職場(chǎng)精進(jìn):如何做好一份會(huì)議紀(jì)要?

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本文詳述:寫好一份會(huì)議紀(jì)要的方法。

前天看到同事從領(lǐng)導(dǎo)辦公室出來,看神色不對(duì)問了句:怎么啦?

“哎,還不是因?yàn)樽罱捻?xiàng)目進(jìn)度匯報(bào),領(lǐng)導(dǎo)太挑剔了,真心累!”

細(xì)問了下,原來是會(huì)議紀(jì)要出了些問題,挨來一頓罵:“做了這么久的產(chǎn)品,為什么你連一篇會(huì)議紀(jì)要都寫不好!”

你是否曾經(jīng)收到過這樣的郵件——標(biāo)題:20190216,點(diǎn)開看竟然是X項(xiàng)目的紀(jì)要,密密麻麻的一堆文字。

這時(shí)候,你的第一反應(yīng)是什么?頭痛,關(guān)掉,然后郵件就沉了?

要是發(fā)出紀(jì)要的是你,這結(jié)果是你想要的嗎?

答案是否定的。

關(guān)于如何寫會(huì)議紀(jì)要?

身邊的人基本的回答是:“我知道——先寫什么、然后、最后,balabala……”

“為什么這樣寫?”

“嗯……沒想過。”

知其然不知其所以然,就好比玩狼人殺,知道自己死了,卻不知道為什么。

冤~啊~這當(dāng)然不是一個(gè)產(chǎn)品人嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)。

因此,對(duì)于這個(gè)問題,我先來拋個(gè)磚。

為節(jié)省大家的時(shí)間,先給出整體的思路,本篇重點(diǎn)在理論篇。

一、概念:信息場(chǎng)、信息勢(shì)、信息合力

寫會(huì)議紀(jì)要,是我們?nèi)粘9ぷ髦?,再平常不過的一項(xiàng)工作了。

如果要問:寫會(huì)議紀(jì)要寫得最多的人是誰?

那當(dāng)然是老板的秘書了,老板開會(huì)越多,紀(jì)要越多。

秘書(secretary):受雇為上級(jí)處理通訊及日常事務(wù)和雜務(wù)的人——百度百科。

為啥要拿這個(gè)秘書的定義來說,其實(shí)我想讓大家關(guān)注一個(gè)關(guān)鍵詞:處理通訊。

作為團(tuán)隊(duì)的管理者,每天需要各種會(huì)議將信息傳達(dá)、探討,形成共識(shí)。

為了深入理解開會(huì)這個(gè)行為,我在這里提出三個(gè)概念:信息場(chǎng)、信息勢(shì)和信息合力

為方便大家理解,繪制丑圖如下:

一句話概括:在有信息傳遞的場(chǎng)景下,每個(gè)人都在都有一個(gè)合力,每個(gè)人的合力融合成團(tuán)隊(duì)的合力。(概念有點(diǎn)抽象,可略讀)

1. 信息場(chǎng)

信息場(chǎng),是信息單元的聚合場(chǎng),有高密度、流通快的特點(diǎn)。

社會(huì)是一個(gè)巨大的信息場(chǎng),人與人之間時(shí)時(shí)刻刻都在發(fā)生連接,而產(chǎn)生連接的介質(zhì)在抽象化層面就是信息單元。

從微觀上看,每個(gè)信息單體在場(chǎng)中看著像是在做無規(guī)則的布朗運(yùn)動(dòng)。

而從宏觀來看,這個(gè)社會(huì)其實(shí)是由一個(gè)又一個(gè)大小的信息場(chǎng)聚合而成的,每個(gè)人在場(chǎng)中交換特定的信息單元。

2. 信息勢(shì)

信息之所以能夠流動(dòng),當(dāng)然有一個(gè)力量在推動(dòng)。

而這個(gè)力量就是信息勢(shì),即為:合力之間的信息力差。

舉個(gè)通俗的例子:

在公司這個(gè)信息場(chǎng)中,公司為了掙錢(信息合力1),老板為了完成追求更好的生活(信息合力2),新員工為了學(xué)到更多的技能(信息合力3)。

三個(gè)合力之間,其實(shí)就會(huì)有信息力差,所以會(huì)在公司這個(gè)信息場(chǎng)中,頻繁地交換信息單元。

3. 信息合力

信息合力,無序信息單元聚合在一起的結(jié)果。

通俗理解即為:我們的共同目標(biāo)。

我為什么寫文章,我的信息合力是:通過輸出想法、收集想法,完成閉環(huán),以變成更好、更完整的自己。你呢?

可以說人類的一些聚合形態(tài),其目的就是:創(chuàng)建一個(gè)信息場(chǎng),讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)的成員根據(jù)自己的合力,輸出信息單元,最終達(dá)成大的合力。

二、開會(huì)的本質(zhì)

理解了信息場(chǎng)的概念之后,我們?cè)賮砜纯撮_會(huì)這種具象化的聚合形態(tài)。

作為一個(gè)會(huì)議記錄者,是否清楚地知道:到底什么樣的會(huì)才是一個(gè)好的會(huì)議?

