7個(gè)方面總結(jié):審批工作流設(shè)計(jì)
本文將從角色、內(nèi)容、流程、動(dòng)作、權(quán)限、配置、效率7個(gè)方面,對(duì)審批工作流的產(chǎn)品設(shè)計(jì)進(jìn)行總結(jié)。enjoy~
工作流是后臺(tái)系統(tǒng)的核心和靈魂,而審批則是工作流中的最基礎(chǔ)的應(yīng)用場(chǎng)景。在公司管理和運(yùn)轉(zhuǎn)中引入審批工作流,替代原本的紙質(zhì)申請(qǐng)和審批,可以達(dá)到以下目標(biāo):
- 提高公司的運(yùn)轉(zhuǎn)效率
- 公司管理制度規(guī)范化
- 系統(tǒng)留檔,便于追溯
- 環(huán)保
本文將從角色、內(nèi)容、流程、動(dòng)作、權(quán)限、配置、效率7個(gè)方面,對(duì)審批工作流的產(chǎn)品設(shè)計(jì)進(jìn)行總結(jié)。
一. 角色
在一個(gè)公司中,每個(gè)人都會(huì)有自己的崗位職責(zé)和層級(jí)之分,不同的崗位和層級(jí)定位不一樣,需要完成的任務(wù)也不一樣。在審批流程中,我們只抽象劃分為兩類:
角色1:發(fā)起人
審批的發(fā)起人需要完成的主要是事務(wù)性、操作性的工作,同時(shí)也是一個(gè)審批流程的Owner,是最關(guān)心審批進(jìn)展的人。因此在發(fā)起人的角度,在創(chuàng)建完審批事項(xiàng)后,還需要完善相關(guān)信息、催促審批人及時(shí)審批、處理駁回修改意見、重新提交等。發(fā)起人角度設(shè)計(jì)的要點(diǎn)總結(jié)如下:
- 兼容統(tǒng)一發(fā)起入口和業(yè)務(wù)場(chǎng)景觸發(fā)
- 常用的審批事項(xiàng)要方便找到
- 有統(tǒng)一匯總的審批管理頁面
角色2:審批人
審批人在流程中需要完成的主要是決策性的工作,因此在審批人的視角,內(nèi)容和操作都應(yīng)該盡量精簡(jiǎn):
- 只看到最重要的信息,避免信息過多影響判斷
- 只進(jìn)行必要操作,不能有過多選擇或過多輸入,影響決策效率
- 統(tǒng)一的頁面進(jìn)行審批操作和管理
- 需要有審批歷史,以便追溯
二. 內(nèi)容
1. 提煉最小集合
根據(jù)審批事項(xiàng)的不同,需要流轉(zhuǎn)的內(nèi)容也是不同的。對(duì)于審批流程的設(shè)計(jì)來說,需要在實(shí)際業(yè)務(wù)中提煉出最核心的內(nèi)容,一則可以減輕發(fā)起人的工作負(fù)擔(dān)(發(fā)起一個(gè)審批要填一堆的資料相信沒人會(huì)開心),二則可以提高決策的準(zhǔn)確性和效率。
例如一個(gè)請(qǐng)假審批流程,核心就是請(qǐng)假時(shí)間、事由和請(qǐng)假類型;而一個(gè)立項(xiàng)投決的審批,則需要重點(diǎn)展示立項(xiàng)會(huì)的表決結(jié)果,同時(shí)還需要把會(huì)議記錄做為附件帶上,以便在必要時(shí)可以查看,在交互上,這里同樣需要注意內(nèi)容的歸類、收納。
設(shè)計(jì)要點(diǎn)總結(jié)如下:
- 內(nèi)容盡可能精煉
- 有些內(nèi)容是必要的,但系統(tǒng)可以自行獲取就不要讓發(fā)起人再輸入一遍
- 預(yù)置常用的內(nèi)容,用選擇的方式替代輸入的方式,同時(shí)也提高了內(nèi)容的規(guī)范性
2. 查看和修改
在審批的過程中,有時(shí)候需要讓不同的審批人查看不同的內(nèi)容,且限定有些人有修改權(quán)限而有些人只有只讀權(quán)限,這都會(huì)在后面的“權(quán)限”里總結(jié)。
三. 流程
1. 自主選定審批人流程
