在采購(gòu)系統(tǒng)里，采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)訂單有很多相似之處，它們之前的區(qū)別和聯(lián)系是什么呢？不知道這些，很難做好采購(gòu)系統(tǒng)。

我們?cè)诓少?gòu)系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，面對(duì)采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)訂單這三個(gè)名詞，剛開(kāi)始時(shí)并不是特別清楚這三者之間的區(qū)別和聯(lián)系，為了更好地完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)，貼合業(yè)務(wù)實(shí)際需要，我們有必要去搞清楚這三者的區(qū)別聯(lián)系。

一、名詞定義

1.采購(gòu)需求：指企業(yè)管理人員對(duì)采購(gòu)標(biāo)的的特征描述，是需求部門(mén)向采購(gòu)部門(mén)提出的對(duì)某種商品或服務(wù)的采購(gòu)請(qǐng)求。

2.采購(gòu)計(jì)劃：指企業(yè)管理人員在了解市場(chǎng)供求情況，認(rèn)識(shí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對(duì)計(jì)劃期內(nèi)物料采購(gòu)管理活動(dòng)所做的預(yù)見(jiàn)性的安排和部署。有助于優(yōu)化企業(yè)成本，如通過(guò)合理的采購(gòu)策略和供應(yīng)商談判，獲得更好的價(jià)格。

3.采購(gòu)訂單：指企業(yè)根據(jù)產(chǎn)品的用料計(jì)劃和實(shí)際能力以及相關(guān)的因素，所制定的切實(shí)可行的采購(gòu)訂單計(jì)劃，并下達(dá)至供應(yīng)商執(zhí)行，在執(zhí)行的過(guò)程中要注意對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤，以使企業(yè)能從采購(gòu)環(huán)境中購(gòu)買到企業(yè)所需的商品，為生產(chǎn)部門(mén)和需求部門(mén)輸送合格的原材料和配件；是采購(gòu)部門(mén)向供應(yīng)商發(fā)出的正式采購(gòu)文件。

二、涵蓋內(nèi)容

1.采購(gòu)需求：產(chǎn)品規(guī)格、采購(gòu)數(shù)量、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、價(jià)格條款、供應(yīng)商資格和評(píng)估、投標(biāo)程序、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、合同條款和條件等；

2.采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)商品信息（商品名稱、商品編碼、商品規(guī)格、商品數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）、需求日期、需求分析、供應(yīng)商評(píng)估、投標(biāo)程序、投標(biāo)評(píng)審、合同談判、合同執(zhí)行、驗(yàn)收和付款等。

3.采購(gòu)訂單：采購(gòu)主體、供應(yīng)商、采購(gòu)商品信息（商品名稱、商品編碼、商品規(guī)格、商品數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）、交貨信息（交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間）、付款信息（付款方式、付款條款）等。

三、彼此關(guān)系

①采購(gòu)需求是采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)，采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)需求的具體化和細(xì)化，采購(gòu)訂單是采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行。

②采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)訂單都涉及到產(chǎn)品規(guī)格、采購(gòu)數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、付款方式等信息。

四、彼此區(qū)別

①采購(gòu)需求是需求部門(mén)向采購(gòu)部門(mén)提出的對(duì)某種商品或服務(wù)的采購(gòu)請(qǐng)求，屬于內(nèi)部文件，不具有法律約束力；采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求編制的采購(gòu)任務(wù)清單，也屬于內(nèi)部文件，不具有法律約束力；采購(gòu)訂單是采購(gòu)部門(mén)向供應(yīng)商發(fā)出的正式采購(gòu)文件，具有法律約束力的合同。

②采購(gòu)需求可以是臨時(shí)性的或一次性的，采購(gòu)計(jì)劃通常是長(zhǎng)期的或定期的，采購(gòu)訂單一旦發(fā)出，就不能隨意更改。

③采購(gòu)需求通常由需求部門(mén)向采購(gòu)部門(mén)提出，采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部門(mén)編制，采購(gòu)訂單由采購(gòu)部門(mén)向供應(yīng)商發(fā)出。

④采購(gòu)計(jì)劃可以涵蓋多個(gè)采購(gòu)訂單，而一個(gè)采購(gòu)訂單只能對(duì)應(yīng)一個(gè)采購(gòu)計(jì)劃。

⑤從流程上來(lái)說(shuō)，采購(gòu)需求是采購(gòu)的起點(diǎn)，采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)的中間環(huán)節(jié)（預(yù)測(cè)或規(guī)劃階段），采購(gòu)訂單是采購(gòu)的最后環(huán)節(jié)。

三者的區(qū)別

五、其他

當(dāng)然有些企業(yè)的開(kāi)展的采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)需求與采購(gòu)計(jì)劃不會(huì)同時(shí)存在，可能會(huì)合并為一個(gè)，或者都不存在，只有采購(gòu)訂單。不管形式如何，都能將采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行下去。在做系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，本著業(yè)務(wù)操作的簡(jiǎn)化高效原則，設(shè)計(jì)出符合業(yè)務(wù)實(shí)際需要的系統(tǒng)才是最好的系統(tǒng)。