從0到1,如何設(shè)計(jì)一套B端產(chǎn)品的“待辦”流程
在上一篇文章中——《交互設(shè)計(jì) | 先分解后聚合,“權(quán)限申請(qǐng)及審批”的產(chǎn)品閉環(huán)》,筆者講解了如何利用“先分解、后聚合” 的設(shè)計(jì)策略,完成“權(quán)限申請(qǐng)及審批”的產(chǎn)品閉環(huán)。同樣,在該項(xiàng)目中,“待辦”流程也可以采用相同的策略來(lái)開(kāi)展設(shè)計(jì),下文將詳細(xì)說(shuō)明如何設(shè)計(jì)一套B端產(chǎn)品的“待辦”流程。
一、什么是“待辦”
一項(xiàng)任務(wù)或事項(xiàng)等待辦理就是“待辦”,在企業(yè)內(nèi)常見(jiàn)的“待辦”工具是JIRA,用于項(xiàng)目與事務(wù)的跟蹤。
在本產(chǎn)品中,主要功能是監(jiān)控“異常數(shù)據(jù)”,為了使得“異常數(shù)據(jù)”能夠形成一套跟蹤流程,所以需要設(shè)計(jì)一套“待辦”流程:如果用戶(hù)認(rèn)為某條“異常數(shù)據(jù)”需要被人為處理,就將其納入“待辦”。通過(guò)實(shí)時(shí)跟蹤、管理該“異常數(shù)據(jù)”的處理進(jìn)度,從而形成一套完整的“異常數(shù)據(jù)”處理機(jī)制。
二、角色及任務(wù)
1. 角色
一條“待辦”的流轉(zhuǎn),必定有“創(chuàng)建方”和“承接方”,可分別定義為:發(fā)起者、接收者。
在“待辦”流轉(zhuǎn)過(guò)程中,由于“接收者”是被動(dòng)選中的,因此可能存在以下兩種場(chǎng)景:
- ?“接收者”無(wú)法獨(dú)自處理待辦,需要第三方參與處理;
- ?“接收者”認(rèn)為該待辦不屬于職責(zé)范圍,需要轉(zhuǎn)移給第三方。
在以上兩種場(chǎng)景中,“接收者”需要將“待辦”進(jìn)行二次轉(zhuǎn)發(fā),此時(shí)TA的角色可定義為“轉(zhuǎn)發(fā)者”。
據(jù)此,可對(duì)“待辦”流程定義三種角色:發(fā)起者、接收者、轉(zhuǎn)發(fā)者。
- ?發(fā)起者:認(rèn)為某條異常數(shù)據(jù)需要被人為跟蹤、處理,于是主動(dòng)創(chuàng)建一條“待辦”的用戶(hù);
- ?接收者:承接由“發(fā)起者”發(fā)起的一條“待辦”,被選擇來(lái)負(fù)責(zé)處理該“待辦”的用戶(hù);
- ?轉(zhuǎn)發(fā)者:當(dāng)接受者承接一條“待辦”后,并將其進(jìn)行二次轉(zhuǎn)發(fā)的用戶(hù)。
2.?任務(wù)
根據(jù)以上定義的角色,可以劃分出“待辦”流程中的4個(gè)主要環(huán)節(jié):
- ?創(chuàng)建:由發(fā)起者創(chuàng)建一條“待辦”給對(duì)應(yīng)的接收者;
- ?處理:接收者開(kāi)始針對(duì)“待辦”進(jìn)行處理;
- ?完成:接收者認(rèn)為“待辦”已經(jīng)被處理完成;
- ?確認(rèn):發(fā)起者確認(rèn)“待辦”的最終處理結(jié)果。
那下面就可以根據(jù)“待辦”流程的4個(gè)主要環(huán)節(jié)開(kāi)展交互設(shè)計(jì)。
三、待辦的狀態(tài)及操作
1. 狀態(tài)
在“待辦”流轉(zhuǎn)過(guò)程中中,根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù),分別定義了“待辦”的4種狀態(tài):待處理、處理中、已處理、已關(guān)閉。
- ?待處理:待辦被創(chuàng)建之后,還未被處理的狀態(tài);
- ?處理中:待辦被接收者著手處理的狀態(tài);
- ?已處理:待辦被接收者處理完成的狀態(tài);
