這個(gè)人人都知道的魚(yú)骨圖分析法,你真的會(huì)用嗎?
編輯導(dǎo)讀:工欲善其事必先利其器,運(yùn)用好工具能夠幫我們達(dá)到事半功倍的效果。其中,魚(yú)骨圖是幫我們挖掘分析問(wèn)題的工具,但你真的知道,什么是真正的問(wèn)題嗎?本文作者對(duì)此進(jìn)行了分析,與你分享。
你們總讓老原寫點(diǎn)工具,一開(kāi)始我以為這些基本工具大家都掌握的挺好,沒(méi)有必要寫這方面的文章,寫了對(duì)你們來(lái)說(shuō)也不算是干貨。
沒(méi)想到做個(gè)小調(diào)查就發(fā)現(xiàn),很多人只是知道,也會(huì)用,但用不好。
既然這樣,我覺(jué)得還是很有寫一下的必要的!
在講魚(yú)骨圖之前,我想先聊聊,什么是問(wèn)題?
大家都知道,魚(yú)骨圖是幫我們挖掘分析問(wèn)題的工具,但你真的知道,什么是真正的問(wèn)題嗎?
一、什么是問(wèn)題?
《教父》里有句話影響了很多人:
“花半秒鐘就看透事物本質(zhì)的人,和花一輩子都看不清事物本質(zhì)的人,注定是截然不同的命運(yùn)。”
比起上來(lái)就解決問(wèn)題,更重要的是找到問(wèn)題的本質(zhì)。
一眼看透本質(zhì),一語(yǔ)就能中的的洞察力,對(duì)很多人來(lái)說(shuō)難度系數(shù)極高,必須通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的刻意練習(xí)而獲得。
很多人問(wèn)老原,為什么我用了很多問(wèn)題分析方法,還是找不到問(wèn)題的本質(zhì)?
那你想過(guò),你說(shuō)的問(wèn)題是「表面問(wèn)題」還是「本質(zhì)問(wèn)題」。
問(wèn)題的本質(zhì)是,實(shí)際值與期望之間的落差。
什么意思?
比如說(shuō),我問(wèn)你,為什么這個(gè)月業(yè)績(jī)這么差?
這是個(gè)問(wèn)題嗎?不一定!
我再問(wèn),公司給你定100萬(wàn)的業(yè)績(jī),你怎么只達(dá)到60萬(wàn)?
這是個(gè)問(wèn)題嗎?這是!
我又問(wèn),公司定100萬(wàn),你達(dá)到了100萬(wàn),我的問(wèn)題還是問(wèn)題嗎?
你一定覺(jué)得我在逗你!還會(huì)送我一個(gè)白眼。
因?yàn)楫?dāng)你達(dá)到目標(biāo),也就不存在實(shí)際與期望間的落差值,問(wèn)題也就自然不存在了。
這就是為啥我們總聽(tīng)到大家說(shuō),沒(méi)有問(wèn)題就是最大的問(wèn)題?
沒(méi)有問(wèn)題,就代表沒(méi)有期望/目標(biāo),渾渾噩噩的往下做,不知道做到哪一步算夠,很多職場(chǎng)人都是這個(gè)狀態(tài),隨波逐流,一臉茫然。
作為項(xiàng)目經(jīng)理:
你和團(tuán)隊(duì)開(kāi)完分工會(huì),問(wèn)大家,還有什么問(wèn)題嗎?
