如何提高變化響應(yīng)能力(上):理解并管理迭代容量

0 評論 2020 瀏覽 7 收藏 15 分鐘

編輯導(dǎo)語:隨著“敏捷”的出現(xiàn),迭代開發(fā)解決了一些問題,但我們只是用到了其“形式”,還未理解到其“實(shí)質(zhì)”。本文就如何理解并管理迭代容量,以期提高變化響應(yīng)能力展開分析,希望對你有所幫助。

隨著敏捷在各行各業(yè)的普及,一些基本問題又開始浮現(xiàn):

  • 迭代開始后,業(yè)務(wù)突然告訴開發(fā)團(tuán)隊(duì)一些迭代外的需求要優(yōu)先發(fā)布,應(yīng)該如何處理?
  • 正在進(jìn)行開發(fā),產(chǎn)品經(jīng)理突然要撤回一個(gè)需求,因?yàn)榘l(fā)生了變化,應(yīng)該如何處理?
  • 團(tuán)隊(duì)滿負(fù)荷工作,突然出現(xiàn)一個(gè)緊急需求需要盡快發(fā)布,應(yīng)該如何處理?

一、優(yōu)雅地批評

問題反復(fù)出現(xiàn),說明組織只觸摸到了敏捷的“形式”,并沒有理解敏捷的“實(shí)質(zhì)”:在變化越來越快的環(huán)境中,提升團(tuán)隊(duì)響應(yīng)變化的能力。

1. 響應(yīng)變化的三種水平

開發(fā)同樣的平臺(tái),頂級開發(fā)團(tuán)隊(duì)只需要普通開發(fā)團(tuán)隊(duì)百分之一的資源就足夠了;同一個(gè)行業(yè),有的人下午四點(diǎn)就離開客戶現(xiàn)場回酒店睡覺了,有的人凌晨四點(diǎn)還在辛苦勞累。這就是響應(yīng)水平的差異。

小知識:基于不同的專業(yè)積累與做事方式,產(chǎn)出有數(shù)十、數(shù)百倍的差距。

知識積累是一個(gè)緩慢的過程,本文從方法層面講一講在業(yè)務(wù)頻繁變化情況下如何應(yīng)對。

2. 前置思考

在開始之前我們先思考一下,業(yè)務(wù)對交付團(tuán)隊(duì)的期望究竟什么?高滿意度究竟是什么?多快好省當(dāng)然是絕對正確的答案,但和股市賺錢一個(gè)道理,賺一筆錢很容易,持續(xù)穩(wěn)定地賺錢很難。與某個(gè)范圍內(nèi)的多快好省相比,可預(yù)見性強(qiáng)、穩(wěn)定、可靠才是長期交付合作關(guān)系的保障,這也是敏捷倡導(dǎo)“長期關(guān)系”的原因。

小知識:每個(gè)月產(chǎn)量穩(wěn)定提升 5% 的團(tuán)隊(duì),一年的產(chǎn)量就能提升 60% !

二、理解迭代容量

實(shí)現(xiàn)對變化的應(yīng)對與管理,一種敏捷方法是迭代(Iteration)。通過不斷的迭代,使產(chǎn)品逐漸符合客戶的需求;通過提高穩(wěn)定性和可預(yù)見性,使迭代容量(Capacity)不斷增加,從而提升產(chǎn)量,這是迭代管理的另一個(gè)目標(biāo),其核心概念是時(shí)間盒(Timeboxing)。

1. 時(shí)間盒控制

每個(gè)迭代是一個(gè)時(shí)間盒,經(jīng)過多年的普及,很多人已經(jīng)理解到時(shí)間盒是剛性的,不能隨意調(diào)整周期。但許多團(tuán)隊(duì)只專注于如何控制迭代的周期,沒有注意到時(shí)間盒是對任務(wù)完成具體時(shí)間(specific deadline)的約束。

Timeboxing is a goal-oriented time management strategy to help you increase productivity and reduce procrastination. When you create a “timebox,” you’re setting a goal to finish a particular task within a certain time frame.[1]
Timeboxing is a simple time management technique that involves allotting a fixed, maximum unit of time for an activity in advance, and then complete the activity within that time frame.[2]
The purpose of timeboxing is to ensure that you use your time productively.[3]
Timeboxing is a time management technique that involves setting fixed amounts of time for tasks to be completed.[4]

可見,敏捷工作方法對人的基本素質(zhì)有一定要求。對完成時(shí)間的緊迫度、在實(shí)現(xiàn)條件具備、環(huán)境干擾可控的情況下專注、高效地完成工作,是成為“敏捷型員工”的準(zhǔn)入門檻。其次,才是管理者如何提供條件的問題。

三、案例:失敗的控制

曾經(jīng)負(fù)責(zé)改進(jìn)一個(gè)面臨巨大交付困難的團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)反饋需求太多,做不完,所以交付差,在第一個(gè)改進(jìn)的迭代開始前,我們和產(chǎn)品負(fù)責(zé)人、開發(fā)負(fù)責(zé)人一起評估了需求量、交付資源,確保雙方達(dá)成了一致。但在迭代開發(fā)過程中,把團(tuán)隊(duì)的提交記錄導(dǎo)出來一看,晚上八點(diǎn)、十點(diǎn)、十二點(diǎn)直到凌晨二點(diǎn),還有人在提交代碼!

