shí)，包含開始和結(jié)束時(shí)間）、與會(huì)人員（主持人，參會(huì)人，旁聽人等）、記錄人員、缺席人員（必要時(shí)備注說明）。

值得一提的是，寫與會(huì)人員時(shí)注意關(guān)鍵人員或機(jī)構(gòu)的排序。

2. 議程信息&結(jié)論信息

根據(jù)會(huì)議的復(fù)雜度和重要度等因素來決定是否需要把議程信息和結(jié)論信息分開來寫。

絕大多數(shù)會(huì)議的議程信息是一筆帶過，主要描述清楚會(huì)議討論的事項(xiàng)即可，也有一些紀(jì)要是借助議程的一句話描述作為結(jié)論信息的“分隔符”，提高結(jié)論的可讀性。

會(huì)議結(jié)論作為紀(jì)要的關(guān)鍵信息，不僅要保障完整性，還要避免堆砌文字。結(jié)論要有側(cè)重點(diǎn)，側(cè)重表述結(jié)果而非過程，當(dāng)然，如果過程的討論對(duì)于結(jié)果的影響較大時(shí)，可以歸納總結(jié)至結(jié)論當(dāng)中作為參考。

3. 事項(xiàng)信息

即會(huì)議的待辦事項(xiàng)，需要體現(xiàn)后續(xù)的行動(dòng)項(xiàng)，也是會(huì)議價(jià)值的一個(gè)重要體現(xiàn)點(diǎn)。

事項(xiàng)信息中，需要明確地有：任務(wù)描述（如問題描述，風(fēng)險(xiǎn)描述，工作描述等）、目標(biāo)描述（行動(dòng)方案，解決的方向，達(dá)到的效果，優(yōu)先級(jí)等）、完成時(shí)限（截止日期）、責(zé)任人/團(tuán)隊(duì)（包括配合資源）、其他描述（如備注）。

三、方式

如何才“合適”？看它的方法性。

理想中的會(huì)議，是在每個(gè)節(jié)點(diǎn)、每個(gè)議題都能夠按照正常節(jié)奏進(jìn)行，并且每個(gè)議程都有穩(wěn)定的主持，每個(gè)事項(xiàng)都能夠討論出結(jié)果。這樣的理想會(huì)議，輸出紀(jì)要也相對(duì)簡(jiǎn)單，只需根據(jù)實(shí)際討論內(nèi)容整理輸出即可。

實(shí)際上，并不是所有的會(huì)議都能夠如此理想，更多的還是一些節(jié)奏跳躍和發(fā)散的會(huì)議，這類會(huì)議輸出紀(jì)要是一個(gè)不小的難題。

從會(huì)議節(jié)奏上看，主要分為兩個(gè)場(chǎng)景：大領(lǐng)導(dǎo)坐鎮(zhèn)主持的會(huì)議和其他會(huì)議。

大領(lǐng)導(dǎo)坐鎮(zhèn)主持的會(huì)議，輸出會(huì)議紀(jì)要是一件既快樂又頭疼的事情。快樂的點(diǎn)在于，整場(chǎng)會(huì)議的節(jié)奏是非常清晰的，基本不會(huì)出現(xiàn)會(huì)議發(fā)散的情況，會(huì)議事項(xiàng)有條不紊地進(jìn)行，在這種會(huì)議中，你能夠從各領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言中收獲很多思考和見解；頭疼的點(diǎn)也在于，整場(chǎng)會(huì)議你需要非常專注，要及時(shí)記錄領(lǐng)導(dǎo)（特別是關(guān)鍵性領(lǐng)導(dǎo)）發(fā)言的關(guān)鍵詞句，特別是含結(jié)論性決策性的內(nèi)容。最后整場(chǎng)會(huì)議下來，雖然你沒有怎么發(fā)言，但是腦袋會(huì)感覺 “已掏空”。

其他會(huì)議，會(huì)議節(jié)奏不像大領(lǐng)導(dǎo)坐鎮(zhèn)會(huì)議般清晰，通常是跳躍式發(fā)言和討論，而這也是我們的開會(huì)常態(tài)。針對(duì)這類會(huì)議，筆者有一套個(gè)人的紀(jì)要輸出方法論，即框架式關(guān)鍵記錄法。

該方法由兩部分組成，框架和關(guān)鍵。

會(huì)議一般都有討論事項(xiàng)，那么這個(gè)事項(xiàng)就是我們會(huì)議紀(jì)要的初步框架，列入文檔或記事本中。

會(huì)議過程中，關(guān)注當(dāng)前討論的內(nèi)容是否符合列入的框架。

如果符合框架，不必詳細(xì)記錄討論過程，僅需要關(guān)注討論的待辦事項(xiàng)和結(jié)論內(nèi)容，必要時(shí)需要加上事項(xiàng)或者結(jié)論的責(zé)任人。當(dāng)然，如果你對(duì)討論的內(nèi)容一知半解，最好原文摘抄（來不及時(shí)就記錄關(guān)鍵詞）至文檔或記事本中。

