【干貨】如何主持一場(chǎng)高效率的會(huì)議
如果你在國(guó)企和大一點(diǎn)的公司,學(xué)會(huì)開會(huì)和參加會(huì)議是必不可少的職場(chǎng)技能,我自己主持的會(huì)議到是比較可控,基本這幾步就完了,去一些非去不可卻非常無聊的會(huì)議,就帶著電腦或筆記本,做到后面一點(diǎn),利用開會(huì)的時(shí)間處理工作,效果還行。
在開會(huì)時(shí)用思維導(dǎo)圖做會(huì)議記錄,效果很不錯(cuò)。
1、項(xiàng)目早會(huì):
- 8人以下,每人2-3分鐘,站立,每人三個(gè)問題
- 昨天工作完成情況
- 未完成原因和遇到的問題
- 今天計(jì)劃任務(wù)
2、短會(huì)或周會(huì):
3、重要一點(diǎn)的會(huì)議:
當(dāng)年做項(xiàng)目總監(jiān)時(shí),經(jīng)常需要跟多方進(jìn)行反復(fù)扯皮,把一本中的會(huì)議模型修改后,應(yīng)用一段時(shí)間效果還行。
A:會(huì)議召集
- 開展討論
- 開展項(xiàng)目評(píng)估
- 使用評(píng)估結(jié)果確定合適的利益攸關(guān)者代表
- 確定會(huì)議程序與內(nèi)容
- 決定是否開展建立共識(shí)程序
- 確保得到權(quán)威人士的授權(quán)
B:角色與職責(zé)分配
- 指定人選:召集、溝通、協(xié)調(diào)、記錄、主持、專家、利益攸關(guān)者代表
- 設(shè)置關(guān)于候補(bǔ)代表和觀察員的規(guī)則
- 形成書面的日程安排、基本規(guī)則、工作計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算
- 確定與代表人和社區(qū)的溝通方式
C:會(huì)議討論
- 討論要公開、透明
- 需要時(shí)引入專家判斷
- 設(shè)置小組委員會(huì)
- 通過討論尋求團(tuán)隊(duì)利益最大化
- 頭腦風(fēng)暴的發(fā)言不作為承諾
- 設(shè)置專業(yè)調(diào)解人來引導(dǎo)對(duì)話
- 只使用一份統(tǒng)一文本來與異見方溝通
- 按需修改議程、原則與deadline
D、達(dá)成協(xié)議
- 以書面形式尋求一致同意
- 以有條件的承諾書來處理風(fēng)險(xiǎn)或不確定性
- 采取協(xié)商的決策程序
- 詢問誰無法接受協(xié)議
- 要求反對(duì)者提出所有人都能接受的改進(jìn)建議
- 所有協(xié)議均采取書面形式
- 與所有利益攸關(guān)者和機(jī)構(gòu)保持聯(lián)系,并且將協(xié)議決定傳達(dá)下去
E、促使各方兌現(xiàn)承諾
- 與所有利益攸關(guān)者溝通,確保他們同意協(xié)議內(nèi)容
- 讓所有利益攸關(guān)者簽署書面協(xié)議,表達(dá)個(gè)人支持
- 將協(xié)議提交給決策人
- 如決策人否決,重新召集討論
- 執(zhí)行中監(jiān)督審查過程
4、其它建議:
這方面最好的書是《羅伯特議事規(guī)則 》,最好買一本去看看??梢苑窒韼讞l心得:
- 只去參加必要的會(huì)議
- 準(zhǔn)時(shí)開始,準(zhǔn)時(shí)結(jié)束,有可能的話,盡量站著開會(huì),這樣結(jié)束的最快
- 明確會(huì)議時(shí)間、目的、流程,確保每個(gè)人了解會(huì)議內(nèi)容。
- 讓提出問題的人給出解決方法,并列出優(yōu)缺點(diǎn),在會(huì)議上二選一或三選一
- 會(huì)議后分發(fā)會(huì)議記錄到參與人郵箱,明確會(huì)議的結(jié)論,任務(wù)、執(zhí)行人和期限,及時(shí)追蹤和確認(rèn)。
來源:warfalcon
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