可能很多人都會(huì)先問出一個(gè)問題:為什么要開會(huì)?不開行不行,比如換成打電話、發(fā)郵件等?

當(dāng)然,這個(gè)得根據(jù)具體問題具體分析了。

如果說形成合力的過程,通過非會(huì)議的形式的時(shí)間效率更高,那開會(huì)不是一個(gè)最佳的方式。

所以開會(huì)的本質(zhì),我理解有如下兩點(diǎn):

1. 提升信息單元流通的效率

產(chǎn)品工作當(dāng)中,有跟業(yè)務(wù)、老板、設(shè)計(jì)師、開發(fā)、測(cè)試等多種角色溝通。

如果信息流是:A–產(chǎn)品、產(chǎn)品–BCD,有這種并集等關(guān)系等話,還是考慮用開會(huì)的形式,提升流通效率。

2. 達(dá)成信息的合力

筆者認(rèn)為,沒有達(dá)成信息合力的會(huì)議,都不是一個(gè)好的會(huì)議。

所以你可以看看:開會(huì)前是否會(huì)議都會(huì)有一個(gè)信息合力的目標(biāo)預(yù)期?

如果沒有,可以建議會(huì)議發(fā)起者進(jìn)行明確。

三、會(huì)議的類型

做會(huì)議紀(jì)要者,經(jīng)常會(huì)為兩個(gè)事情發(fā)愁:

  1. 會(huì)上信息太多,不知道記錄什么?
  2. 編寫紀(jì)要,記錄了很多卻往往想不起領(lǐng)導(dǎo)說的那個(gè)關(guān)鍵信息。

這時(shí)候,搞清楚會(huì)議的類型就比較重要的,筆者稱之為:場(chǎng)景化的前置思考。

從信息場(chǎng)的概念上來看,可以分為三大類:

  1. 傳遞已經(jīng)形成的信息合力。
  2. 通過探討,形成新的信息合力。
  3. 前兩者兼有。

為通俗理解,下面舉下具體的案例:

四、紀(jì)要者的道

明確了開會(huì)的本質(zhì)和會(huì)議類型之后,你可能要問:到底該怎么做,才能寫好一篇紀(jì)要???

來,這里就講講一個(gè)寫紀(jì)要者思考方法:

1. 明白自身使命

能清晰傳達(dá)信息合力。

正如前面所講,會(huì)議就是一個(gè)信息場(chǎng),目標(biāo)就是為了更好地達(dá)成信息合力。

所以對(duì)于紀(jì)要者自身,是要把合力內(nèi)容簡(jiǎn)單、清晰地表述出來——合力是什么?分力由誰出?

2. 懂紀(jì)要面向人群

紀(jì)要最終的呈現(xiàn)狀態(tài)為:郵件、文檔,以將流動(dòng)的信息單元完成固化。

作為紀(jì)要者,需要清楚地知道:紀(jì)要是給誰看的?

給整個(gè)團(tuán)隊(duì)?給領(lǐng)導(dǎo)?還是給執(zhí)行者看?

寫法是有側(cè)重點(diǎn)的,對(duì)于給未參會(huì)者來說,也是有差異的。

具體會(huì)在第五部分講到。

五、紀(jì)要者的術(shù)

術(shù):具體執(zhí)行落的辦法。

區(qū)分兩個(gè)場(chǎng)景:記會(huì)議內(nèi)容和寫出來。

1. 記錄會(huì)議內(nèi)容

清楚會(huì)議目的:好的會(huì)議都是有會(huì)議預(yù)期的,建議大家提前搞清楚。

記錄的側(cè)重點(diǎn):

通知類和討論類的記錄側(cè)重點(diǎn)不一樣。

通知側(cè)重于記錄合力的重點(diǎn)——是否需要與會(huì)者出力?時(shí)間計(jì)劃有要求么?還是僅僅在了解層面?

討論類需要多一部分,是在記錄有價(jià)值的信息單元。所以,在開會(huì)的過程中,要有意識(shí)地去找這些信息。

記錄的工具:

記錄的框架清晰后,還需要高效的工具,這樣可以節(jié)省每一次記錄的時(shí)間和不錯(cuò)過下一次有價(jià)值的信息單元。

建議:提前準(zhǔn)備好記錄框架,包括合力部分和記錄信息單元部分。

工具最好能夠支持快速結(jié)構(gòu)化內(nèi)容和具備良好的修改能力,比如增刪(可以用Xmind記錄)。

2. 寫紀(jì)要

優(yōu)質(zhì)的紀(jì)要對(duì)于讀者來說就是:?jiǎn)挝粫r(shí)間內(nèi)能夠獲得更多所需要的信息單元。

可以分為兩部分衡量:可讀性好內(nèi)容框架好。

可讀性好是側(cè)重在:排版、信息傳遞高效。

這就不展開了,下面說下內(nèi)容框架是怎么回事。

內(nèi)容框架:分為信息合力部分和個(gè)人出力部分。

另外的方面是:區(qū)分閱讀人群。通俗解釋是:見人說人話,見鬼說鬼話。對(duì)人來說,要是你鬼話連篇,人就不愛聽拉,下面稍微列下:

  • 給整個(gè)團(tuán)隊(duì):達(dá)成的信息合力是什么?不同人需要出力的點(diǎn)分別是什么?
  • 給領(lǐng)導(dǎo)的:達(dá)成的合力是什么?形成的過程是啥?有需要領(lǐng)導(dǎo)給出意見或支持嗎?
  • 給執(zhí)行者:達(dá)成的信息合力是什么?你需要出力的點(diǎn)及時(shí)間計(jì)劃

對(duì)大部分人來說,寫會(huì)議紀(jì)要僅僅是工作當(dāng)中很小的一部分,但其中能夠看出一個(gè)人的職業(yè)化水平。

筆者結(jié)合自身所見所想,從信息場(chǎng)的概念切入,逐步分析開會(huì)的本質(zhì)、紀(jì)要者應(yīng)該具備的思考模型和執(zhí)行方法。

希望對(duì)你有一些小幫助、小啟發(fā)。

以上,就是我拋出來的磚,歡迎找我來一起分享你的好玉。

 

作者:15年畢業(yè)于華南理工大學(xué),有運(yùn)營(yíng)和產(chǎn)品經(jīng)歷,現(xiàn)負(fù)責(zé)金融大數(shù)據(jù)產(chǎn)品:個(gè)性化推薦、意圖搜索,AI智能客服。個(gè)人微信公眾號(hào):大雄背起行囊。

本文由@大雄 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議

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評(píng)論
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  1. 看了大量講會(huì)議紀(jì)要的文章,作者是歸納總結(jié)最好的。投過繁雜的會(huì)議形式看到會(huì)議信息流轉(zhuǎn)的本質(zhì)

    來自福建 回復(fù)
  2. 聽求不懂

    來自湖北 回復(fù)
  3. 這篇文章的傳達(dá)效果。。。
    好像討論戰(zhàn)場(chǎng),給了一本戰(zhàn)場(chǎng)信息化理論,研究經(jīng)緯度和地理信息的
    自己去摸索怎么上戰(zhàn)場(chǎng)用。。

    回復(fù)
  4. 可能自身文化水平不夠,看評(píng)論大家都非常有幫助,好羞愧 自己沒有太看明白,不過感覺很詳細(xì)和高端,我再仔細(xì)體會(huì)吧。

    來自遼寧 回復(fù)
  5. 贊!這篇文章對(duì)我很有幫助,會(huì)議也是產(chǎn)品日常重要工作之一,開會(huì)不專業(yè)也影響產(chǎn)品的專業(yè)度。作者用產(chǎn)品思維分析開會(huì),寫的很透徹,思維套路值得學(xué)習(xí)!

    來自江蘇 回復(fù)
  6. 挺一下作者,因?yàn)樽髡哂昧瞬灰粯咏嵌冉忉屃诵畔⒌恼矸椒ê蛡鬏敺绞?,也是很新穎的。作為產(chǎn)品經(jīng)理,溝通是一項(xiàng)很關(guān)鍵的技能,如何做到有效地收集信息,并傳遞信息,我想這就是作者想要表達(dá)的。

    來自浙江 回復(fù)
  7. 題目是如何寫好,既然是給答案,又何必給出那些,大眾不清晰的名詞“合力、分力”直說要點(diǎn)就夠了,或者思考邏輯也可能,或者注意事項(xiàng);鼓勵(lì)繼續(xù)發(fā)表

    來自浙江 回復(fù)
  8. 神仙打架啊

    來自北京 回復(fù)
  9. 這就是你的會(huì)議紀(jì)要

    來自北京 回復(fù)
  10. 寫得有點(diǎn)繞

    來自新加坡 回復(fù)
  11. 搞什么,又是標(biāo)題黨

    來自浙江 回復(fù)
  12. 大哥 你在說啥??這文看得我頭疼

    來自浙江 回復(fù)
    1. 可能我太菜了,我看的云里霧里的

      來自江蘇 回復(fù)
    2. ?? 居然還能有這么高的閱讀量

      來自北京 回復(fù)
  13. 來自寧夏 回復(fù)
  14. 你這寫的是什么鬼

    來自河南 回復(fù)
  15. 你這寫的啥啥啥?。?!

    來自上海 回復(fù)
  16. 講“會(huì)議紀(jì)要”的文章,本身卻寫的不是“紀(jì)要”那般通俗易懂,有點(diǎn)過于賣弄。
    作為技能類型的文章難免本末倒置。

    來自廣東 回復(fù)
    1. 贊同~

      來自廣東 回復(fù)
  17. 加上實(shí)際案例說明會(huì)更加通俗易懂哦

    來自廣東 回復(fù)
  18. 給的概念稍顯賣弄~而且,這類文章沒案例就沒有文中提到的可讀性!

    來自北京 回復(fù)
  19. 講“會(huì)議紀(jì)要”的文章,本身卻寫的不是“紀(jì)要”那般通俗易懂,有點(diǎn)過于賣弄。
    作為技能類型的文章難免本末倒置。

    來自北京 回復(fù)