如果不符合框架，嘗試分析是否和當(dāng)前會(huì)議討論的事項(xiàng)具有關(guān)聯(lián)性，如果有關(guān)聯(lián)性，在對(duì)應(yīng)的框架下補(bǔ)充并標(biāo)記討論內(nèi)容（同樣只記錄關(guān)鍵內(nèi)容）；如果沒有關(guān)聯(lián)性，作為框架的新事項(xiàng)寫入至文檔或記事本中。

特別強(qiáng)調(diào)的是，在有限的時(shí)間和精力下，我們無法做到全文本的記錄，因此需要我們?cè)谟涗浀臅r(shí)候提煉關(guān)鍵詞句（或者直接原文記錄），切忌文字堆砌。

會(huì)議結(jié)束后，會(huì)后的紀(jì)要整理也要注重方法性，包含如下：

• 注意內(nèi)容口語化。整理紀(jì)要的過程中，我們?nèi)菀缀雎员磉_(dá)口語化的問題，要記得把口語化的詞句轉(zhuǎn)換成書面化的表達(dá)，盡量少用一些口語式的連接詞。
• 注意內(nèi)容情緒化。整理紀(jì)要的過程中，我們?nèi)菀紫萑肭榫w陷阱，特別是有第三方參加的會(huì)議中，我們輸出的紀(jì)要可能會(huì)更偏袒于自己代表的那一方。這樣做看著是為自己或者團(tuán)隊(duì)著想，但是大家都是摸爬滾打的社會(huì)人，不可能完全看不出來你這份文字的心思，反倒是有可能會(huì)聰明反被聰明誤。
• 注意內(nèi)容復(fù)雜化。整理紀(jì)要并不代表要寫一篇記敘文，它更像是一篇說明文，屬于事理說明文。根據(jù)事理說明文的寫作特點(diǎn)，我們?cè)谡砑o(jì)要時(shí)要注意準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔和平實(shí)，這樣才會(huì)顯得我們專業(yè)和靠譜，增加印象。
• 注意內(nèi)容格式化。格式也是我們很容易忽略的問題，此處說的格式并不是指一定要用什么字體和字號(hào)，而是要注意格式的一致性，切忌一篇紀(jì)要出現(xiàn)多個(gè)不同的字體、字號(hào)和顏色，也不要出現(xiàn)段落層次不齊、序號(hào)未準(zhǔn)確使用等情況。當(dāng)然，關(guān)鍵的詞句可以加粗或者字體設(shè)置紅色。

四、工具

如何更“合適”？看它的工具性。

現(xiàn)代社會(huì)，追求的是效率。我們可以借助工具來提高我們輸出紀(jì)要的效率。

如果我們開會(huì)時(shí)使用了會(huì)議工具（如飛書、騰訊會(huì)議等），那么可以直接借助會(huì)議工具的功能幫助我們記錄會(huì)議內(nèi)容，解放雙手。

以飛書為例，飛書的“妙記”會(huì)自動(dòng)將會(huì)議內(nèi)容轉(zhuǎn)錄成逐字稿，該逐字稿還能支持搜索和評(píng)論，甚至還可以自動(dòng)總結(jié)會(huì)議紀(jì)要與待辦，可以大幅提升我們的紀(jì)要輸出效率。

當(dāng)然，天下無免費(fèi)午餐，這取決于企業(yè)或者我們個(gè)人的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。不免費(fèi)的也不是無法擁有，那就是我們手機(jī)自帶的錄音工具?，F(xiàn)在絕大部分的手機(jī)都是具備錄音轉(zhuǎn)文字功能，我們可以借助會(huì)議錄音來記錄內(nèi)容，雖然準(zhǔn)確度會(huì)低一些，但確實(shí)能夠幫助我們提高紀(jì)要輸出效率。

還有更高級(jí)的玩法，就是用AI工具實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)輸出紀(jì)要。

以科大訊飛的“訊飛聽見”為例，該工具不僅可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)錄音，還支持邊錄音邊轉(zhuǎn)換成文字，最后通過AI能力輸出會(huì)議紀(jì)要，一鍵成稿，做到真正地解放打工人的雙手。

當(dāng)然，工具始終只是工具，并不能完全替代人去工作，因此我們不能因?yàn)楣ぞ叩谋憷远屪约鹤兊脩械盟伎己捅粍?dòng)，而是要成為工具的主人。