高效的會議管理和訪客管理系統(tǒng)是提升企業(yè)運營效率和形象的關(guān)鍵工具。本文將深入探討這兩個系統(tǒng)的功能與業(yè)務(wù)流程，幫助讀者理解如何通過數(shù)字化手段優(yōu)化內(nèi)部協(xié)調(diào)與外部接待。

這是OA系統(tǒng)功能拆解系列的第五篇，總計需要拆解7大功能：

1. 辦公用品管理：對辦公用品的采購、入庫、領(lǐng)用、歸還等環(huán)節(jié)進行全面管控
2. 固定資產(chǎn)盤點：實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的登記、盤點、折舊計算等功能
3. 車輛管理：包括車輛的基本信息登記、維修申請、用車申請、保養(yǎng)申請、保險申請等
4. 法務(wù)管理：處理企業(yè)的合同審批、法律事務(wù)咨詢、糾紛處理等工作
5. 會議管理：負責(zé)會議的安排、通知、記錄等工作
6. 訪客管理：對訪客的預(yù)約、登記、接待等進行管理
7. 應(yīng)收應(yīng)付：管理企業(yè)與客戶、供應(yīng)商之間的賬款往來，包括發(fā)票管理、收款申請、付款申請等

之前的四篇內(nèi)容我們詳細拆解了【辦公用品管理】和【固定資產(chǎn)盤點】、【車輛管理】、【法務(wù)管理】功能，詳見：

• 數(shù)字化辦公OA系統(tǒng)是如何運作的——辦公物品領(lǐng)用功能拆解！
• OA（數(shù)字化辦公系統(tǒng)）是如何運作的——固定資產(chǎn)盤點功能拆解！
• OA（數(shù)字化辦公系統(tǒng)）是如何運作的——車輛管理功能拆解！
• OA（數(shù)字化辦公系統(tǒng)）是如何運作的——法務(wù)管理功能拆解！

這篇我們拆解【會議管理】和【訪客管理】這兩個功能模塊、業(yè)務(wù)流程和邏輯，這兩塊兒都是比較小的業(yè)務(wù)模塊，所以放在一起說。

注：下方所用示例工具>>簡道云行政OA管理系統(tǒng)（可自定義修改）

會議管理，顧名思義，就是對企業(yè)或組織內(nèi)部各種會議的組織、安排、協(xié)調(diào)和控制的過程。它涵蓋了從會議的規(guī)劃——籌備——通知——場地安排——資料準(zhǔn)備，到會議期間的進程控制——記錄，以及會議結(jié)束后的跟進和評估等一系列工作。

而訪客管理，則是對進入企業(yè)或組織場所的訪客進行登記、審核、引導(dǎo)和監(jiān)督的管理流程。包括：

• 訪客的預(yù)約
• 身份信息登記
• 訪問目的確認
• 接待安排
• 以及在訪問期間的活動范圍限制和離開時的注銷登記等

01 業(yè)務(wù)流程和架構(gòu)

會議管理的業(yè)務(wù)流程圖如下：

而訪客管理的主要業(yè)務(wù)模塊就兩部分：

02 功能點詳解

1. 會議管理系統(tǒng)的主要功能

會議管理系統(tǒng)通常具有以下功能：

1）會議安排與預(yù)訂

可以根據(jù)會議室的可用性、參會人員的日程安排，快速預(yù)訂合適的會議時間和場地。

且會議預(yù)約之后，系統(tǒng)會通過智能助手自動同步預(yù)約記錄和會議室占用情況，防止會議室預(yù)約撞檔：

2）參會人員管理

方便添加、刪除參會人員，并能自動發(fā)送會議通知和提醒，包括郵件、短信等方式。

3）會議議程管理

能夠創(chuàng)建、編輯和發(fā)布會議議程，讓參會人員提前了解會議內(nèi)容和流程。

4）會議資料共享

這其實算是一個協(xié)作類的功能，可以上傳、下載和在線查看與會議相關(guān)的文檔、演示文稿等資料。

5）會議記錄與紀(jì)要

提供記錄會議內(nèi)容的功能，方便生成會議紀(jì)要，并能跟蹤紀(jì)要中決策的執(zhí)行情況。（這個功能很重要?。?/p>

并且最好是將”待辦事項“和”會議紀(jì)要“關(guān)聯(lián)起來，這樣就可以實現(xiàn)：只要生成會議紀(jì)要就會自動生成相關(guān)與會人員的待辦事項，有助于及時監(jiān)督代辦的完成。

6）統(tǒng)計與分析

最后就是任何一個數(shù)字化系統(tǒng)都應(yīng)該具備的能力：數(shù)據(jù)的分析與統(tǒng)計，以會議管理為例，對會議的數(shù)量、時長、參與度等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，為優(yōu)化會議管理提供依據(jù)。

2. 訪客管理系統(tǒng)的主要功能

對于訪客管理系統(tǒng)來說，通常有以下功能基本上就夠用了：

1）訪客預(yù)約和登記管理

訪客可以提前在線填寫預(yù)約信息，包括個人信息、訪問時間、訪問目的、受訪人員等，現(xiàn)場快速登記訪客信息，包括姓名、聯(lián)系方式、攜帶物品等。

注意：這里必須要做到內(nèi)部外部訪客都可以訪問這個預(yù)約表單，即開放外部人員填寫表單的權(quán)限

最好是做成一個帶流程的信息收集表，這樣可以根據(jù)我們企業(yè)的需求進行審批，比如預(yù)約拜訪參觀是需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核的，而臨時的訪客進入則只需要安保審核即可。

2）身份驗證

支持多種身份驗證方式，如身份證掃描、人臉識別等，確保訪客身份的真實性。（這個也是根據(jù)需要設(shè)計，并不是所有的訪客登記都需要這么嚴(yán)格）

3）通知與提醒

自動向受訪人員發(fā)送訪客預(yù)約通知，向訪客發(fā)送確認和提醒信息。

4）發(fā)放訪客憑證

有需要的話，可以設(shè)置模板自動生成并打印訪客證、二維碼或發(fā)放電子憑證，方便識別和管理。

5）實時監(jiān)控與數(shù)據(jù)統(tǒng)計

實時掌握訪客的在訪狀態(tài)和行蹤， 對訪客數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，如訪客流量、訪問頻率等。

也可以與企業(yè)自身的門禁系統(tǒng)繼承，實現(xiàn)與企業(yè)或機構(gòu)的門禁系統(tǒng)無縫對接，自動控制訪客的通行權(quán)限。

總的來說，會議管理和訪客管理雖然看著是很不起眼的一個模塊，但他們在企業(yè)或組織的日常運營里還是很重要的！

一個好的會議管理能讓各種會議安排得明明白白，不浪費大家的時間和精力，讓大家溝通起來順順溜溜，做決策也能又快又準(zhǔn)。

而出色的訪客管理既能把安全這道 關(guān)把得牢牢的，又能讓訪客感覺方便又舒服，讓企業(yè)的形象蹭蹭漲。

如今是個啥都講數(shù)字化、信息化的時代，好好用上這些現(xiàn)代化的管理工具和技術(shù)，把會議管理和訪客管理做得越來越好。這樣一來，企業(yè)或組織就能在競爭里也能更有優(yōu)勢！