產(chǎn)品經(jīng)理如何完成一次「條理清晰的匯報(bào)」
編輯導(dǎo)讀:條理清晰地表達(dá)行動(dòng)性思想絕不是一件容易的事,需要艱苦地思考。本文以產(chǎn)品經(jīng)理的角度,分析如何完成一次「條理清晰的匯報(bào)」,希望對(duì)你有幫助。
場(chǎng)景-小A坎坷的項(xiàng)目匯報(bào):
許多年之后,面對(duì) PowerPoint 軟件,產(chǎn)品經(jīng)理小A將會(huì)回想起,她第一次在組內(nèi)做匯報(bào)時(shí)那個(gè)昏昏欲睡的下午。
那時(shí)小A負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)有一段時(shí)間了,到了年中,團(tuán)隊(duì)內(nèi)部決定自主做一次向上匯報(bào),以示承上啟下。
小A想:描述得越細(xì),越能說(shuō)明我們團(tuán)隊(duì)想得清楚,越能代表我們可以勝任工作。小A鋪陳了近半年的心路歷程,將點(diǎn)點(diǎn)滴滴盡數(shù)寫出。接近三十頁(yè)。他們是怎么組成的呢?
- 1~3頁(yè):項(xiàng)目背景
- 4~7頁(yè):剖析當(dāng)時(shí)的問(wèn)題,闡述心路歷程
- 8~12頁(yè):在上述思路下,團(tuán)隊(duì)做了哪些
- 13~22頁(yè):將做了哪些進(jìn)行詳細(xì)展示,并展示相應(yīng)的成果
- 23~24頁(yè):這些成果累加起來(lái)得出總成果,總結(jié)上半年的成績(jī),是否完成了目標(biāo)
- 25~27頁(yè):引出下半年想做什么
- 28頁(yè):下半年的目標(biāo)
然而,辛苦了一周的A師傅,卻在和同事試講的時(shí)候碰了釘子:聽(tīng)眾幾乎都失焦了。這四十分鐘的時(shí)間里,同事們有的瞌睡頻頻、有的時(shí)不時(shí)看表、有的身體放松地靠在椅背上、有的同事干脆處理起了自己的工作,鍵盤敲得噼里啪啦響。
小A不理解。
一位經(jīng)驗(yàn)豐富的產(chǎn)品經(jīng)理小B表示:“小A,你的匯報(bào)太冗長(zhǎng)了、沒(méi)重點(diǎn),項(xiàng)目同事都很難有耐心聽(tīng)完,更何況是日理萬(wàn)機(jī)的領(lǐng)導(dǎo)呢?”
小A眼看一周的工作被否定了,心里不大高興,嘟嘟囔囔道:“除非你做得更好,否則不要批評(píng)?!?/p>
小B笑了,當(dāng)下就問(wèn)了3個(gè)犀利的問(wèn)題,拳拳到肉。
小A茅塞頓開(kāi),大呼:“我想得還是太少了!”
按照小B給的建議修改后,小A做了一次小范圍的公開(kāi)匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)完表示滿意不說(shuō),其他組的同事們都紛紛表示很有收獲。散會(huì)后,他們還簇?fù)碇,求小A分享她的講演稿件。他們說(shuō),小A的報(bào)告讓人印象深刻。
那么,問(wèn)題來(lái)了,小B到底問(wèn)了哪些問(wèn)題?以及,小A最后改成了啥樣?
一、第1個(gè)問(wèn)題:你有把匯報(bào)當(dāng)作一個(gè)產(chǎn)品去看待嗎?
小B問(wèn):“對(duì)產(chǎn)品人而言,萬(wàn)物皆可產(chǎn)品。你有把匯報(bào)當(dāng)作一個(gè)產(chǎn)品去看待嗎?”
小A表示:“這……我第一次聽(tīng)說(shuō)!”
