一款好的項(xiàng)目管理工具，是產(chǎn)品研發(fā)進(jìn)度把控、團(tuán)隊(duì)協(xié)作的賢內(nèi)助。用好了，將達(dá)到事半功倍的效果；用不好，不但無(wú)法提高效率、帶來(lái)幫助，反而成為工作中的負(fù)擔(dān)。當(dāng)我們使用項(xiàng)目管理工具時(shí)，應(yīng)該注意的點(diǎn)有哪些？文章為你解讀。

1.找到合適的工具

項(xiàng)目管理的作用對(duì)象是團(tuán)隊(duì)，因此，好的項(xiàng)目管理工具應(yīng)該達(dá)到團(tuán)隊(duì)成員人人受益、提高每個(gè)成員工作效率的效果：

• 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，可掌控項(xiàng)目的整體情況：可查看匯總信息，包括但不限于項(xiàng)目進(jìn)度匯總；每個(gè)成員的任務(wù)情況、項(xiàng)目任務(wù)清單匯總；項(xiàng)目迭代路線（版本路線）；項(xiàng)目文檔備案匯總等。
• 對(duì)員工，可掌控自己的具體工作：可查看自己的工作清單；可直觀地查看自己當(dāng)前的任務(wù)量；可將任務(wù)流轉(zhuǎn)到下一位負(fù)責(zé)人。
• 對(duì)團(tuán)隊(duì)，可掌控項(xiàng)目的迭代進(jìn)度：可查看項(xiàng)目的迭代進(jìn)度；遇到問(wèn)題時(shí)，可通過(guò)追溯發(fā)現(xiàn)根源；可查看任務(wù)的流轉(zhuǎn)情況、項(xiàng)目文檔的歷史版本、項(xiàng)目的迭代情況等。

2.清晰的任務(wù)流轉(zhuǎn)流程

清晰的任務(wù)管理流程幫助團(tuán)隊(duì)成員掌握自己工作的步伐，保證大家理解一致。也確保 迭代過(guò)程的監(jiān)控和后期的追溯。

不同的任務(wù)類型，流轉(zhuǎn)的流程不盡相同：

以開(kāi)發(fā)任務(wù)為例，經(jīng)歷的流程路徑詳解如下：

有了標(biāo)準(zhǔn)的任務(wù)新建、流轉(zhuǎn)流程，項(xiàng)目工作被分解為具體的任務(wù)，且指向到特定的人。每個(gè)人完成手上的任務(wù)后，很明確地指派給下一位負(fù)責(zé)人，提高大家對(duì)自己工作的管控力。也確保了每個(gè)任務(wù)有始有終，有清晰的軌跡，方便了項(xiàng)目的整體監(jiān)管。

3.粗細(xì)適宜的任務(wù)粒度

開(kāi)發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維、文檔、設(shè)計(jì)5類型任務(wù)幾乎涵蓋了一個(gè)項(xiàng)目中所有的細(xì)節(jié)工作，此時(shí)，很容易出現(xiàn)因任務(wù)粒度過(guò)細(xì)導(dǎo)致的龐大任務(wù)量。當(dāng)每個(gè)人手上的任務(wù)量達(dá)到一定的臨界值時(shí)，不僅無(wú)法幫助大家管控工作，反而因信息過(guò)載造成極大的困擾，人們不得不花費(fèi)大量的時(shí)間精力查看處理這些任務(wù)，而無(wú)法將注意力集中在完成任務(wù)本身上。

因此，粗細(xì)適宜的粒度是建任務(wù)的關(guān)鍵。一般應(yīng)遵循的規(guī)則如下：

• 以一次迭代為單位新建開(kāi)發(fā)任務(wù)：在任務(wù)的描述中敘述此次迭代的story point；以附件的形式補(bǔ)充PRD等需求文件

• 一個(gè)迭代任務(wù)下有若干個(gè)子開(kāi)發(fā)任務(wù)、運(yùn)維任務(wù)：新建的迭代任務(wù)，以功能為單位被拆解成多個(gè)開(kāi)發(fā)子任務(wù)，方便分配給具體的研發(fā)人員；針對(duì)某此迭代的運(yùn)維任務(wù)掛在對(duì)應(yīng)的迭代任務(wù)下：

