文章對(duì)發(fā)票產(chǎn)品相關(guān)功能進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，希望通過此文能夠加深你對(duì)發(fā)票產(chǎn)品的認(rèn)識(shí)。

發(fā)票的作廢與紅沖在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作中是屬于互補(bǔ)的行為，當(dāng)開具的發(fā)票由于一些原因需要廢棄時(shí)，先考慮是否可以將發(fā)票通過作廢的方式廢棄，如果無法通過作廢方式廢棄，財(cái)務(wù)會(huì)選擇通過紅沖的方式再開具一張錯(cuò)誤的負(fù)數(shù)發(fā)票，使兩張發(fā)票進(jìn)行抵減沖銷為0。

我們可以通過下面的小例子了解財(cái)務(wù)什么時(shí)候?qū)l(fā)票作廢，什么時(shí)候?qū)l(fā)票進(jìn)行紅沖：

小王是公司的一名采購員，2020年1月10日他去商店為公司采購50個(gè)蘋果花了100元。小王將公司名稱、稅號(hào)給商店店員索要發(fā)票。商店在2020年1月15日開具了一張?jiān)鲋刀惼胀òl(fā)票交付給小王。

但是小王回到公司向財(cái)務(wù)申請(qǐng)采購款未能通過審核，財(cái)務(wù)解釋不通過的理由是因?yàn)檫@張發(fā)票將公司的稅號(hào)開錯(cuò)了，需要小王拿到開具內(nèi)容是正確的發(fā)票才能通過采購款申請(qǐng)。

于是小王在1月20日拿著開錯(cuò)的發(fā)票找到商店反映了發(fā)票開錯(cuò)的問題，并將錯(cuò)誤發(fā)票和公司資料重新交給了店員。

1月25日商店財(cái)務(wù)拿著這張開錯(cuò)的發(fā)票，在開票軟件上通過搜索已開發(fā)票列表找到了與這張發(fā)票票號(hào)一致的發(fā)票，將這張發(fā)票在開票軟件上點(diǎn)擊“作廢”后，準(zhǔn)備了一張新的空白的發(fā)票，將小王重新給的公司資料逐一填寫在了開票軟件中，開具一張新發(fā)票給小王。

假如商店財(cái)務(wù)由于工作繁忙，沒有在1月份處理這張開錯(cuò)的發(fā)票，而是在1月以后的月份處理這張發(fā)票，那么廢棄這張錯(cuò)誤發(fā)票的操作流程就會(huì)有變化：

財(cái)務(wù)先打開開票軟件，在開票軟件中點(diǎn)擊“紅沖”功能，將錯(cuò)誤發(fā)票的發(fā)票代碼及發(fā)票號(hào)碼輸入進(jìn)去，同時(shí)準(zhǔn)備好空白發(fā)票，將負(fù)數(shù)發(fā)票放入打印機(jī)中打印出來。

再準(zhǔn)備好一張新的空白的發(fā)票，將小王重新給的公司資料逐一填寫在開票軟件開具一張新發(fā)票給小王。

上面的例子我們可以大概了解到，當(dāng)發(fā)票開具錯(cuò)誤時(shí)，需要判斷錯(cuò)誤發(fā)票的開具時(shí)間選擇廢棄發(fā)票的方式：

1. 本月開錯(cuò)的發(fā)票，廢棄發(fā)票是將開錯(cuò)的發(fā)票直接進(jìn)行作廢；
2. 跨月開錯(cuò)的發(fā)票，無法通過作廢來廢棄發(fā)票，是將錯(cuò)誤發(fā)票通過紅沖功能再開具一張負(fù)數(shù)的錯(cuò)誤發(fā)票進(jìn)行紅沖，使正負(fù)發(fā)票相抵減為0；

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)作廢/紅沖的工作流程簡單但繁瑣：一張發(fā)票跑完作廢/紅沖流程大概需要用時(shí)2-5分鐘，如果作廢/紅沖的發(fā)票后還有重開發(fā)票的需求時(shí)，就會(huì)再進(jìn)行開票流程，雖然處理流程簡單，但是需求多的時(shí)候，這項(xiàng)基礎(chǔ)工作財(cái)務(wù)可能就需要忙活至少要小1個(gè)小時(shí)。

如果公司線上發(fā)票管理平臺(tái)可以自動(dòng)作廢/紅沖發(fā)票，可以讓財(cái)務(wù)節(jié)省大量工作時(shí)間，將精力放到公司更值得思考的財(cái)務(wù)問題的解決辦法和財(cái)務(wù)分析的工作上。

下面就聊聊關(guān)于發(fā)票的作廢與紅沖的作用和它們的使用場景。

發(fā)票的作廢與紅沖

當(dāng)買家退貨或商家開具的發(fā)票有誤，買家要求修改發(fā)票類型或發(fā)票信息時(shí)，商家財(cái)務(wù)需要對(duì)原來已經(jīng)為買家開具的藍(lán)字發(fā)票進(jìn)行作廢或紅沖的處理。

