編輯導(dǎo)語(yǔ)：項(xiàng)目經(jīng)理在日常工作中經(jīng)常會(huì)同時(shí)面對(duì)很多項(xiàng)目或者任務(wù)，這時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該分好優(yōu)先級(jí)，進(jìn)行合理的把控以及流程的跟進(jìn)，需要怎么做呢？本文作者分享了關(guān)于多項(xiàng)目的進(jìn)度管理方法，我們一起來了解一下。

多項(xiàng)目管理的進(jìn)度管理應(yīng)該如何進(jìn)行？

我認(rèn)為應(yīng)該拆分開來看：一手應(yīng)對(duì)多項(xiàng)目管理，一手把握進(jìn)度管控。

這個(gè)和一個(gè)人同時(shí)需要處理/負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目線程，道理上是通用的。

今天還是一如即往的分享給大家處理事情的思維方法：

• 之前的文章里提到的OKR目標(biāo)管理法；
• 做了一點(diǎn)延伸的多項(xiàng)目管理法（時(shí)間管理延展）；
• 新增的PDCA循環(huán)法則；
• 二八定律。

要做好多個(gè)項(xiàng)目的管理，第一步就是要理清每個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先排序以及管理策略；其次才開始對(duì)項(xiàng)目的整體進(jìn)度進(jìn)行把控。只有這樣，才能做到游刃有余。

思維和方法對(duì)了，也就成功了一半。

一、多項(xiàng)目管理

無(wú)論是作為項(xiàng)目經(jīng)理還是我們對(duì)自己的工作和生活，都要面對(duì)大大小小的任務(wù)、項(xiàng)目。

這意味著我們的大腦要同時(shí)開啟多個(gè)任務(wù)進(jìn)程是非常影響效率的，

就好比計(jì)算機(jī)為了提高整體的處理性能，在同一時(shí)間進(jìn)行“多線程”處理工作，到達(dá)一定的數(shù)量，系統(tǒng)就開始發(fā)熱卡頓了……

而我們要進(jìn)行多項(xiàng)目管理的第一步，應(yīng)該是學(xué)會(huì)管理多個(gè)項(xiàng)目，不至于在項(xiàng)目還沒開始就宕機(jī)了。

多項(xiàng)目管理思維方法（時(shí)間管理的延展）

在進(jìn)行多項(xiàng)目管理時(shí)，我們可以參考時(shí)間管理的四象限法則，也是對(duì)項(xiàng)目的輕重緩急進(jìn)行劃分，只不過這邊老原對(duì)優(yōu)先級(jí)劃分的主要要素做了一些變更。

但本質(zhì)仍然是保持：

• 優(yōu)先順序=重要性*緊迫性，在進(jìn)行項(xiàng)目管理安排時(shí)，應(yīng)權(quán)衡各個(gè)事情的優(yōu)先順序。
• 對(duì)工作保持前瞻性，防范于未然。如果總在忙于救火，那多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行就是一直救火，永遠(yuǎn)處于被動(dòng)之中，被項(xiàng)目牽著走。

從實(shí)際的項(xiàng)目場(chǎng)景出發(fā)優(yōu)先級(jí)劃分要素主要是3個(gè)：

• 公司的戰(zhàn)略優(yōu)先級(jí)（戰(zhàn)略項(xiàng)目?jī)?yōu)先）
• 項(xiàng)目投資回報(bào)比（高投資回報(bào)比項(xiàng)目）
• 客戶的重要程度（KA項(xiàng)目?jī)?yōu)先）

二、進(jìn)度管理、進(jìn)度管控

對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的劃分、整理和歸納后，我們大腦里的任務(wù)就全部轉(zhuǎn)移到工具中進(jìn)行處理，這時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理才能有更多的時(shí)間去做好進(jìn)度的把握以及項(xiàng)目進(jìn)程的風(fēng)險(xiǎn)控制等更為重要的事情。