團(tuán)隊(duì)反饋凌晨工作的人是在處理線上事件。

于是我們終于抓出了“實(shí)施敏捷后”交付效能越來越差的原因,如下圖所示。

1. 工作方式差距

分析原因,我們發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)還在延續(xù)過去的工作方式,無法跟上敏捷“快”的節(jié)奏:

  • 缺少產(chǎn)品 Backlog 導(dǎo)致需求的能見度、預(yù)見性差。產(chǎn)品負(fù)責(zé)人按照過去版本火車的工作方式和節(jié)奏準(zhǔn)備每個(gè)迭代的需求,與業(yè)務(wù)溝通頻率低,在開發(fā)進(jìn)入中后期才組織下一迭代的業(yè)務(wù)需求收集會(huì),每個(gè)迭代前都需要反復(fù)澄清,擠壓迭代開發(fā)周期,為避免開發(fā)空載,在迭代結(jié)束時(shí)團(tuán)隊(duì)不得不勉強(qiáng)接收需求,使進(jìn)入迭代的需求質(zhì)量良莠不齊。
  • 需求質(zhì)量影響開發(fā)質(zhì)量。為了快,大部分版本火車中的質(zhì)量活動(dòng)(開發(fā)自測報(bào)告、版本提測報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)證報(bào)告)都丟掉了,導(dǎo)致版本質(zhì)量嚴(yán)重下滑。
  • 強(qiáng)行迭代發(fā)布,每個(gè)迭代都產(chǎn)生大量的線上事故,不斷累積修復(fù)工作量。

建立產(chǎn)品 Backlog 、形成每周一輪業(yè)務(wù)需求收集澄清的節(jié)奏、將線上事件數(shù)量納入迭代工作項(xiàng)、通過全員的計(jì)劃會(huì)議來評估工作量,幾項(xiàng)改進(jìn)完成后,可排期需求很快穩(wěn)定積累三個(gè)月左右的量,供開發(fā)負(fù)責(zé)人更好地設(shè)計(jì)架構(gòu)與模塊,線上事件數(shù)量在穩(wěn)定下降,測試缺陷數(shù)量也開始收斂。但與真正的敏捷工作方式相比,還缺少一些新的能力支撐。

從交付過程來看,當(dāng)前的開發(fā)、測試團(tuán)隊(duì)僅涉及到了很少的工作,紅色環(huán)節(jié)都由外部團(tuán)隊(duì)(BA、配置中心、集成驗(yàn)證)完成。比如一些緊急測試版本的發(fā)布,還要半夜給別的團(tuán)隊(duì)打電話申請支持。

小知識:敏捷倡導(dǎo)的“團(tuán)隊(duì)自治”,不是表面理解的“決策自主”,而是交付過程盡可能降低外部依賴,包括決策的依賴、業(yè)務(wù)的依賴、技術(shù)的依賴,等等……

2. 交付能力差距

如果我們將這個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作擴(kuò)大覆蓋到交付全過程(從需求到驗(yàn)收),又需要克服哪些挑戰(zhàn)呢?通過評估,團(tuán)隊(duì)當(dāng)前的技能還不足以完成所有工作。以下評估結(jié)果是通過問卷調(diào)查的方式讓團(tuán)隊(duì)自評再綜合打分,比如自動(dòng)化一項(xiàng),調(diào)研的是測試人員對各類自動(dòng)化工具的知曉、配置和項(xiàng)目中使用程度的自我評價(jià)。

從上圖可以看到,要滿足敏捷交付的要求,團(tuán)隊(duì)還需要擴(kuò)展很多的能力項(xiàng)。

3. 改進(jìn)成效

通過問題發(fā)現(xiàn)、原因分析、工作方式改進(jìn)和能力校準(zhǔn),以及組織級的自動(dòng)化平臺(tái)工具引入,經(jīng)過四個(gè)迭代的指導(dǎo)和數(shù)月的回訪觀察,該團(tuán)隊(duì)最終成為敏捷實(shí)施標(biāo)桿,年底獲得年度客戶滿意度評分第一名。

四、管理迭代容量

結(jié)合上面的案例,成功的迭代管理應(yīng)包含三個(gè)必須步驟:

第一步,評估。對迭代內(nèi)所有的工作項(xiàng)(workitems)進(jìn)行透明,包括顯性的交付工作項(xiàng)、隱性的事件處理及各個(gè)環(huán)節(jié)中的移交隱性工作(如環(huán)境配置更改、測試數(shù)據(jù)準(zhǔn)備)。

第二步,規(guī)劃。提高需求的可預(yù)見性。轉(zhuǎn)為敏捷工作方式后,與客戶和業(yè)務(wù)的溝通需要更頻繁,形成滾動(dòng)的需求收集與優(yōu)先級調(diào)整,將變更盡可能控制在需求澄清階段,對已澄清的需求進(jìn)行條目化整理,錄入 Backlog 。

