編輯導(dǎo)語：在線文檔在我們?nèi)粘＾k公中已經(jīng)日漸普及，而對于團隊的協(xié)同效率問題，選擇合適的在線文檔能夠提高工作效率。因此，作者就當前的一些在線文檔產(chǎn)品進行嘗試，并思考相關(guān)產(chǎn)品的設(shè)計理念，總結(jié)了幾點，與你分享。

這幾天一直在為團隊的協(xié)同效率思考，也做了一些產(chǎn)品嘗試，還是覺得有些產(chǎn)品思考對于產(chǎn)品設(shè)計有些幫助，產(chǎn)品體驗或者競品分析的關(guān)鍵，在于思考產(chǎn)品設(shè)計的理念，也就是別的產(chǎn)品的優(yōu)勢或者為何去做相應(yīng)的產(chǎn)品設(shè)計，因此，將這些產(chǎn)品思考總結(jié)分享一下，歡迎討論溝通~

眾所周知，未來組織競爭的關(guān)鍵在于聚焦人才，聚焦人才的關(guān)鍵在于團隊協(xié)作，團隊協(xié)作的關(guān)鍵在于協(xié)作效率，協(xié)作效率的關(guān)鍵在于生產(chǎn)力工具。

那么，什么是生產(chǎn)力工具呢？

簡單來說，你使用的某個工具所產(chǎn)生的價值，超出了你最初的投資，那它就算是生產(chǎn)力工具。

在敏捷開發(fā)的主旋律驅(qū)使下，對于當下的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)來說，自身的發(fā)展越發(fā)需要團隊具備高爆發(fā)力和長持久力，越發(fā)清晰地呈現(xiàn)對協(xié)作效率的強制依賴特征。

而生產(chǎn)力工具，則是保持組織高效協(xié)同的基礎(chǔ)設(shè)施和關(guān)鍵載體。

高效協(xié)同，則意味著更精細化的分工和權(quán)重占比更多的工作傳遞，而據(jù)統(tǒng)計，工作文檔是工作傳遞的最重要的載體之一，雖然各個崗位對于文檔要求和依賴程度并不相同，但越來越多的現(xiàn)實表明，工作中協(xié)同效率的高低與組織所使用的文檔高度相關(guān)聯(lián)。

以產(chǎn)品經(jīng)理崗位為例，平時需要進行需求收集與管理、流程設(shè)計、建設(shè)方案、需求評審、產(chǎn)品匯報、進度跟進等工作。

作為工作鏈的上游崗位，如何高效完成這些工作、提高協(xié)同效率、盡可能降低溝通漏斗影響，直接決定著團隊整體的協(xié)同效率，若以此為導(dǎo)向，敏捷的團隊或個人，都迫切需要一個協(xié)同文檔的生產(chǎn)力工具。

為此，我深度體驗了印象筆記、飛書、notion、wolai等諸多文檔或筆記工具之后，我有一個產(chǎn)品思考：

在線文檔的內(nèi)核是協(xié)同效率。

今天，鏡同學(xué)作為深度體驗官，就站在產(chǎn)品的視角，將“在線文檔”這類產(chǎn)品拆解一番，深挖背后的產(chǎn)品邏輯和功能亮點。

在線文檔各有秋色，但我認為釘釘文檔的協(xié)作效率相對較好，可以使我們產(chǎn)品日常工作更加高效，協(xié)作流暢、效率高的背后，從產(chǎn)品角度來分析，我認為主要有兩方面原因：

一是，釘釘文檔本身功能的強大，比如，編輯器豐富、支持文件格式多，模板齊全等等；

二是，釘釘豐富甚至可以說有些復(fù)雜的功能體系，帶來的融合優(yōu)勢。相比其他純文檔工具更好用，比如編輯需求文檔時，需要其他人協(xié)助，可以@他/她；項目研發(fā)也可以插入一個項目模塊，在一篇文檔內(nèi)搞定，不用再去找其他APP，這會讓協(xié)同效率更高。

今天，鏡同學(xué)作為深度體驗官，就站在產(chǎn)品的視角，將“釘釘文檔”這款產(chǎn)品拆解一番，深挖背后的產(chǎn)品邏輯和功能亮點，分析產(chǎn)品的借鑒意義和一些思考。

