在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，協(xié)同辦公產(chǎn)品在我們辦公中起到了關(guān)鍵性的作用，讓我們可以多人在幾條流水線上依照流程合作去完成任務(wù)。而這類產(chǎn)品更關(guān)注于工作流程整體把控和設(shè)計(jì)師對(duì)于業(yè)務(wù)的熟悉程度，這種復(fù)雜性也給流程類的項(xiàng)目設(shè)計(jì)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。具體來(lái)看看本文分析。

在「協(xié)同」辦公場(chǎng)景越來(lái)越豐富，功能越來(lái)越強(qiáng)大的今天，只要有網(wǎng)絡(luò)，人們就能夠?qū)崿F(xiàn)多?、跨地域、多終端實(shí)時(shí)溝通協(xié)作。這其中，協(xié)同辦公產(chǎn)品起到了關(guān)鍵性的作用。

除了易學(xué)性、效率、實(shí)用性、容錯(cuò)性等通用的設(shè)計(jì)原則之外，協(xié)同辦公產(chǎn)品在設(shè)計(jì)上還有什么特別要關(guān)注的嗎？我們從多個(gè)協(xié)同辦公產(chǎn)品的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，發(fā)現(xiàn)并總結(jié)出兩類典型協(xié)同辦公產(chǎn)品的系列特性，并通過(guò)實(shí)際案例闡述了針對(duì)這些特性的設(shè)計(jì)思考。

他們分別是：以在線協(xié)同文檔（美事文檔）為代表的實(shí)時(shí)協(xié)同工具，和以項(xiàng)目協(xié)同（58云效）和任務(wù)協(xié)同EHR為代表的流程類協(xié)同工具。

由于他們既存在協(xié)同辦公產(chǎn)品特有的共性，又在各自的場(chǎng)景中體現(xiàn)出明顯的差異性，為了能講述地更加詳盡，我們的文章會(huì)分成上中下三篇。今天要分享的是第三篇——流程協(xié)同產(chǎn)品的特性。

01 流程類協(xié)同產(chǎn)品特性

流程協(xié)同，是指多人在一條或多條流水線上依照流程合作去完成某項(xiàng)任務(wù)。流程類任務(wù)涉及到多個(gè)角色、多個(gè)環(huán)節(jié)，甚至需要使用多個(gè)產(chǎn)品才能完成。這種復(fù)雜性給流程類的項(xiàng)目設(shè)計(jì)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。常見(jiàn)的協(xié)同工具例如：項(xiàng)目管理類產(chǎn)品、辦公審批類工具等。

本文通過(guò)設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)針對(duì)流程協(xié)同工具的研究，為大家總結(jié)了以下三大設(shè)計(jì)特性，以此保證在設(shè)計(jì)過(guò)程中充分考慮到用戶使用體驗(yàn)，提高協(xié)同編輯效率和質(zhì)量，供大家參考。

1、產(chǎn)品流程性

流程的本質(zhì)是狀態(tài)的流轉(zhuǎn)，狀態(tài)是由于滿足了某種條件而觸發(fā)產(chǎn)生的，被觸發(fā)的條件可能是由于用戶操作某種動(dòng)作或是滿足了某種規(guī)則。

在設(shè)計(jì)流轉(zhuǎn)的流程時(shí)，我們需要注意三個(gè)重要因素：生命周期、可用操作和流轉(zhuǎn)條件。

首先是利用狀態(tài)搭建生命周期，在設(shè)計(jì)時(shí)需要明確流轉(zhuǎn)對(duì)象會(huì)依次經(jīng)歷的狀態(tài)，讓我們能知曉流轉(zhuǎn)對(duì)象的完整生命周期。其次在各狀態(tài)下總結(jié)用戶的可用操作，比如：「點(diǎn)擊了XX按鈕」或「完成了XX表單」。

最后需要明確流轉(zhuǎn)條件，即對(duì)象在什么情況下會(huì)流轉(zhuǎn)，我們?cè)谏弦徊娇偨Y(jié)中找到操作性質(zhì)的流轉(zhuǎn)條件，同時(shí)也會(huì)依據(jù)產(chǎn)品策略，設(shè)計(jì)判定類的流轉(zhuǎn)條件，如「是否滿足XX條件」。

明確了三要素（生命周期、可用操作、流轉(zhuǎn)條件），設(shè)計(jì)師可以使用多種可視化的方式梳理出理想的流程設(shè)計(jì)。

項(xiàng)目狀態(tài)的流轉(zhuǎn)

以58云效為例，我們?cè)陧?xiàng)目流轉(zhuǎn)方面進(jìn)行了優(yōu)化，覆蓋了從需求策劃到上線全鏈路流程。產(chǎn)品在云效上創(chuàng)建了一個(gè)需求，并在線撰寫了文檔，此時(shí)呢他可以將需求流轉(zhuǎn)給設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)收到后需求和產(chǎn)品溝通需求，確認(rèn)排期后可開(kāi)始設(shè)計(jì)，此時(shí)該需求的狀態(tài)就變?yōu)榱恕冈O(shè)計(jì)中」以此類推角色持續(xù)推動(dòng)需求流轉(zhuǎn)，直至完成上線。

在一期我們采用關(guān)鍵操作的流轉(zhuǎn)方式，在未來(lái)我們會(huì)嘗試豐富流轉(zhuǎn)策略，盡可能做到高度自動(dòng)化流轉(zhuǎn)。

面試流程的流轉(zhuǎn)

