很多人都有類(lèi)似的經(jīng)歷，當(dāng)需要其他部門(mén)同事配合完成工作，項(xiàng)目需要跨團(tuán)隊(duì)協(xié)作時(shí)，總是會(huì)遇到重重難題。如果沒(méi)有做好溝通，可能會(huì)影響后續(xù)項(xiàng)目進(jìn)程。如何在會(huì)議上發(fā)言，讓對(duì)方接受你的方案，推動(dòng)跨部門(mén)合作？本篇文章分享了會(huì)議發(fā)言的技巧，供大家一起學(xué)習(xí)參考。

我先來(lái)描述下一個(gè)場(chǎng)景，你就是其中的主人公：

你是公司的一名數(shù)據(jù)分析師，工作非常忙碌，但總是有其他業(yè)務(wù)部門(mén)的人跑過(guò)來(lái)找你提臨時(shí)需求，導(dǎo)致你經(jīng)常無(wú)法按時(shí)完成既定工作，嚴(yán)重影響工作效率。于是，你想出一個(gè)對(duì)策，制定了《業(yè)務(wù)部門(mén)給數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)提需求的流程和規(guī)范》。

這天，你約各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人開(kāi)會(huì)，要求他們以后的數(shù)據(jù)需求必須按照流程走，否則都不接受。但其業(yè)務(wù)部門(mén)往往是老大，他們業(yè)績(jī)好、功勞大，并不重視你的要求。這時(shí)候，你在會(huì)議上要怎么陳述自己的方案，才能推動(dòng)這件事走下去呢？

當(dāng)然，這個(gè)案例我做了簡(jiǎn)化。在實(shí)際工作場(chǎng)景中，你是需要提前跟一些刺兒頭一對(duì)一溝通清楚、獲得他們認(rèn)可的，然后你才能開(kāi)大會(huì)，否則肯定會(huì)被自己坑死。

我相信，很多人都有相似的經(jīng)歷，當(dāng)你想要其他部門(mén)同事配合你的工作時(shí)，總是會(huì)遭遇各種推脫和阻礙。你需要不斷推進(jìn)工作，這種”推進(jìn)“其實(shí)是一種很常見(jiàn)的高難度溝通場(chǎng)景。

現(xiàn)在很多公司都有項(xiàng)目制，都需要跨部門(mén)、跨團(tuán)隊(duì)協(xié)作推進(jìn)。但一旦涉及其他部門(mén)，往往在進(jìn)度安排、角色分工和資源調(diào)配上，會(huì)出現(xiàn)各種各樣的矛盾。而且在溝通中如果不能好好說(shuō)話，很可能影響團(tuán)隊(duì)間關(guān)系，影響項(xiàng)目進(jìn)度。

為什么跨團(tuán)隊(duì)合作和溝通總是這么難？

原因主要有2點(diǎn)：一是，各個(gè)部門(mén)的優(yōu)先級(jí)事項(xiàng)不同；二是，各方的理解存在偏差。

第一點(diǎn)，各部門(mén)優(yōu)先級(jí)不同，我想你應(yīng)該能理解。像上述場(chǎng)景中，盡管規(guī)范數(shù)據(jù)流程對(duì)數(shù)據(jù)部門(mén)很重要，但對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)其實(shí)沒(méi)那么重要。如果因?yàn)橐邤?shù)據(jù)流程，而耽誤了他們的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)和時(shí)間，那才是絕對(duì)不能接受的。

第二點(diǎn)“理解偏差”，是指各方對(duì)合作事項(xiàng)的理解不一致。比如，雙方對(duì)任務(wù)難度理解不同。數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)認(rèn)為提需求不就是填個(gè)系統(tǒng)表格嘛，多簡(jiǎn)單呀。但業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)卻認(rèn)為要填寫(xiě)申請(qǐng)?zhí)貏e麻煩，他們有別的事要忙。再比如，雙方對(duì)任務(wù)需要交付的時(shí)間理解不一致。數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)認(rèn)為的“盡快”是在當(dāng)天完成，而業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)則覺(jué)得“一周”也挺快了。

搞清楚這兩個(gè)背景，我們就能夠在心態(tài)上接受跨團(tuán)隊(duì)溝通的挑戰(zhàn)，從而能夠做得更好。

面對(duì)這種情況，怎么做？

今天這節(jié)課，我們先把這個(gè)問(wèn)題簡(jiǎn)化為：在跨部門(mén)合作的溝通會(huì)議中，要如何陳述方案，才能最大程度地避免這兩種偏差，順利推動(dòng)合作發(fā)生呢？

首先，你需要明確一個(gè)職場(chǎng)跨團(tuán)隊(duì)溝通的原則，那就是誰(shuí)痛誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)痛誰(shuí)解決。在上述案例中，如果臨時(shí)數(shù)據(jù)需求已經(jīng)嚴(yán)重影響你的工作了，那你必須以負(fù)責(zé)人的姿態(tài)，主動(dòng)去推動(dòng)合作，因?yàn)閯e人是沒(méi)這個(gè)動(dòng)力的。

