在工作中，很多事情需要看完成的效率。同時(shí)，在提高工作效率上每個(gè)人都有自己的方法。那么，對(duì)于設(shè)計(jì)師來(lái)說(shuō)，如何利用結(jié)構(gòu)化思維提高工作效率呢？本文就此做了總結(jié)分享，希望對(duì)你有所幫助。

你是如何提高工作效率的？

保持一段時(shí)間只做一件事？先做簡(jiǎn)單的，再做復(fù)雜的？切分優(yōu)先級(jí)？使用公共組件？積累團(tuán)隊(duì)或個(gè)人的資源庫(kù)？不斷提升熟練度？選擇合適的工具？找優(yōu)秀范本借鑒？拒絕不合理需求？把要做的事情列出來(lái)？找夜深人靜的時(shí)候做？利用碎片化時(shí)間提前思考？聽音樂(lè)？喝飲料？

我搜索了網(wǎng)絡(luò)上的一些資料和文章，也尋問(wèn)了一些設(shè)計(jì)師，得到了上面的那些方式。也許你有更多的答案。

不過(guò)，如果就上述這些方法來(lái)分個(gè)類，你會(huì)怎么去把這些方式分類呢？

• 有的人可能會(huì)基于我會(huì)用的方式，和我不會(huì)用的方式來(lái)分類。
• 有的人可能會(huì)基于以自我、資源、環(huán)境三方面來(lái)分類。
• 有的人可能會(huì)基于工作前、工作中、工作后的順序來(lái)分類。
• ……

分類，恰巧是結(jié)構(gòu)化思維主要的運(yùn)用方式，雖然，結(jié)構(gòu)化思維不是僅僅如此。

什么是結(jié)構(gòu)化思維？簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，它是成體系的去考慮問(wèn)題的一種方式。我們可以用下面這張圖簡(jiǎn)單的具象這種思維。

這個(gè)金字塔的結(jié)構(gòu)化思維被大家推崇是因?yàn)檠芯勘砻鳎说拇竽X天生喜歡接收一些有規(guī)律的信息，否則它接收的效率和速度就會(huì)很慢?；谶@個(gè)原理，這種思維方式可以用到很多地方。

我們?cè)囋囉孟旅孢@串?dāng)?shù)字來(lái)體會(huì)下它的好處：

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如果要你背下來(lái)，是不是有點(diǎn)難了？

但如果我告訴你，它是1到9這9個(gè)數(shù)字的平方呢？是不是一下子就記住了？也就是說(shuō)，通過(guò)規(guī)律，我傳遞信息變得非常高效，你接收信息也變得非常高效。

出自麥肯錫的結(jié)構(gòu)化思維里有四個(gè)法則，我們這里只介紹最被廣為流傳的分類法則：MECE，意思是相互獨(dú)立，完全窮盡的意思，通俗點(diǎn)說(shuō)就是不重復(fù)也不遺漏。其分類方式主要有五種

1. 二分法：非A和A；
2. 過(guò)程法：按時(shí)間、流程、順序
3. 要素法：事物各個(gè)方面特征（穎慧/沁園的競(jìng)品分析）
4. 公式法：在設(shè)計(jì)工作里面，可以理解為按事物原理去分，比如尼爾森的十大可用性原則，5E體驗(yàn)原則等。
5. 矩陣法：例如我們熟知的重要緊急四象限，關(guān)鍵有效四象限

如今大多數(shù)介紹結(jié)構(gòu)化思維的書籍和文章中都主要關(guān)注如何用結(jié)構(gòu)化思維來(lái)演講或者匯報(bào)，但既然結(jié)構(gòu)化思維是一種成體系考慮問(wèn)題的方式，它自然也可以用來(lái)提高工作效率。

怎么用結(jié)構(gòu)化思維的方式來(lái)提高工作效率呢？在回答這個(gè)問(wèn)題之前，我們先來(lái)看看另一個(gè)問(wèn)題，在之前那些提高工作效率的方法里，有哪些是對(duì)結(jié)構(gòu)化思維的運(yùn)用？

將事情列出來(lái)？切分優(yōu)先級(jí)？……

無(wú)論如何，在“在之前那些提高工作效率的方法里，有哪些是對(duì)結(jié)構(gòu)化思維的運(yùn)用呢？”的問(wèn)題下，你分類方式更明確了。