• 某個(gè)功能的bug掛在對(duì)應(yīng)的開(kāi)發(fā)任務(wù)下：測(cè)試bug作為開(kāi)發(fā)任務(wù)的子任務(wù)，方便看到某個(gè)人負(fù)責(zé)的某個(gè)功能出bug的情況，也方便迅速定位bug集中的功能所在：

• 以類型為單位新建測(cè)試bug：若每個(gè)小問(wèn)題被簡(jiǎn)稱一個(gè)測(cè)試bug，則會(huì)出現(xiàn)bug泛濫成災(zāi)的場(chǎng)面，為此，應(yīng)將bug按類型歸類，同一類的提一個(gè)匯總bug即可。如文字錯(cuò)誤類、樣式不符類。

4.定期的項(xiàng)目例會(huì)評(píng)審

明晰的規(guī)則不能成為空頭條例，重在執(zhí)行過(guò)程中的堅(jiān)守。因每個(gè)人工作的習(xí)慣根深蒂固，常常忘記按照規(guī)則實(shí)施，為此，定期（一般兩周一次）召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)，在例會(huì)上對(duì)著任務(wù)單進(jìn)行評(píng)審顯得非常必要。例會(huì)的主要議程有：

• 項(xiàng)目進(jìn)度情況評(píng)審：對(duì)照當(dāng)前版本的進(jìn)度計(jì)劃表，評(píng)審每項(xiàng)任務(wù)完成的情況。這個(gè)過(guò)程很容易發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度存在的風(fēng)險(xiǎn)，有利于提前采取措施預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。
• 團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員的任務(wù)清單評(píng)審：通過(guò)評(píng)審每個(gè)人手上的任務(wù)清單，可以發(fā)現(xiàn)工作分配是否均衡；其次在評(píng)審的過(guò)程中，找出沒(méi)有按規(guī)則新建和流轉(zhuǎn)的冗余任務(wù)單子，并進(jìn)行合并、關(guān)閉等處理。通過(guò)清理冗余的任務(wù)，防止因工具而影響團(tuán)隊(duì)效率。通過(guò)會(huì)上討論的方式，對(duì)大家遵守規(guī)則做到了很好的提醒（應(yīng)注意，評(píng)審時(shí)發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)則，應(yīng)只需指出哪里不符合并改正，而不是怪罪于當(dāng)事人）。

5.隨時(shí)監(jiān)控任務(wù)清單

項(xiàng)目管理者應(yīng)隨時(shí)關(guān)注工具的使用情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出。主要應(yīng)關(guān)注的點(diǎn)或許有：

• 一周內(nèi)沒(méi)有更新的任務(wù)：一個(gè)任務(wù)若一周內(nèi)都沒(méi)有更新，有兩種情況：當(dāng)事人忘記處理；任務(wù)粒度太大。此時(shí)應(yīng)及時(shí)提出，查找問(wèn)題所在并解決，防止某個(gè)問(wèn)題被遺漏出來(lái)，或工作分配不合理。
• 測(cè)試bug清單數(shù)量：項(xiàng)目管理工具中，占比最大的任務(wù)單當(dāng)屬測(cè)試bug。為防止任務(wù)粒度太細(xì)給大家造成困擾，應(yīng)及時(shí)關(guān)注測(cè)試bug清單，及時(shí)合并極細(xì)小的bug。

短期的實(shí)時(shí)監(jiān)控和項(xiàng)目例會(huì)結(jié)合，有效地掌控項(xiàng)目狀態(tài)的同時(shí)，促使團(tuán)隊(duì)更好地使用工具。

誠(chéng)然，市面上有花樣繁多的項(xiàng)目管理工具可供選擇，每個(gè)工具各有其優(yōu)勢(shì)。不論使用何種工具，合理地使用，并使其提高團(tuán)隊(duì)的工作效率，是第一要義，而不應(yīng)為了使用工具而使用工具，反而使其成為團(tuán)隊(duì)工作的負(fù)擔(dān)。

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