這是項(xiàng)目管理系列的最后一篇內(nèi)容了，前面我們花了整整6篇內(nèi)容，向大家詳細(xì)介紹了一個(gè)項(xiàng)目管理的流程，以及各個(gè)流程環(huán)節(jié)應(yīng)該怎么實(shí)現(xiàn)。

那這篇內(nèi)容就以做項(xiàng)目管理的重要載體之一——項(xiàng)目管理軟件為切入點(diǎn)，跟大家梳理一下，一個(gè)好的項(xiàng)目管理軟件都能做到什么？

注：以下所示例項(xiàng)目管理系統(tǒng)——簡道云項(xiàng)目管理系統(tǒng)

01 什么是項(xiàng)目管理軟件？

項(xiàng)目管理，是指在一定的時(shí)間、成本、范圍和質(zhì)量約束下，通過對資源、風(fēng)險(xiǎn)、溝通、變更等方面的規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的過程。

而項(xiàng)目管理軟件，則是一個(gè)集項(xiàng)目管理、任務(wù)管理于一體，專業(yè)、易上手的解決方案，讓項(xiàng)目全流程線上化、流程化、可視化，幫助企業(yè)更高效地規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成功交付。

上項(xiàng)目管理軟件，主要是為了解決以下問題：

1. 最大的痛點(diǎn)：項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)督的成本高，風(fēng)險(xiǎn)高

2. 流程化、機(jī)制化

• 項(xiàng)目少的時(shí)候，靠牛人，效率為主
• 項(xiàng)目多的時(shí)候，靠機(jī)制/工具，減少不確定性，可靠性為主，同時(shí)執(zhí)行成本也會(huì)降低，越來越低。

3. 可視化、可跟蹤、可復(fù)盤、可分析、可改進(jìn)

02 項(xiàng)目管理軟件需要有哪些能力？

項(xiàng)目管理的5大階段分別是：項(xiàng)目啟動(dòng)——項(xiàng)目規(guī)劃——項(xiàng)目執(zhí)行——項(xiàng)目監(jiān)控——項(xiàng)目收尾，只要是個(gè)項(xiàng)目，就一定要按這5大階段去推動(dòng)。

那么在項(xiàng)目管理軟件中，我們可以將它抽象為這樣一個(gè)流程圖：

當(dāng)然，不同的項(xiàng)目類型、交期、客戶，項(xiàng)目管理的內(nèi)容也會(huì)不同，所以項(xiàng)目管理軟件最好是要有自定義能力，能夠根據(jù)不同項(xiàng)目需求自定義修改。

具體來說，項(xiàng)目管理系統(tǒng)需要有以下幾方面的能力：

1. 客戶管理

客戶管理是企業(yè)全面管理項(xiàng)目相關(guān)客戶的關(guān)鍵過程，在客戶管理模塊，項(xiàng)目管理系統(tǒng)一般會(huì)有以下幾個(gè)功能點(diǎn)：

• 【客戶】：用于維護(hù)客戶信息，查看到該客戶的跟進(jìn)記錄、合同記錄、回款/開票記錄。
• 【聯(lián)系人】：用于維護(hù)客戶的聯(lián)系人信息，一個(gè)客戶可以有多個(gè)聯(lián)系人
• 【跟進(jìn)記錄】：登記客戶的跟進(jìn)記錄，更好地維護(hù)客戶關(guān)系，挖掘商機(jī)。

2. 項(xiàng)目啟動(dòng)與計(jì)劃

項(xiàng)目啟動(dòng)是指在項(xiàng)目正式開始之前進(jìn)行的一系列活動(dòng)和決策過程，包括項(xiàng)目立項(xiàng)和項(xiàng)目計(jì)劃，在這一模塊，主要包括以下功能點(diǎn)：

• 【項(xiàng)目立項(xiàng)】
• 【項(xiàng)目計(jì)劃】
• 【項(xiàng)目管理】項(xiàng)目管理的綜合、統(tǒng)一窗口

完整的業(yè)務(wù)流如下：

在這一模塊，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)對所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，進(jìn)行項(xiàng)目里程碑計(jì)劃內(nèi)容的填報(bào)：

2）以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起里程碑計(jì)劃審核流程時(shí)，已經(jīng)填報(bào)具體的里程碑計(jì)劃內(nèi)容為例，流程流轉(zhuǎn)至部門上級審批 >> 總經(jīng)理審批，如下：

注：這一環(huán)節(jié)還會(huì)產(chǎn)生項(xiàng)目合同，也可以做進(jìn)來，做好項(xiàng)目合同信息查詢+附件上傳功能即可。

