結構化思維:如何高效的思考和溝通?

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結構化思維可以快速加工處理繁雜的信息,并且提煉出核心觀點進行表達,讓你的聽者更容易懂你。

在日常工作中,你是否會遇到以下場景:

如果你有以上幾種情況,那就需要刻意練習一下結構化思考與溝通!

1. 職場中的那些溝通

其實,我接觸過的3年以下的職場人(包括自己剛工作時),很多都存在一個問題,就是溝通時表達不清,主次不分明,不能讓人快速明白在講什么。比如,老板問,這次活動怎么吸引更多用戶參與?

如果沒有結構化思考,可能會說:

“嗯,發(fā)紅包?海報做的吸引人一點?做個裂變活動就可以快速吸引用戶……”

如果進行過深入的結構化思考,可能會說:

“常見的用戶吸引的邏輯主要是五種,分別是:概率性獲獎刺激用戶發(fā)生特定行為、價格優(yōu)惠刺激、競賽、完成xx行為拿走xx獎勵、讓用戶參與創(chuàng)造某個有意義的事件。

根據(jù)業(yè)務特性,我們更適合用后面兩種吸引邏輯,對于第一種吸引邏輯,我們可以采用… …,對于第二種吸引邏輯,我們可以采用……”

上述兩種說法沒有對錯,只不過,前一種聽完后感覺還是很散,不知道如何做決策,后一種聽完后,會覺得有邏輯思維和全局觀。

2. 結構化思考的重要性

這種結構化思考和表達的能力是可以通過刻意練習去快速獲得的,無論是之前做用研,還是現(xiàn)在做運營,我都深有體會。我記得剛進入職場那會兒,看的第一本書就是《金字塔原理》,當時看完后覺得邏輯很清晰,在之后做用研的過程中,無論是寫報告,還是公開場合講報告,都會讓自己按照書中的方法論去嘗試。

直至匯報對象到CEO時,我才更深刻感受到結構化思維的重要性,因為老板沒有那么多時間去聽你長篇大論敘述過程。

世界頂級的咨詢公司麥肯錫要求每一個業(yè)務員,都必須有30秒向客戶介紹方案(清晰地直奔主題和結果)的能力。

麥肯錫認為,一般情況下人們最多記得住一二三,記不住四五六,所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”。

通過結構化思考,有結構、有規(guī)律地表達出來,可以讓你的思考問題有邏輯、解決問題有效率、與人溝通更清晰。

3. 自下而上思考 vs 自上而下表達

那么,結構化思考與溝通究竟是什么樣的?

我先拋一個結論,再用案例來說明。我理解的結構化思考與溝通主要是兩大塊:自下而上的思考自上而下的表達。

簡單點說,就是自己先把搜集的信息、數(shù)據(jù)等按照某種邏輯進行歸納分組、抽象概括,總結出主要思想。

然后在給別人講述的時候,先說結論再說論據(jù)、先說框架再說細節(jié)、先說重要的再說次要的。

結構化思維:如何高效的思考和溝通?

3.1 自下而上的思考

自下而上的思考主要是四步走策略:

  • step1:在構思時,列出想表達的所有要點;
  • step2:將各個要點進行分組;
  • step3:找出各要點之間的邏輯關系;
  • step4:得出結論。

舉個常見的例子:

馬上要策劃一場618大促的活動,作為運營的你,已經規(guī)劃好了方案的大體思路和方案,你需要約產品、設計、業(yè)務部門A、業(yè)務部門B四個協(xié)作方一起溝通,產品說周二下午的時間已經被預定滿了,周三周四都可以,設計說周三上午11點之前都有設計評審會,業(yè)務A說周三晚上才出差回來,業(yè)務B說周四上午可以。此時,周三和周五的會議室已經預約滿了,周四還可以預定。

step1:列出要點本質

  • 產品同學今天不行
  • 設計同學周三11點之后可以
  • 業(yè)務A周四之前不可以
  • 業(yè)務B周四上午可以
  • 會議室周四可預約

step2:將要點進行分組

前四個要點都是和參會人員的時間有關,可以分為一組,第五個要點是和參會的地點有關,可以分為另一組。

step3:找到各要點的邏輯關系

在歸納各個要點,并進行分組時,只有以下三種邏輯順序:

時間(步驟)順序:確定前因后果關系。

結構化思維:如何高效的思考和溝通?

比如,我們復盤一個活動效果時,可以從活動前、活動中、活動后的時間順序進行組織邏輯。

結構(空間)順序:將整體分割為部分,或將部分組成整體。

結構化思維:如何高效的思考和溝通?

