OA的皇帝指令
編輯導(dǎo)語(yǔ):時(shí)代的趨勢(shì),人們不再滿足遠(yuǎn)古時(shí)期的慢節(jié)奏辦公,就像我現(xiàn)在是皇帝,我并不想去處理一個(gè)兵部事物的吃喝情況,那不是我考慮的問(wèn)題,那是兵部尚書(shū)的問(wèn)題。類比現(xiàn)在企業(yè)加入自動(dòng)化辦公OA,各司其職。我們產(chǎn)品經(jīng)理的作用難道不就是考慮利潤(rùn)最大化,提高效率嗎?一起來(lái)看看。
一、當(dāng)然各種職位的不同也是我們OA所考慮的問(wèn)題
1. 上級(jí)指令(皇帝指令)
OA更多為其提供數(shù)據(jù),和各種統(tǒng)計(jì)的模式和想法目標(biāo)。就像生活中的靈感,靈感的迸發(fā)也是需要個(gè)點(diǎn)。OA可以幫助為上級(jí)提供決策,方向的走向。
2. 中層管理(尚書(shū)大臣)
融會(huì)貫通自己的職位,利用自己的在業(yè)務(wù)的掌握,從業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的數(shù)據(jù)。去為“皇帝”管理人員調(diào)度,提高管理效率,為上級(jí)排憂解難,降低管理的出支。OA可以為“尚書(shū)大臣”去提供各個(gè)手下分支得到的數(shù)據(jù)去做信息管理。
3. 執(zhí)行層次(重要的執(zhí)行者)
當(dāng)一個(gè)國(guó)家/企業(yè)沒(méi)有了執(zhí)行層面,那這個(gè)企業(yè)只會(huì)崩塌,因?yàn)榈鼗?,?guó)家只會(huì)毀滅。OA可以為執(zhí)行人員方便完成指令和自己任務(wù),提高執(zhí)行人員的效率,便捷的辦公手段
其實(shí)說(shuō)個(gè)較好理解的框架
“皇帝指令”—-方向—-“尚書(shū)大臣”—-調(diào)度/效率—-執(zhí)行/便捷—-“執(zhí)行人員”
二、需求—執(zhí)行—落地
拋開(kāi)一切不談,不管做任何的事物和分析需求,最后一定要做到落地,落實(shí)。當(dāng)然生活場(chǎng)景中更是要如此。
說(shuō)個(gè)題外話,在公司內(nèi)部,大家要是請(qǐng)假等事物,拋開(kāi)緊急情況,一定要讓上級(jí)留個(gè)預(yù)留時(shí)間不要事情到了才做出反應(yīng)。需求很緊急了,得執(zhí)行落地了才想起來(lái)反應(yīng),那個(gè)時(shí)候可是“背鍋俠”嘍。
三、核心OA流程—-OA審批
在前一點(diǎn),預(yù)留時(shí)間這個(gè)事情上,對(duì)于OA來(lái)說(shuō)就是報(bào)備,系統(tǒng)上操作審批,無(wú)疑會(huì)產(chǎn)生一系列的活動(dòng)軌跡和行為數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)才是系統(tǒng)能夠帶給客戶的最大價(jià)值,數(shù)據(jù)會(huì)證明一切的發(fā)生,也是我們產(chǎn)品經(jīng)理的一個(gè)最重要的法寶:
1. 角色(執(zhí)行)管理
執(zhí)行層角色是審批流中的基礎(chǔ),能很大程度上減輕審批流維護(hù)成本。從結(jié)構(gòu)上分為 2個(gè)部分:執(zhí)行角色信息、角色管理。
執(zhí)行角色信息:一般是固定不變的的,數(shù)據(jù)的輸入至后臺(tái),保證員工信息的準(zhǔn)確性,便于管理員工。
執(zhí)行角色管理:執(zhí)行角色名稱和管理的團(tuán)隊(duì)范圍,舉例:小吳在兵部任職,同時(shí)今天禮部尚書(shū),讓我去協(xié)同辦公。當(dāng)2個(gè)部門(mén)所梳理出來(lái)的消息,審批文件,都會(huì)讓我協(xié)同調(diào)節(jié)。一個(gè)員工可以有多個(gè)角色和多個(gè)管理部門(mén),一個(gè)角色也可以包括多個(gè)員工,這樣的好處,是如果有員工入離職或調(diào)崗,不需要修改審批流,只需要在角色中增加或減少員工即可。
2. 審批關(guān)系管理
審批關(guān)系管理,基本都是通用的審批流,分為「匯報(bào)關(guān)系管理」、「匯報(bào)類型管理」和「審批等級(jí)」。
1)匯報(bào)關(guān)系
匯報(bào)關(guān)系是標(biāo)準(zhǔn)的樹(shù)狀結(jié)構(gòu),每個(gè)員工基本都是有上下級(jí)的區(qū)分,但是就像我說(shuō)的今天我可能在兵部上班,但是會(huì)有特殊情況我需要去給禮部尚書(shū)匯報(bào),去協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn),這個(gè)時(shí)候一般都是虛線匯報(bào)和特殊匯報(bào)關(guān)系。
就拿學(xué)生申請(qǐng)為例,匯報(bào)關(guān)系:
2)審批等級(jí)
