本文重點(diǎn)介紹了編制管理中核心的編制計(jì)算規(guī)則的說明，其中需要深入業(yè)務(wù)場景，了解到各單位編制分解的廣度和深度的不同，并對編制的占用和釋放規(guī)則的統(tǒng)一規(guī)劃，盡量在滿足業(yè)務(wù)整體編制管控的大前提下，進(jìn)行編制計(jì)算規(guī)則中數(shù)據(jù)指標(biāo)的定義統(tǒng)一化，降低系統(tǒng)開發(fā)難度。

筆者作為一名B端產(chǎn)品經(jīng)理，主要負(fù)責(zé)人力資源管理系統(tǒng)，這篇文章將向大家簡明扼要地說明編制管理中編制計(jì)算規(guī)則的設(shè)計(jì)思路，供大家學(xué)習(xí)參考。

一、編制管理業(yè)務(wù)說明

通俗地來講，編制管理就類似于“蘿卜占坑”的游戲，企業(yè)給每個部門挖了一定數(shù)量的坑，員工就相當(dāng)于蘿卜，一個蘿卜一個坑，在職的員工就是已經(jīng)埋在土里的蘿卜，離職的員工就是拔走的蘿卜，編制管理一方面就是要明確挖多少坑，另一方面就是計(jì)算好哪些蘿卜已經(jīng)占著坑、哪些蘿卜即將進(jìn)坑，哪些蘿卜即將拔走騰地方。

企業(yè)的人力資源管理非常重要的就是對于員工的管理，需要清楚地知道某員工是哪一類員工，這類員工最多可以招多少人，享有什么權(quán)利和義務(wù)。所以編制管理是企業(yè)人力資源規(guī)劃的重要組成部分，同時也是招聘、入職、調(diào)動等核心人力資源業(yè)務(wù)的前置要素。

編制管理的上游是企業(yè)對于預(yù)算計(jì)劃的制定與分解，其中人力成本是企業(yè)核心成本之一，企業(yè)對于成本與預(yù)算的計(jì)劃制訂、規(guī)范化管理之于企業(yè)的生存和發(fā)展尤為重要。

二、編制管理介紹

1. 編制管理系統(tǒng)概述

編制管理橫跨組織、招聘、人事三大模塊，包含企業(yè)年度編制計(jì)劃制定、編制層級分解下發(fā)、編制需求的上報(bào)以及編制情況的調(diào)整是企業(yè)各級單位均涉及的工作內(nèi)容，且編制類型和編制計(jì)劃等要素在不同單位存在一定差異，需兼顧整體與個性需求的平衡。

編制管理組織模塊主要實(shí)現(xiàn)的編制的下發(fā)、上報(bào)、調(diào)配，屬于編制數(shù)據(jù)源頭；招聘模塊和人事模塊主要承載核心業(yè)務(wù)流程，根據(jù)組織或者崗位的編制情況以及相應(yīng)的管控規(guī)則，對于招聘環(huán)節(jié)、入職環(huán)節(jié)、調(diào)動環(huán)節(jié)等人事業(yè)務(wù)的發(fā)生進(jìn)行管控，屬于基于編制數(shù)據(jù)和管控規(guī)則賦能業(yè)務(wù)。

由于編制管理涉及模塊及規(guī)則眾多，管控邏輯也紛繁復(fù)雜，本文僅說明編制管理的核心——編制計(jì)算規(guī)則。編制計(jì)算規(guī)則分為兩個步驟，第一步是對于編制指標(biāo)的定義，第二步是基于編制指標(biāo)，計(jì)算剩余編制數(shù)量的公式。編制計(jì)算規(guī)則基于業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行設(shè)計(jì)，目的是計(jì)算出企業(yè)內(nèi)部某部門或者某崗位剩余的編制數(shù)量有多少，用于限定用人部門進(jìn)行招聘、入職、調(diào)動等業(yè)務(wù)是否可以進(jìn)行，在相應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)當(dāng)中通過校驗(yàn)編制剩余數(shù)量，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行阻斷性的管控或者提醒。

2. 數(shù)據(jù)指標(biāo)

人力資源管理系統(tǒng)當(dāng)中，存在多種用工形式的員工，包括合同制員工、實(shí)習(xí)生、勞務(wù)派遣人員、勞派人員、退休人員等等；這些員工又可能處于多種狀態(tài)，包括處于在職狀態(tài)、離職狀態(tài)、退休狀態(tài)、輪崗狀態(tài)等，也有可能處于多種業(yè)務(wù)流程中，包括招聘流程、入職流程、調(diào)動流程、離職流程等。紛繁眾多的業(yè)務(wù)流當(dāng)中，基于編制的管控就尤為重要。

以員工入職為例，如果不對于部門的員工編制數(shù)量進(jìn)行管控，那用人部門可能會面臨著大批量的員工入職，極大地抬高了這個部門的人力成本，并且極易造成組織混亂，打破原有的組織管理方式和工作節(jié)奏，進(jìn)而降低生產(chǎn)效率，所以編制管理是十分重要的人力資源管理內(nèi)容。