一、協(xié)同效率是文檔產(chǎn)品的內(nèi)核

對于產(chǎn)品設(shè)計來說，或者對于團隊協(xié)作來說，最重要的就是協(xié)同效率，因此，對于在線文檔的核心定位或者產(chǎn)品護城河來說也是一樣，產(chǎn)品的核心功能聚焦在協(xié)同效率的工具，才能契合用戶使用場景，占領(lǐng)用戶心智。

各個在線文檔產(chǎn)品的核心功能并不相同，比如，印象筆記更適合個人的筆記記錄，notion或者wolai引入了塊概念，但產(chǎn)品仍偏向于個人，而釘釘文檔的產(chǎn)品定位一開始就選擇了協(xié)作這個關(guān)鍵詞。

比如，其產(chǎn)品定義就是：協(xié)作無界，創(chuàng)作無限。

這句話是本身就是釘釘文檔的產(chǎn)品錨點，內(nèi)核就是協(xié)同效率，一切產(chǎn)品功能的設(shè)計都是圍繞著這個中心而進行。

這也是我們產(chǎn)品經(jīng)理在進行產(chǎn)品設(shè)計時，最難能可貴的地方：產(chǎn)品定位準確，且有戰(zhàn)略定力和戰(zhàn)略執(zhí)行力。

協(xié)作效率既是釘釘文檔產(chǎn)品功能設(shè)計的出發(fā)點，也是落腳點，那么，在協(xié)同效率的主旋律下，從產(chǎn)品經(jīng)理的角度來看，釘釘文檔有哪些牢牢扣緊產(chǎn)品定位的音符呢？

1. 強大、豐富而又便捷的編輯器

如果把文檔工具比喻成一輛汽車，文檔編輯器就是其核心部件發(fā)動機，好的編輯器讓用戶主動擁抱且流連忘返，文檔工具的功能內(nèi)核就是編輯和記錄，這是最基礎(chǔ)的需求，也是底線需求。

換句話說，底線需求是1，體驗性需求是0，沒有前面的1，就算有再多的0也無濟于事。

深耕基礎(chǔ)，而后發(fā)力體驗，這兩者本身就是有層級先后關(guān)系的，比如，印象筆記和釘釘文檔同屬知識管理工具（前者側(cè)重于個人、后者更重于協(xié)同），可在編輯器的這個核心需求的較量上，顯然釘釘文檔明顯后來居上，更遺憾的是，看不到印象筆記要優(yōu)化編輯器這個核心設(shè)施的決心。

而釘釘文檔的編輯器，在我看來，是在平衡了專業(yè)性與便捷性的基礎(chǔ)之上，又增加了更多的體驗性設(shè)計。

釘釘文檔的編輯器不斷在進化，才成就了當下的“大而精”，可以滿足日常辦公的任意場景，常用功能菜單與office幾乎完全一致，而且，很多小的細節(jié)都具備，比如，段落間距、常用公式表達、項目列表、紙張大小、導(dǎo)出格式，甚至字間距等等。

強大的編輯器不僅可以插入云盤附件，關(guān)聯(lián)釘釘，插入項目看板、待辦任務(wù)、群聊、在線文檔等，還可以快捷的插入表情，圖片，文件，音視頻，鏈接，地理位置，日期（還可以和釘釘聯(lián)動），甚至公式、設(shè)計稿、代碼、腦圖，業(yè)務(wù)流程圖等等。

編輯器兼具專業(yè)與靈活，可滿足各種辦公場景需求。

2. 提升知識全生命周期的管理效率

在線協(xié)作方便了協(xié)同，那對個人而言，對文檔的管理其實就是個人知識體系的管理；而對企業(yè)而言，文檔的管理則是在群體知識管理的基礎(chǔ)上，對其所形成的組織過程資產(chǎn)的高效管理。

而企業(yè)組織過程資產(chǎn)的積累，均需要經(jīng)歷知識的生產(chǎn)、流轉(zhuǎn)和消費的核心路徑，所以要做好企業(yè)或組織的知識管理，不僅局限于對組織知識的存儲和分類，更要做好全生命周期的管理。

而這恰恰是產(chǎn)品設(shè)計的內(nèi)在驅(qū)動力，值得產(chǎn)品同學(xué)學(xué)習(xí)，我們在做產(chǎn)品設(shè)計時，不僅要考慮解決好某個局部功能，更要著眼于流程性的、系統(tǒng)性的業(yè)務(wù)管理。

