本文詳述：寫好一份會(huì)議紀(jì)要的方法。

前天看到同事從領(lǐng)導(dǎo)辦公室出來，看神色不對(duì)問了句：怎么啦？

“哎，還不是因?yàn)樽罱捻?xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)太挑剔了，真心累！”

細(xì)問了下，原來是會(huì)議紀(jì)要出了些問題，挨來一頓罵：“做了這么久的產(chǎn)品，為什么你連一篇會(huì)議紀(jì)要都寫不好！”

你是否曾經(jīng)收到過這樣的郵件——標(biāo)題：20190216，點(diǎn)開看竟然是X項(xiàng)目的紀(jì)要，密密麻麻的一堆文字。

這時(shí)候，你的第一反應(yīng)是什么？頭痛，關(guān)掉，然后郵件就沉了？

要是發(fā)出紀(jì)要的是你，這結(jié)果是你想要的嗎？

答案是否定的。

關(guān)于如何寫會(huì)議紀(jì)要？

身邊的人基本的回答是：“我知道——先寫什么、然后、最后，balabala……”

“為什么這樣寫？”

“嗯……沒想過。”

知其然不知其所以然，就好比玩狼人殺，知道自己死了，卻不知道為什么。

冤～啊～這當(dāng)然不是一個(gè)產(chǎn)品人嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)。

因此，對(duì)于這個(gè)問題，我先來拋個(gè)磚。

為節(jié)省大家的時(shí)間，先給出整體的思路，本篇重點(diǎn)在理論篇。

一、概念：信息場(chǎng)、信息勢(shì)、信息合力

寫會(huì)議紀(jì)要，是我們?nèi)粘９ぷ髦?，再平常不過的一項(xiàng)工作了。

如果要問：寫會(huì)議紀(jì)要寫得最多的人是誰？

那當(dāng)然是老板的秘書了，老板開會(huì)越多，紀(jì)要越多。

秘書（secretary）：受雇為上級(jí)處理通訊及日常事務(wù)和雜務(wù)的人——百度百科。

為啥要拿這個(gè)秘書的定義來說，其實(shí)我想讓大家關(guān)注一個(gè)關(guān)鍵詞：處理通訊。

作為團(tuán)隊(duì)的管理者，每天需要各種會(huì)議將信息傳達(dá)、探討，形成共識(shí)。

為了深入理解開會(huì)這個(gè)行為，我在這里提出三個(gè)概念：信息場(chǎng)、信息勢(shì)和信息合力。

為方便大家理解，繪制丑圖如下：

一句話概括：在有信息傳遞的場(chǎng)景下，每個(gè)人都在都有一個(gè)合力，每個(gè)人的合力融合成團(tuán)隊(duì)的合力。（概念有點(diǎn)抽象，可略讀）

1. 信息場(chǎng)

信息場(chǎng)，是信息單元的聚合場(chǎng)，有高密度、流通快的特點(diǎn)。

社會(huì)是一個(gè)巨大的信息場(chǎng)，人與人之間時(shí)時(shí)刻刻都在發(fā)生連接，而產(chǎn)生連接的介質(zhì)在抽象化層面就是信息單元。

從微觀上看，每個(gè)信息單體在場(chǎng)中看著像是在做無規(guī)則的布朗運(yùn)動(dòng)。

而從宏觀來看，這個(gè)社會(huì)其實(shí)是由一個(gè)又一個(gè)大小的信息場(chǎng)聚合而成的，每個(gè)人在場(chǎng)中交換特定的信息單元。

2. 信息勢(shì)

信息之所以能夠流動(dòng)，當(dāng)然有一個(gè)力量在推動(dòng)。

而這個(gè)力量就是信息勢(shì)，即為：合力之間的信息力差。

舉個(gè)通俗的例子：

在公司這個(gè)信息場(chǎng)中，公司為了掙錢（信息合力1），老板為了完成追求更好的生活（信息合力2），新員工為了學(xué)到更多的技能（信息合力3）。

三個(gè)合力之間，其實(shí)就會(huì)有信息力差，所以會(huì)在公司這個(gè)信息場(chǎng)中，頻繁地交換信息單元。

3. 信息合力

信息合力，無序信息單元聚合在一起的結(jié)果。

通俗理解即為：我們的共同目標(biāo)。

我為什么寫文章，我的信息合力是：通過輸出想法、收集想法，完成閉環(huán)，以變成更好、更完整的自己。你呢？

可以說人類的一些聚合形態(tài)，其目的就是：創(chuàng)建一個(gè)信息場(chǎng)，讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)的成員根據(jù)自己的合力，輸出信息單元，最終達(dá)成大的合力。

二、開會(huì)的本質(zhì)