藍(lán)字發(fā)票就是買家最開始收到的發(fā)票，是正數(shù)發(fā)票紅字發(fā)票就是經(jīng)過判斷無法作廢，需要紅沖時(shí)，開具的負(fù)數(shù)發(fā)票

當(dāng)發(fā)票開具有誤時(shí)需要進(jìn)行紅沖/作廢的原因是買方無法通過財(cái)務(wù)審核流程，因?yàn)橘I方請(qǐng)款的公司無法將信息有誤的發(fā)票進(jìn)行入賬處理。

而退貨進(jìn)行紅沖和作廢處理原因是，因?yàn)榇藭r(shí)開票系統(tǒng)已經(jīng)開出了該貨物的增值稅發(fā)票，意味著需要向稅局繳納對(duì)應(yīng)增值稅金額的稅款，而實(shí)際上買方進(jìn)行了退貨退款，紅沖/作廢發(fā)票是為了向稅局傳遞該貨物商家沒賣出去的信息，不用繳納該商品的增值稅。

如果退貨的商品財(cái)務(wù)不做紅沖/作廢的處理，企業(yè)就需要將未銷售出去但是已經(jīng)開具增值稅發(fā)票的稅金交給稅局，因?yàn)槎惥质强翠N項(xiàng)發(fā)票確認(rèn)增值稅的。對(duì)于公司來說就是一筆損失。

發(fā)票的作廢發(fā)票作廢是指在開票當(dāng)月，所開發(fā)票與實(shí)際需求的發(fā)票信息不符,可以將其作廢,然后重新開具正確發(fā)票信息的發(fā)票。

作廢的發(fā)票財(cái)務(wù)無法入賬，因?yàn)榇磉@張發(fā)票是廢棄的，不再具備銷售、成本、費(fèi)用發(fā)票入賬的功能，在發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)中也不會(huì)查詢到。

發(fā)票的紅沖紅沖就是沖減的意思，紅沖發(fā)票就是開具一張與錯(cuò)誤發(fā)票相同的紅字“負(fù)數(shù)”發(fā)票，將原藍(lán)字開具錯(cuò)誤的發(fā)票沖回。

當(dāng)遇到如下情況時(shí)發(fā)票需要紅沖：

1）增值稅專用發(fā)票（專票目前只有紙質(zhì)形式的發(fā)票）：

1. 專票是當(dāng)月開具的，且購買方當(dāng)月已經(jīng)認(rèn)證了增值稅專用發(fā)票。此類發(fā)票需要進(jìn)行紅沖處理，紅沖需開具紅字信息表對(duì)應(yīng)進(jìn)行紅沖操作。
2. 專票是跨月的，跨月的未認(rèn)證增值稅專用發(fā)票也需進(jìn)行紅沖，因?yàn)樨?cái)務(wù)已經(jīng)抄報(bào)稅，稅金一般已經(jīng)解繳到國庫，需要開具紅字信息表進(jìn)行紅沖。

2）跨月的增值稅普通發(fā)票，也需要進(jìn)行紅沖，但不需要紅字信息表。

3）電子普通發(fā)票沒有作廢功能，如電子發(fā)票開具有誤，只能進(jìn)行紅沖，重新開具正確發(fā)票信息即可。

發(fā)票管理平臺(tái)自動(dòng)紅沖發(fā)票的場景

有些發(fā)票是可以進(jìn)行自動(dòng)紅沖的，有些發(fā)票無法自動(dòng)紅沖，需要手工紅沖。

自動(dòng)紅沖發(fā)票的前提是這個(gè)發(fā)票的發(fā)票類型是電子發(fā)票，之前就是自動(dòng)開具出來的。

當(dāng)退貨發(fā)生時(shí)，進(jìn)入開票軟件的紅沖功能將發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼輸入，即可生成錯(cuò)票內(nèi)容相同金額為負(fù)數(shù)的發(fā)票。這種場景的紅沖不用進(jìn)行人工判斷。

當(dāng)商家開具的發(fā)票類型是電子普通發(fā)票時(shí)，買家發(fā)生退貨，在退貨入庫時(shí)間節(jié)點(diǎn)會(huì)觸發(fā)電子發(fā)票自動(dòng)紅沖。由于電子發(fā)票無法作廢，只能紅沖，所以在遇到不同的退貨類型的場景時(shí)處理如下：