大家回答:沒(méi)有。
別天真的以為他們沒(méi)有任何問(wèn)題,更深層次的原因可能是:
他們也不知道自己算不算聽(tīng)懂了,或者是根本不知道為啥要聽(tīng)你在那巴拉巴拉講半天,他在整個(gè)過(guò)程中,完全沒(méi)有給到他一個(gè)期望值(B);
也不明白自己聽(tīng)懂沒(méi)聽(tīng)懂,要問(wèn)問(wèn)題也問(wèn)不出所以然,干脆不問(wèn),搞不懂自己當(dāng)下的狀況(B’)
所以說(shuō),不是因?yàn)樗麄兺耆靼琢四愕臅?huì)議內(nèi)容而沒(méi)有疑義,更多的可能是不知道自己懂不懂,沒(méi)抱著目標(biāo)聽(tīng),聽(tīng)完也不知道自己了解到哪個(gè)程度,全程沒(méi)有一把尺,自然發(fā)現(xiàn)不了問(wèn)題,只能說(shuō):沒(méi)有問(wèn)題……
有了問(wèn)題再說(shuō)。
這種狀態(tài)太常見(jiàn)了。
就好像我們大學(xué)時(shí)老聽(tīng)講座,到了提問(wèn)環(huán)節(jié)只有幾個(gè)提前安排好的同學(xué)提問(wèn),大家坐在底下只想快點(diǎn)結(jié)束,因?yàn)槲覀儾恢肋@場(chǎng)講座的意義到底在哪里,自然也沒(méi)有問(wèn)題可聞,反正每句話也聽(tīng)得懂。
想要解決問(wèn)題,就必須找到這個(gè)“落差”,否則你即使用了工具也會(huì)發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常分析到一半,無(wú)法繼續(xù)深入,或者兜兜轉(zhuǎn)轉(zhuǎn),問(wèn)的永遠(yuǎn)是這幾個(gè)問(wèn)題,還是沒(méi)有辦法找到解決方案。
這也是我為什么在講工具之前要先給你們整頓整頓認(rèn)知的原因。
解決問(wèn)題的前提是找到問(wèn)題本質(zhì),即「落差」。
接下來(lái),就是魚(yú)骨圖工具的使用方法和一些注意事項(xiàng)。
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二、魚(yú)骨分析法
魚(yú)骨圖是一種視覺(jué)化工具,能夠簡(jiǎn)潔直觀地展示問(wèn)題分析與解決思路。但是真正用好的不多,其實(shí)魚(yú)骨圖也是一種樹(shù)狀結(jié)構(gòu),跟功能樹(shù)類似。
樹(shù)狀結(jié)構(gòu)有一個(gè)不好的情況是不能反應(yīng)影響因子的交集。但是對(duì)于大部分情況來(lái)說(shuō),設(shè)計(jì)產(chǎn)品也好,工藝分析也好,故障分析也好,魚(yú)骨圖足以幫我們解決問(wèn)題。
另外,魚(yú)骨圖是配合5W1H一起使用的工具,并不是獨(dú)立使用的工具。
如果魚(yú)骨圖單立開(kāi)來(lái)使用,那么大部分情況下,你們都會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)工具做到最后會(huì)像是腳踩西瓜皮,走到哪里滑到哪里。怎么用也用不好
1. 魚(yú)骨圖是什么?
魚(yú)骨分析法:又名因果分析法,是一種發(fā)現(xiàn)問(wèn)題“根本原因”的分析方法,分為問(wèn)題型、原因型及對(duì)策型魚(yú)骨分析等幾類。
它是我們?cè)趯ふ医鉀Q方法時(shí)進(jìn)行因果分析時(shí)經(jīng)常采用的一種方法,其特點(diǎn)是簡(jiǎn)捷實(shí)用,比較直觀。
其基本原理在于,針對(duì)一個(gè)問(wèn)題(作為魚(yú)頭),列明產(chǎn)生問(wèn)題的大要因(魚(yú)骨主干),從大要因繼續(xù)深挖,列出每個(gè)大要因產(chǎn)生的中要因,中要因再挖掘小要因,如此一層層挖掘分析下去,直到找出可以解決問(wèn)題的方法或者行動(dòng)的步驟。
