工作簡報(bào):員工的工作復(fù)盤,管理者的工作督察

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一份好的工作簡報(bào),可以幫助企業(yè)管理者,更加簡單快捷地了解員工的工作進(jìn)度;對于員工來說,也是一種定期復(fù)盤、提升自我的方法;同時(shí),一份好的工作簡報(bào)還能幫助企業(yè)內(nèi)部更好地溝通交流。那么,如何寫好一份工作簡報(bào)呢?以下,筆者將為各位詳細(xì)講述。

據(jù)說古代的皇帝非??蓱z,有時(shí)候經(jīng)常批改奏折到半夜,只因大臣上報(bào)的奏折非常尷尬,比如這種:

放到現(xiàn)代,這些奏折就像你無厘頭的工作匯報(bào),皇帝就是你的老板。你說,老板看到這樣的工作報(bào)告會是什么心情?

那工作匯報(bào)到底是什么呢?有什么用途?又怎么寫呢?

接下來,就讓我們一起來學(xué)習(xí)下怎樣做一份好的工作匯報(bào)吧!

一、工作匯報(bào)的概念

首先,我們要知道:什么是工作匯報(bào)?

定期的工作匯報(bào)是企業(yè)進(jìn)行過程管理的一部分。通過工作匯報(bào)向員工要過程,向主管要結(jié)果,能幫助企業(yè)掌握業(yè)務(wù)進(jìn)展,了解員工思考過程,把控過程指標(biāo),達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)。

工作匯報(bào)就是向老板展示自己業(yè)績最簡單快捷的一種方式——老板沒時(shí)間每天看你做了什么,但一次工作匯報(bào)就能包含你一周、一個(gè)月,或是一年的工作業(yè)績??梢?,做好工作匯報(bào)有多重要。

二、工作匯報(bào)的類型

當(dāng)然,因?yàn)楦餍袠I(yè)的管理場景不同,所以工作匯報(bào)的模板也不盡相同。

在這里給大家做幾個(gè)簡單的舉例,希望能幫大家理解不同行業(yè)的工作匯報(bào)。

三、工作匯報(bào)的作用

最常見的工作匯報(bào)形式是:員工日報(bào)。

我們就以員工日報(bào)為例,來深入地分析:工作匯報(bào)對企業(yè)管理的作用與益處。

員工日報(bào)的好處有以下三方面:

1. 幫助管理者進(jìn)行管理

通過定期的檢查員工日報(bào)撰寫情況,了解員工的工作效率、時(shí)間分配和狀態(tài),客觀上能對工作起到督查和督導(dǎo)的作用。

雖然常說工作要靠自我驅(qū)動(dòng),但是,往往沒有要求就不會有行動(dòng),沒有行動(dòng)就養(yǎng)不成好習(xí)慣。管理本身就是反人性的,每天抽十幾分鐘寫日報(bào),看上去既耽誤時(shí)間又耗費(fèi)精力,但是如果沒有這項(xiàng)工作,人的惰性就會導(dǎo)致很多工作無法得到分析、改進(jìn),結(jié)果就是得過且過。

2. 幫助員工自我管理提升

能幫助員工反思一天的工作,養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣,通過記錄來理性看待自己的工作方式和技巧,從中找到自己的薄弱點(diǎn),好好加強(qiáng)彌補(bǔ)。

而且,工作日報(bào)日積月累連貫起來,就是一個(gè)職場人職業(yè)生涯的記錄,對職業(yè)的成長也是大有裨益。

3. 幫助團(tuán)隊(duì)交流協(xié)作

工作日報(bào)承載著團(tuán)隊(duì)每個(gè)人一天的工作信息,是團(tuán)隊(duì)最高效便捷的溝通工具。一方面,可以讓同事和主管了解員工正在處理的事務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r;另一方面,也能幫助同事和主管了解員工的性格、能力和潛力。

說白了,就是像一張名片,它上面以最簡潔的語言,展現(xiàn)了你最重要的業(yè)績,別人一看就知道你到底是個(gè)什么角色——是個(gè)業(yè)務(wù)能手,還是個(gè)打醬油的?

四、工作匯報(bào)的基本流程

一般工作匯報(bào)的基本流程會分為五個(gè)部分,如下圖所示。

  1. 由管理員創(chuàng)建員工需要提交簡報(bào)的填寫模板。
  2. 員工按模板填寫完成后提交給部門主管。
  3. 部門主管審核簡報(bào)并給出通過的反饋。
  4. 如果員工/部門主管在查看簡報(bào)詳情時(shí),發(fā)現(xiàn)一些問題,則需要指定人跟進(jìn)問題。
  5. 對簡報(bào)提交情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。

五、如何匯報(bào)工作

工作匯報(bào)主要分為三大方面:

1. 當(dāng)前你正在做的事

眾所周知,跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),第一件事需著重匯報(bào)你正在做的事,否則領(lǐng)導(dǎo)會感覺你無所事事。

舉個(gè)例子:

完成了某某項(xiàng)目,在這項(xiàng)目中我負(fù)責(zé):協(xié)調(diào)不同科室之間的糾紛,并把問題集中上報(bào)給項(xiàng)目經(jīng)理。