3. 項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)督

項(xiàng)目執(zhí)行是項(xiàng)目管理過程中按照項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)進(jìn)行實(shí)際工作的階段，整體業(yè)務(wù)流程如下：

在這一模塊需要的功能點(diǎn)有：

• 【任務(wù)管理】：所有任務(wù)統(tǒng)一管理的窗口
• 【創(chuàng)建任務(wù)】：用于任務(wù)的創(chuàng)建，任務(wù)創(chuàng)建后會(huì)給任務(wù)負(fù)責(zé)人推送提醒
• 【任務(wù)驗(yàn)收】：對關(guān)鍵任務(wù)進(jìn)行任務(wù)驗(yàn)收，確認(rèn)任務(wù)的完成情況
• 【任務(wù)進(jìn)度匯報(bào)】：針對每項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行任務(wù)進(jìn)度的匯報(bào)與更新

下面以填報(bào)「起重設(shè)備生產(chǎn)項(xiàng)目 >> 生產(chǎn)制造任務(wù)」的任務(wù)進(jìn)度為例，由任務(wù)未開始狀態(tài)，填報(bào)任務(wù)進(jìn)度為 20%，各步驟及其效果如下：

1）項(xiàng)目成員定期進(jìn)行任務(wù)進(jìn)度填報(bào)：

2）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收到任務(wù)進(jìn)度審批待辦后，根據(jù)完成情況與匯報(bào)情況進(jìn)行審批：

3）當(dāng)完成任務(wù)進(jìn)度匯報(bào)審批流程后，通過智能助手Pro，自動(dòng)向「任務(wù)管理」表單中同步任務(wù)進(jìn)度值為 20%，并設(shè)置任務(wù)狀態(tài)為“進(jìn)行中”：

4. 項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)

項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)標(biāo)志著項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和交付成果的完成，是項(xiàng)目管理過程中至關(guān)重要的一步，這一環(huán)節(jié)的流程大致如下：

項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)模塊主要的功能點(diǎn)如下：

• 【項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)】：對項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)項(xiàng)審批，審批通過后，自動(dòng)修改各表單中的項(xiàng)目狀態(tài)，關(guān)閉單據(jù)。
• 【項(xiàng)目成果上傳】：歸檔項(xiàng)目成果，沉淀項(xiàng)目知識與管理經(jīng)驗(yàn)、

例如，結(jié)項(xiàng)后項(xiàng)目成員進(jìn)行項(xiàng)目成果附件上傳：

當(dāng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收到待辦后，對項(xiàng)目成果內(nèi)容進(jìn)行審批：

5. 項(xiàng)目收支

項(xiàng)目收支旨在有效管理項(xiàng)目的財(cái)務(wù)活動(dòng)，確保項(xiàng)目資金的合理運(yùn)用和監(jiān)督，完整的功能點(diǎn)包括：

• 【回款登記】：用于回款的登記與審核
• 【開票申請】：用于財(cái)務(wù)開票的申請與審核
• 【付款申請】：用于財(cái)務(wù)付款的申請、審核與執(zhí)行

比如項(xiàng)目成員根據(jù)實(shí)際支出需求，進(jìn)行付款申請：

上級審批同意后，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行付款：

6. 最后就是所有軟件都需要的：統(tǒng)計(jì)分析看板

項(xiàng)目管理中的統(tǒng)計(jì)分析看板主要涉及客戶跟蹤、財(cái)務(wù)收支以及項(xiàng)目過程中各方面的數(shù)據(jù)。通過提供實(shí)時(shí)、可視化的數(shù)據(jù)。

統(tǒng)計(jì)分析看板是根據(jù)需求來設(shè)計(jì)的，一般來說，常見的有：

• 【客戶分析看板】：查看客戶分布、客戶簽單、客戶畫像等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析
• 【財(cái)務(wù)收支看板】：公司、項(xiàng)目的應(yīng)收應(yīng)付、實(shí)收實(shí)付及開票情況的統(tǒng)計(jì)與明細(xì)
• 【項(xiàng)目綜合看板】：支持管理者在本工作臺上查看單項(xiàng)目的里程碑任務(wù)及完成情況，任務(wù)甘特圖、里程碑進(jìn)度明細(xì)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，做調(diào)整。

完成看板設(shè)計(jì)后，可通過各個(gè)快速篩選條件、分析統(tǒng)計(jì)模塊查看各項(xiàng)數(shù)據(jù)，效果如下：

基本上這6大模塊就是一個(gè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)所必須具備的功能，剩下的一些個(gè)性化的需求就靠項(xiàng)目管理軟件的自定義能力去實(shí)現(xiàn)了。