理解了信息場(chǎng)的概念之后，我們?cè)賮砜纯撮_會(huì)這種具象化的聚合形態(tài)。

作為一個(gè)會(huì)議記錄者，是否清楚地知道：到底什么樣的會(huì)才是一個(gè)好的會(huì)議？

可能很多人都會(huì)先問出一個(gè)問題：為什么要開會(huì)？不開行不行，比如換成打電話、發(fā)郵件等？

當(dāng)然，這個(gè)得根據(jù)具體問題具體分析了。

如果說形成合力的過程，通過非會(huì)議的形式的時(shí)間效率更高，那開會(huì)不是一個(gè)最佳的方式。

所以開會(huì)的本質(zhì)，我理解有如下兩點(diǎn)：

1. 提升信息單元流通的效率

產(chǎn)品工作當(dāng)中，有跟業(yè)務(wù)、老板、設(shè)計(jì)師、開發(fā)、測(cè)試等多種角色溝通。

如果信息流是：A–產(chǎn)品、產(chǎn)品–BCD，有這種并集等關(guān)系等話，還是考慮用開會(huì)的形式，提升流通效率。

2. 達(dá)成信息的合力

筆者認(rèn)為，沒有達(dá)成信息合力的會(huì)議，都不是一個(gè)好的會(huì)議。

所以你可以看看：開會(huì)前是否會(huì)議都會(huì)有一個(gè)信息合力的目標(biāo)預(yù)期？

如果沒有，可以建議會(huì)議發(fā)起者進(jìn)行明確。

三、會(huì)議的類型

做會(huì)議紀(jì)要者，經(jīng)常會(huì)為兩個(gè)事情發(fā)愁：

1. 會(huì)上信息太多，不知道記錄什么？
2. 編寫紀(jì)要，記錄了很多卻往往想不起領(lǐng)導(dǎo)說的那個(gè)關(guān)鍵信息。

這時(shí)候，搞清楚會(huì)議的類型就比較重要的，筆者稱之為：場(chǎng)景化的前置思考。

從信息場(chǎng)的概念上來看，可以分為三大類：

1. 傳遞已經(jīng)形成的信息合力。
2. 通過探討，形成新的信息合力。
3. 前兩者兼有。

為通俗理解，下面舉下具體的案例：

四、紀(jì)要者的道

明確了開會(huì)的本質(zhì)和會(huì)議類型之后，你可能要問：到底該怎么做，才能寫好一篇紀(jì)要??？

來，這里就講講一個(gè)寫紀(jì)要者思考方法：

1. 明白自身使命

能清晰傳達(dá)信息合力。

正如前面所講，會(huì)議就是一個(gè)信息場(chǎng)，目標(biāo)就是為了更好地達(dá)成信息合力。

所以對(duì)于紀(jì)要者自身，是要把合力內(nèi)容簡(jiǎn)單、清晰地表述出來——合力是什么？分力由誰出？

2. 懂紀(jì)要面向人群

紀(jì)要最終的呈現(xiàn)狀態(tài)為：郵件、文檔，以將流動(dòng)的信息單元完成固化。

作為紀(jì)要者，需要清楚地知道：紀(jì)要是給誰看的？

給整個(gè)團(tuán)隊(duì)？給領(lǐng)導(dǎo)？還是給執(zhí)行者看？

寫法是有側(cè)重點(diǎn)的，對(duì)于給未參會(huì)者來說，也是有差異的。

具體會(huì)在第五部分講到。

五、紀(jì)要者的術(shù)

術(shù)：具體執(zhí)行落的辦法。

區(qū)分兩個(gè)場(chǎng)景：記會(huì)議內(nèi)容和寫出來。

1. 記錄會(huì)議內(nèi)容

清楚會(huì)議目的：好的會(huì)議都是有會(huì)議預(yù)期的，建議大家提前搞清楚。

記錄的側(cè)重點(diǎn)：

通知類和討論類的記錄側(cè)重點(diǎn)不一樣。

通知側(cè)重于記錄合力的重點(diǎn)——是否需要與會(huì)者出力？時(shí)間計(jì)劃有要求么？還是僅僅在了解層面？

討論類需要多一部分，是在記錄有價(jià)值的信息單元。所以，在開會(huì)的過程中，要有意識(shí)地去找這些信息。

記錄的工具：

記錄的框架清晰后，還需要高效的工具，這樣可以節(jié)省每一次記錄的時(shí)間和不錯(cuò)過下一次有價(jià)值的信息單元。

建議：提前準(zhǔn)備好記錄框架，包括合力部分和記錄信息單元部分。

工具最好能夠支持快速結(jié)構(gòu)化內(nèi)容和具備良好的修改能力，比如增刪（可以用Xmind記錄）。

2. 寫紀(jì)要

優(yōu)質(zhì)的紀(jì)要對(duì)于讀者來說就是：?jiǎn)挝粫r(shí)間內(nèi)能夠獲得更多所需要的信息單元。

可以分為兩部分衡量：可讀性好和內(nèi)容框架好。

可讀性好是側(cè)重在：排版、信息傳遞高效。

這就不展開了，下面說下內(nèi)容框架是怎么回事。

內(nèi)容框架：分為信息合力部分和個(gè)人出力部分。

另外的方面是：區(qū)分閱讀人群。通俗解釋是：見人說人話，見鬼說鬼話。對(duì)人來說，要是你鬼話連篇，人就不愛聽拉，下面稍微列下：

• 給整個(gè)團(tuán)隊(duì)：達(dá)成的信息合力是什么？不同人需要出力的點(diǎn)分別是什么？
• 給領(lǐng)導(dǎo)的：達(dá)成的合力是什么？形成的過程是啥？有需要領(lǐng)導(dǎo)給出意見或支持嗎？
• 給執(zhí)行者：達(dá)成的信息合力是什么？你需要出力的點(diǎn)及時(shí)間計(jì)劃

對(duì)大部分人來說，寫會(huì)議紀(jì)要僅僅是工作當(dāng)中很小的一部分，但其中能夠看出一個(gè)人的職業(yè)化水平。

筆者結(jié)合自身所見所想，從信息場(chǎng)的概念切入，逐步分析開會(huì)的本質(zhì)、紀(jì)要者應(yīng)該具備的思考模型和執(zhí)行方法。

希望對(duì)你有一些小幫助、小啟發(fā)。

以上，就是我拋出來的磚，歡迎找我來一起分享你的好玉。

作者：15年畢業(yè)于華南理工大學(xué)，有運(yùn)營(yíng)和產(chǎn)品經(jīng)歷，現(xiàn)負(fù)責(zé)金融大數(shù)據(jù)產(chǎn)品：個(gè)性化推薦、意圖搜索，AI智能客服。個(gè)人微信公眾號(hào)：大雄背起行囊。

本文由@大雄 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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