隨著業(yè)務的發(fā)展，現(xiàn)有的辦公平臺可能已經(jīng)無法滿足需求，那么從Excel遷移到B端平臺，需要注意什么問題？全盤否認Excel，還是適當保留再做創(chuàng)新呢？

一、辦公平臺的遷移

在二十年前，人們大多還是用紙張作為記錄信息的載體。會計需要賬本、文員需要檔案，大家通過紙張來保留工作相關的內(nèi)容。

隨著電腦的普及，Excel變成了很多人辦公時的重要工具。Excel替代了先前的紙張，能記錄海量數(shù)據(jù)、有數(shù)字化的檢索機制、無需額外的物理儲存空間……為人們的工作帶來了極大的便利性。

而近年來，隨著SaaS平臺的專業(yè)度不斷提升、更多企業(yè)開始重視辦公效率，B端產(chǎn)品越來越受到關注。B端產(chǎn)品也開始承擔許多以往通過Excel完成的工作任務。

之前在一篇文章內(nèi)看到，“很多SaaS的對手不是友商，而是Excel”。

這句話不無道理，尤其是對于一些小公司和小規(guī)模的業(yè)務而言，Excel已經(jīng)能滿足日常工作的基本需求。他們既缺乏購買SaaS服務的動力，又沒有開發(fā)和維護自主平臺的精力。

而隨著企業(yè)發(fā)展，業(yè)務量和員工量都不斷膨脹，當Excel已不能滿足日常需求時，To B平臺就變得重要起來。

就個人經(jīng)歷而言，近期我負責的幾個內(nèi)部項目有個共同點，即這些同事之前都是在Excel內(nèi)記錄和處理業(yè)務相關的內(nèi)容。而隨著公司的擴張，一些原本通過Excel管理的數(shù)據(jù)和信息，已不能滿足現(xiàn)在的需求。

從Excel轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)平臺是當前的一個趨勢。不過到底是購買SaaS服務還是由公司自行開發(fā)B端平臺，需要根據(jù)具體情況來考慮。

以專利管理平臺為例，目前網(wǎng)上確實有不少現(xiàn)成的平臺可以直接使用。但如果是滿足一些特定條件的專業(yè)平臺，每年光使用費就要好幾萬刀，對于小部門來說完全超出預算。

而且，還有像AI相關的一些平臺，由于領域比較新、需求量比較小，目前并沒有公開的或成熟的B端產(chǎn)品。

此外，市面上的B端產(chǎn)品并不都支持本地化部署，這可能使得公司內(nèi)部機密信息的安全性得不到保障。

公司通常會綜合以上各方面原因，來進行決策。

二、挖掘使用Excel辦公的痛點

在進行遷移設計前，首先需要了解用戶在使用Excel時，有哪些不方便或者不愉快的地方。經(jīng)過訪談和觀察，我發(fā)現(xiàn)使用Excel處理To B工作時存在以下痛點：

1. 業(yè)務貼合度低

Excel面對的對象過于寬泛，沒有針對性的功能操作，導致部分操作路徑比較長。

因此，設計B端平臺時，要做好調(diào)研，緊貼業(yè)務線。多一些針對相應業(yè)務流程和內(nèi)容的細節(jié)設計，可以大幅提高工作效率，對用戶而言也更為友善。

2. 文檔數(shù)據(jù)管理難

一個項目有可能包含很多個文件或表單，需要用戶有非常良好的整理習慣。還有一些項目可能包含海量數(shù)據(jù)，僅憑人力進行管理比較困難。

3. 深入使用時學習成本高

深入使用Excel時，可能需要掌握一些技巧、學習一些函數(shù)，搜索查找并掌握這些方法需要一定學習成本。需要進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，還得在線求助Excel各種函數(shù)的操作方法。

4. 數(shù)據(jù)錄入工程量大

To B產(chǎn)品有經(jīng)過設計的自動填充和抓取機制，會更加智能和完善。

Excel現(xiàn)在也可以進行調(diào)用接口或抓取數(shù)據(jù)的操作，但局限性相對直接開發(fā)的B端系統(tǒng)更多，因此仍有很多數(shù)據(jù)需要手動錄入。

5. 權限劃分不便

Excel雖然可以設置角色和組織，但操作和管理都比較復雜，而且難以對不同的操作如改、刪除等設置權限。

而To B產(chǎn)品大多配有完善的權限管理機制，可以根據(jù)職責分工的不同劃分權限，既提高了工作效率，又提升了安全性。

6. 協(xié)作交接難

Excel在多人協(xié)作和工作交接方面都不是非常方便。例如幾個人版本不同步會導致核對數(shù)據(jù)到焦頭爛額（最新版本已有改善），而一些在線協(xié)作辦公平臺又使得機密信息的安全性又沒有了保障。在工作交接方面，不論是新人入職還是工作輪替都有些麻煩。

三、吸取Excel作為辦公軟件的優(yōu)點

Excel作為最經(jīng)典的辦公軟件之一，功能強大且全面，有很多值得我們借鑒的地方：

1. 獲取門檻低

很多門店購買的電腦會直接裝好辦公組件給你，如果是自行安裝，網(wǎng)上搜一下就有各種渠道。無需商務對接，無需各種注冊開通步驟，也沒有使用期限（對部分人而言）。

對于SaaS產(chǎn)品而言，也可以嘗試通過推廣試用版或者合作預置版等方式，在一定程度上降低獲取門檻。

2. 普適性很強

Excel可以應對各種不同的業(yè)務。不論是人事、客戶、工單、庫存還是其他內(nèi)容，本質(zhì)上都是以一條一條的數(shù)據(jù)信息為基礎的，大部分內(nèi)容都可以錄入到Excel內(nèi)。

