產(chǎn)品經(jīng)理視角下“在線文檔”的增益點(diǎn)
編輯導(dǎo)語(yǔ):曾幾何時(shí),在日常工作中,我們都還是用著在線文檔,可如今到處都是用著在線文檔鏈接傳遞信息以及協(xié)同辦公。作者從產(chǎn)品經(jīng)理視角,談?wù)勂涫褂迷诰€文檔產(chǎn)生的3個(gè)增益點(diǎn),一起來(lái)看看。
曾幾何時(shí),我們工作中使用的還都是本地文檔。日常中文檔的傳輸,還都是群消息或郵件為載體;閱讀者對(duì)文檔的意見(jiàn)評(píng)論還都是群里疊消息或疊郵件;不斷更新完善的各個(gè)文檔版本號(hào),也讓信息對(duì)齊變得沒(méi)那么容易。
但不知從何時(shí)開(kāi)始,我周邊同學(xué)工作中寫(xiě)word、excel,已經(jīng)幾乎不再使用本地文檔,大部分都變?yōu)榱烁鞣N在線文檔。
在線文檔,從文檔本身屬性上來(lái)講,其實(shí)跟傳統(tǒng)本地文檔并無(wú)太大差別。唯一就是多了“在線”二字。
但就是因?yàn)椤霸诰€”這一屬性,就一下子多了非常多的增益效果。這個(gè)增益基本類似于web1.0到web2.0的變化。
我也算是一個(gè)在線文檔重度使用用戶。日常除了ppt之外,word、excel基本上(除了績(jī)效相關(guān)文檔用本地)都使用的是企業(yè)微信在線文檔,偶爾也會(huì)使用飛書(shū)文檔。
接下來(lái),我站在產(chǎn)品經(jīng)理的視角,簡(jiǎn)單聊聊我發(fā)現(xiàn)的使用在線文檔產(chǎn)生的3個(gè)增益點(diǎn)。
一、文檔演示屬性倒逼作者輸出質(zhì)量提高
大概一年前,公司在推廣亞馬遜的六頁(yè)紙工作法。
何為亞馬遜六頁(yè)紙工作法?下方截圖簡(jiǎn)單介紹下六頁(yè)紙工作法的構(gòu)成和實(shí)施步驟:
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),六頁(yè)紙重在闡述論證過(guò)程,而不是只關(guān)注結(jié)果呈現(xiàn)。
它要求文檔作者要非常立體地闡述清楚文檔所述主題的前因后果,包含數(shù)據(jù)、論證、分析等各個(gè)方面。
這個(gè)其實(shí)還不是最關(guān)鍵的,最關(guān)鍵的是六頁(yè)紙實(shí)施步驟的1/2/3。
以往,匯報(bào)演示等場(chǎng)合,與會(huì)人員很多并不會(huì)提前閱讀素材,會(huì)議上更是精力比較分散,很可能2個(gè)小時(shí)的會(huì)議,大家討論不出個(gè)所以然。
而處于在線文檔的方式下,你有沒(méi)有提前閱讀,有沒(méi)有批注意見(jiàn),所有人都一目了然,并且@關(guān)聯(lián)你的地方,你不得不進(jìn)行回執(zhí)。
這個(gè)方式,“強(qiáng)制”把所有人都拉到以文檔作者為核心的一個(gè)高效場(chǎng)域下。
你想,在這個(gè)狀態(tài)下,作為文檔的作者,你是不是必須在輸出內(nèi)容時(shí),投入200%的精力和思考。不然,你又如何能面臨這么多人的靈魂拷問(wèn)。
我沒(méi)記錯(cuò)的話,剛開(kāi)始我在2個(gè)場(chǎng)景使用過(guò),一個(gè)是公司OKR路演匯報(bào),另一個(gè)是公司產(chǎn)品學(xué)習(xí)小組作業(yè)。
自己的親身經(jīng)歷,我的那篇OKR路演文檔,我花了至少4天時(shí)間。
在這個(gè)經(jīng)歷中,你根本無(wú)法回避任何過(guò)程態(tài)的東西,并且要求你必須有你高質(zhì)量的思考。
到現(xiàn)在為止,我們團(tuán)隊(duì)里面已經(jīng)習(xí)慣:
- 項(xiàng)目立項(xiàng)——在線文檔;
- 團(tuán)隊(duì)周報(bào)——在線文檔;
- OKR復(fù)盤(pán)規(guī)劃——在線文檔;
- 會(huì)議記錄——在線文檔;
- ……
以上是我日常工作中輸出和用到的一小部分在線文檔。我自己覺(jué)得在線文檔,會(huì)倒逼我自己深度思考,輸出更高質(zhì)量?jī)?nèi)容,最終使得自己和團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率都有很大的提升。
二、全局溝通激發(fā)團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)完善內(nèi)容
