筆者負(fù)責(zé)的一款公司內(nèi)部使用工具上線后，花費(fèi)了大量時(shí)間在與需求方溝通上，導(dǎo)致工作效率低了不少。于是筆者提出了一個(gè)線上共享需求池的設(shè)計(jì)方案，以解決以上問題。

引言

最近負(fù)責(zé)一款公司內(nèi)部使用的工具，工具面向的用戶是公司內(nèi)部的同事，在前期這款工具剛上線使用的時(shí)候，我?guī)缀跞鞎?huì)隨時(shí)被需求方以微信和打電話的方式進(jìn)行溝通。

由于產(chǎn)品剛上線給公司同事提供使用，在操作中難免遇到不懂的問題，需要我及時(shí)解答使用中的疑問，但是我發(fā)現(xiàn)和需求方的溝通中很大一部分時(shí)間會(huì)花費(fèi)在與需求方對接當(dāng)前產(chǎn)品無法滿足的需求，以及需求方希望產(chǎn)品在哪里可以完善和優(yōu)化。全天隨時(shí)與需求方對接和記錄需求，讓我工作處理的效率比以前要低。

產(chǎn)品經(jīng)理與需求方對接需求時(shí)遇到的問題

公司分配給內(nèi)部使用工具的研發(fā)資源往往不會(huì)太多，大部分的研發(fā)資源一般會(huì)優(yōu)先分配給公司的外部需求。

在需求處理上，內(nèi)部需求，需要小步伐一期一期將功能不斷進(jìn)行優(yōu)化，內(nèi)部產(chǎn)品每期迭代的內(nèi)容會(huì)比公司外部產(chǎn)品的迭代內(nèi)容少，一般只會(huì)處理優(yōu)先級重要緊急的需求，錦上添花的需求在研發(fā)資源緊缺的時(shí)候都會(huì)被砍掉。

公司內(nèi)部產(chǎn)品和外部產(chǎn)品提供的價(jià)值不同

這是由于公司不屬于公益性質(zhì)，公司的最終的目標(biāo)都是為了盈利。公司設(shè)計(jì)的每一款對外的產(chǎn)品實(shí)際目標(biāo)都是為了自身能吸引外部用戶，并促使用戶愿意掏錢付費(fèi)。對外的產(chǎn)品能夠提供公司用戶增長或?qū)崿F(xiàn)公司盈利的價(jià)值。

而公司的內(nèi)部產(chǎn)品的價(jià)值與外部產(chǎn)品不同，內(nèi)部產(chǎn)品是為了提升公司同事工作的效率而設(shè)計(jì)的產(chǎn)品。它無法直接滿足公司用戶增長和盈利的目標(biāo)。但是公司內(nèi)部工具讓同事間處理工作的時(shí)間變短，工作協(xié)同效率變高，事情被更快的完成，間接的為公司提供了它的價(jià)值。

我負(fù)責(zé)的內(nèi)部工具產(chǎn)品，使用的用戶是我們公司的業(yè)務(wù)方，設(shè)計(jì)這款工具本質(zhì)是為了讓業(yè)務(wù)方和他們的 leader 們在對接人員資料時(shí)擺脫傳統(tǒng)的 excel 進(jìn)行分享和統(tǒng)計(jì)。實(shí)現(xiàn)線上記錄，實(shí)時(shí)傳遞信息數(shù)據(jù)，幫助業(yè)務(wù)同事更好的記錄、保存和傳遞信息。比傳統(tǒng)傳統(tǒng)excel記錄信息數(shù)據(jù)更加安全、便捷、高效。