小B再問(wèn):“以「產(chǎn)品」思路在做報(bào)告的時(shí)候,第一步就是分析核心受眾是誰(shuí),他們的核心訴求(最關(guān)注的的點(diǎn))是什么?!?/p>
小A:“匯報(bào)的核心受眾不就是老板嗎!可他的核心訴求……很難猜??!”
小B:“高層關(guān)注點(diǎn)的八字箴言記好:「問(wèn)題、機(jī)會(huì)、成本、效益」?!?/p>
作為 PM,不是只有做功能、做策略的時(shí)候才是 PM。「產(chǎn)品」是一種意識(shí),更是一種職業(yè)素養(yǎng)。小到一封郵件、一個(gè)需求文檔、一次匯報(bào)都可以作為產(chǎn)品。
甚至在 PM 的職業(yè)生涯中,它們的頻次、重要性不亞于做功能。
那么,當(dāng)我們以「產(chǎn)品」思路在做報(bào)告的時(shí)候,第一步就很清晰了:
- 你的核心受眾是誰(shuí)?——高層
- 他們的核心訴求(最關(guān)注的點(diǎn))是什么?——問(wèn)題、機(jī)會(huì)、成本、效益
他們的核心訴求就決定了我們匯報(bào)的側(cè)重點(diǎn):
- 問(wèn)題和機(jī)會(huì):盡量用場(chǎng)景化的描述和圖片進(jìn)行渲染,讓聽(tīng)眾一下子就進(jìn)入了我們的場(chǎng)。比如:“目前客戶對(duì)業(yè)務(wù)超時(shí)辦理怨聲載道,占了整體投訴類型的50%。在此摘錄了一些客戶的聲音,他們表示對(duì)我們非常失望?!痹谇榫w上拉近彼此,喚醒他對(duì)某些困境的情緒記憶。
- 成本和效益:如果是一個(gè)方案溝通匯報(bào),要強(qiáng)調(diào)每種方案的成本和效益;如果是項(xiàng)目匯報(bào),成本已經(jīng)付出了,就著重展示已經(jīng)取得的效益和后續(xù)想取得的效益(目標(biāo))。這樣,高層能夠從他的角度給予建議。
- 把操作層面盡可能地抽象,切忌在主干上堆砌操作細(xì)節(jié)。但為了防止聽(tīng)眾突然提問(wèn),而你又不方便口頭描述,那就收錄在附錄中。既不影響主干的表達(dá),也體現(xiàn)了你準(zhǔn)備的充分。
除小A的情況之外,還有一種高頻的報(bào)告,就是競(jìng)品分析報(bào)告。
競(jìng)品分析報(bào)告受眾以產(chǎn)品經(jīng)理為主,他們的核心需求就是「從中有收獲,用于我的產(chǎn)品工作」。關(guān)鍵就是為了「學(xué)」。
大家見(jiàn)過(guò)非常多堆料式的競(jìng)品分析,往往只是強(qiáng)調(diào)競(jìng)品的「形」,而不去鉆研競(jìng)品的「神」。如果是踩了無(wú)數(shù)坑的小B,他往往會(huì)這么告訴你:除了看到表面的東西,更要看到看不見(jiàn)的部分。
- 競(jìng)品為什么這么做:從視覺(jué)設(shè)計(jì)(設(shè)計(jì)成這樣而不是那樣)、功能范圍(做什么/不做什么)來(lái)確定核心用戶和滿足了哪些核心價(jià)值;從盈利模式來(lái)判斷其作為一家商業(yè)公司的基本商業(yè)邏輯
- 競(jìng)品怎么做到的:從內(nèi)容策略、功能迭代記錄、營(yíng)銷活動(dòng)、各類數(shù)據(jù)變化節(jié)點(diǎn)、融資節(jié)點(diǎn)、外部政策變化情況來(lái)分析公司戰(zhàn)略以及戰(zhàn)略取得的成果
- 競(jìng)品下一步會(huì)怎么做:在各個(gè)社交平臺(tái)和app市場(chǎng)中看用戶對(duì)其的討論,了解真實(shí)的用戶和實(shí)際玩法,輔以上述分析,預(yù)測(cè)其未來(lái)走向
競(jìng)品分析不僅要收集、分析信息,更重要的是要得出有價(jià)值的結(jié)論。——《有效競(jìng)品分析》張?jiān)谕?/p>
切忌堆砌主觀體驗(yàn)和細(xì)節(jié),會(huì)讓聽(tīng)眾失去焦點(diǎn)。
二、第2個(gè)問(wèn)題:你做PPT是先立骨架,還是先堆料?
