對于上班族來講，合同應(yīng)該不陌生，下面這篇文章主要講述的內(nèi)容就是關(guān)于合同管理系統(tǒng)如何搭建的，一起來看看吧！

合同對大家來說并不陌生，對于上班族來講簽的最多的是勞動合同，而對企業(yè)來講合同管理系統(tǒng)遠(yuǎn)比我們想象的要復(fù)雜，一份合格的銷售合同能夠企業(yè)帶來收益，而一份不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤瑢ζ髽I(yè)來就一個噩耗。

企業(yè)的合法權(quán)益不僅得不到保障，還需要耗費(fèi)巨大精力去處理帶來問題，避免損失進(jìn)一步擴(kuò)大，如何通過數(shù)字化技術(shù)管理和規(guī)范企業(yè)合同管理對于企業(yè)來是一個永恒的話題，本文筆者根據(jù)過往經(jīng)歷和對合同管理產(chǎn)品研究，來探討合同管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，希望能夠幫助想了解合同管理系統(tǒng)建設(shè)的伙伴。

對企業(yè)來說最常見的合同有銷售合同，采購合同和勞動合同，合同是交易行為重要依據(jù)，或給企業(yè)帶來資金流入/流出，成長型企業(yè)合同管理是讓人歡喜讓人愁，銷售合同常見問題是銷售張張嘴運(yùn)營技術(shù)跑斷腿。

為了把產(chǎn)品或者服務(wù)賣出去，銷售人員無所不用其極，沒有不滿足客戶需求的產(chǎn)品，合同簽署時過度承諾，導(dǎo)致落地和回款困難，諸如此類合同管理問題，合同管理需要從制度、流程和數(shù)字化系統(tǒng)制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程和建設(shè)數(shù)字化合同管理系統(tǒng)賦能業(yè)務(wù)，解決起草效率低、審批時間長、簽署成本高、履約落地難、回款周期長和合同管理亂的問題。

一、什么是合同

合同是以格式化法律條文明確合作雙方交易的標(biāo)的物，及其交易過程中的權(quán)利與義務(wù)。

1. 合同的主要類型

合同是以格式化法律條文明確合作雙方交易的標(biāo)的物，及其交易過程中的權(quán)利與義務(wù)。

民法典中定義企業(yè)經(jīng)營活動常用18類合同，具體類型和說明如下：

2. 合同的結(jié)構(gòu)

二、什么是合同管理

合同管理是指對全生命周期管理（合同起草、審批、簽署、履約、歸檔、終結(jié)）的有效執(zhí)行、監(jiān)督和維護(hù)過程的管理。合同管理有助于合作各方權(quán)益保障，約束各方遵守合同條款、減少違約、提升履約質(zhì)量和效率非常重要。

1. 合同管理的問題

2. 合同管理的意義

1. 規(guī)范合同管理流程、建立管理制度、提升合同管理效率，支撐業(yè)務(wù)快速發(fā)展；
2. 打破系統(tǒng)壁壘、促進(jìn)合同簽訂、審批、簽署、履約、結(jié)算、開票一體化；
3. 保障企業(yè)合法權(quán)益，規(guī)范交易往來，有利于交易相關(guān)方建立良好的合作關(guān)系。

3. 合同管理的流程

三、合同管理系統(tǒng)

1. 合同管理系統(tǒng)架構(gòu)

2. 合同管理系統(tǒng)主要功能

1)合同模板:

通過模板化，固化常用合同格式，內(nèi)容和條款，必選條款和可選條款，控制輸入項(xiàng)和可選值。合同草擬效率低下，通過參考國家、地區(qū)和行業(yè)對應(yīng)類型合同范本，結(jié)合公司實(shí)際情況建立合同模塊庫可以大大提升合同草擬效率。

2)合同范本庫：

3)審批流程:

針對不同類型合同，同一合同不同條件設(shè)置審批流程，靈活配置審批流，支持加簽，減簽，駁回到某一節(jié)點(diǎn)，相關(guān)審批人自動跳過，避免重復(fù)審批。