第三步,計(jì)劃。基于評估的結(jié)果,對規(guī)劃產(chǎn)生的需求 Backlog ,基于其澄清質(zhì)量、業(yè)務(wù)優(yōu)先級挑選進(jìn)入迭代的需求條目。

許多企業(yè)是從瀑布式、CMMI 轉(zhuǎn)型敏捷。CMMI 起源于 NASA 系統(tǒng)工程方法,航天事件通常是重大事件,因此,CMMI 重視精確,不喜歡變化,通過需求基線來控制變化、事后回溯改進(jìn)。而軟件的重要特征是可修改性,且滿足市場需求通常有一個(gè)從模糊到相對準(zhǔn)確的過程,因此,敏捷倡導(dǎo)擁抱變化,但根據(jù)能力的不同,擁抱變化的結(jié)果會(huì)出現(xiàn)三種等級。

1. 負(fù)荷級

負(fù)荷級的特點(diǎn)是缺乏對迭代容量的理解和管理手段,對變化全盤接收??赡苡行┤藭?huì)說,業(yè)務(wù)太強(qiáng)勢,開發(fā)太弱勢,沒有談判的余地。

談判的目的是協(xié)調(diào),協(xié)調(diào)的目的是尋找共贏范圍,尋找共贏范圍的前提是陳清利害關(guān)系,陳清利害關(guān)系的前提是有事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐,這正是管理的基本動(dòng)作。

實(shí)際上是因?yàn)殚_發(fā)團(tuán)隊(duì)缺乏管理能力,才沒有談判的資格,負(fù)荷級的開發(fā)團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)雙向不滿。

2. 應(yīng)對級

吃盡苦頭之后,團(tuán)隊(duì)終于意識到不能全盤接收業(yè)務(wù)的變化,開始采用“鎖定期”強(qiáng)制業(yè)務(wù)、產(chǎn)品在迭代計(jì)劃之前想清楚優(yōu)先級和功能細(xì)節(jié)。這在一定程度上緩解了迭代內(nèi)的干擾,但計(jì)劃始終跟不上變化,一些需求最后還是要調(diào)整,甚至在很多時(shí)候出現(xiàn)問題需求先上線,下個(gè)迭代再調(diào)整的浪費(fèi)。

在這個(gè)階段,開發(fā)團(tuán)隊(duì)的迭代交付開始穩(wěn)定,但業(yè)務(wù)滿意度會(huì)持續(xù)下降。業(yè)務(wù)開始提問:敏捷方法解決了開發(fā)測試團(tuán)隊(duì)的問題,但沒有解決我們的問題。敏捷有沒有解決我們的問題的方法?

3. 管理級

具體的擁抱變化的方法并沒有成文,而是來自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)?;氐轿恼马敳康膯栴},我們來講一講迭代內(nèi)需求變更的處理的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn),主要是對迭代內(nèi)需求條目的變更管理。

  • 暫停:對已進(jìn)入開發(fā)又發(fā)生優(yōu)先級變更的需求,采取暫停措施,啟動(dòng)其它迭代內(nèi)需求開發(fā)。
  • 移除:對未進(jìn)入開發(fā)又發(fā)生優(yōu)先級變更的需求,將其退回到 Backlog ,填充文檔、學(xué)習(xí)、分享及自動(dòng)化類提高長期效率的任務(wù)。
  • 替換:對需要進(jìn)入當(dāng)前迭代的需求,對等點(diǎn)數(shù)替換未進(jìn)入開發(fā)的需求,保持迭代容量不變。

要做到管理級,需在需求質(zhì)量、工程能力和團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)能力上有較高的水平:

  • 需求準(zhǔn)入門檻要求:開發(fā)團(tuán)隊(duì)和產(chǎn)品/業(yè)務(wù)形成一致的需求質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),能夠雙向評估需求質(zhì)量;
  • 代碼分支工作紀(jì)律:通過特性分支開發(fā)需求條目,每日同步主干變更并構(gòu)建測試;
  • 自我效率提升:主動(dòng)性、有隨時(shí)可用的團(tuán)隊(duì)改進(jìn)任務(wù)項(xiàng)。

因此,實(shí)現(xiàn)敏捷是一個(gè)全面的組織能力治理的過程,敏捷對個(gè)人而言是一種成長,對組織而言也是一種市場篩選。

參考

  • Try timeboxing: The goal-oriented time management strategy, Asanahttps://asana.com/resources/what-is-timeboxing
  • Timeboxing, Clockifyhttps://clockify.me/timeboxing
  • Timeboxing: Maximizing Your Productivity, MindToolhttps://www.mindtools.com/pages/article/timeboxing.htm
  • The Ultimate Guide to Timeboxing, Calendarhttps://www.calendar.com/timeboxing/

#專欄作家#

陳加興,微信公眾號:加興曰,人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。陳加興,場量科技創(chuàng)始人,研究領(lǐng)域:研發(fā)組織效能、數(shù)字平臺(tái)、SaaS創(chuàng)業(yè)戰(zhàn)略。

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題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議

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