由于這款產(chǎn)品剛上線，被業(yè)務(wù)方使用，在業(yè)務(wù)方使用中我們每天對接的需求大概分為這三類：

1）一些重要緊急的需求

比如缺失某個(gè)特定的功能，導(dǎo)致無法瀏覽資料，業(yè)務(wù)流程無法繼續(xù)下去；

2）一些重要不緊急的需求

比如增加統(tǒng)計(jì)功能，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。這部分的功能如果上線雖然會(huì)對我們業(yè)務(wù)leader統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)人員的業(yè)績帶來很大的便利，但是做這個(gè)模塊必然會(huì)使用大量的研發(fā)資源，項(xiàng)目無法在短時(shí)間內(nèi)開發(fā)上線，一些重要緊急的需求也會(huì)無法及時(shí)處理上線。

3）一些無法實(shí)現(xiàn)的偽需求

比如要將一些必填數(shù)據(jù)調(diào)整成非必填數(shù)據(jù)。

上述這些需求，業(yè)務(wù)方?jīng)]有意識它的需求性質(zhì)屬于真需求還是偽需求，也沒有考慮到這些需求在產(chǎn)品層面的優(yōu)先級程度，他知道的是如果這些問題不解決，它的業(yè)務(wù)流程就處理不下去，或是處理不順暢。所以業(yè)務(wù)方那時(shí)候會(huì)從早到晚發(fā)現(xiàn)問題就會(huì)隨時(shí)將問題拋給我，有很多還是重復(fù)的問題，重復(fù)找到我溝通。導(dǎo)致我的工作時(shí)間中處理工作的效率變低。

對接需求中遇到的問題及收獲

在與業(yè)務(wù)方對接的過程中，我發(fā)現(xiàn)他們沒有存放潛在需求的需求池，所以他在發(fā)現(xiàn)問題是需要找到我，讓我記錄下來，這樣可以在迭代規(guī)劃中將他提過的需求進(jìn)行規(guī)劃安排，未來做產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)可以不遺漏他提出的需求。而很傷感的是，我記錄了下來他卻忘記了，所以下次再遇到同一問題的時(shí)候他還是會(huì)找到我反饋同一個(gè)問題。

與需求方對接的時(shí)間變長，重復(fù)聽到需求方反應(yīng)同一問題的根本原因是沒有為需求方搭建一個(gè)潛在需求管理池。

潛在需求管理池是產(chǎn)品經(jīng)理為需求方設(shè)計(jì)的，這里面可以記錄需求方對產(chǎn)品的各種不滿，以及期待解決的內(nèi)容，這個(gè)管理池中存放的需求包含真需求和偽需求，由業(yè)務(wù)方在操作時(shí)遇到問題進(jìn)行記錄，由產(chǎn)品經(jīng)理定期來到需求池對潛在需求池進(jìn)行梳理，將需求辨別真?zhèn)?、拆解和提煉需求、將需求排列?yōu)先級，最后選擇優(yōu)先級高的需求歸入到本期需求池中。

我們將需求歸入需求池，做產(chǎn)品設(shè)計(jì)的過程中，需求方并不能看到我們的處理進(jìn)度，只能看到客戶端的界面顯示的是他提出的需求還沒有被開發(fā)上線，需求方又會(huì)找到我，了解他所反饋的需求什么時(shí)候會(huì)被處理。

被需求方追問的原因主要是由于沒有及時(shí)交付給需求方一個(gè)需求的預(yù)期處理時(shí)間導(dǎo)致的。一般在需求歸入需求池后，產(chǎn)品經(jīng)理可以主動(dòng)與需求方溝通，反饋哪些需求會(huì)在本期處理，哪些等到下一次迭代再處理，主要目的是為了讓他們對需求處理時(shí)間有一個(gè)預(yù)期，知道使用中出現(xiàn)的不同問題會(huì)在什么時(shí)間去處理。

當(dāng)他們心里有了問題被解決的預(yù)期處理時(shí)間后，會(huì)避免對同一需求重復(fù)溝通，節(jié)省產(chǎn)品經(jīng)理和業(yè)務(wù)方雙方的溝通時(shí)間，但是這也有一個(gè)弊端，就是即便及時(shí)反饋了需求的處理進(jìn)度，有時(shí)需求方可能也會(huì)忘記這個(gè)事情，還是很可能追問同一個(gè)需求什么時(shí)候會(huì)被處理。