4)差異對比：

對賬每次修改提交生成新版本，可查看各個版本之間差異，評論，修改內(nèi)容，修改時間，修改人。

5)合同簽署:

與電子合同或電子簽名平臺集成，實(shí)現(xiàn)簽署方實(shí)名認(rèn)證，數(shù)字簽名和線上簽署和合同交付，防止篡改與抵賴，提升效率，降低成本。

6)合同履約:

合同履約內(nèi)容格式化，與項(xiàng)目，訂單，計費(fèi)，結(jié)算，收款，付款，發(fā)票集成實(shí)現(xiàn)履約鏈路節(jié)點(diǎn)及時觸發(fā)履約事項(xiàng)。

7)合同變更:

解約合同，如果涉及財資變化，需要創(chuàng)建或更新財資信息，觸發(fā)逆向流程。不涉及，直接解除約定。

• 合同終止: 合同變更導(dǎo)致原合同義務(wù)發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化，提前終止義務(wù)履行。
• 補(bǔ)充協(xié)議: 對原合同內(nèi)容未盡事宜，進(jìn)行補(bǔ)充說明。有時是有實(shí)質(zhì)性沖突，需明確生效的履約義務(wù)。

8)合同到期:

到期前提醒合同管理人員關(guān)注、采取對應(yīng)措施、到期后后自動終止或者自動續(xù)約，關(guān)注履約保證金結(jié)算，約定服務(wù)的清算。

• 自動續(xù)約: 按照原合同內(nèi)容繼續(xù)履行義務(wù)，延長服務(wù)期限。
• 續(xù)簽: 變更產(chǎn)品服務(wù)報價，新加或減少服務(wù)內(nèi)容，當(dāng)做新合同管理。

9)合同歸檔：

對于已經(jīng)簽收完成的合同進(jìn)行歸檔，建立合同檔案，方便后續(xù)查詢，打印、借閱，鑒定和銷毀，過程文件全部可追溯。

10)合同存證:

通過三方有公信力機(jī)構(gòu)存檔合同簽收過程中核心文檔，當(dāng)出現(xiàn)糾紛時可以提供簽收過程文件證明，供司法機(jī)構(gòu)判斷。

四、結(jié)束語

合同作為規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)展，保障合作雙方彼此權(quán)利的格式化文檔，全面建立合同管理的流程和制度，有利于合同管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，合同管理數(shù)字化需要獲得高層支持、邀請業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)參與業(yè)務(wù)流程梳理、需求挖掘和方案評審，建立整體規(guī)劃逐步完成數(shù)字化建設(shè)。

首先，需要完成對合同現(xiàn)狀和問題梳理，梳理業(yè)務(wù)流程，對標(biāo)行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)，建立合同管理制度和流程，輸出數(shù)字化建設(shè)整體方案。

其次，分清主次、優(yōu)先實(shí)現(xiàn)主流程（起草、審批、簽署、歸檔、履約）和核心功能（模板庫建立、合同差異比對、電子簽署）等。

最后，系統(tǒng)上線時需要做好用戶培訓(xùn)，系統(tǒng)推廣和宣傳，及時解答用戶使用過程操作問題，針對卡點(diǎn)或關(guān)鍵問題及時規(guī)劃版本解決。

另外，需要做好向上管理，上線初期系統(tǒng)并不是很完美，需要降低用戶預(yù)期，把系統(tǒng)先用起來，曉之以情、動之以理、誘之以利，好的產(chǎn)品是不斷迭代產(chǎn)生的。合同管理數(shù)字化系統(tǒng)可以幫助企業(yè)提升管理能力，釋放法務(wù)資源、提升內(nèi)部運(yùn)營效率、規(guī)范業(yè)務(wù)、財務(wù)和法務(wù)風(fēng)險、有助于交易方直接建立良好合作關(guān)系。