本文將從角色、內(nèi)容、流程、動(dòng)作、權(quán)限、配置、效率7個(gè)方面，對(duì)審批工作流的產(chǎn)品設(shè)計(jì)進(jìn)行總結(jié)。enjoy~

工作流是后臺(tái)系統(tǒng)的核心和靈魂，而審批則是工作流中的最基礎(chǔ)的應(yīng)用場(chǎng)景。在公司管理和運(yùn)轉(zhuǎn)中引入審批工作流，替代原本的紙質(zhì)申請(qǐng)和審批，可以達(dá)到以下目標(biāo)：

• 提高公司的運(yùn)轉(zhuǎn)效率
• 公司管理制度規(guī)范化
• 系統(tǒng)留檔，便于追溯
• 環(huán)保

本文將從角色、內(nèi)容、流程、動(dòng)作、權(quán)限、配置、效率7個(gè)方面，對(duì)審批工作流的產(chǎn)品設(shè)計(jì)進(jìn)行總結(jié)。

一. 角色

在一個(gè)公司中，每個(gè)人都會(huì)有自己的崗位職責(zé)和層級(jí)之分，不同的崗位和層級(jí)定位不一樣，需要完成的任務(wù)也不一樣。在審批流程中，我們只抽象劃分為兩類：

角色1：發(fā)起人

審批的發(fā)起人需要完成的主要是事務(wù)性、操作性的工作，同時(shí)也是一個(gè)審批流程的Owner，是最關(guān)心審批進(jìn)展的人。因此在發(fā)起人的角度，在創(chuàng)建完審批事項(xiàng)后，還需要完善相關(guān)信息、催促審批人及時(shí)審批、處理駁回修改意見、重新提交等。發(fā)起人角度設(shè)計(jì)的要點(diǎn)總結(jié)如下：

• 兼容統(tǒng)一發(fā)起入口和業(yè)務(wù)場(chǎng)景觸發(fā)
• 常用的審批事項(xiàng)要方便找到
• 有統(tǒng)一匯總的審批管理頁面

角色2：審批人

審批人在流程中需要完成的主要是決策性的工作，因此在審批人的視角，內(nèi)容和操作都應(yīng)該盡量精簡(jiǎn)：

• 只看到最重要的信息，避免信息過多影響判斷
• 只進(jìn)行必要操作，不能有過多選擇或過多輸入，影響決策效率
• 統(tǒng)一的頁面進(jìn)行審批操作和管理
• 需要有審批歷史，以便追溯

二. 內(nèi)容

1. 提煉最小集合

根據(jù)審批事項(xiàng)的不同，需要流轉(zhuǎn)的內(nèi)容也是不同的。對(duì)于審批流程的設(shè)計(jì)來說，需要在實(shí)際業(yè)務(wù)中提煉出最核心的內(nèi)容，一則可以減輕發(fā)起人的工作負(fù)擔(dān)（發(fā)起一個(gè)審批要填一堆的資料相信沒人會(huì)開心），二則可以提高決策的準(zhǔn)確性和效率。

例如一個(gè)請(qǐng)假審批流程，核心就是請(qǐng)假時(shí)間、事由和請(qǐng)假類型；而一個(gè)立項(xiàng)投決的審批，則需要重點(diǎn)展示立項(xiàng)會(huì)的表決結(jié)果，同時(shí)還需要把會(huì)議記錄做為附件帶上，以便在必要時(shí)可以查看，在交互上，這里同樣需要注意內(nèi)容的歸類、收納。

設(shè)計(jì)要點(diǎn)總結(jié)如下：

• 內(nèi)容盡可能精煉
• 有些內(nèi)容是必要的，但系統(tǒng)可以自行獲取就不要讓發(fā)起人再輸入一遍
• 預(yù)置常用的內(nèi)容，用選擇的方式替代輸入的方式，同時(shí)也提高了內(nèi)容的規(guī)范性