所以，要用結(jié)構(gòu)化思維來(lái)提高工作效率，第一步其實(shí)是：定義問(wèn)題。這也是在最初那張結(jié)構(gòu)圖里位于頂端的部分，可以說(shuō)，如果問(wèn)題定義的不夠精準(zhǔn)，下面的結(jié)構(gòu)和分類自然也會(huì)跟著偏掉，從工作效率這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，就會(huì)造成資源浪費(fèi)，效率低下。

舉個(gè)小例子，一位設(shè)計(jì)師看到實(shí)現(xiàn)出來(lái)的界面空了一塊，于是決定調(diào)整布局來(lái)完善產(chǎn)品。聽起來(lái)似乎沒(méi)什么問(wèn)題，但如果這件事的前提是因?yàn)楫?dāng)前版本的某塊功能測(cè)試未通過(guò)，經(jīng)過(guò)商議，決定將這個(gè)功能移到下個(gè)版本而保證發(fā)版時(shí)間，于是，程序員直接將這個(gè)功能關(guān)聯(lián)的界面元素去掉了。

現(xiàn)在，你還覺(jué)得那位設(shè)計(jì)師的處理沒(méi)什么問(wèn)題嗎？

解決空了一塊的界面，和解決被定義為某個(gè)界面元素相關(guān)聯(lián)的功能不在此版本上線，是兩個(gè)完全不一樣的問(wèn)題，對(duì)于第二個(gè)問(wèn)題來(lái)說(shuō)，只需要將相關(guān)聯(lián)的界面元素呈現(xiàn)出失效的狀態(tài)，再附帶簡(jiǎn)短的文字說(shuō)明（例如：此功能暫未上線）等就解決了，而第二個(gè)解決方法，幾乎不需要花費(fèi)設(shè)計(jì)師多少時(shí)間，程序員的工作量也比布局調(diào)整要減輕太多。

解決了定義問(wèn)題的第一步，接下來(lái)才到了利用結(jié)構(gòu)分類的方式來(lái)提高我們的工作效率。

對(duì)于單個(gè)工作任務(wù)來(lái)說(shuō)，定義好你要解決的問(wèn)題，接下來(lái)就是建立框架。

交互設(shè)計(jì)師需要輸出的交互設(shè)計(jì)文檔/方案來(lái)說(shuō)，這里有三個(gè)關(guān)鍵詞：主邏輯、主結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵畫面。我在前兩年的交互基礎(chǔ)課程中也有提到這三個(gè)關(guān)鍵詞。關(guān)鍵畫面是依托于主要結(jié)構(gòu)和主要邏輯產(chǎn)生的關(guān)鍵性界面，主要結(jié)構(gòu)是指產(chǎn)品功能的組織方式，這里面又包含兩個(gè)方面，一個(gè)是分層，一個(gè)是分類，是對(duì)于關(guān)鍵畫面的靜態(tài)支撐。主要邏輯，則是指每個(gè)用戶角色（或者是主要用戶角色）完成任務(wù)的主線，是對(duì)于關(guān)鍵畫面的動(dòng)態(tài)支撐。

如果是GUI設(shè)計(jì)師，也需要按照結(jié)構(gòu)思維的方法建立或明確其視覺(jué)框架：風(fēng)格（色系、字體）、常用組件、關(guān)鍵畫面。

按照結(jié)構(gòu)化思維，為工作任務(wù)建立框架，首先，能夠保證框架性的內(nèi)容不會(huì)有錯(cuò)誤，是提升效率，降低返工率的基礎(chǔ)。同時(shí)，當(dāng)有了這些框架性內(nèi)容，即使后續(xù)細(xì)節(jié)性內(nèi)容有錯(cuò)誤或者交付時(shí)間的延后，都不會(huì)影響整個(gè)交付的質(zhì)量，還能降低延期對(duì)項(xiàng)目的影響。

為什么這么說(shuō)呢？

1. 有了這些框架定義，處于下游的工種其實(shí)已經(jīng)可以開始啟動(dòng)，在一定程度上與你并行工作，節(jié)省了項(xiàng)目時(shí)間也緩解了你時(shí)間上的壓力。
2. 因?yàn)槟闶且越Y(jié)構(gòu)化思維給出的內(nèi)容，能夠更有效的促進(jìn)和幫助他們完成組件模塊的搭建，這樣微調(diào)色值和字號(hào)等細(xì)節(jié)，對(duì)你和他們都不會(huì)造成過(guò)多的工作壓力。
3. 你的精力會(huì)被分配的更有主次，而不是陷入到細(xì)枝末節(jié)里不可自拔。

當(dāng)然，不同的任務(wù)具體使用起結(jié)構(gòu)化思維還有不一樣，比如對(duì)于匯報(bào)這種任務(wù)，在建立框架之前，需要先確認(rèn)自己的核心建議。