最近，原來的“知識庫”升級到了“團隊空間”，在我看來就是對知識全周期管理的一次提升。

首先，原“知識本”升級為“文件夾”。

層級帶來的是視覺上的舒適，以及管理上的效率提升，這種目錄樹讓文檔的管理變得更容易，用戶體驗更好。

而這次釘釘文檔里新增了“文件夾”概念，可以使用文件夾對文檔做歸類，同時可以在一個目錄樹呈現(xiàn)所有的文檔，文檔鼠標放上去有預(yù)覽效果，并可以直接點擊查看，還加入了自定義 logo 和封面功能，讓每一個空間都可以定義屬于自己的調(diào)性。

這對于產(chǎn)品同學(xué)來說，絕對是個好消息，因為我每一個產(chǎn)品設(shè)計得有幾十個文檔成果，而且每個文檔都會有版本更替，文件夾分類可以極大的提高管理的清晰度，而目錄樹則可以提高檢索效率，讓需求直接觸達。

其次，腦圖視圖可以自由拖拽。

我在建立目錄后，竟然還發(fā)現(xiàn)可以腦圖視圖結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)所有文檔。

并且，在空間首頁就可以直接拖拽，拖拽之后層級關(guān)系也直接同步更新，快速高效完成文檔結(jié)構(gòu)的調(diào)整。

3. 模板，復(fù)用意味著快捷

經(jīng)常有產(chǎn)品同學(xué)詢問我各種文檔模板，凡是我有的向來都是有求必應(yīng)，因為我深知模板對于工作效率的提升。

日常工作中，我們需要處理各種文檔，除了產(chǎn)品專業(yè)的需求文檔之外，諸如會議紀要、行動清單、項目計劃管理等等，這些文檔都是高頻高復(fù)用的需求。

關(guān)于模板，從產(chǎn)品功能上來說，我以為可以分為三個層次，一是系統(tǒng)模板的豐富度，二是用戶可以自定義模板，三是用戶模板形成流轉(zhuǎn)場景，可以內(nèi)循環(huán)。

這三個層次逐漸深入，形成結(jié)構(gòu)化的競爭優(yōu)勢，對于高復(fù)用的場景提高工作效率，降低知識生產(chǎn)的時間成本。

釘釘文檔擁有豐富的模板庫，并且可以自定義保存為個人模板或者團隊模板，比如，管理員可以將常用的會議、方案、匯報文檔保存為“團隊模板”，這樣團隊成員可以一鍵帶入團隊模板，在團隊空間下寫文檔高效又規(guī)范。

二、安全管理，是團隊協(xié)作的守護神

協(xié)作高效的前提，一定是數(shù)據(jù)安全，這也是企業(yè)客戶的核心訴求，釘釘文檔的團隊空間的更新，也對權(quán)限管理做了三大升級：權(quán)限默認繼承、私密文檔、安全水印。

1. 權(quán)限默認繼承：文檔管理高效賦權(quán)

我記得之前使用原知識庫時，每當我對其他產(chǎn)品同學(xué)、開發(fā)同學(xué)設(shè)置權(quán)限時，每一個文檔都需要單獨授權(quán)這就讓我很是吐槽。

現(xiàn)在，團隊空間可以直接對文檔/文件夾進行整體授權(quán)，授權(quán)后，所有子文檔默認繼承父文檔權(quán)限，并同時支持單獨修改。

比如說，原先我的需求進度需要同步至開發(fā)同學(xué)，需要一個個文檔分別添加授權(quán)。現(xiàn)在我只需要將文件夾授權(quán)給同學(xué)就好，除非需要不用再單獨配置。

2. 私密文檔：僅指定人可見

工作內(nèi)部其實是有邊界的，有些工作文檔僅部門內(nèi)人員可見，甚至僅同崗位可見都是很正常的，所以“私密文檔”的是的應(yīng)用場景很常見且重要。

所以我覺得，釘釘文檔這次更新非常有用，之前知識庫下文檔權(quán)限管理設(shè)置僅支持權(quán)限增加，不支持刪減，文檔權(quán)限管理不靈活，而升級后的團隊空間文檔權(quán)限可靈活設(shè)置權(quán)限，自由增加/刪減，可設(shè)置為僅限指定人可見。