- ?已關(guān)閉:待辦被認(rèn)可完成或中途廢棄的狀態(tài)。
2.?操作
針對(duì)不同狀態(tài)下的“待辦”,不同角色的操作是存在差別的,那么可以給出如下“角色——操作”對(duì)照表:
“發(fā)起者”的用戶(hù):
不管待辦此時(shí)處于任何狀態(tài),均不能進(jìn)行操作。
“接收者”的用戶(hù):
- ?當(dāng)待辦處于“待處理”時(shí),可以對(duì)其操作“開(kāi)始處理”或“分發(fā)”,參考下文4.2章節(jié);
- ?當(dāng)待辦處于“處理中”時(shí),可以對(duì)其操作“完成”或“分發(fā)”,參考下文4.3章節(jié)。
“轉(zhuǎn)發(fā)者”的用戶(hù):
當(dāng)一條待辦的接收者將其“分發(fā)”出去之后,那么TA的角色就變更為“轉(zhuǎn)發(fā)者”,所以不管待辦此時(shí)處于任何狀態(tài),均不能進(jìn)行操作。
“發(fā)起者+接收者”的用戶(hù):
當(dāng)一條由“發(fā)起者”創(chuàng)建的待辦最終流轉(zhuǎn)至TA名下時(shí),此時(shí)TA的角色既是“發(fā)起者”,也是“接收者”。
- ?當(dāng)待辦處于“待處理”或“處理中”時(shí),可以對(duì)其操作“開(kāi)始處理”、“分發(fā)”或“關(guān)閉”;
- ?當(dāng)待辦處于“已處理”時(shí),參考下文4.4章節(jié);
四、待辦的流程
1.?創(chuàng)建
由發(fā)起者創(chuàng)建一條“待辦”給對(duì)應(yīng)的接收者,即為“創(chuàng)建”。
在創(chuàng)建過(guò)程中,“發(fā)起者”首先需要選擇“接收者”,其次還需輸入本條待辦的“標(biāo)題”和“描述”,完成后即可創(chuàng)建一條“待辦”。
此時(shí)待辦狀態(tài)為:待處理。
Q:針對(duì)“接收者”,要不要允許多選?
A:按照一般的設(shè)計(jì)邏輯,可以允許選擇多個(gè)“接收者”。
經(jīng)濟(jì)學(xué)中有一個(gè)概念叫邊際效應(yīng)(Marginal utility),翻譯成諺語(yǔ)就是:一個(gè)和尚挑水喝,兩個(gè)和尚抬水喝,三個(gè)和尚沒(méi)水喝。
針對(duì)“待辦”,當(dāng)具有N個(gè)“接收者”的時(shí)候,每個(gè)“接收者”會(huì)認(rèn)為自己只需要承擔(dān)1/N的責(zé)任,從而產(chǎn)生懈怠。
那么在該產(chǎn)品中,我們希望每一條“待辦”都具有明確的、100%責(zé)任的“接收者”,從而保證每個(gè)“接收者”都能對(duì)之負(fù)責(zé),因此“接收者”不允許多選。
2.?處理
當(dāng)“待辦”被創(chuàng)建之后,系統(tǒng)會(huì)將其流轉(zhuǎn)給對(duì)應(yīng)的“接收者”,此時(shí)作為“接收者”的用戶(hù)會(huì)收到一條系統(tǒng)消息(承接待辦)。
通過(guò)點(diǎn)擊“消息”,可預(yù)覽待辦內(nèi)容,包括:待辦標(biāo)題、待辦狀態(tài)、待辦描述、待辦的來(lái)源用戶(hù)及時(shí)間。
點(diǎn)擊某條待辦可查看待辦詳情,其中包括四部分:
- ?待辦的標(biāo)題、來(lái)源及時(shí)間;
- ?待辦的流程快照,也就是每個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的信息:參與者、操作、時(shí)間、描述;
- ?當(dāng)前待辦可以進(jìn)行的操作,以“待處理”狀態(tài)的待辦為例,其操作有:開(kāi)始處理、分發(fā)、查看異常數(shù)據(jù)詳情;
- ?待辦所在產(chǎn)品和編號(hào),也就是這條待辦是在哪個(gè)產(chǎn)品中流轉(zhuǎn),以及流轉(zhuǎn)的編號(hào);