編制管理不是因?yàn)槠髽I(yè)上線HR系統(tǒng)來衍生出的新型業(yè)務(wù)場景，而是始終貫穿企業(yè)生命的重要業(yè)務(wù)。一切的設(shè)計(jì)都要沉入到業(yè)務(wù)場景當(dāng)中。我們之前知道了人力資源團(tuán)隊(duì)為什么要去做編制的管理，那我們就要進(jìn)一步去思考具體要管理哪些呢？下邊將盡量生動形象地說明人力資源業(yè)務(wù)的場景和相應(yīng)引發(fā)的思考。

首先因?yàn)楣緲I(yè)務(wù)發(fā)展情況，產(chǎn)生了組織的分層拆分，讓更細(xì)粒度的組織專注于某個業(yè)務(wù)，那基于每個組織所屬業(yè)務(wù)的差異，又會造成用人的差異化。有的部門需要大量的IT人才來做核心的內(nèi)部系統(tǒng)，那這個部門就應(yīng)該設(shè)置更多的編制來適應(yīng)其業(yè)務(wù)發(fā)展需要；有的部門僅需要幾名UE設(shè)計(jì)師來對接各個業(yè)務(wù)線，那這個部門僅需要設(shè)置少量的編制就能滿足它的業(yè)務(wù)需求，所以每個部門基于業(yè)務(wù)情況會有不同的編制需求，這樣我們自然地提出一個問題，某部門/崗位總共要有多少編制？這就需要人力資源部和用人部門進(jìn)行協(xié)商，來制定部門的編制數(shù)量。

制定好部門的編制數(shù)量之后，就需要看到編制已經(jīng)被占用的有多少，我們在對外招聘的時候就要減去這一部分已經(jīng)被占用的，所以這又產(chǎn)生另一個問題：這個部門/崗位有多少員工已經(jīng)占用了編制。那是不是用編制的總數(shù)減去已經(jīng)占用編制數(shù)就是我們能夠招聘的人數(shù)了呢？

設(shè)想有一名候選人，已經(jīng)給他發(fā)放了Offer，約定好了下星期來入職，那這一封Offer就要提前預(yù)定好人家的位置，不然候選人來了都不占位置，誰都不愿意。進(jìn)而引申出另一個問題，哪些員工即將占用編制，這個數(shù)量也是十分重要的，假如有3名員工拿了Offer并且即將入職了，那再對外招聘的時候招聘人數(shù)就要減去3，給人家占上位置，這個就是在途增員人數(shù)。

我們再思考，如果有在途增員人數(shù)，是不是也有在途減員人數(shù)呢？比如說一名員工要離職了，審批全都同意了，下周直接走人就可以了。我們需要再招聘一個人來接替他的工作，如果這個時候即將離職的員工還占用著編制，那我們是不是招人就會遇到困難呢，所以就應(yīng)該給離職審批都通過的員工釋放掉他的編制，所以這就是在途減員人數(shù)。

（1）分配編制數(shù)量

部門/崗位總共有多少編制？這個問題其實(shí)就是說我們到底最多能招多少人來工作，也就是企業(yè)給挖了多少坑能放蘿卜。例如一個技術(shù)團(tuán)隊(duì)招聘程序員，不能無限制招聘，會大幅增大企業(yè)的成本，那這個時候就需要人力資源部給這個團(tuán)隊(duì)設(shè)置一個上限，上限的設(shè)置是由用人部門和人力資源部協(xié)商，基于部門的業(yè)務(wù)發(fā)展情況進(jìn)行的統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)立的。上限就說明了這個團(tuán)隊(duì)最多能有多少人，再多就不能再進(jìn)人了。那這個技術(shù)團(tuán)隊(duì)的人數(shù)上限也就是人力資源部分配的編制數(shù)量，所以這里我們稱之為分配編制數(shù)量

（2）已占編制數(shù)量

哪些員工已經(jīng)占用編制？這個問題就是企業(yè)挖的坑里邊，有幾個坑已經(jīng)被蘿卜占上了。同樣還是那個技術(shù)團(tuán)隊(duì)，這里邊在職的員工肯定是先把編制占下了，所以我們稱之為已占編制數(shù)量

（3）在途增員數(shù)量

哪些員工即將占用編制？這個問題就是有哪個坑被蘿卜預(yù)定了。例如技術(shù)團(tuán)隊(duì)里邊即將來一個新人，已經(jīng)給人家發(fā)了Offer了，這時候就得給人家預(yù)留一個坑。還有可能要從另一個產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)調(diào)一個員工來技術(shù)團(tuán)隊(duì)，兩邊的領(lǐng)導(dǎo)都審批通過了，這個時候也得給人家預(yù)留一個編制，所以我們稱之為在途增員數(shù)量