小B問(wèn):“你做PPT是先立骨架還是先堆料?”
小A表示:“我會(huì)先把所有做過(guò)的事情放在 PPT 上,能塞的盡量塞,然后進(jìn)行組織,提煉一條演示邏輯……”
小B:“這樣先堆料再整理的做法,會(huì)產(chǎn)生很多廢料,讓人備受打擊。”
小A:“是啊,你們說(shuō)不行,我就得重新組織,好沮喪啊?!?/p>
小B:“因?yàn)槟阋婚_(kāi)始的思路就不夠連貫,寫出來(lái)的東西自然就不連貫啦。我有一個(gè)辦法,告別動(dòng)不動(dòng)重寫。
方法就是「骨架和血肉解耦」。嘗試先用思維導(dǎo)圖來(lái)立骨架,和內(nèi)部對(duì)個(gè)幾遍。骨架沒(méi)問(wèn)題之后,你就會(huì)信心滿滿。繼而再去找相應(yīng)的東西填充你的血肉,效率不是更高?”
小A的問(wèn)題,其實(shí)大部分人都遇到過(guò)。
一家大型咨詢公司曾經(jīng)估計(jì)過(guò),高達(dá)60%的資料收集和分析工作都是無(wú)用功。咨詢顧問(wèn)們堆砌了不計(jì)其數(shù)的“有意思”的事實(shí)和表格,但真正和客戶的問(wèn)題有關(guān)的卻寥寥無(wú)幾。很多情況下,由于信息不完整,很少或根本沒(méi)有數(shù)據(jù)來(lái)支持主要的建議,咨詢顧問(wèn)們直到最后一刻還在尋找更多的數(shù)據(jù),這個(gè)過(guò)程真是勞民傷財(cái)?shù)囊粋€(gè)過(guò)程。
——《金字塔原理》巴巴拉·明托
后來(lái)他們是怎么解決的呢?
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),就是在收集資料之前,強(qiáng)迫自己先進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分析。具體就是:先提出假設(shè),權(quán)當(dāng)已經(jīng)找到了問(wèn)題的原因,再去收集資料來(lái)證明假設(shè)是否成立。「先框架后細(xì)節(jié)」的方法,使得他們效率更高,少了很多廢料。
三、第3個(gè)問(wèn)題:你如何讓聽(tīng)眾跟著你走?
小B問(wèn):“你是怎么讓聽(tīng)眾跟著你走的?”
小A表示:“我怎么想,我就怎么說(shuō)。讓他們產(chǎn)生一種‘山重水復(fù)疑無(wú)路,柳暗花明又一村’的感覺(jué)。”
小B噗嗤一笑,說(shuō):“你形容得還挺妙。小A,還記得我問(wèn)的第一個(gè)問(wèn)題嗎?”
小A:“把匯報(bào)當(dāng)作一個(gè)產(chǎn)品?”