這個(gè)項(xiàng)目鍛煉了我人際交往與溝通能力,為未來的項(xiàng)目總協(xié)調(diào)積累經(jīng)驗(yàn)。同時(shí),這個(gè)項(xiàng)目是我們公司首次接手國外項(xiàng)目,做好將有利于我們公司拓寬國際市場,意義重大。

這樣匯報(bào),領(lǐng)導(dǎo)會認(rèn)為你是一個(gè)懂得學(xué)習(xí)的好員工,同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)也看到了你在整個(gè)項(xiàng)目里的成長,由衷感到欣慰。而且,把整個(gè)項(xiàng)目的背景意義介紹一番,讓領(lǐng)導(dǎo)明白公司項(xiàng)目運(yùn)作情況??梢哉f,這樣完整的工作內(nèi)容匯報(bào),就讓領(lǐng)導(dǎo)察覺到你的異人之處。

2. 你所遇到的問題

很多員工在匯報(bào)時(shí),只報(bào)喜不報(bào)憂,其實(shí)這樣不利于自我成長。

公司人員眾多,領(lǐng)導(dǎo)很少知道你的困惑。此時(shí),我們可以利用工作匯報(bào)的機(jī)會,向領(lǐng)導(dǎo)陳述項(xiàng)目所遇到的問題及自己的困惑。這樣匯報(bào)后,領(lǐng)導(dǎo)會感到你是一個(gè)善于發(fā)現(xiàn)問題及積極上進(jìn)的員工,相信日后必能獨(dú)當(dāng)一面。

舉個(gè)例子:

當(dāng)然,任何項(xiàng)目在執(zhí)行過程中難免會有困惑。參與這個(gè)項(xiàng)目中,我有時(shí)感到力不從心。作為新人的我,不知怎么調(diào)動(dòng)大家的積極性并按時(shí)提交資料。每次都是我去催促,其他科室不耐煩的加以回復(fù)。

這是目前在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,我遇到的最大困惑。

如此匯報(bào)后,首先,領(lǐng)導(dǎo)感覺你是善于發(fā)現(xiàn)和思考問題的好員工;其次,提出恰當(dāng)?shù)膯栴},領(lǐng)導(dǎo)能感覺到他在項(xiàng)目上的用心。

所以,下次匯報(bào)時(shí),定要寫出工作中遇到的問題,充分展示我們的用心和辯證思維。

3. 你準(zhǔn)備要嘗試的解決方案

第二步給出問題后,接著我們要給出解決方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇。

一般要給出三個(gè)方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇:最可行的方案、最大膽的方案和最可能失敗的方案,并對每個(gè)方案進(jìn)行必要的利弊分析。

舉個(gè)例子:

最可行的方案是:發(fā)送郵件時(shí),我抄送項(xiàng)目經(jīng)理,并態(tài)度友善的告訴大家項(xiàng)目的緊急性,望大家準(zhǔn)時(shí)處理;
最大膽的方案是:我給每個(gè)人打電話,及時(shí)催促他們提交文件;
最可能失敗的方案是:我直接抄送他們領(lǐng)導(dǎo),讓直屬領(lǐng)導(dǎo)也知曉項(xiàng)目的緊迫性,客觀上給他們壓力。

分析利弊(如果大家都是負(fù)責(zé)任的員工):

最可行的方案:不僅可以順利完成項(xiàng)目,而且大家相處很愉快,很容易建立長期友好的人際關(guān)系,但對于某些不愿合作的員工,可能一直推脫找借口。
最大膽的方案:對于一些愛忘事的員工比較有效,但容易遭到別人厭煩,而且不以項(xiàng)目經(jīng)理的名義,人微言輕。
最可能失敗的方案:可能對一些一直消極合作的員工效果好,畢竟有他們直屬領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督,但易得罪人,不易建立長期合作關(guān)系。

我知道領(lǐng)導(dǎo)您當(dāng)過多年項(xiàng)目經(jīng)理,關(guān)于以上三個(gè)方案,還望您提一點(diǎn)建議。這樣,咱們科室以后執(zhí)行項(xiàng)目會更加高效,謝謝領(lǐng)導(dǎo)。

這樣做會讓領(lǐng)導(dǎo)比較喜歡,因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)喜歡做選擇題,并給出他的意見;其次,請示領(lǐng)導(dǎo)意見,領(lǐng)導(dǎo)感到被需要和被尊重,使領(lǐng)導(dǎo)心里幸福滿滿;最后,你落筆在科室上,充分考慮雙方共同利益,使領(lǐng)導(dǎo)更易接受。

總之,給出自己的解決方案,領(lǐng)導(dǎo)會更加信任你。領(lǐng)導(dǎo)喜歡有主見的人,更喜歡能獨(dú)立思考的員工。

最后,希望大家都不要做一個(gè)令老板頭大的員工,讓老板質(zhì)疑自己:到底雇了一個(gè)什么人?

否則,你也就離涼涼不遠(yuǎn)了。

 

本文由 @高兔子 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自 Unsplash,基于 CC0 協(xié)議

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評論
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  1. 送老板香蕉,每天給他推薦不同品種??

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    1. 老板一頭霧水,什么鬼

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