（4）在途減員數(shù)量

哪些員工即將釋放編制？這個問題就是有個蘿卜要被拔走了，這個坑能騰出來放別的蘿卜了。例如技術(shù)團(tuán)隊(duì)有名員工要離職/退休，離職/退休的審批都通過了，定好了再過一周就撤了，所以我們稱之為在途減員數(shù)量

（5）剩余編制數(shù)量

部門/崗位剩余多少編制？這個問題就是假如有個蘿卜要來占坑了，那我們得看看有沒有坑剩下的能給他用，所以稱之為剩余編制數(shù)量。

3. 編制計(jì)算邏輯

編制管理顧名思義是基于編制進(jìn)行人員的管理，組織模塊基于組織架構(gòu)樹分配好部門/崗位的編制情況，招聘模塊和人事模塊又會基于員工入職/調(diào)入的部門/崗位剩余的編制數(shù)量判斷是否還能繼續(xù)招人，所以招聘崗和員工關(guān)系崗對于編制的管控核心關(guān)注的數(shù)據(jù)指標(biāo)就是【剩余編制數(shù)量】以【剩余編制數(shù)量】為出發(fā)點(diǎn)，可以得出以下公式：

【剩余編制數(shù)量】=【分配編制數(shù)量】-【已占編制數(shù)量】-【在途增員數(shù)量】+【在途減員數(shù)量】

4. 編制數(shù)據(jù)場景差異化的指標(biāo)計(jì)算規(guī)則

我們之前提到過，編制管理是一個橫跨組織、招聘、人事三大模塊的功能，其中組織模塊是編制的數(shù)據(jù)源頭，招聘和人事模塊又基于編制數(shù)據(jù)進(jìn)行管控，那編制數(shù)據(jù)的不同場景也就會影響后續(xù)編制計(jì)算公式中各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)的規(guī)則。

組織模塊中由組織管理崗進(jìn)行編制數(shù)據(jù)的層級下發(fā)，編制的顆粒度可以到達(dá)崗位級別，也就是編制的數(shù)據(jù)可以由組織架構(gòu)樹的根節(jié)點(diǎn)一直分配到末節(jié)點(diǎn)，即充滿整個組織架構(gòu)樹的一根樹枝。但是需要考慮到實(shí)際的業(yè)務(wù)場景中，不同的單位/組織對于編制的使用情況差異化較大，所以并不強(qiáng)烈要求每個崗位、每個部門都進(jìn)行編制的分配，那么這些沒有被分配編制的部門/崗位怎樣衡量【剩余編制數(shù)量】這個指標(biāo)呢？

基于對編制數(shù)據(jù)場景的調(diào)研，有如下三種編制數(shù)據(jù)場景（紅色標(biāo)識崗位為進(jìn)行編制檢查的崗位）。

場景一 崗位已分配編制

對于“崗位1”已經(jīng)分解編制的情況下，編制的計(jì)算公式如下：

【分配編制數(shù)量】=崗位1 的分配編制數(shù)量

【已占編制數(shù)量】=崗位1 的在職員工數(shù)量

【在途增員數(shù)量】=崗位1的已發(fā)放Offer尚未入職人數(shù)+調(diào)入審批中人數(shù)

【在途減員數(shù)量】=崗位1的調(diào)出、離職、退休審批結(jié)束未生效人數(shù)

場景二 崗位未分配編制、但其上級組織已分配編制

【分配編制數(shù)量】=組織1 的分配編制數(shù)量

【已占編制數(shù)量】=崗位1 的分配編制數(shù)量+組織2的分配編制數(shù)量+崗位2、崗位3、組織3的在職人數(shù)

【在途增員數(shù)量】=崗位2、崗位3和組織3的已發(fā)放Offer尚未入職人數(shù)+調(diào)入審批中人數(shù)

【在途減員數(shù)量】=崗位2、崗位3和組織3的調(diào)出、離職、退休審批結(jié)束未生效人數(shù)

場景三 崗位未分配編制、且其上級組織仍未分配編制

【分配編制數(shù)量】=子公司的編制數(shù)量

【已占編制數(shù)量】=崗位1 的分配編制數(shù)量+組織2的分配編制數(shù)量+崗位2、崗位3、組織3的在職人數(shù)

【在途增員數(shù)量】=崗位2、崗位3和組織3的已發(fā)放Offer尚未入職人數(shù)+調(diào)入審批中人數(shù)

【在途減員數(shù)量】=崗位2、崗位3和組織3的調(diào)出、離職、退休審批結(jié)束未生效人數(shù)

（對于該種情況，如果崗位上級組織的上級組織仍未分配編制，則組織架構(gòu)樹爬樹最頂端為子公司層級）

以上三種組織編制數(shù)據(jù)的場景，說明了實(shí)際的編制管理業(yè)務(wù)中，不同的子公司、單位對于編制管控的業(yè)務(wù)管理方式和深度不同，我們的編制指標(biāo)也要相應(yīng)于不同的業(yè)務(wù)場景進(jìn)行差異化的調(diào)整。

本文由 @Crystal愛貓咪 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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