2. 查看和修改

在審批的過程中，有時(shí)候需要讓不同的審批人查看不同的內(nèi)容，且限定有些人有修改權(quán)限而有些人只有只讀權(quán)限，這都會(huì)在后面的“權(quán)限”里總結(jié)。

三. 流程

1. 自主選定審批人流程

這是一種比較輕量、靈活的審批流程形式，適用于公司規(guī)模不大、流程沒有標(biāo)準(zhǔn)化的情況。要點(diǎn)是發(fā)起人發(fā)起一個(gè)審批事項(xiàng)并提交時(shí)，需要自行選擇下一個(gè)環(huán)節(jié)的審批人。而下一個(gè)環(huán)節(jié)的審批人審批通過后，可以選擇繼續(xù)流轉(zhuǎn)到再下一個(gè)人去審批，或者結(jié)束這個(gè)流程。

2. 串行流程

串行流程就是每一個(gè)審批環(huán)節(jié)的人審批通過后，才會(huì)進(jìn)入到下一個(gè)環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)的駁回，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)計(jì)成駁回到發(fā)起人、駁回到上一個(gè)環(huán)節(jié)或駁回到指定環(huán)節(jié)重新審批，或兼而有之，做為選項(xiàng)供審批人選擇。

3. 并行流程

并行流程是一個(gè)審批環(huán)節(jié)需要幾個(gè)人或角色審批通過才算通過，可以有以下兩種方式：

• 任意一個(gè)人審批通過即進(jìn)入下一環(huán)節(jié)
• 必須所有人審批通過才進(jìn)入下一環(huán)節(jié)

上述第一個(gè)方式比較好理解，第二個(gè)方式和串行流程容易混淆，即同樣是要多個(gè)人審批，到底是一個(gè)接一個(gè)、還是同時(shí)通過才算通過？到底用哪種方式，區(qū)別是審批人是不是同一個(gè)級(jí)別，并行的方式其實(shí)類似于同級(jí)別的會(huì)簽，而串行方式適合有上下層級(jí)關(guān)系的情況。

并行流程的駁回則相對(duì)簡(jiǎn)單，一般是設(shè)計(jì)成有一個(gè)人駁回則該環(huán)節(jié)即算駁回。

4. 條件觸發(fā)流程

條件觸發(fā)流程在審批工作流中也比較常見，設(shè)計(jì)上就是某個(gè)審批環(huán)節(jié)要由誰/或哪個(gè)角色審批，需要取決于條件判斷。例如金額低于1萬元由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批通過后即結(jié)束，金額在1萬元以上則由副總裁審批通過后即結(jié)束。

5. 混合流程

混合流程顧名思義就是混合了以上幾種流程，還是以上述金額審批為例，我們修改成：金額低于1萬元的，由財(cái)務(wù)審批通過后即結(jié)束；金額在1萬元到10萬元的，需要先由財(cái)務(wù)審批，之后交由副總裁審批通過后即結(jié)束；金額高于10萬元的，需要由董事長(zhǎng)和總裁一同審批通過后才結(jié)束。

四. 動(dòng)作

1. 通過

通過動(dòng)作由審批人操作，是否需要輸入通過原因、通過原因是否必填需要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況決定。要點(diǎn)總結(jié)如下：

• 簡(jiǎn)單申請(qǐng)不需要填寫通過原因，或者原因選填
• 通過原因需要填的話，可用于反饋或激勵(lì)發(fā)起人的情況

2. 駁回修改

駁回修改動(dòng)作由審批人操作，和通過不同，為了讓發(fā)起人知道如何修改，駁回原因一般需要設(shè)定成必填項(xiàng)，否則發(fā)起人或上一個(gè)審批環(huán)節(jié)的人不知道為何被駁回、以及要如何修改。

駁回修改可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在以下邏輯中選擇：

• 駁回到發(fā)起人
• 駁回上一環(huán)節(jié)
• 駁回到選定的之前的某個(gè)審批環(huán)節(jié)