小B:“做產(chǎn)品,需要了解人性。對(duì)于「匯報(bào)」這個(gè)產(chǎn)品,你了解聽(tīng)眾的基本特性嗎?我給你講兩個(gè)故事,你看看哪個(gè)聽(tīng)得更舒服?!?/p>
第一個(gè)故事:演繹法
小B:“我有一個(gè)朋友,她在某社交平臺(tái)結(jié)識(shí)了一群同城的人,線下去酒吧奔現(xiàn)聚會(huì)的時(shí)候,發(fā)現(xiàn)什么人都有。有人主動(dòng)加她微信,并在后續(xù)的聯(lián)絡(luò)中非常主動(dòng)……”
小A的大腦根據(jù)關(guān)鍵詞「某社交平臺(tái)」、「什么人都有」拼命地進(jìn)行聯(lián)系:小B可能要說(shuō)這個(gè)社交平臺(tái)奔現(xiàn)可能不太靠譜,或者,他想說(shuō)一個(gè)女孩愛(ài)上渣男的故事。又或者,他想表達(dá)這個(gè)女孩不為渣男所動(dòng)。
小B:“加她的這些男人吧,有的是博士,興趣愛(ài)好廣泛;有的就是無(wú)業(yè)小混混,天天混場(chǎng)子喝酒。真是龍蛇混雜?!?/p>
小A又想,那他可能想表達(dá)這個(gè)女孩和博士談了一場(chǎng)戀愛(ài)的故事。
小B:“但是她都不喜歡。”
小A想,所以還是說(shuō)網(wǎng)上奔現(xiàn)不靠譜?
小B娓娓道來(lái):“唯獨(dú)一個(gè)不主動(dòng)加她微信的男人,吸引了她的注意。他在酒吧喝果汁耶!因?yàn)樗渚屏?!即便去酒吧也絕不喝酒。是不是很有趣?最后,這個(gè)男人成了她的丈夫?!?/p>
小A:“挺刺激的……但你前面說(shuō)的這些,讓我誤以為網(wǎng)絡(luò)奔現(xiàn)都不靠譜呢!”
第二個(gè)故事:歸納法
小B:“你別說(shuō)網(wǎng)上找不到好對(duì)象哦,我朋友就找到了一個(gè)!”
小A兩眼放光:“我母胎solo了二十多年,快告訴我!”
小B:“我有一個(gè)朋友,她在某社交平臺(tái)結(jié)識(shí)了一群同城的人,線下奔現(xiàn)聚會(huì)的時(shí)候……是不是很有趣?最后,這個(gè)男人成了她的丈夫?!?/p>
小A大呼牛逼,并不斷地回味這個(gè)故事,展開(kāi)了美好的想象。
故事結(jié)束。
小B說(shuō):“所以你覺(jué)得什么樣的方式,你更容易接受?”
小A仔細(xì)揣摩,說(shuō):“好像是你先直接告訴我你想表達(dá)的結(jié)論,我更能順著你的思路走!”
人們傾向于按照思維發(fā)展的順序表達(dá)自己的思想,而思維發(fā)展的順序通常都是演繹的順序。小A就是其中一員,希望聽(tīng)眾跟她的節(jié)奏,從下到上、一步一步地展開(kāi)她的思維畫(huà)卷。
但是,以演繹的順序發(fā)展的思想并不一定要按演繹的順序表達(dá)。在大多數(shù)情況下,你都可以用歸納法的形式來(lái)表達(dá)以演繹法發(fā)展的思想。對(duì)聽(tīng)眾和讀者來(lái)說(shuō),最容易理解的順序就是先了解主要的、抽象的思想,再了解次要的、為主要思想提供支持的思想。
更好玩的技法,就是懸疑。人類仿佛有一種本能,就是去搞清楚到底發(fā)生了什么:
使受眾對(duì)表達(dá)者的觀點(diǎn)產(chǎn)生某種疑問(wèn),然后回答這些疑問(wèn)。通過(guò)不斷進(jìn)行疑問(wèn)-回答式的對(duì)話,受眾就可以了解文章中的全部思想。
——《金字塔原理》[美]巴巴拉·明托
不妨直接套用這個(gè)公式:
- 說(shuō)明背景,指出困境,引發(fā)疑問(wèn)(到底怎么解決這個(gè)困境呢?)