每天忙著撲火救廠子的PM大大們，想要永葆職場(chǎng)青春，延年益壽，守住發(fā)際底線的秘訣之一就是：優(yōu)（心）秀（寬）！

對(duì)于PM同胞們來說，更可怕的事情莫過于項(xiàng)目還在，時(shí)間沒了。。

試問誰(shuí)不想把項(xiàng)目和進(jìn)度都牢牢握在手里，享受運(yùn)籌帷幄的感覺，

但事實(shí)總是不盡如人意，即便聽了很多建議看了很多方法論：

進(jìn)度管理要把握細(xì)節(jié)、要看好進(jìn)度表、要積極溝通、要做好多好多事……可是項(xiàng)目到手上，還是每天在救火……

其實(shí)人與人之間，優(yōu)秀與平庸的差別，本質(zhì)是認(rèn)知的差別。

很多人忙于優(yōu)化表格，忽視了管理思維的提高，只能一直都在原地踏步。

老原的文章，每一篇都會(huì)強(qiáng)調(diào)思維、認(rèn)知方面的提升和分享，希望大家能夠一起提高認(rèn)知，在自己的事業(yè)里有所突破，我始終堅(jiān)信，“授人以魚不如授人以漁”。

1. 任務(wù)分配，基于OKR明確里程碑節(jié)點(diǎn)

一個(gè)項(xiàng)目能不能成功，其實(shí)在開始時(shí)就決定了，任務(wù)是否明確，日程計(jì)劃表怎么寫，還是有規(guī)矩可循的，不要不當(dāng)回事，項(xiàng)目或者任務(wù)一接到手就開始做，邊做邊發(fā)現(xiàn)問題再補(bǔ)救問題，這樣害人又害己。

老原給出6個(gè)步驟，幫助大家完成：

第一步，考慮到所有的團(tuán)隊(duì)成員

盡可能保證團(tuán)隊(duì)成員的權(quán)益，讓成員參與到進(jìn)度計(jì)劃表的討論中，以便達(dá)成共識(shí)，最大程度可以避免一人獨(dú)斷考慮不到位的情況，也方便在計(jì)劃時(shí)出現(xiàn)偏差可以及時(shí)糾偏。

第二步，對(duì)項(xiàng)目的范圍考慮要面面俱到

項(xiàng)目經(jīng)理要保證客戶與公司等各個(gè)利益相關(guān)方的需求，提前做好溝通與需求對(duì)接確認(rèn)，以此來形成整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行的框架。

做好這一步的好處有兩個(gè)，一個(gè)是可以有一個(gè)大致的框架預(yù)判，另一個(gè)，則是在后期出現(xiàn)需求變更時(shí)，至少有一個(gè)依據(jù)。

第三步，創(chuàng)建好關(guān)鍵里程碑節(jié)點(diǎn)

項(xiàng)目開始進(jìn)行，需要在整個(gè)項(xiàng)目周期中埋好幾個(gè)點(diǎn)，目的是用于在效果與實(shí)際的監(jiān)測(cè)。

項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目情況設(shè)置好階段性的工作，每個(gè)階段的工作屬于項(xiàng)目里的一個(gè)小項(xiàng)目，到了階段性的節(jié)點(diǎn)時(shí)，進(jìn)行及時(shí)的檢查，可以查看項(xiàng)目是否在正常的軌道上進(jìn)行。

設(shè)置里程碑主要有兩個(gè)好處，一是及時(shí)的進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)控與糾偏；另一個(gè)，是每個(gè)里程碑的完成可以讓團(tuán)隊(duì)的小伙伴始終保持專注，并在階段性的完成中獲得正向的反饋，可以保持積極性。

第四步，花費(fèi)一些時(shí)間去做好時(shí)間評(píng)估

初步完成了日程表后，我們還需要花點(diǎn)時(shí)間和心思去評(píng)估一下整體的項(xiàng)目。方法包括但不限于查看借鑒歷史信息、搜索他人的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等。