1）如果是全部退貨，系統(tǒng)會(huì)將原開具的藍(lán)字電子發(fā)票自動(dòng)紅沖；

2）如果是部分退貨，系統(tǒng)也會(huì)先將原開具的藍(lán)字電子發(fā)票自動(dòng)紅沖，自動(dòng)將未退貨的部分提交開票申請(qǐng)，人工/系統(tǒng)自動(dòng)審核通過后（具體業(yè)務(wù)具體設(shè)計(jì)），推送航天金稅/百旺（發(fā)票供應(yīng)商）開具一張新的藍(lán)字電子發(fā)票。

上面是電子發(fā)票關(guān)于退貨的處理，如果財(cái)務(wù)開具的是紙質(zhì)專用發(fā)票，當(dāng)發(fā)生“部分退貨”時(shí)，可以通過紅字信息表進(jìn)行部分紅沖。

打顆栗子：

還是那個(gè)小王，1月采購的50個(gè)蘋果商店開具的是增值稅專用發(fā)票，小王將發(fā)票交給公司財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)已經(jīng)在1月進(jìn)行了增值稅發(fā)票的認(rèn)證。但是小王1月份發(fā)現(xiàn)蘋果采購多了，需要退10個(gè)，經(jīng)與商店溝通，商店同意退貨。

商店在1月份處理部分退貨需要進(jìn)行紅沖：

發(fā)票認(rèn)證是指本企業(yè)購進(jìn)用于在生產(chǎn)或在銷售的商品及原材料收到的增值稅專用發(fā)票，財(cái)務(wù)需要在發(fā)票驗(yàn)證平臺(tái)通過輸入發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)驗(yàn)證增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)的真假。認(rèn)證通過的發(fā)票就可以抵扣稅款

即本月應(yīng)交增值稅=本月銷項(xiàng)稅-進(jìn)項(xiàng)稅

當(dāng)月部分退貨但是增值稅發(fā)票已經(jīng)認(rèn)證，需要購買方公司財(cái)務(wù)在增值稅開票系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，銷售方憑稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具，退多少,按實(shí)際退貨數(shù)量、金額進(jìn)行開具。

如果還是那個(gè)小王，1月采購的50個(gè)蘋果商店開具的是增值稅專用發(fā)票，小王將發(fā)票交給公司財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)未進(jìn)行增值稅發(fā)票的認(rèn)證。

小王1月份發(fā)現(xiàn)蘋果采購多了，需要退10個(gè)，經(jīng)與商店溝通，商店同意退貨。

商店在2月份處理部分退貨也需要進(jìn)行紅沖：

需要購買方公司財(cái)務(wù)在增值稅開票系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，銷售方憑稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具，退多少,按實(shí)際退貨數(shù)量、金額進(jìn)行開具。

相比紙質(zhì)發(fā)票的財(cái)務(wù)流程，電子發(fā)票明顯便捷了很多，線上作廢/紅沖會(huì)切實(shí)起到節(jié)省財(cái)務(wù)工作時(shí)間的作用。

特殊情況當(dāng)買家發(fā)生換貨，不建議電子發(fā)票系統(tǒng)自動(dòng)紅沖，因?yàn)閾Q貨是否需要紅沖是需要進(jìn)行人工進(jìn)行判斷的，具體原因如下：

1）如買方收到的貨物有質(zhì)量問題需要更換相同的商品，即使觸發(fā)了換貨流程，但是無需進(jìn)行紅沖發(fā)票處理；

2）如買方收到的貨物與下單商品不一致，需要更換不同的商品時(shí)，此時(shí)需要財(cái)務(wù)人工處理：先查看之前開具的發(fā)票內(nèi)容開具的是下單的商品還是出庫的商品，判斷發(fā)票是否需要進(jìn)行紅沖/作廢處理，如需要紅沖則人工進(jìn)行紅沖處理，再手工重新開具正確的發(fā)票。

財(cái)務(wù)需要手工作廢/紅沖的場景

1. 藍(lán)字紙質(zhì)/電子發(fā)票是財(cái)務(wù)手工開具的，當(dāng)發(fā)生退貨或是發(fā)票信息開具錯(cuò)誤需要重開發(fā)票時(shí)。
2. 電子發(fā)票需要換成紙質(zhì)發(fā)票。

僅就電子發(fā)票申請(qǐng)紅沖的流程圖總結(jié)如下：

總結(jié)以上內(nèi)容是對(duì)發(fā)票作廢與紅沖，以及使用手工紅沖和自動(dòng)紅沖場景做了大致的闡述，具體設(shè)計(jì)平臺(tái)發(fā)票管理中作廢/紅沖模塊還需要產(chǎn)品經(jīng)理結(jié)合具體的業(yè)務(wù)，與財(cái)務(wù)充分溝通理解公司的財(cái)務(wù)制度和規(guī)則后再設(shè)計(jì)具體流程。

作者：財(cái)務(wù)產(chǎn)品人；公眾號(hào)：財(cái)務(wù)產(chǎn)品人，我們一起交流

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