2. 魚(yú)骨圖的三種類型
1、原因型魚(yú)骨圖(魚(yú)頭在右,特性值通常以“為什么……”來(lái)寫)
2、對(duì)策型魚(yú)骨圖(魚(yú)頭在左,特性值通常以“如何提高/改善……”來(lái)寫)
3、整理問(wèn)題型魚(yú)骨圖(各要素與特性值間不存在原因關(guān)系,而是結(jié)構(gòu)構(gòu)成關(guān)系)
3. 魚(yú)骨圖繪制過(guò)程
1、先寫魚(yú)頭(按為什么不好的方式描述),畫出主骨
2、畫出大骨,填上大要因
3、畫出中骨、小骨,填中小要因
4、用特殊符號(hào)標(biāo)識(shí)重要因素
4. 魚(yú)骨圖的使用步驟
確定要解決的問(wèn)題
把問(wèn)題填在魚(yú)骨頭上
召集同事共同討論盡可能多地列出問(wèn)題出現(xiàn)的可能原因
分組:把相同的問(wèn)題整理在一起,在魚(yú)骨上標(biāo)出
根據(jù)不同問(wèn)題征求大家的意見(jiàn),總結(jié)出正確的原因
拎出任何一個(gè)問(wèn)題,研究為什么會(huì)產(chǎn)生這樣的問(wèn)題
針對(duì)問(wèn)題的答案再問(wèn)為什么?這樣至少深入五個(gè)層次(連續(xù)問(wèn)五個(gè)問(wèn)題)
當(dāng)深入到第五個(gè)層次后,認(rèn)為無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行時(shí),列出這些問(wèn)題的原因,而后列出至少20個(gè)解決方法
5. 注意事項(xiàng)
1、明確要解決的問(wèn)題
這個(gè)很重要,魚(yú)骨圖一次只能用來(lái)解決一個(gè)問(wèn)題,明確一個(gè)要解決的目標(biāo),貪多嚼不爛。
2、主要因分類
有些團(tuán)隊(duì)有自己的要因分類,如果沒(méi)有,可以從常規(guī)方法去切入,從【人、材、機(jī)、法、環(huán)、測(cè)】六個(gè)要素展開(kāi)。
不過(guò)也要具體問(wèn)題具體分析,有些問(wèn)題比較明顯的,可以不用那么細(xì),直接從某個(gè)要素作為切入點(diǎn)就好了
3、二級(jí)要因描述
二級(jí)要因,也就是魚(yú)骨的中骨,這個(gè)階段主要是對(duì)問(wèn)題進(jìn)行描述,還只停留在表象,大家能提供的想法和角度越多越好,所以會(huì)有一些注意事項(xiàng)。
1、頭腦風(fēng)暴,盡可能多且全的找出所有原因,要讓參與成員能夠各抒己見(jiàn)
2、鼓勵(lì)大家包容和參考別人的觀點(diǎn)或想法
3、禁止阻礙新觀點(diǎn),禁止批評(píng),要做的就是全面的記錄和保存下來(lái)
4. 三級(jí)、四級(jí)等要因描述(問(wèn)題深究)
該階段工作進(jìn)入實(shí)質(zhì)性內(nèi)容,是找到根本原因的重要步驟。大家開(kāi)始深究問(wèn)題了,深究問(wèn)題需要配合使用5WHY的方法。每一層分魚(yú)骨都要解釋上一層魚(yú)骨的原因,為什么會(huì)造成那樣的問(wèn)題。
三、分析問(wèn)題多從哪些方面入手呢?
一個(gè)問(wèn)題,就像是一盞路燈,只會(huì)照亮下方的特定區(qū)域。
你想要的答案,就像是一把遺失的鑰匙,如果你想要找到它,就必須打開(kāi)它上方的路燈才行。
但如果你問(wèn)錯(cuò)了問(wèn)題,就像是開(kāi)錯(cuò)了燈,就永遠(yuǎn)也找不回那把鑰匙了。
魚(yú)骨圖給我們提供了方便、直觀的問(wèn)題分析方法,通過(guò)圖形便于透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)。
那么,我們應(yīng)該從哪些方面入手抓住問(wèn)題的本質(zhì)?