這樣做可以保證我們?cè)陧?xiàng)目開始之前，可以做一個(gè)初步的評(píng)估，做到心（心）中（里）有（安）數(shù)（慰）。

第五步，提前預(yù)見時(shí)間和項(xiàng)目范圍的波動(dòng)

計(jì)劃永遠(yuǎn)趕不上變化，不論事先的規(guī)劃和準(zhǔn)備多精細(xì)，永遠(yuǎn)比不上需求變更，進(jìn)度“遲到”，突發(fā)情況一系列的沖擊。

無(wú)論你是經(jīng)驗(yàn)多老道的PM大牛，還是提前做的準(zhǔn)備工作有多么的事無(wú)巨細(xì)，前進(jìn)的道路總會(huì)掀起一些波瀾，這些猝不及防的變化極有可能讓你前功盡棄。

因此，我們不能把時(shí)間安排得太滿，而是預(yù)留一些額外的時(shí)間和緩沖。

第六步，分配任務(wù)給團(tuán)隊(duì)成員

任務(wù)下發(fā)，很多PM認(rèn)為，就是簡(jiǎn)單的上傳下達(dá)的分配工作，并不會(huì)占用多少時(shí)間，所以在這方面的計(jì)劃幾乎沒有。

根據(jù)我多年的經(jīng)驗(yàn)，永遠(yuǎn)別指望我們的項(xiàng)目成員可以擁有100%的生產(chǎn)力，可以在項(xiàng)目周期中每天100%的努力和堅(jiān)持，你自己也做不到。

總會(huì)被會(huì)議、請(qǐng)假、臨時(shí)溝通、矛盾沖突等等額外的時(shí)間，不去記錄就悄悄的占用了你的計(jì)劃時(shí)間，而且累計(jì)起來，其實(shí)由此影響的進(jìn)度是非常大的。

不要小瞧積累的力量哦～忽視它你一定會(huì)后悔的

著名的二八定律告訴我們，80%的工作成果是由20%的關(guān)鍵性動(dòng)作完成的。

而前期的項(xiàng)目計(jì)劃制作就屬于這20%的范圍內(nèi)，做好這一部分，后期的推進(jìn)中你一定會(huì)輕松很多！預(yù)估沒做好，無(wú)疑親手給未來的自己挖坑。

2. 借助工具可視化任務(wù)進(jìn)程

我們PM人最講究的是：用數(shù)據(jù)說話，而數(shù)據(jù)可視化是一種最直觀的溝通方式。

老原給大家推薦2個(gè)工具，不求全面，只求最有用：

1）燃盡圖

相信各位兢兢業(yè)業(yè)，可敬可愛的PM們能夠深刻體會(huì)：世界上運(yùn)動(dòng)發(fā)展的，變化是絕對(duì)的，靜止是相對(duì)的，應(yīng)對(duì)變化，勢(shì)必不斷調(diào)整當(dāng)初的“計(jì)劃”。

而這些變化無(wú)非就是：人員變化、資源供需變化、企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、預(yù)估不夠準(zhǔn)確而帶來的，還有就是今天重點(diǎn)要說的進(jìn)度的變化。

但是總不能讓我們的項(xiàng)目在手里失控吧，在我們前人的不斷摸索和實(shí)踐中，給我們留下了十分寶貴的進(jìn)度控制方法——燃盡圖。

用燃盡圖看項(xiàng)目管理，你的項(xiàng)目哪里出錯(cuò)了？

什么是燃盡圖？官方解釋如下：

通俗來說就是：它所展現(xiàn)和表達(dá)的是剩余工作量與剩余時(shí)間的關(guān)系，主要用于提醒項(xiàng)目中的人員“項(xiàng)目進(jìn)度”和“要完成任務(wù)”的情況。

總共四條線，三條直線，一條曲線就能清晰的表示，用好它，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，做出對(duì)策。

• 一條橫軸，表示天數(shù)；
• 一條縱軸，表示剩余工作；
• 一條虛線，代表計(jì)劃剩余工作直線；
• 最后一條根據(jù)實(shí)際工作的影響而上下浮動(dòng)的曲線。

