項(xiàng)目管理實(shí)踐:如何進(jìn)行項(xiàng)目劃分?
之前的文章我們講了如何以O(shè)KR驅(qū)動(dòng)企業(yè)的項(xiàng)目化管理,本文就項(xiàng)目化管理過程中的項(xiàng)目如何劃分及,劃分后的工作如何分解落實(shí)到每個(gè)項(xiàng)目成員身上等問題進(jìn)行討論。
項(xiàng)目劃分
企業(yè)在劃分項(xiàng)目時(shí),可按照項(xiàng)目的復(fù)雜程度、管理范圍等將項(xiàng)目分為三個(gè)級(jí)別,分別是企業(yè)級(jí)、部門級(jí)和小組級(jí)(與目標(biāo)劃分原則相同),然后將每一級(jí)的目標(biāo)與項(xiàng)目對(duì)應(yīng)起來。
我們知道,企業(yè)制定的目標(biāo)(OKR),一個(gè)目標(biāo)(O)會(huì)有多個(gè)關(guān)鍵結(jié)果(KR),關(guān)鍵結(jié)果是衡量目標(biāo)完成與否的標(biāo)準(zhǔn),而項(xiàng)目則是OKR落地執(zhí)行的載體。因此,每個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)對(duì)應(yīng)的應(yīng)該是目標(biāo)中的關(guān)鍵結(jié)果,當(dāng)然,目標(biāo)及關(guān)鍵結(jié)果的復(fù)雜程度不同,所以一個(gè)關(guān)鍵結(jié)果可能會(huì)對(duì)應(yīng)多個(gè)項(xiàng)目。
清楚項(xiàng)目劃分原則后,下一步就要明確到底哪些工作可以作為獨(dú)立的項(xiàng)目進(jìn)行管理或者說哪一類工作可以劃分到同一個(gè)項(xiàng)目中進(jìn)行管理。
先看一下項(xiàng)目的定義:
項(xiàng)目,是為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做出的臨時(shí)性努力。(臨時(shí)性是指計(jì)劃有確定的開始日期和結(jié)束日期;獨(dú)特意味著項(xiàng)目的最終結(jié)果不重復(fù))
項(xiàng)目的定義中給了區(qū)別項(xiàng)目的兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):確定的時(shí)間和唯一的結(jié)果,滿足這兩點(diǎn)的工作我們都可以將他們作為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理。
據(jù)此,我們總結(jié)出四類可以項(xiàng)目的形式進(jìn)行管理的工作:
- 跨單位、跨部門的工作項(xiàng)目化;(如建筑工程項(xiàng)目、機(jī)械制造項(xiàng)目等需要跨單位或部門合作完成的工作)
- 由單一部門負(fù)責(zé),部門經(jīng)理組織的復(fù)雜活動(dòng)項(xiàng)目化;(如產(chǎn)品研發(fā)部門的研發(fā)項(xiàng)目管理)
- 涉及到多人合作,可分解任務(wù)的工作項(xiàng)目化;(如運(yùn)營的一場(chǎng)線上活動(dòng)需要研發(fā)、設(shè)計(jì)、運(yùn)營等部門的同事一起完成)
- 有確定完成期限的、確定預(yù)算的活動(dòng)項(xiàng)目化;(如人事行政部門組織的一次團(tuán)建或一場(chǎng)年會(huì))
創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目可分為四步:
(1)清晰定位項(xiàng)目目標(biāo)(O)
與企業(yè)一樣,一個(gè)項(xiàng)目在成立或創(chuàng)建之初就要有清晰明確的目標(biāo);
(2)明確項(xiàng)目生產(chǎn)的產(chǎn)品、服務(wù)或提供給客戶的可交付成果(KR)
項(xiàng)目目標(biāo)確定后,就要分析實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)要做的工作或者是衡量目標(biāo)完成的標(biāo)準(zhǔn);
3.確保覆蓋100%的工作;
項(xiàng)目范圍要確保能覆蓋到完成這個(gè)項(xiàng)目所需做的所有工作;
4.進(jìn)一步細(xì)化1和2的每一項(xiàng),使其形成順序的邏輯子組,直到工作要素的復(fù)雜性和成本花費(fèi)成為可計(jì)劃和可控制的管理單元;
需要注意的是:每個(gè)項(xiàng)目都要有明確的目標(biāo)及完成時(shí)間;相同或不同部門的工作只要有明確的目標(biāo)和確定的完成時(shí)間都可以作為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理;
工作分解
劃分項(xiàng)目只是確定每個(gè)部門或團(tuán)隊(duì)的工作范圍,但是部門或團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員的工作如何安排、怎樣才能確保所有工作都能責(zé)任到人是部門或團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人需要重點(diǎn)考慮的問題。
對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行拆解分配的時(shí)候會(huì)用到項(xiàng)目管理常用的任務(wù)分解方法-工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。
工作分解結(jié)構(gòu)(WBS),以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行的分組,它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍,每下降一層代表對(duì)項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。
在使用WBS進(jìn)行工作分解時(shí)需要遵循以下原則:
(1)遵循MECE原則
即在工作分解時(shí),做到不遺漏、不重復(fù),分解后的工作相互獨(dú)立,且粒度足夠細(xì),不能再進(jìn)一步分解;
(2)遵循SMART原則
即工作的分解要具體(Specific)、可量化(Measurable)、可實(shí)現(xiàn)(Attainable)、相關(guān)性(Relevant)、時(shí)限性(Time-bound),每項(xiàng)工作都必須要有部門和人負(fù)責(zé),必須要有主要負(fù)責(zé)人,另外,工作分配要具體到個(gè)人而不是分配給小組。
(3)可視化原則
可以分層看到每一項(xiàng)細(xì)化的工作,方便項(xiàng)目中每個(gè)成員清楚自己的工作范圍與目標(biāo);
(4)任務(wù)的粒度要足夠細(xì),能方便的應(yīng)用工期、質(zhì)量、成本等手段
(5)分解層次不宜過多,以四至六層為宜,最低層次的工作單元成本不宜過高,工期不宜過長
只是,理論與實(shí)踐總是有差距的,清楚工作分解的思路及原則是一回事,真正將工作分解清晰又是一回事。
在這里給大家一點(diǎn)小建議:在實(shí)際的工作分解中,如果沒有理清工作順序、思路,可以把原來的一個(gè)活進(jìn)行分解,越分解工作內(nèi)容越清楚,當(dāng)把工作分解到一定大小時(shí),就能將工作落實(shí)到負(fù)責(zé)這工作的人身上,而通過拆分不同層面、不同顆粒度,就可以更好的把工作關(guān)聯(lián)起來。
總結(jié)一下
無論是將項(xiàng)目與目標(biāo)對(duì)應(yīng)劃分三個(gè)級(jí)別,還是對(duì)單個(gè)項(xiàng)目的工作分解,最終都是要將工作細(xì)化明確責(zé)任,從而達(dá)到提高整體工作效率,節(jié)約企業(yè)成本的目的,這也是企業(yè)要進(jìn)行項(xiàng)目化管理的原因。
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