3. 重新提交

重新提交由發(fā)起人操作，和駁回修改是一一對(duì)應(yīng)的。設(shè)計(jì)上要注意，審批人審批重新提交的內(nèi)容時(shí)，需要附帶上一次駁回修改的原因。

4. 取消

取消動(dòng)作可選，一般來說是發(fā)起人取消，而不是審批人取消，原因如下：

• 審批人只關(guān)心一個(gè)審批事務(wù)過來后，判斷并決策是通過還是駁回
• 取消和駁回含義容易混淆，區(qū)分不開

在設(shè)計(jì)上，我們還可以做到發(fā)起人是否可取消可由配置項(xiàng)進(jìn)行配置。

五. 權(quán)限

權(quán)限的控制貫穿在審批流程的方方面面，上述的角色、內(nèi)容、流程和動(dòng)作都會(huì)涉及到權(quán)限的控制。權(quán)限體系的設(shè)計(jì)是一個(gè)大工程，在審批流程中，采用基于角色的訪問控制體系（RBAC）是一個(gè)不錯(cuò)的選擇：

“基于角色的訪問控制體系，包括用戶、角色、目標(biāo)、操作、許可權(quán)五個(gè)基本數(shù)據(jù)元素，每個(gè)角色至少具備一個(gè)權(quán)限，每個(gè)用戶至少扮演一個(gè)角色，可以對(duì)完全不同的角色分配完全相同的訪問權(quán)限，用戶和角色是多對(duì)多的關(guān)系?！?/p>

設(shè)計(jì)要點(diǎn)總結(jié)如下：

• 操作和許可權(quán)內(nèi)容，可區(qū)分為功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限
• 什么人可以發(fā)起什么審批，由功能權(quán)限控制
• 什么人/角色在整個(gè)審批流程中可見什么數(shù)據(jù)，由數(shù)據(jù)權(quán)限控制
• 什么人/角色可以審批什么環(huán)節(jié)，由獨(dú)立的審批配置控制，下一節(jié)會(huì)進(jìn)行闡述

關(guān)于權(quán)限可以參考筆者另一個(gè)篇文章：面向中小企業(yè)SaaS的權(quán)限管理系統(tǒng)

六. 配置和擴(kuò)展性

審批工作流的配置靈活度和開發(fā)復(fù)雜度成反比，具體要靈活到什么程度，需要由業(yè)務(wù)需求決定。一般針對(duì)公司開發(fā)的中后臺(tái)系統(tǒng)，靈活性相對(duì)較少，而面向多個(gè)公司的商業(yè)化的系統(tǒng)，則靈活性要求大大提高。配置的靈活性體現(xiàn)在以下方面：

• 審批流程的類型可修改
• 具體的審批環(huán)節(jié)可增刪改
• 各個(gè)環(huán)節(jié)審批人/角色可配置
• 審批相關(guān)的權(quán)限可變更

七. 效率

工作流的核心目標(biāo)是提高企業(yè)運(yùn)行效率，如果線上審批流程效率還不如原來的紙質(zhì)操作，那這個(gè)流程的設(shè)計(jì)就是失敗的，也失去了意義。因此，在完成整個(gè)審批流程的設(shè)計(jì)之后，我們還需要花大精力對(duì)流程的效率進(jìn)行審視和優(yōu)化。對(duì)于審批流程效率的提升，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)如下：

• 審批的操作盡可能精簡(jiǎn)，且操作含義明確
• 只要求輸入必要的表單
• 待審批事項(xiàng)及時(shí)通知到審批人
• 審批進(jìn)展及時(shí)通知發(fā)起人
• 發(fā)起人可選擇主動(dòng)催促審批人
• 做好下一步操作的引導(dǎo)

總結(jié)

審批流程是中后臺(tái)工作流的基礎(chǔ)應(yīng)用，我們?cè)谠O(shè)計(jì)的過程中，把握的核心要點(diǎn)是“提高效率，規(guī)范管理”，在設(shè)計(jì)過程中要時(shí)時(shí)回頭審視，以免脫離了這個(gè)最重要的目標(biāo)。

本文由 @Alex 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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