這是一種比較輕量、靈活的審批流程形式,適用于公司規(guī)模不大、流程沒有標(biāo)準(zhǔn)化的情況。要點(diǎn)是發(fā)起人發(fā)起一個(gè)審批事項(xiàng)并提交時(shí),需要自行選擇下一個(gè)環(huán)節(jié)的審批人。而下一個(gè)環(huán)節(jié)的審批人審批通過后,可以選擇繼續(xù)流轉(zhuǎn)到再下一個(gè)人去審批,或者結(jié)束這個(gè)流程。
2. 串行流程
串行流程就是每一個(gè)審批環(huán)節(jié)的人審批通過后,才會(huì)進(jìn)入到下一個(gè)環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)的駁回,可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要,設(shè)計(jì)成駁回到發(fā)起人、駁回到上一個(gè)環(huán)節(jié)或駁回到指定環(huán)節(jié)重新審批,或兼而有之,做為選項(xiàng)供審批人選擇。
3. 并行流程
并行流程是一個(gè)審批環(huán)節(jié)需要幾個(gè)人或角色審批通過才算通過,可以有以下兩種方式:
- 任意一個(gè)人審批通過即進(jìn)入下一環(huán)節(jié)
- 必須所有人審批通過才進(jìn)入下一環(huán)節(jié)
上述第一個(gè)方式比較好理解,第二個(gè)方式和串行流程容易混淆,即同樣是要多個(gè)人審批,到底是一個(gè)接一個(gè)、還是同時(shí)通過才算通過?到底用哪種方式,區(qū)別是審批人是不是同一個(gè)級(jí)別,并行的方式其實(shí)類似于同級(jí)別的會(huì)簽,而串行方式適合有上下層級(jí)關(guān)系的情況。
并行流程的駁回則相對(duì)簡(jiǎn)單,一般是設(shè)計(jì)成有一個(gè)人駁回則該環(huán)節(jié)即算駁回。
4. 條件觸發(fā)流程
條件觸發(fā)流程在審批工作流中也比較常見,設(shè)計(jì)上就是某個(gè)審批環(huán)節(jié)要由誰/或哪個(gè)角色審批,需要取決于條件判斷。例如金額低于1萬元由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批通過后即結(jié)束,金額在1萬元以上則由副總裁審批通過后即結(jié)束。
5. 混合流程
混合流程顧名思義就是混合了以上幾種流程,還是以上述金額審批為例,我們修改成:金額低于1萬元的,由財(cái)務(wù)審批通過后即結(jié)束;金額在1萬元到10萬元的,需要先由財(cái)務(wù)審批,之后交由副總裁審批通過后即結(jié)束;金額高于10萬元的,需要由董事長(zhǎng)和總裁一同審批通過后才結(jié)束。
四. 動(dòng)作
1. 通過
通過動(dòng)作由審批人操作,是否需要輸入通過原因、通過原因是否必填需要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況決定。要點(diǎn)總結(jié)如下:
- 簡(jiǎn)單申請(qǐng)不需要填寫通過原因,或者原因選填
- 通過原因需要填的話,可用于反饋或激勵(lì)發(fā)起人的情況
2. 駁回修改
駁回修改動(dòng)作由審批人操作,和通過不同,為了讓發(fā)起人知道如何修改,駁回原因一般需要設(shè)定成必填項(xiàng),否則發(fā)起人或上一個(gè)審批環(huán)節(jié)的人不知道為何被駁回、以及要如何修改。
駁回修改可根據(jù)業(yè)務(wù)需要,在以下邏輯中選擇:
- 駁回到發(fā)起人
- 駁回上一環(huán)節(jié)
- 駁回到選定的之前的某個(gè)審批環(huán)節(jié)
3. 重新提交
重新提交由發(fā)起人操作,和駁回修改是一一對(duì)應(yīng)的。設(shè)計(jì)上要注意,審批人審批重新提交的內(nèi)容時(shí),需要附帶上一次駁回修改的原因。
4. 取消
取消動(dòng)作可選,一般來說是發(fā)起人取消,而不是審批人取消,原因如下:
- 審批人只關(guān)心一個(gè)審批事務(wù)過來后,判斷并決策是通過還是駁回
- 取消和駁回含義容易混淆,區(qū)分不開
在設(shè)計(jì)上,我們還可以做到發(fā)起人是否可取消可由配置項(xiàng)進(jìn)行配置。
五. 權(quán)限
權(quán)限的控制貫穿在審批流程的方方面面,上述的角色、內(nèi)容、流程和動(dòng)作都會(huì)涉及到權(quán)限的控制。權(quán)限體系的設(shè)計(jì)是一個(gè)大工程,在審批流程中,采用基于角色的訪問控制體系(RBAC)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇:
“基于角色的訪問控制體系,包括用戶、角色、目標(biāo)、操作、許可權(quán)五個(gè)基本數(shù)據(jù)元素,每個(gè)角色至少具備一個(gè)權(quán)限,每個(gè)用戶至少扮演一個(gè)角色,可以對(duì)完全不同的角色分配完全相同的訪問權(quán)限,用戶和角色是多對(duì)多的關(guān)系?!?/p>
設(shè)計(jì)要點(diǎn)總結(jié)如下:
- 操作和許可權(quán)內(nèi)容,可區(qū)分為功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限
- 什么人可以發(fā)起什么審批,由功能權(quán)限控制
- 什么人/角色在整個(gè)審批流程中可見什么數(shù)據(jù),由數(shù)據(jù)權(quán)限控制
- 什么人/角色可以審批什么環(huán)節(jié),由獨(dú)立的審批配置控制,下一節(jié)會(huì)進(jìn)行闡述
關(guān)于權(quán)限可以參考筆者另一個(gè)篇文章:面向中小企業(yè)SaaS的權(quán)限管理系統(tǒng)
六. 配置和擴(kuò)展性
審批工作流的配置靈活度和開發(fā)復(fù)雜度成反比,具體要靈活到什么程度,需要由業(yè)務(wù)需求決定。一般針對(duì)公司開發(fā)的中后臺(tái)系統(tǒng),靈活性相對(duì)較少,而面向多個(gè)公司的商業(yè)化的系統(tǒng),則靈活性要求大大提高。配置的靈活性體現(xiàn)在以下方面:
- 審批流程的類型可修改
- 具體的審批環(huán)節(jié)可增刪改
- 各個(gè)環(huán)節(jié)審批人/角色可配置
- 審批相關(guān)的權(quán)限可變更
七. 效率
工作流的核心目標(biāo)是提高企業(yè)運(yùn)行效率,如果線上審批流程效率還不如原來的紙質(zhì)操作,那這個(gè)流程的設(shè)計(jì)就是失敗的,也失去了意義。因此,在完成整個(gè)審批流程的設(shè)計(jì)之后,我們還需要花大精力對(duì)流程的效率進(jìn)行審視和優(yōu)化。對(duì)于審批流程效率的提升,總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)如下:
- 審批的操作盡可能精簡(jiǎn),且操作含義明確
- 只要求輸入必要的表單
- 待審批事項(xiàng)及時(shí)通知到審批人
- 審批進(jìn)展及時(shí)通知發(fā)起人
- 發(fā)起人可選擇主動(dòng)催促審批人
- 做好下一步操作的引導(dǎo)
總結(jié)
審批流程是中后臺(tái)工作流的基礎(chǔ)應(yīng)用,我們?cè)谠O(shè)計(jì)的過程中,把握的核心要點(diǎn)是“提高效率,規(guī)范管理”,在設(shè)計(jì)過程中要時(shí)時(shí)回頭審視,以免脫離了這個(gè)最重要的目標(biāo)。
本文由 @Alex 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自 Pexels,基于 CC0 協(xié)議
簡(jiǎn)歷
不錯(cuò),簡(jiǎn)單明確,清晰
您好,請(qǐng)問混合流程在前端界面如何展示的?