- 給出答案,解釋上面的疑問(wèn),但不給原因,繼續(xù)引發(fā)疑問(wèn)
- 給出原因,解釋上面的疑問(wèn)
小A根據(jù)這種思想,調(diào)整了整體PPT的框架,并縮短至20分鐘。
- 1頁(yè):項(xiàng)目背景和困境(引發(fā)疑問(wèn):怎么解決困境?)
- 2~3頁(yè):我們做了哪些方向的改進(jìn)和項(xiàng)目成果展示(解答上一個(gè)疑問(wèn),再引出一個(gè)疑問(wèn):為什么做這些方向?)
- 4~8頁(yè):依次展開(kāi)原因、收益和具體路徑(解答上一個(gè)疑問(wèn),并在每一頁(yè)中用疑問(wèn)-回答的方式做小小展開(kāi))
- 9~10頁(yè):復(fù)盤遇到的問(wèn)題,還留了哪些困境(引發(fā)疑問(wèn):怎么解決這些困境?)
- 11~13頁(yè):后續(xù)如何解決以及總結(jié)的方法論(解答上一個(gè)疑問(wèn)并優(yōu)雅地總結(jié))
- 14頁(yè):下半年的目標(biāo)(定量)和理想態(tài)(定性)(引出疑問(wèn):怎么做才能達(dá)到這個(gè)目標(biāo)?)
- 15~17頁(yè):圍繞這個(gè)目標(biāo),我們應(yīng)該怎么做
- 18頁(yè):小小展望作為優(yōu)雅的結(jié)束
One more thing:不要用沒(méi)有思想的標(biāo)題
小B:“你的圖表標(biāo)題都是「日活躍用戶數(shù)」、「人均停留時(shí)長(zhǎng)」,錯(cuò)失了表達(dá)邏輯性思考的好機(jī)會(huì)?!?/p>
小A苦惱:“那應(yīng)該用什么呢?”
小B:“不如用「更有思想」的詞,來(lái)代替這些「缺乏思想」的詞。用「日活躍用戶數(shù)環(huán)比增長(zhǎng)XX%」代替「日活躍用戶數(shù)」、用「人均停留時(shí)長(zhǎng)同比提升xx 秒」代替「人均停留時(shí)長(zhǎng)」?!?/p>
小A:“哇,這樣確實(shí)更加一目了然?!?/p>
小B:“所以,你的PPT小標(biāo)題是不是也可以參考這個(gè)思路?”
小A:“我可以用「主要問(wèn)題-沒(méi)有充分授權(quán)」代替「我們存在組織問(wèn)題」,用「背景-業(yè)務(wù)超時(shí)占整體投訴類型的50%」代替「背景」?!?/p>
小B:“歪瑞古德?!?/p>
所以小B的3個(gè)建議就是:
- 確定核心受眾和核心訴求,調(diào)整匯報(bào)側(cè)重點(diǎn)
- 先框架后細(xì)節(jié)
- 懸疑式報(bào)告:說(shuō)明背景、指出困境、引發(fā)疑問(wèn)、給出答案、引發(fā)疑問(wèn)、解釋答案
不知我這篇文章像不像一個(gè)懸疑式報(bào)告?
希望你們能喜歡。
巴巴拉·明托說(shuō):“條理清晰地表達(dá)行動(dòng)性思想絕不是一件容易的事,需要艱苦地思考?!?/p>
也許我們努力過(guò)后,仍有瑕疵。但每逢一次艱苦地思考,都留下了璀璨的蹤影。
思考本身就很酷,不是嘛?
本文由 @白鹿銜書(shū)不銜花 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來(lái)自Unsplash,基于 CC0 協(xié)議
學(xué)到了,萬(wàn)物皆可產(chǎn)品
學(xué)習(xí)了
高層關(guān)注點(diǎn)的八字箴言記好:「問(wèn)題、機(jī)會(huì)、成本、效益」