比如,上述的需求溝通會議,需要正常進行的關鍵要素,包括會議參與方都有空;有可以參會的會議室。

這里需要注意,結構順序的分組需要滿足MECE原則,也就是各部分要滿足相互獨立(mutually exclusive),沒有重疊;完全窮盡(collectively exhaustive),沒有遺漏。

比如,在問卷設計中,如果想要詢問作答者的收入范圍,對于下圖而言,顯然右側的設計符合MECE原則。

結構化思維:如何高效的思考和溝通?

對于左側而言,沒有滿足相互獨立(四個選項之間都有重疊,比如輸入8000元的人應該選B、還是選C呢?),也沒有滿足完全窮盡(比如收入低于2000元的人如何選擇呢?)。

程度(重要性)順序:將類似的事物按照重要性歸為一組。

結構化思維:如何高效的思考和溝通?

比如,在分析了A、B、C、D、E五個渠道的推廣效果后,發(fā)現(xiàn)A、B兩個渠道的ROI非常高,可以考慮增加投放,C、D渠道ROI相對較低,特別是落地頁轉化率很低,需要優(yōu)化落地頁再看效果,E渠道投入產出不成正比,放棄投放。

step4:得出結論

經過各參與方的時間確認與會議室的安排,我們最終確定會議的時間為周四上午10點半,因為這個時間對于各參與方來說,都是ok的,對于會議室,也可以預定。

3.2 自上而下的表達

當然,自下而上的思考在學生時代經常用到的,比如在寫論文中,需要經過素材搜集、逐漸分析推理得出最終結論。但是,這樣的流程顯然不適用于工作中的匯報,前面已經說了,老板沒空聽你敘述整個過程。

所以,除了自下而上的思考外,你還需要進行自上而下的表達。目的是為了減輕受眾的思考負擔,讓其先明白主旨,然后用最少的腦力明白具體思想。

自上而下的表達主要是兩步走策略:

step1:提出主題觀點(引發(fā)受眾的疑問)

step2:搭框架論證觀點(回復受眾疑問)

自上而下的表達主要有縱向和橫向兩條邏輯:縱向的層級結構一定要有“疑問/回答”式對話,讓受眾跟著你的思維走。

橫向的表述,一定要以歸納推理或邏輯推理去回答這些疑問。

結構化思維:如何高效的思考和溝通?

舉個例子:

你在電梯里遇到老板,老板問,最近的推廣活動已經跑了一段時間,你有什么看法?

step1:提出主題觀點

在提出主題觀點時,其實就是要向受眾傳遞新信息,進而引發(fā)受眾的疑問。比如,電梯里里老板問推廣活動效果,你可以說,“我認為,這個推廣方案對我們用戶有很強的吸引力,但是對于我們的執(zhí)行還是有一定挑戰(zhàn)?!?/p>

這時,老板可能會對這樣的信息產生疑問,會問為什么會吸引力這么大,或者挑戰(zhàn)是什么等等。

step2:搭框架論證觀點

搭框架論證觀點時,需要保證論據(jù)可以回答上面受眾的疑問,同時還要保證表述符合邏輯。

這里表述的邏輯,主要有歸納推理(上面提到的時間順序、結構順序、程度順序)和演繹推理。

比如,這時你可以按照以下框架(時間順序)給老板回復:

  • 在活動準備階段……
  • 在活動執(zhí)行階段……
  • 在活動收尾階段……

再補充一個常見的演繹推理的例子:

以演繹推理回答某個觀點引起的疑問,就必須進行三段式論述,其中第二個論點是對第一個論點的表述,而第三個論點則從前面兩個論點上得出推論。比如:你提出的主題觀點是甲公司可以考慮收購,引起了老板的疑問——為什么可以收購?

你可以用演繹推理說:

結構化思維:如何高效的思考和溝通?

 

結構化思維是有規(guī)律可循的,當然,也可以通過刻意練習獲得。無論是工作中,還是生活中,都有很多地方需要結構化思考與表達。只要掌握了這個原理和方法,不斷練習,就可以快速加工處理繁雜的信息,并且提煉出核心觀點進行表達,讓你的聽者更容易懂你。

 

作者:小釋界(微信公眾號:insightUX),一個從用研轉到運營的互聯(lián)網人,擁有汽車和心理學教育背景,關注高科技和金融領域,致力于探索行為數(shù)據(jù)背后的心理過程

本文由 @小釋界 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載。

題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議

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    來自廣東 回復
  2. 感謝分享

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  3. 學習了,言簡意賅地把結構化思維表述的非常清晰 ??

    來自廣東 回復
    1. 哈哈!

      來自浙江 回復