以招聘SaaS為例，我們搭建了面試官的面試流程。在流程內(nèi)設(shè)定四個(gè)任務(wù)狀態(tài)：待面試、已取消、待評(píng)價(jià)和已完成。

我們?cè)O(shè)計(jì)了每個(gè)任務(wù)物狀態(tài)關(guān)鍵操作，如在待面試場(chǎng)景下，用戶完成線下面試后點(diǎn)擊「完成面試」并調(diào)起面評(píng)表，此時(shí)需要判定面試的流轉(zhuǎn)條件，即“是否填寫面評(píng)表”，當(dāng)場(chǎng)填寫會(huì)流轉(zhuǎn)到“已完成”，稍后填寫則流轉(zhuǎn)到“待評(píng)價(jià)”，待面試官完成填寫后，再流轉(zhuǎn)到“已完成”。

2、流程可配置性

流程簡(jiǎn)單的項(xiàng)目可以由系統(tǒng)提供預(yù)設(shè)流程模板。邏輯復(fù)雜、靈活度要求高的流程則需要有后臺(tái)配置的能力。配置項(xiàng)根據(jù)系統(tǒng)的需求和復(fù)雜性定義，可能包括以下內(nèi)容：節(jié)點(diǎn)順序、節(jié)點(diǎn)類型、任務(wù)名稱、配置模板、節(jié)點(diǎn)角色、查看權(quán)限、進(jìn)入條件、退出條件、跳過(guò)條件、喚醒條件、是否為結(jié)束點(diǎn)、是否為自動(dòng)發(fā)起等。

因?yàn)榱鞒膛渲脦?lái)的復(fù)雜性，在用戶進(jìn)入流程類任務(wù)時(shí)，應(yīng)給予清晰的流程信息說(shuō)明，以便讓用戶了解流程任務(wù)概況。

3、可視化

流程類協(xié)同產(chǎn)品的流程可視化能讓用戶更加清晰的看懂流程，但是流程類協(xié)同產(chǎn)品不僅僅只有流程能可視化，我們還可以通過(guò)可視化來(lái)明確個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)角色，或通過(guò)可視化反饋流程的數(shù)據(jù)和狀態(tài)

流程可視化

流程是一個(gè)高度抽象化的東西，因此需要設(shè)計(jì)師用圖形、圖像、數(shù)字等元素將復(fù)雜流程的設(shè)計(jì)為易懂易學(xué)的圖像化表達(dá)。幫助用戶在視覺(jué)體驗(yàn)上感知整體的流程，并降低理解成本。

1. 增強(qiáng)流程感知，用于幫助用戶感知整體流程，展示當(dāng)前所在狀態(tài)節(jié)點(diǎn)；明確要完成的任務(wù)；明確負(fù)責(zé)人；對(duì)于流轉(zhuǎn)下一步進(jìn)行的引導(dǎo)，或?qū)τ谙乱徊綘顟B(tài)的感知；上一步狀態(tài)的結(jié)果反饋。

2. 降低認(rèn)知成本，在創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí)會(huì)有對(duì)流程的介紹，但復(fù)雜的流程讓人頭疼，文字描述也晦澀難懂。這時(shí)我們可以通過(guò)流程可視化的方式，將流程展示給用戶，有效的降低理解成本。

角色責(zé)任可視化

流程類產(chǎn)品在各流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)上都有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。為了能明確負(fù)責(zé)人，會(huì)將他們一并進(jìn)行可視化處理，大多數(shù)以頭像展示，考慮到部分公司沒(méi)有統(tǒng)一風(fēng)格的證件照，也可用姓氏替代。

數(shù)據(jù)可視化

項(xiàng)目類協(xié)同產(chǎn)品為保證流程運(yùn)轉(zhuǎn)，各節(jié)點(diǎn)都會(huì)自動(dòng)化監(jiān)控并反饋數(shù)據(jù)，以便管理者能實(shí)時(shí)了解到各項(xiàng)目的工作進(jìn)度、員工工時(shí)和風(fēng)險(xiǎn)提示，因此需要有數(shù)據(jù)可視化的看板幫助用戶了解項(xiàng)目動(dòng)向，提升管理效率。

02 小結(jié)

相較于實(shí)時(shí)協(xié)同類產(chǎn)品，流程類產(chǎn)品更關(guān)注于工作流程整體把控和設(shè)計(jì)師對(duì)于業(yè)務(wù)的熟悉程度。設(shè)計(jì)師需要更加的深入產(chǎn)業(yè)了解流轉(zhuǎn)過(guò)程中涉及到角色和環(huán)節(jié)，這種復(fù)雜性給流程類的項(xiàng)目設(shè)計(jì)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

綜上所述，在「流程協(xié)同」這一主題的設(shè)計(jì)上具有很多獨(dú)有的特性，包括：

1. 流程性；
2. 流程可配置性；
3. 可視化。

到此協(xié)同型產(chǎn)品的系列文章完結(jié)撒花，我們分享了4篇文章，《協(xié)同產(chǎn)品的共性》、《實(shí)時(shí)協(xié)同產(chǎn)品的特性》、《流程協(xié)同產(chǎn)品的特性》以及番外篇《流程體驗(yàn)設(shè)計(jì)研究》，我們分享了協(xié)同型產(chǎn)品體驗(yàn)設(shè)計(jì)中的共性，個(gè)性以及在設(shè)計(jì)過(guò)程中的一些心得，希望能讓你有所收獲。