不像SaaS平臺，分為CRM、ERP、HR等各種支線，每個產(chǎn)品只是服務于特定的部門或特定的場景，需要分別在對應平臺購買對應服務。在我們設計To B產(chǎn)品時，即便有行業(yè)細分，也可以多考慮可能的應用場景和細分用戶，給出更細致的設計方案。

3. 功能全面

功能強大，能滿足多樣化的需求，用戶既能用它記錄最簡單的數(shù)據(jù)，又能用它進行復雜的分析。

4. 容易上手

只使用Excel基本功能的話，學習成本非常低。而且很多初高中就有相關的基礎通識課程，很多人在工作中不需要額外學習就可以直接使用Excel。

B端產(chǎn)品也應盡量降低學習成本，為用戶提供簡單高效的操作平臺。

5. 配置靈活

如有需要修改的字段、內(nèi)容和形式，用戶可以直接處理，想改哪里改哪里，無需開發(fā)大哥從后臺維護或更新。當業(yè)務變動非常頻繁時，用戶可以在Excel內(nèi)及時調(diào)整，靈活應對。

在設計B端平臺時，我們也應該為經(jīng)常需要變動的內(nèi)容留有一定自由配置的空間。

四、觀察用戶使用Excel的行為

上述的優(yōu)點和痛點是具有普適性的，而觀察和分析，則需要針對每個項目逐個深入進行。

進行B端產(chǎn)品設計首先還是要明確業(yè)務流程和調(diào)研用戶需求。觀察并記錄用戶每次使用Excel辦公的行為，可以幫助我們更好地了解他們的工作流程和發(fā)現(xiàn)問題。

進行觀察時，我們可以重點關注的內(nèi)容包括以下幾點：

1. 記錄用戶使用Excel時的操作行為

記錄用戶的操作內(nèi)容，有助于梳理業(yè)務流程，甚至可以幫助我們產(chǎn)生一些新的洞察。

在這一步中，需要記錄用戶在使用Excel工作時進行了哪些操作，這些操作達到了什么目的，最終對應著哪些任務。

2. 留意投入時間及使用頻率更多的模塊

進行日記研究的過程中，還需要找到用戶在做哪些事情上花費的時間更多。

在進行B端產(chǎn)品設計時，應努力縮短這些事件的操作路徑，提高辦公效率。

對于使用頻率很高的功能模塊，可以在設計中加入便捷的跳轉(zhuǎn)入口，或放置在醒目的地方。

3. 記錄用戶操作中卡殼或遇到問題的地方

用戶在操作Excel時遇到問題，可能是對業(yè)務不夠了解、對操作不夠熟練，亦或者卡殼處的業(yè)務邏輯較為混亂。

發(fā)現(xiàn)用戶遇到問題后，應弄清原因，并在后續(xù)設計中通過設計引導、規(guī)劃更優(yōu)路徑等方式來解決。

4. 使用過程中是否有一些能帶來便利的操作方式

留意用戶常用到的快捷鍵、設置的超鏈接等內(nèi)容。還可以借鑒Excel中用戶常用到的便捷操作，如批量填充、批量選擇等。

五、分析Excel文檔

用戶使用的Excel文檔內(nèi)通常隱含著很多很多信息，進行分析和挖掘，也有助于更好地規(guī)劃產(chǎn)品架構。

1. 用到哪些數(shù)據(jù)和信息

這個是Excel中最直白的內(nèi)容。

經(jīng)過長時間的使用和沉淀，這些數(shù)據(jù)大多都是有用的，通?？梢灾苯优驳紹端產(chǎn)品中。但是這些數(shù)據(jù)，有可能數(shù)量非常龐大，我們還需要用戶對各字段的重要性進行評估，以便在需強調(diào)、折疊、隱藏數(shù)據(jù)時有所準備。

2. Excel的結構

用戶會根據(jù)自己的使用邏輯對表格進行劃分，從外層的各個Sheet，到單張表格的內(nèi)容。

Excel內(nèi)可以直觀地看到用戶自行設置的表頭、二級表頭甚至三級表頭。通過對Excel的結構進行分析，我們可以了解用戶思考的邏輯，還可以了解到不同用戶自發(fā)采用的劃分維度是否有差異。

這些都會對后續(xù)B端產(chǎn)品的設計有幫助。

3. 關注重點標注的內(nèi)容

用戶常常會把自己認為重要的部分、預警的部分或希望他人注意的部分用高亮、加粗、改色等形式表現(xiàn)出來。在我們看到這些高亮的內(nèi)容后，需要詢問用戶的意圖，明確促使他們設置高亮和取消高亮的事件。

在設計B端產(chǎn)品時，就需要將這些在Excel中需要人注意到的部分，通過明顯的形式表達出來，例如加星標、變色等。

六、最后

B端產(chǎn)品并不能完全替代Excel，就像現(xiàn)在仍有一些辦公環(huán)節(jié)需要用紙張進行書面記錄。但在許多場景下，B端產(chǎn)品能為企業(yè)和用戶提供更專業(yè)、更高效的平臺。

只要企業(yè)不斷發(fā)展，未來肯定會有更多從Excel遷移到新平臺的設計需求。

文章內(nèi)的幾種方法結合起來，可以幫助我們在通用B端產(chǎn)品的設計基礎上，更好地設計從Excel遷移而來的產(chǎn)品。

作者：迷思特圓；公眾號：迷思特圓（ID:mryuan55）

本文由 @迷思特圓 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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