審批等級(jí)也是有不同情況的,根據(jù)審批緊急程度和匯報(bào)內(nèi)容,來(lái)判斷審批等級(jí)到那個(gè)梯度,“皇帝指令”審批可是不會(huì)審批一個(gè)小小兵部的吃喝哦。
審批等級(jí)的好處,是在配置審批流的時(shí)候,可以根據(jù)審批條件,判斷可截止的審批層級(jí),可以更方便到事務(wù)的決定,減少人力物力的損耗。
3)審批方案管理
基礎(chǔ)模塊,都是為了后期的審批方案做的更加具體便捷打好基礎(chǔ)。真正使用到業(yè)務(wù)場(chǎng)景中的,就是審批方案,以當(dāng)前公司接的業(yè)務(wù)去做不同的區(qū)分。
系統(tǒng)差異化的不同,也是考驗(yàn)去做這個(gè)功能的人能力的體現(xiàn),可以快速把握客戶的需求將是你的致勝的尚方寶劍。
接下來(lái)講個(gè)財(cái)務(wù)的用款審批方案事例,來(lái)看看如何去審批。
舉例:
- 用款需要員工發(fā)起,最終是審批人是財(cái)務(wù)部門(mén)
- 如果是金額小于等于部門(mén)可使用的金額內(nèi)只需要直屬 上級(jí)審批,或者是 2 級(jí)審批人,審批通過(guò)即可使用;
- 金額大于部門(mén)可動(dòng)用的使用金額,但是不超過(guò)可使用金額的150%元,需要財(cái)務(wù)人員核驗(yàn)和部門(mén)的人員配合,審批通過(guò)即可使用;
- 金額大于等于使用金額的200%,需要上級(jí)的上級(jí)(尚書(shū))如果“尚書(shū)”等級(jí)還是比較低,就需要直達(dá)天庭,“皇帝審批”審批,審批通過(guò)即可使用;
- 以上都審批完成后,最后通知財(cái)務(wù)(戶部)打款
如圖例:
3. 審批規(guī)則
業(yè)務(wù)規(guī)則:不同的業(yè)務(wù)審批流,都要結(jié)合業(yè)務(wù)的場(chǎng)景去判斷,列了幾個(gè)場(chǎng)景可以參考。
考勤審批:休假類型和天數(shù),如事假、年假、產(chǎn)假等;
行政審批:工地有采購(gòu)數(shù)量和采購(gòu)價(jià)格等,采購(gòu)申請(qǐng),需要主管審批;
人事類:調(diào)離部門(mén)需要多方面的配合,走流程調(diào)離
特殊情況特殊分析,走不同的審批流程,這里要基于業(yè)務(wù)場(chǎng)景來(lái)考慮,特殊場(chǎng)景:審批人缺失,可以跳過(guò)這個(gè)環(huán)節(jié)繼續(xù)審批,直接終止審批,或者跳轉(zhuǎn)到某個(gè)具體的人來(lái)處理這個(gè)事情。
4. 審批方式
包括依次審批、協(xié)同審批,以及僅通知。
協(xié)同審批:適合類似于大筆金額的流轉(zhuǎn),需要多個(gè)人去同時(shí)確認(rèn)或者審核,才可以完成審批。
依次審批:例如G端(政府端)穩(wěn)扎穩(wěn)打。多個(gè)步驟,每個(gè)步驟中有多個(gè)審批人的時(shí)候,需要所有人都審批通過(guò),才能進(jìn)入下一步。
僅通知:當(dāng)某一個(gè)人或角色,僅僅告知審批結(jié)果的,可以選擇僅通知方式。
5. 可結(jié)束審批節(jié)點(diǎn)規(guī)則
做這個(gè)的目的是避免很小的流程,例如:?jiǎn)T工報(bào)備上廁所,只用填個(gè)時(shí)間不用審批(三急?。。。。?。
6.學(xué)生信息導(dǎo)入審批圖例
四、總結(jié)
其實(shí)對(duì)于我們來(lái)說(shuō),OA是很值得學(xué)習(xí)的,像釘釘,企業(yè)微信等各大辦公軟件都做的很好啦,我們才要多去學(xué)習(xí),
注重需求落地,大部分的事情都可以迎難而解,要關(guān)注系統(tǒng)功能的規(guī)劃,還需要加強(qiáng)企業(yè)管理,了解客戶的管理模式,深入到客戶群體中。
調(diào)研方法:
- 深度訪談(用戶訪談);
- 輪崗實(shí)習(xí);
- 調(diào)研問(wèn)卷;
- 具體數(shù)據(jù)指標(biāo)(過(guò)程指標(biāo)、結(jié)果指標(biāo));
- 行業(yè)分析(競(jìng)品分析)。
從更宏觀的角度觀察整個(gè)業(yè)務(wù)的布局。
要真正解決客戶需求,要深入,在客戶舊有理念與OA全新管理理論中尋求平衡,才能搭建出符合客戶需求的、可以真正落地執(zhí)行的業(yè)務(wù)平臺(tái)。
本文由 @產(chǎn)品(吳) 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來(lái)自 Unsplash,基于CC0協(xié)議。
分工明確,各司其職。這樣管理才不會(huì)亂套,遇事形式有章程
想對(duì)企業(yè)說(shuō),自動(dòng)化辦公也要有人性化設(shè)計(jì)喔!??!
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