3. 安全水?。焊采w完整，信息保護更全面

我們公司產(chǎn)品經(jīng)理對外輸出的文檔都是要求轉(zhuǎn)成PDF格式，加上產(chǎn)品部水印，一來是規(guī)范操作，更重要的是保證數(shù)據(jù)安全。

釘釘文檔我之前使用時，原安全水印僅出現(xiàn)文檔內(nèi)容界面，未覆蓋知識庫文檔結(jié)構(gòu)，成員信息界面，而現(xiàn)在可以覆蓋團隊空間整個界面，目錄樹，成員管理界面均覆蓋水印。

并且，原知識庫的“安全水印”和“禁止復(fù)制”在這次的升級中都會保留，同時加強了水印能力，覆蓋范圍包含了整個空間界面，讓文檔結(jié)構(gòu)、空間信息均得到水印保護，實現(xiàn)全方位的信息安全保護。

所以，靈活豐富的權(quán)限管理是釘釘文檔安全的守護神，不僅保證了數(shù)據(jù)安全使用，拓展了應(yīng)用場景，我們產(chǎn)品設(shè)計時也要借鑒。

三、文檔+X的融合

釘釘文檔最強大之處，是文檔可以與釘釘?shù)钠渌δ芟嗷ト诤鲜褂谩?/p>

與生產(chǎn)力工具屬性本身相融合，縮短了用戶協(xié)作時的體驗縫隙，這種融合帶來效率增長的化學(xué)反應(yīng)。

比如說，釘釘文檔本身有思維導(dǎo)圖、有白板、有表格，我們在進行需求梳理、頭腦風(fēng)暴時可以高效使用；釘釘文檔可以導(dǎo)出多種格式，一鍵生成長圖，可以分享，可以語音速記，添加外部鏈接，編輯器強大，權(quán)限管理安全等等，這些都是協(xié)作文檔的生產(chǎn)力工具屬性。

但是，釘釘文檔最強大的地方在于，可以和釘釘其他功能無縫銜接，高效配合，極大地提升團隊效率。

比如說，釘釘文檔還可以直接在文章內(nèi)容中添加評論，類似于批注，并且可以@某個人，甚至直接推送短信或電話釘釘消息，底部可以點贊，還可以評論，回復(fù)完成狀態(tài)，而這是提供了互動的社交場景，更加有利于提高協(xié)作的效率。

當然，也存在一些瑕疵，比如，新建文件夾時略微卡頓，導(dǎo)出長圖時模板較少，暫時沒有剪藏功能（不知道是不是在開發(fā)中，還是定位協(xié)作文檔，不觸及筆記領(lǐng)域的功能板塊）。

但整體來說，體驗使用后，瑕不掩瑜，釘釘文檔作為在線協(xié)作文檔，毫無疑問兼具了功能的豐富和使用的靈活，這背后仍然是協(xié)作效率為內(nèi)核，數(shù)據(jù)安全為保證，社交互動和工具使用分別為兩翼，成就了協(xié)作文檔的光輝成績。

所以，我們在進行產(chǎn)品設(shè)計時，首先要明確產(chǎn)品定位，服務(wù)于用戶、服務(wù)于用戶的場景；

其次要在核心基礎(chǔ)功能上，一定要好，建設(shè)好產(chǎn)品的基礎(chǔ)設(shè)施（很多產(chǎn)品總想大而全，這點產(chǎn)品經(jīng)理應(yīng)該引以為戒，抓住主要矛盾）；

最后，要想辦法和產(chǎn)品體系融合，利用產(chǎn)品矩陣，形成產(chǎn)品的連鎖放大效應(yīng)（比如，釘釘文檔和釘釘?shù)穆?lián)動，極大的提高了協(xié)同效率）。

頭部產(chǎn)品對我們產(chǎn)品設(shè)計的借鑒價值，大概就是如此吧。

#專欄作家#

產(chǎn)品大峽谷，公眾號：產(chǎn)品大峽谷，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。七年B端產(chǎn)品經(jīng)理，供應(yīng)鏈物流與金融領(lǐng)域，擅長需求設(shè)計、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、商業(yè)觀察等。

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