作為一名產(chǎn)品人員，參加各類需求評(píng)審、方案評(píng)審、設(shè)計(jì)評(píng)審的會(huì)議，已經(jīng)成為日常工作中的一項(xiàng)重要溝通工作。因此如何組織一場(chǎng)高效的評(píng)審會(huì)議，對(duì)于我們開(kāi)展工作來(lái)說(shuō)是一件非常重要的事情，也是推進(jìn)一個(gè)項(xiàng)目良好的開(kāi)端。本文試著從會(huì)前的準(zhǔn)備、會(huì)中的主題與節(jié)奏控制、會(huì)后的總結(jié)等過(guò)程講解分析如何組織召開(kāi)一次高效率、高質(zhì)量的評(píng)審會(huì)議。

1. 會(huì)前：了解主題、做好準(zhǔn)備

作為一名會(huì)議組織者，應(yīng)通過(guò)郵件、微信或電話等溝通渠道提前一天通知參會(huì)人員關(guān)于本次會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物以及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。在發(fā)出會(huì)議通知時(shí)，將本次會(huì)議待評(píng)審的方案、需求文檔、原型設(shè)計(jì)、UI設(shè)計(jì)或其他相關(guān)材料提前發(fā)送參會(huì)人員。發(fā)送評(píng)審材料時(shí)，需要考慮預(yù)留足夠的查看與理解時(shí)間。這樣一來(lái)，保證了大家在參會(huì)前能夠了解本次會(huì)議的評(píng)審主題，也便于在會(huì)前進(jìn)行一些深度思考，這樣在正式開(kāi)會(huì)過(guò)程中，才能有的放矢。只有讓大家在會(huì)前多思考，才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題， 進(jìn)而出謀劃策，給出合適中肯的建議。只有在充分理解評(píng)審方案或材料的前提下，才能在參會(huì)時(shí)，聚焦關(guān)鍵問(wèn)題，不偏離軌道，有節(jié)奏有目的地進(jìn)行正確高效的頭腦風(fēng)暴。

良好的開(kāi)端，意味著已經(jīng)成功了一半，因此，在會(huì)前做好準(zhǔn)備工作，對(duì)于一次成功的評(píng)審會(huì)議來(lái)說(shuō)，是必不可少的。作為會(huì)議的組織者，有必要協(xié)助、督促大家做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作。

2. 會(huì)中：聚焦主題、控制節(jié)奏

會(huì)議正式開(kāi)始前，作為會(huì)議組織者，需要從總體上說(shuō)明項(xiàng)目的背景，本次會(huì)議的主題與目的，討論的范疇以及一些其他的注意事項(xiàng)。緊接著，由會(huì)議主講人講述方案的內(nèi)容、需求的詳細(xì)描述、原型設(shè)計(jì)的內(nèi)容等等一切待評(píng)審的材料內(nèi)容。

在講解的過(guò)程中，盡量不要打斷主講人的講述過(guò)程，以免影響主講人的思路與會(huì)議節(jié)奏。主講人將方案內(nèi)容講解完畢后，會(huì)議組織者引導(dǎo)大家逐個(gè)提問(wèn)或表達(dá)自己的觀點(diǎn)，以求得大家對(duì)方案的正確理解。由于在會(huì)議前，參會(huì)人員都已經(jīng)進(jìn)行了一些思考，準(zhǔn)備了一些問(wèn)題，因此在這個(gè)環(huán)節(jié)，大家頭腦風(fēng)暴持續(xù)的時(shí)間較長(zhǎng)，占據(jù)了整個(gè)會(huì)議一半的時(shí)間。會(huì)議的主講人和作為會(huì)議組織者的產(chǎn)品經(jīng)理，應(yīng)盡力解答大家的疑問(wèn)，充分考慮尊重大家的建議，最后就每一個(gè)問(wèn)題，務(wù)必形成一個(gè)大家都認(rèn)可的結(jié)論。在這個(gè)過(guò)程中，產(chǎn)品經(jīng)理需要記錄每一個(gè)被討論的問(wèn)題，以及最終的結(jié)論。

在頭腦風(fēng)暴的過(guò)程中，會(huì)議組織者需要控制問(wèn)題討論的范圍，避免偏離評(píng)審主題及軌道。引導(dǎo)大家聚焦討論關(guān)鍵性問(wèn)題，減少在會(huì)議上針對(duì)一些不必要的細(xì)節(jié)糾纏不清，對(duì)于耗時(shí)較長(zhǎng)的細(xì)節(jié)性問(wèn)題，相關(guān)人員可以在會(huì)后單獨(dú)溝通，在評(píng)審會(huì)盡量不要耽誤其他不相關(guān)人員的寶貴時(shí)間。會(huì)議進(jìn)展過(guò)程中，要能夠想辦法調(diào)動(dòng)大家積極參與的情緒，會(huì)議氛圍沉悶時(shí)，由會(huì)議主持人拋開(kāi)一些開(kāi)放問(wèn)題，引導(dǎo)鼓勵(lì)大家積極發(fā)言。當(dāng)然，有些時(shí)候，雙方意見(jiàn)不一致時(shí)，且大家都沒(méi)有明顯的數(shù)據(jù)作證或事實(shí)案例時(shí)，容易出現(xiàn)過(guò)激的爭(zhēng)論，引發(fā)負(fù)面對(duì)抗情緒，破壞了會(huì)議的討論氛圍。這種情形發(fā)生時(shí)，會(huì)議主持人要及時(shí)制止這樣的行為，擱置討論的問(wèn)題。會(huì)后大家調(diào)研收集充分的數(shù)據(jù)或事實(shí)案例作為證據(jù)，改日再進(jìn)行專項(xiàng)的議題討論。如果不及時(shí)制止，不僅破壞了討論的氛圍，還會(huì)帶來(lái)更多負(fù)面的帶有個(gè)人主觀性的不當(dāng)言論，容易引發(fā)矛盾升級(jí)。