這里有兩種場(chǎng)景需要思考:
1. 作為“接收者”的用戶(hù)需要對(duì)該待辦負(fù)責(zé),那么TA可以操作“開(kāi)始處理”,并輸入相關(guān)描述,表示開(kāi)始對(duì)此條待辦進(jìn)行處理。
提交之后待辦的狀態(tài)變更為“處理中”。
2. 作為“接收者”的用戶(hù)認(rèn)為此待辦不屬于職責(zé)范圍,那么TA可以操作“分發(fā)”,并輸入相關(guān)描述,以將此條待辦轉(zhuǎn)發(fā)給其他用戶(hù),接收到此條待辦的用戶(hù)則繼續(xù)循環(huán)本章節(jié)“處理”的內(nèi)容。
3.?完成
當(dāng)“接收者”完成待辦的事項(xiàng)之后,有兩種場(chǎng)景需要考慮:
1. 作為“接收者”的用戶(hù)已經(jīng)完成待辦的全部?jī)?nèi)容,那么TA可以操作“完成”,并輸入相關(guān)描述,表示此條待辦已經(jīng)處理完成,此條待辦會(huì)流轉(zhuǎn)至“發(fā)起者”。
提交之后待辦的狀態(tài)變更為“已處理”。
2. 作為“接收者”的用戶(hù)只完成了部分內(nèi)容,需要第三方繼續(xù)參與處理,那么TA可以操作“分發(fā)”,并輸入相關(guān)描述。
以將此條待辦轉(zhuǎn)發(fā)給其他用戶(hù),此時(shí)待辦的狀態(tài)仍是“處理中”,接收到此條待辦的用戶(hù)則繼續(xù)循環(huán)第2步“處理”。
4.?關(guān)閉
當(dāng)待辦的狀態(tài)變更為“已處理”時(shí),此條待辦會(huì)被流轉(zhuǎn)至“發(fā)起者”,作為“發(fā)起者”的用戶(hù)會(huì)收到一條待辦消息。
發(fā)起者可以查看待辦詳情,通過(guò)流程快照確認(rèn)是否認(rèn)可處理結(jié)果,此時(shí)有兩種場(chǎng)景需要考慮:
1. 發(fā)起者認(rèn)可處理結(jié)果,那么TA可以操作“關(guān)閉”,并輸入相關(guān)描述,表示此條待辦已圓滿(mǎn)得到解決。至此,此條待辦完成;
提交之后待辦的狀態(tài)變更為“已關(guān)閉”。
2. 發(fā)起者不認(rèn)可處理結(jié)果,那么TA可以操作“分發(fā)”,并輸入相關(guān)描述,繼續(xù)將該待辦轉(zhuǎn)發(fā)給其他用戶(hù);
提交之后待辦的狀態(tài)變更為“待處理”,此時(shí)作為新的接收者的用戶(hù)會(huì)重復(fù)上文4.2章節(jié)的內(nèi)容。
五、總結(jié)
至此,已完整建立“待辦”流程,用戶(hù)可以在產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)任務(wù)、事項(xiàng)的跟蹤和處理。
作為交互設(shè)計(jì)師,策略就是:“先分解、后聚合”。
首先,明確各環(huán)節(jié)的對(duì)象以及TA所面臨的任務(wù);
其次,針對(duì)各環(huán)節(jié)的任務(wù)展開(kāi)分析,將任務(wù)拆解為一套流程;
然后,根據(jù)各環(huán)節(jié)的對(duì)象和任務(wù),在產(chǎn)品內(nèi)找出用戶(hù)觸點(diǎn),并以此開(kāi)展交互設(shè)計(jì);
最后,將所有環(huán)節(jié)進(jìn)行聚合,形成完成的閉環(huán)設(shè)計(jì)方案。
作者:胡欣欣,公眾號(hào):吹拉彈唱大師(ID:cltcds)
本文由@吹拉彈唱大師 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來(lái)自Unsplash, 基于CC0協(xié)議
請(qǐng)教一下,待辦所對(duì)應(yīng)的已辦該怎么顯示?