對(duì)于多個(gè)工作任務(wù)來(lái)說(shuō)，每個(gè)任務(wù)要解決的問(wèn)題不一樣，似乎就不像那張結(jié)構(gòu)圖一樣能明確一個(gè)頂點(diǎn)，但其實(shí)不然。

就提高工作效率這件事來(lái)說(shuō)，結(jié)構(gòu)化的頂點(diǎn)就是你的績(jī)效目標(biāo)，也就是KPI。提升工作效率到頭來(lái)，是用最少的精力和時(shí)間最大化你的KPI成果，讓你個(gè)人的投入產(chǎn)出比最大化。

當(dāng)你看向這個(gè)頂點(diǎn)問(wèn)題以后，就可以按照你覺(jué)得適合的分類方式來(lái)劃分你的工作任務(wù)了。這就是我們常常提到的多項(xiàng)目處理能力。

比如，我們按照常用的重要和緊急兩個(gè)維度來(lái)劃分所有工作任務(wù)，得到了下面這張圖。

這樣劃分下來(lái)，任務(wù)5顯然是需要花費(fèi)精力最多的工作任務(wù)，這樣的工作任務(wù)往往有個(gè)特點(diǎn)，就是時(shí)間不是很緊急。這個(gè)時(shí)候，就最好再利用結(jié)構(gòu)化思維將它進(jìn)行任務(wù)拆分，劃分更細(xì)致的時(shí)間點(diǎn)，以防止它一直被緊急側(cè)的任務(wù)影響。

在不影響其他任務(wù)下，我們當(dāng)然可以按照緊急度優(yōu)先完成任務(wù)3的內(nèi)容，但必須保證它占用你的時(shí)間精力并不多，如果會(huì)占用你過(guò)多精力，那就要再在這個(gè)任務(wù)點(diǎn)使用結(jié)構(gòu)化思維進(jìn)行拆分。

這次拆分，要解決的是完成速度的問(wèn)題，比如里面有沒(méi)有可以讓別人完成的部分？里面有沒(méi)有內(nèi)容不需要那么急提供？里面有沒(méi)有內(nèi)容是我方法用錯(cuò)了導(dǎo)致工作量評(píng)估過(guò)多？或者，是不是由于我對(duì)這份工作非常不熟練，而導(dǎo)致它占比時(shí)間過(guò)多？

如果像3號(hào)這樣的任務(wù)占到了你工作最主要的部分，大多數(shù)正常的職場(chǎng)環(huán)境下，一定要先從自己找原因。

一般來(lái)說(shuō)，這種任務(wù)在一個(gè)人身上集中可能有三個(gè)原因，要么是這個(gè)人經(jīng)驗(yàn)太低，無(wú)法承擔(dān)更重要的工作，需要這些工作積累經(jīng)驗(yàn)。要么是在這些小任務(wù)中，你一直沒(méi)有表現(xiàn)出能夠勝任更重要任務(wù)的能力，別人無(wú)法把更重要的任務(wù)交給你。要么，你可能沒(méi)有意識(shí)到你這份工作任務(wù)的意義，它可能存在兩面性，比如做差了或者做得很一般不會(huì)有太大影響，但做好了，就會(huì)發(fā)展成重要的任務(wù)。

多任務(wù)下的結(jié)構(gòu)化思維運(yùn)用，其實(shí)是單任務(wù)下結(jié)構(gòu)化思維的一次運(yùn)用升級(jí)。

結(jié)構(gòu)化思維是一個(gè)非常通用并且好用的思考方式，用在我們今天的話題上，它可以幫助我們提升工作效率，優(yōu)化你精力的投入產(chǎn)出比，當(dāng)然，要用好它，依然需要通過(guò)反復(fù)訓(xùn)練和刻意練習(xí)才行。畢竟，提高你的個(gè)人能力，才是解決所有問(wèn)題的關(guān)鍵。

總結(jié)一下：

1. 結(jié)構(gòu)化思維是成體系考慮問(wèn)題的一種方式。
2. MECE分類法則及五種主要方法：二分法、流程法、要素法、公式法、矩陣法。
3. 使用結(jié)構(gòu)化思維提高工作效率，需要先定義問(wèn)題。
4. 單任務(wù)下，先定義問(wèn)題，再確認(rèn)框架。多任務(wù)下，要以一段時(shí)間的績(jī)效為目標(biāo)，使個(gè)人投入產(chǎn)出比最大化為首要問(wèn)題。