會(huì)議臨近結(jié)束時(shí)，會(huì)議主持人，需要做一個(gè)簡(jiǎn)短的會(huì)議總結(jié)?；仡櫹?，本次評(píng)審會(huì)議過(guò)程是否圍繞主題在展開(kāi)討論，是否達(dá)到了最初設(shè)定的目標(biāo)?？偨Y(jié)歸納討論的每一個(gè)問(wèn)題，以及每個(gè)問(wèn)題最終的答案結(jié)論，每個(gè)問(wèn)題的結(jié)論與參會(huì)人員進(jìn)行進(jìn)行確認(rèn)。另外還要向大家闡述說(shuō)明一些會(huì)議上沒(méi)有解決的問(wèn)題，并制定后續(xù)的專項(xiàng)討論計(jì)劃。根據(jù)會(huì)議評(píng)審的結(jié)果，安排大家的各自分工，如針對(duì)懸而未解的問(wèn)題繼續(xù)展開(kāi)調(diào)查研究，給出解決方案。根據(jù)決議，對(duì)評(píng)審的方案、原型或其他一些設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改調(diào)整，給出更好的輸出。每一項(xiàng)工作的分工，一定要明確到具體的執(zhí)行人員、完成時(shí)間及對(duì)應(yīng)的輸出成果。

3. 會(huì)后：總結(jié)歸納、不忘初心

雖然在會(huì)議結(jié)束時(shí)，和大家進(jìn)行了會(huì)議總結(jié)，并安排了明確的工作分工，但口頭的表述說(shuō)明，隨著時(shí)間的推移大家很容易遺忘。因此，會(huì)后我們還需要進(jìn)行書(shū)面總結(jié)。會(huì)后，我們需要準(zhǔn)備一個(gè)詳盡的會(huì)議紀(jì)要，以反映本次會(huì)議的成果。會(huì)議紀(jì)要需要寫明會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題，會(huì)議紀(jì)要的正文需要以清單的形式詳細(xì)的列出會(huì)議上明確的事項(xiàng)及結(jié)論，對(duì)于那些未解決的問(wèn)題也需要逐一列出。會(huì)議上安排的分工計(jì)劃，仍然需要詳細(xì)的描述工作事項(xiàng)、執(zhí)行人員、輸出成果、完成時(shí)間等詳細(xì)的后續(xù)計(jì)劃。

會(huì)議紀(jì)要完成后，以電子郵件的形式發(fā)送給參會(huì)的人員，必要時(shí)，抄送給相關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)或各部門的leader。郵件發(fā)送完畢后，最好再通過(guò)微信或口頭告知收件人員，以確保大家都收到了你的會(huì)議紀(jì)要。對(duì)于一些重要性的書(shū)面文字，確定相關(guān)人員準(zhǔn)確無(wú)誤接收是很有必要的，養(yǎng)成這個(gè)良好的溝通習(xí)慣會(huì)讓我們的溝通工作更順暢，減少很多不必要的推諉扯皮與糾紛。作為產(chǎn)品經(jīng)理和會(huì)議的組織者，還應(yīng)跟進(jìn)一些未解決問(wèn)題的進(jìn)展，必要時(shí)在召開(kāi)專項(xiàng)會(huì)議討論，形成解決方案。根據(jù)分工計(jì)劃，及時(shí)跟進(jìn)了解大家的工作進(jìn)度，并進(jìn)行后續(xù)的確認(rèn)評(píng)審。

以上內(nèi)容是關(guān)于評(píng)審會(huì)議的方法論與經(jīng)驗(yàn)分享，希望能夠幫助大家提高評(píng)審會(huì)議的效率與質(zhì)量，少一些低效率的評(píng)審會(huì)議，幫助大家節(jié)省時(shí)間投入到更多有意義的實(shí)施工作當(dāng)中。

#專欄作家#

拼搏的80后，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。10年互聯(lián)網(wǎng)從業(yè)經(jīng)歷，具有各類型B端、C端產(chǎn)品的設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，關(guān)注區(qū)塊鏈及人工智能的技術(shù)發(fā)展及應(yīng)用場(chǎng)景探索。

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