會(huì)有一個(gè)通知中心,其中包括待辦列表,已辦可以通過(guò)狀態(tài)篩選出來(lái)
學(xué)到了!
超棒,圖、文字都很棒。學(xué)習(xí) ; ??
很棒 支持一下
請(qǐng)教一下,你在設(shè)置接受者時(shí),只支持單選,如果作為上級(jí)管理者,需要下級(jí)所有人(比如12個(gè)人)對(duì)自己負(fù)責(zé)的事情做同樣的操作,難道上級(jí)管理者需要?jiǎng)?chuàng)建12條“待辦”嗎?
你對(duì)這樣的情景是如何處理的?
如果需要下級(jí)所有人參與,這種組織行為必然會(huì)有一個(gè)唯一“負(fù)責(zé)人”;其次,“待辦”在處理的過(guò)程中,允許二次轉(zhuǎn)發(fā),A完成之后轉(zhuǎn)發(fā)給B繼續(xù)處理…以此完成12個(gè)人的流轉(zhuǎn)。
12個(gè)人本來(lái)是同時(shí)可以做的行為,按照你的邏輯需要12個(gè)人依次處理啦?你覺(jué)得合適嗎?
待辦的分發(fā),不影響12個(gè)人同時(shí)處理,這個(gè)只是一套線(xiàn)上流程,具體線(xiàn)下的行為,由各組織負(fù)責(zé)人來(lái)推進(jìn)。
都是要線(xiàn)上的呀!要給12個(gè)人分發(fā)同一個(gè)待辦,你的說(shuō)法是每個(gè)待辦只能有一個(gè)接收人,那豈不是需要建12次嗎?
建議在設(shè)計(jì)的時(shí)候,可以新增一個(gè)選項(xiàng):待辦發(fā)放類(lèi)型。支持下拉框選擇:指定發(fā)放給個(gè)人、批量發(fā)放給多人。備注說(shuō)明:批量發(fā)放給多人時(shí),每個(gè)接收人都會(huì)收到一條待辦。
很棒!我訂閱你了,大師!
謝謝~
查看待辦詳情這個(gè)環(huán)節(jié)可以不用做到流程里,而是待辦下的一個(gè)可返回的分支,這樣鏈條更短一些
你說(shuō)的有道理,謝謝~
果然是ue出身,圖畫(huà)的真不錯(cuò)。加油吧。
哈哈 謝謝
最近在研究UML,個(gè)人覺(jué)得【待辦】的描述,可以用帶泳道的活動(dòng)圖和針對(duì)于“待辦”對(duì)象的狀態(tài)機(jī)圖描述起來(lái)會(huì)更加清晰流暢,個(gè)人愚見(jiàn)~
感謝指導(dǎo),我會(huì)繼續(xù)努力提升~
您好,我有一些不明白的地方,泳道流程圖和狀態(tài)機(jī)圖是分開(kāi)兩張圖描述比較好呢,還是二者同時(shí)放入泳道描述比較好呢?
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