除了文檔本身的編輯與呈現(xiàn)功能之外,在線文檔最重要的特點(diǎn),就是可以實(shí)現(xiàn)多人在線實(shí)時(shí)協(xié)同。
最典型的操作,就是共同編輯、發(fā)表評(píng)論與回復(fù),還有可以直接@提醒相關(guān)人關(guān)注的功能。
而正是這個(gè)@和評(píng)論功能,實(shí)現(xiàn)了單人生產(chǎn)內(nèi)容到多人團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)的化學(xué)反應(yīng)。
2021年7月,鄭州大暴雨,一份《待救援人員信息》的在線文檔悄然誕生,到最后演變成為了一份眾人皆知的“救命文檔”。
文檔的創(chuàng)建者叫李睿,是一名河南姑娘,她和同校同學(xué)在朋友圈發(fā)布想為家鄉(xiāng)做點(diǎn)事后,第一時(shí)間就有30多名同學(xué)一起參與起來(lái),組成了一支志愿者隊(duì)伍。大家用在線文檔分工整理,志愿者被分在不同小組,線上組負(fù)責(zé)搜集信息、核實(shí)信息等。
后續(xù),越來(lái)越多的人加入進(jìn)來(lái)更新文檔,幫忙傳遞這份愛(ài)心。
此文檔最后累計(jì)更新270多個(gè)版本,高達(dá)250萬(wàn)次訪問(wèn)量,對(duì)災(zāi)情救援起到了不可磨滅的作用。
無(wú)獨(dú)有偶,新冠疫情期間,很多疫區(qū)也都曾出現(xiàn)過(guò)類似的“救命文檔”。
而這一切,如果沒(méi)有文檔的在線屬性,是肯定無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。
三、便捷觸達(dá)、沉淀屬性提升文檔影響面
在線文檔最后一個(gè)增益點(diǎn),就是文檔的影響面得到了很大的提升。
影響面提升,包含文檔輻射的人數(shù)量增加,以及文檔發(fā)揮作用存活時(shí)間的延長(zhǎng)。
傳統(tǒng)非在線文檔,大概率只有在它產(chǎn)出的那段時(shí)間發(fā)揮作用。久而久之,人們找到它的難度會(huì)變大,而文檔的更新得不到有效保障,慢慢就會(huì)變?yōu)椴辉偈苋艘蕾嚨臍v史版本。
本質(zhì)上,非在線文檔其實(shí)是一個(gè)信息孤島。它只會(huì)躺在電腦本地文件夾里、群歷史消息里、郵件附件里……
而這些地方,對(duì)于找到它來(lái)說(shuō),路徑太不方便了。
接下來(lái),我們來(lái)看下在線文檔它的路徑。
首先第一點(diǎn),在線文檔不僅是一個(gè)“文件”,還是一個(gè)“鏈接”。
一個(gè)鏈接,除了可以被收藏、被分享之外,更可以被另一個(gè)鏈接的文檔輕易引用。
一個(gè)文檔與多個(gè)鏈接建立聯(lián)系,鏈接對(duì)應(yīng)文檔還可以繼續(xù)再與更多鏈接建立聯(lián)系,環(huán)環(huán)相套。
這樣,在線文檔就具備了更多激活的入口,對(duì)于想要訪問(wèn)它的人來(lái)說(shuō),便捷程度大大提升。
另外還有一點(diǎn),文檔的嵌套屬性,讓它天然具備了模塊化的屬性(既可獨(dú)立、亦可被拼裝引用),以及類似文件夾的層級(jí)導(dǎo)航屬性。
所以,就會(huì)加深在線文檔的內(nèi)容沉淀屬性,用戶愿意用這樣的方式,把體系的內(nèi)容沉淀到一系列有關(guān)聯(lián)關(guān)系的鏈接里面。
而一旦一堆在線文檔變?yōu)榱藲w檔的知識(shí)或一個(gè)內(nèi)容框架,那么就會(huì)有更多的人愿意收藏它、訪問(wèn)它。
而文檔的被使用,又會(huì)使得文檔作者和共創(chuàng)者,更有積極性保持文檔的更新和維護(hù)。逐漸形成良好的正向循環(huán)。
綜上,在線文檔的便捷觸發(fā)和內(nèi)容沉淀屬性,最終會(huì)提升文檔的影響面。
上邊截圖中我提到的一些在線文檔,經(jīng)過(guò)不斷的優(yōu)化迭代,它們基本上已經(jīng)變?yōu)槲颐咳臻_(kāi)展工作的框架和管理工具。
作者:減形簡(jiǎn)遠(yuǎn),微信公眾號(hào):產(chǎn)品雜談(life_pm)
本文由@減形簡(jiǎn)遠(yuǎn) 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載。
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