5W1H分析法,也叫六何分析法,應(yīng)用于企業(yè)管理、日常生活、問(wèn)題分析等各種場(chǎng)景。
5W1H好象挺神秘吧,實(shí)際一看你就懂了。原因(何因Why)、對(duì)象(何事What)、地點(diǎn)(何地Where)、時(shí)間(何時(shí)When)、人員(何人Who)、方法(何法How)等六個(gè)方面提出問(wèn)題進(jìn)行思考。
比如分析“為什么要關(guān)注老原公眾號(hào)”為例:
1. 對(duì)象(What)——什么事情
公眾號(hào)是做什么的?里面有什么內(nèi)容?
2. 場(chǎng)所 (Where)——什么地點(diǎn)
在哪可以找老原?在哪分享?在哪可以提問(wèn)?在哪回答問(wèn)題?在哪有哪些活動(dòng)?
3. 時(shí)間(When)——什么時(shí)候
什么時(shí)候推送文章?什么時(shí)候?qū)??什么時(shí)間舉辦的活動(dòng)?
4. 人員 (Who)——責(zé)任人、參與人
誰(shuí)來(lái)寫?誰(shuí)來(lái)參與?誰(shuí)來(lái)分享?誰(shuí)來(lái)學(xué)習(xí)?誰(shuí)來(lái)參與?
5. 為什么(Why)——原因
新關(guān)注的粉絲朋友到底能學(xué)到東西嗎?為什么要留在這里?學(xué)到了什么?是否可以與其它愛(ài)好者一起交流?除了學(xué)習(xí)還能帶來(lái)什么?有問(wèn)題時(shí)可以及時(shí)幫助他們嗎?是否真的有人回答問(wèn)題?
6. 方式 (How)——怎么樣,如何
學(xué)習(xí)效果怎么樣?怎么樣能讓粉絲愿意留下來(lái)?怎么樣能讓大家都有分享意愿?怎么樣能把課程做的更好?怎么樣讓大家更快樂(lè)的聚在一起?怎么樣能讓每個(gè)人能快速的成長(zhǎng)?
通過(guò)六何分析法可以更好的找出我們想要找的答案,并用魚(yú)骨圖的方法將它繪制出來(lái),你會(huì)發(fā)現(xiàn),思維+工具就是絕配!
四、寫在最后
總結(jié)一下,魚(yú)骨圖是幫助我們分析問(wèn)題,尋找解決策略的工具。
但要想用好它,也不是一件容易的事情。
第一,你需要能夠確定問(wèn)題,找到什么才是本質(zhì)問(wèn)題;
第二,利用魚(yú)骨圖對(duì)已確定的問(wèn)題進(jìn)行深入分析;
第三,配合5W1H分析法找到切入點(diǎn)。
從挖掘問(wèn)題本質(zhì),到問(wèn)題分析方法論,再到魚(yú)骨圖的繪制技巧,如果這3點(diǎn)你都能做到,拆解問(wèn)題,尋找解決方案的效率必然會(huì)大大提高。
多問(wèn)自己幾個(gè)為什么,如果這樣…會(huì)怎樣…,如果那樣…又會(huì)怎樣…,久而久之,你的思維就會(huì)變得無(wú)比活躍。
經(jīng)過(guò)一萬(wàn)小時(shí)的刻意訓(xùn)練,你的經(jīng)歷夠了,思考?jí)蛄耍瑲w納和演繹的夠了,那么智慧也就足夠了。于是你,世事洞明皆學(xué)問(wèn),人情練達(dá)即文章。
謝謝你看完我的文章,最后自我介紹一下,我是老原,深耕項(xiàng)目管理領(lǐng)域,也是一個(gè)把時(shí)間當(dāng)朋友的長(zhǎng)期價(jià)值主義者,學(xué)習(xí)并實(shí)踐各種項(xiàng)目思維,希望我的文章對(duì)你有幫助。
作者:老原;公眾號(hào):項(xiàng)目經(jīng)理老原
本文由 @項(xiàng)目經(jīng)理老原 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載
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