一個(gè)問題,例如以下流程
A-B-C-D-E-結(jié)束;
D節(jié)點(diǎn)駁回;
重新提交方案是?
①重走流程
②直接到D
如果是自定義流程的話可以根據(jù)所設(shè)置的節(jié)點(diǎn)退回,然后再自行選擇下一審批節(jié)點(diǎn)
這個(gè)肯定根據(jù)審批內(nèi)容有誤變動(dòng)來定,內(nèi)容變了一定要從頭審批;反之,若沒變的話再具體說,兩個(gè)可能都行。
最近也在優(yōu)化審批流程,看了很多還是覺得博主總結(jié)較為到位和深刻,希望有機(jī)會(huì)可以交流交流
文章寫得很好,學(xué)習(xí)了。
這是好文章
【功能權(quán)限】如果有【審批】類的權(quán)限設(shè)置,是否會(huì)與【工作審批流】的設(shè)置相沖突?如果要融合兩者,是否【功能權(quán)限】用來定義【菜單】和【增刪改查】等,而【審批權(quán)限】在【工作審批流】中進(jìn)行設(shè)置為好?
審批權(quán)限就是功能權(quán)限吧
不一樣的
我也有類似的疑惑,在解決不了或者時(shí)間緊迫的情況下,我的做法是把功能角色和審批流角色分開考慮,功能角色只考慮查看和操作權(quán)限,審批流角色決定是否處于工作流中的某一個(gè)節(jié)點(diǎn)。如果想要兩者融合,我認(rèn)為需要進(jìn)一步梳理清楚內(nèi)在邏輯,比如說審批流節(jié)點(diǎn)可能與崗位層級(jí)相關(guān)、或者屬于同一類角色的自動(dòng)流轉(zhuǎn)……等等,但還沒有總結(jié)出合適的方法。
算是有經(jīng)驗(yàn)的
工作流的設(shè)計(jì)應(yīng)該先分成兩個(gè)部分吧。一是表單的自定義,就是流程中流轉(zhuǎn)的表單需要通過表單設(shè)計(jì)器來完成,可以最大限度的滿足業(yè)務(wù)的需求。
二是流程的自定義。就跟我們畫流程圖一樣,由一個(gè)一個(gè)節(jié)點(diǎn)構(gòu)成。每個(gè)節(jié)點(diǎn)需要控制到節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的表單(表單應(yīng)該有本節(jié)點(diǎn)查閱的表單,同時(shí)也需要權(quán)限去控制查看的內(nèi)容,同時(shí)需要在本節(jié)點(diǎn)控制是加入新的表單),節(jié)點(diǎn)的處理人(按角色、按崗位,按操作員,按特殊方式如上一節(jié)點(diǎn)指定等),處理方式(并行、串行),處理操作(審批或繼續(xù)填寫)。節(jié)點(diǎn)與節(jié)點(diǎn)直接的連接如果出現(xiàn)了分支的情況,就會(huì)加入分支條件的控制。
同意!流程的自定義的實(shí)現(xiàn)各種個(gè)性化審批流程配置的關(guān)鍵,然后就是基于自定義流程的應(yīng)用了。
你好,最近在做一個(gè)類似的東西,我的想法和你的很像,方便加好友請(qǐng)教下嗎