其次，你需要在會(huì)議的一開(kāi)始就明確地陳述你的想法。很多人存在誤區(qū)是，以為自己講清楚了，但其實(shí)參與會(huì)議的其他團(tuán)隊(duì)同事還是一頭霧水。

這里我給你提供一個(gè)陳述方案的架子，你可以參考。

因?yàn)殛愂龇桨傅哪康募仁墙鉀Q問(wèn)題，又是推銷(xiāo)自己的想法，所以這個(gè)架子其實(shí)靈活結(jié)合了前面文章提到的“解決問(wèn)題結(jié)構(gòu)”和“FAB結(jié)構(gòu)”（屬性-優(yōu)勢(shì)-利益）。

這個(gè)陳述方案的結(jié)構(gòu)一共有4層，分別是：

1. 為什么（Why）
2. 做什么（What）
3. 有什么好處（Benefit）
4. 馬上行動(dòng)（Action）。

乍一看挺復(fù)雜的，但其實(shí)是環(huán)環(huán)緊扣的。我先給你解釋下，每個(gè)部分分別要說(shuō)點(diǎn)什么。

第一步是說(shuō)為什么，為什么部門(mén)間需要合作推進(jìn)某件事情的發(fā)生。這部分你可以講講事情的背景和問(wèn)題的嚴(yán)重性。它的核心目的是喚起對(duì)方關(guān)注，讓他們產(chǎn)生“的確是這樣，我們要做點(diǎn)什么了”的想法。

第二步是說(shuō)做什么，也就是你希望參與的各部門(mén)在項(xiàng)目中分別做點(diǎn)什么。這里是陳述主張的核心部分。需要注意的是，你給出的陳述一定要明確，以顯示你的確經(jīng)過(guò)了深思熟慮，否則別人很容易就反駁你。

第三步是講講推進(jìn)這件事對(duì)各個(gè)部門(mén)有什么好處。這一步很重要，但很容易被大家忽略。說(shuō)到底，還是沒(méi)有站在對(duì)方的角度想問(wèn)題。如果你能夠?yàn)閷?duì)方的行動(dòng)創(chuàng)造一個(gè)好的理由，那這件事推動(dòng)下去的可能性至少提高了30%。

第四步，也是最后一步，你要說(shuō)說(shuō)馬上大家可以完成的行動(dòng)。在銷(xiāo)售話術(shù)中，這叫“臨門(mén)一腳”，敦促大家從靜止觀望的狀態(tài)，切換到即將行動(dòng)的準(zhǔn)備狀態(tài)。我猜，很多人都有這樣的感受：會(huì)上說(shuō)得好好的，會(huì)議一結(jié)束，大家依然沒(méi)有行動(dòng)。這其實(shí)就是缺乏臨門(mén)一腳，拆分出最快能夠?qū)崿F(xiàn)的部分先做，讓合作先跑起來(lái)。

那么針對(duì)課程一開(kāi)始的案例，你可以怎么運(yùn)用這個(gè)結(jié)構(gòu)來(lái)表達(dá)呢？

你可以這么說(shuō)：

1. 未來(lái)各團(tuán)隊(duì)數(shù)據(jù)需求必須通過(guò)規(guī)定的流程，否則我們不接受需求。我理解大家提出的每個(gè)數(shù)據(jù)需求都很重要，可能關(guān)乎到幾十萬(wàn)的營(yíng)收（認(rèn)可）。
2. 但是臨時(shí)需求嚴(yán)重?cái)_亂了原本數(shù)據(jù)需求的處理進(jìn)度，導(dǎo)致交付時(shí)間一次次推遲，影響了那些按流程提需求的部門(mén)，也影響了我們部門(mén)的工作效率（Why）。
3. 所以，我結(jié)合實(shí)際情況，制定了“業(yè)務(wù)部門(mén)給數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)提需求的流程和規(guī)范”，希望每個(gè)部門(mén)都組織同事學(xué)習(xí)，并且嚴(yán)格按照流程走（What）。
4. 這樣一來(lái)，我們的工作效率會(huì)提高，也能為大家提供更多的數(shù)據(jù)支持，而且，這樣能夠提升各部門(mén)同事全局考慮和項(xiàng)目管理能力（Benefit）。
5. 我建議，大家現(xiàn)在先看下這份規(guī)范，如果有問(wèn)題，可以在會(huì)上直接和我確認(rèn)。如果沒(méi)問(wèn)題，我會(huì)郵件全公司，就算是一個(gè)正式通知了（Action）。

怎么樣，用了架子，是不是整體表達(dá)更有邏輯，思路也更清楚了呢？

本文由 @Stella 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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