提供給需求方一個(gè)需求池記錄本期迭代的需求，可以避免需求方與產(chǎn)品經(jīng)理重復(fù)對接需求、以及了解需求的預(yù)期處理時(shí)間。

我在與業(yè)務(wù)方對接的過程中將業(yè)務(wù)方記錄的潛在需求池和產(chǎn)品經(jīng)理記錄的需求池放在同一個(gè) excel 表格中傳到了線上的 excel 中進(jìn)行需求管理。當(dāng)需求方忘記需求是否提過，可以先到線上記錄潛在需求的表格中進(jìn)行查找，如果未反饋過，可以直接在表格中進(jìn)行編輯，無需再與我溝通討論，我會(huì)固定時(shí)間去線上需求池中進(jìn)行查看，梳理需求。

如想要查看需求處理進(jìn)度可以在潛在需求管理池中查看優(yōu)先級，重要緊急的會(huì)安排在本期去做，非緊急的會(huì)安排在下期再去規(guī)劃，也可以查看我編輯的需求池，查看確定設(shè)計(jì)的需求的處理進(jìn)度。大大節(jié)省了我的溝通時(shí)間，又讓我提升了工作效率。

線上共享需求池的設(shè)計(jì)方案

1）線上需求池中為需求方反饋設(shè)計(jì)的潛在需求管理池如下圖所示：

字段中需要體現(xiàn)反饋問題的時(shí)間、當(dāng)前想要反饋的問題痛點(diǎn)、業(yè)務(wù)對需求的重要緊急進(jìn)行的判斷，需求的重要緊急程度、需求池對應(yīng)的位置和需求的處理時(shí)間。

2）產(chǎn)品管理的需求池就是產(chǎn)品本期該迭代優(yōu)化的需求，里面會(huì)記錄需求對應(yīng)的功能設(shè)計(jì)，讓用戶了解需求解決的進(jìn)度，心里有一個(gè)預(yù)期如下圖所示：

在線共享需求池創(chuàng)建后，與需求方對接需求的時(shí)間明顯下降，每天的重復(fù)需求對接明顯少了很多。雖然有時(shí)也是會(huì)隨時(shí)與需求方溝通需求，但是頻次也變得低了，溝通起來更加順暢了。我想主要原因是由于，線上共享需求池讓需求方對需求的處理進(jìn)度有了一個(gè)心里預(yù)期，避免了重復(fù)提需求。

其實(shí)，當(dāng)業(yè)務(wù)方?jīng)]有一個(gè)固定的時(shí)間提需求時(shí)，產(chǎn)品經(jīng)理可能正在設(shè)計(jì)產(chǎn)品就會(huì)被打斷，去判斷這個(gè)需求的重要性，與業(yè)務(wù)方進(jìn)行溝通，溝通完需求后再重新進(jìn)入狀態(tài)思考產(chǎn)品設(shè)計(jì)，這樣進(jìn)出設(shè)計(jì)狀態(tài)，打斷思路，會(huì)讓產(chǎn)品經(jīng)理原本的設(shè)計(jì)進(jìn)度被延遲，就無法在一段時(shí)間里完整的進(jìn)入設(shè)計(jì)思考。

總結(jié)

與業(yè)務(wù)方溝通時(shí)需要帶著尊重和同理心，要理解他們使用工具時(shí)如果不能帶來高效和便利，影響的是公司的業(yè)務(wù)完成效率。同時(shí)要重視業(yè)務(wù)方提出的需求，在需求較多但無法同時(shí)迭代上線時(shí)，需要產(chǎn)品經(jīng)理與需求方及時(shí)溝通不同需求的預(yù)處理時(shí)間，讓業(yè)務(wù)理解并支持需求優(yōu)先級的決策，不透支公司的研發(fā)資源。

作者：財(cái)務(wù)產(chǎn)品人；公眾號：財(cái)務(wù)產(chǎn)品人，我們一起交流

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