根據(jù)實(shí)際【曲線】與計(jì)劃【直線】的對(duì)比偏差，可以直觀的看出項(xiàng)目進(jìn)展是提前？滯后？穩(wěn)步推進(jìn)？偏離方向？還是已經(jīng)徹底來不及了……

2）甘特圖

對(duì)于甘特圖相信都不陌生，現(xiàn)代人對(duì)于一個(gè)東西火不火，判斷依據(jù)就一個(gè)：有沒有聽說過。

在進(jìn)入項(xiàng)目管理行業(yè)就聽說過甘特圖。

規(guī)劃神器，只要你的工作涉及時(shí)間進(jìn)展，那么你一定離不開它。

一個(gè)橫軸表示時(shí)間、縱軸表示項(xiàng)目，就可以對(duì)整體的項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)控，是很優(yōu)秀的一款工具。

至于哪個(gè)繪制工具好用，老原就不在這里贅述了，大家感興趣可以看我的其他文章，專門有講過一期。

總結(jié)來說：數(shù)據(jù)的可視化可以讓我們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)展過程中，不至于蒙著眼睛過河。

有了數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，就應(yīng)該有解決策略：項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)了問題，我應(yīng)該怎么及時(shí)的糾偏呢？

接下來介紹PDCA項(xiàng)目管理方法，談?wù)勅绾胃恼?/p>

3. 善用PDCA循環(huán)實(shí)時(shí)監(jiān)控并調(diào)整（這是作為項(xiàng)目經(jīng)理最應(yīng)該做的事情）

做任何事，都要能夠閉環(huán)才算走得通，而PDCA循環(huán)規(guī)則就是滿足這個(gè)基本的條件。

• P：Plan-制定目標(biāo)與計(jì)劃
• D：Do-任務(wù)展開，組織實(shí)施
• C：Check-對(duì)過程中的關(guān)鍵里程碑及結(jié)果進(jìn)行檢查
• A：Action-糾正偏差、對(duì)成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，制定新的目標(biāo)，進(jìn)入下一輪循環(huán)。

項(xiàng)目進(jìn)度管理，就是在不斷的檢查、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、制定新目標(biāo)，重復(fù)循環(huán)直至順利完成項(xiàng)目為止。

在這樣日積月累的漸進(jìn)改善中，不斷糾偏、不斷完善、不斷沉淀結(jié)果，才會(huì)形成質(zhì)的飛躍。

成功，從來都是量變導(dǎo)致質(zhì)變的。

對(duì)于一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目是如此，對(duì)于自己的人生更是如此，通過不斷的修正，完善自己的人生。

三、寫在最后

總結(jié)一下，多項(xiàng)目管理的進(jìn)度控制應(yīng)該2手抓，一手多項(xiàng)目管理，一手進(jìn)度管控。

多項(xiàng)目管理中，最重要的是分清主次，做好多個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先排序。

想要做好各個(gè)項(xiàng)目的整體把控。

就應(yīng)該做好前期準(zhǔn)備、過程監(jiān)控、以及糾偏改正，在正向的反饋與循環(huán)中做好推進(jìn)，這3個(gè)環(huán)節(jié)缺一不可。

前期準(zhǔn)備時(shí)，運(yùn)用OKR目標(biāo)管理辦法做好項(xiàng)目計(jì)劃及任務(wù)分配，并抓住每個(gè)項(xiàng)目目前階段的要點(diǎn)以及最大風(fēng)險(xiǎn)，提前想好措施，防范于未然。

過程監(jiān)控中，我們需要借助工具來進(jìn)行動(dòng)態(tài)的、可視化的展示與監(jiān)控。

在糾偏改正階段，都可以使用PDCA循環(huán)的原則，進(jìn)行正向的反饋與循環(huán)……

最后還是那句，思維決定認(rèn)知，認(rèn)知決定水平。

提升不止工作，還有人生。

作者：老原；PMP資深講師，提供更多項(xiàng)目管理模板和工具

本文由 @PM研究社 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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