編輯導(dǎo)語(yǔ)：表單作為數(shù)據(jù)采集的工具，在日常職場(chǎng)中運(yùn)用十分廣泛。本文從客戶(hù)的方面進(jìn)行了思考，就表單的定義、錄入、設(shè)計(jì)、目的及存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的梳理。推薦職場(chǎng)需要使用表單的同學(xué)閱讀。

表單，在B端產(chǎn)品中是非常常見(jiàn)的元素，在各類(lèi)B端產(chǎn)品設(shè)計(jì)中幾乎都有應(yīng)用。那么在設(shè)計(jì)表單時(shí)，我們應(yīng)該從哪些方面著手呢？這個(gè)也是我在最近負(fù)責(zé)的新項(xiàng)目中才考慮到的。之前負(fù)責(zé)的項(xiàng)目只是把客戶(hù)方需要填寫(xiě)的字段直接堆砌上去，并沒(méi)有進(jìn)行一個(gè)梳理，進(jìn)而也無(wú)從考量，用戶(hù)在填寫(xiě)時(shí)是否順手？是否滿足他們的業(yè)務(wù)需求？會(huì)不會(huì)對(duì)需要填寫(xiě)的字段有疑問(wèn)？以及填寫(xiě)的時(shí)候該注意什么？故在項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)表單這個(gè)部分進(jìn)行一次梳理。

一、什么是表單？

在某B端系統(tǒng)開(kāi)展初期，通過(guò)和客戶(hù)接觸溝通，之前的業(yè)務(wù)都是通過(guò)線下完成的，通過(guò)郵件的方式發(fā)起和審批，隨著業(yè)務(wù)量的逐漸增多，導(dǎo)致某些問(wèn)題顯現(xiàn)。梳理了業(yè)務(wù)員通過(guò)郵件開(kāi)展業(yè)務(wù)遇到的問(wèn)題，如下所示：

1. 存在業(yè)務(wù)跟進(jìn)過(guò)程困難

（1）查詢(xún)某一業(yè)務(wù)信息比較困難

郵件信息中，不僅含有與業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，也含有其他業(yè)務(wù)的信息，業(yè)務(wù)信息比較雜亂，很難找到業(yè)務(wù)信息 。在多業(yè)務(wù)信息混雜的場(chǎng)景下，通過(guò)關(guān)鍵詞搜索，也很難通過(guò)郵件列表顯示的字段【發(fā)件人、主題、日期、郵件大小】，快速且精準(zhǔn)的找到某一條想要了解的業(yè)務(wù)信息，往往要耗費(fèi)一些時(shí)間。

舉個(gè)列子：查詢(xún)A業(yè)務(wù)下某單據(jù)的狀態(tài)與進(jìn)度時(shí)，在收件箱中，搜索“王者榮耀”關(guān)鍵詞，在郵件相關(guān)的標(biāo)題中進(jìn)行查詢(xún)，查詢(xún)的結(jié)果會(huì)將郵件標(biāo)題中有關(guān)王者榮耀的信息都進(jìn)行展示，其中有A業(yè)務(wù)的，B業(yè)務(wù)的，C業(yè)務(wù)的，D業(yè)務(wù)的。尤其是搜索之后，仍然還需要從多業(yè)務(wù)信息中將與A業(yè)務(wù)的、王者榮耀相關(guān)的肉眼甄別出來(lái)，才能找到具體的業(yè)務(wù)信息。

（2）在業(yè)務(wù)審批過(guò)程中，沒(méi)有獨(dú)立的字段顯示審批的狀態(tài)

郵件信息僅顯示【發(fā)件人、主題、日期、郵件大小】，根據(jù)郵件回復(fù)的信息，才能判斷業(yè)務(wù)的狀態(tài)，需要進(jìn)入郵件詳情中才能查看，無(wú)法直觀明了的在列表中查看業(yè)務(wù)單據(jù)的狀態(tài)，降低單據(jù)跟進(jìn)的效率。

（3）考慮到郵件長(zhǎng)時(shí)間使用及后續(xù)維護(hù)

每個(gè)用戶(hù)的郵箱一般會(huì)有2GB或者5GB，當(dāng)郵件的儲(chǔ)存空間已滿，將無(wú)法收取郵件，有關(guān)業(yè)務(wù)郵件的信息，將不會(huì)再收到。如果不對(duì)郵件空間進(jìn)行處理，會(huì)無(wú)法跟進(jìn)業(yè)務(wù)信息。如果對(duì)郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，刪除較舊的業(yè)務(wù)郵件，保證郵件的正常收取功能，刪除舊的業(yè)務(wù)郵件勢(shì)必會(huì)造成歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的丟失。對(duì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不完整；其次若后續(xù)執(zhí)行業(yè)務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，也無(wú)法對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行追溯。

2. 業(yè)務(wù)管理效率低

業(yè)務(wù)管理：廣義上，業(yè)務(wù)管理是對(duì)實(shí)現(xiàn)某業(yè)務(wù)目標(biāo)的這一活動(dòng)過(guò)程的管理。但在此文章中，是指對(duì)業(yè)務(wù)文件信息（分類(lèi)及保存、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總）的管理。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或者管理者對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，是為了提升業(yè)務(wù)人員的效率，讓業(yè)務(wù)人員跟進(jìn)業(yè)務(wù)、統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)、查找業(yè)務(wù)更方便。對(duì)業(yè)務(wù)的管理不便，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）不利于對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)分析：郵件中，很難統(tǒng)計(jì)某業(yè)務(wù)的全部數(shù)據(jù)

其一，由于郵件保存時(shí)間限制問(wèn)題，可能會(huì)存在歷史數(shù)據(jù)丟失；其二，某業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分布在各業(yè)務(wù)員的郵件中，統(tǒng)計(jì)較為耗費(fèi)時(shí)間。例如：業(yè)務(wù)管理者想要查看2020年業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)量以及業(yè)務(wù)的預(yù)算金額花費(fèi)的統(tǒng)計(jì)，需要統(tǒng)計(jì)每個(gè)業(yè)務(wù)員發(fā)起的A業(yè)務(wù)的單，再整理加總。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)耗時(shí)耗精力，可能還存在數(shù)據(jù)不全的問(wèn)題。

（2）業(yè)務(wù)無(wú)法分類(lèi)管理

郵件中包含各種各樣的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)不是單一的，雖然郵件中可以通過(guò)打標(biāo)簽的方式對(duì)每個(gè)單據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，可以對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行信息判斷和歸類(lèi)，但無(wú)法讓業(yè)務(wù)更加有序。有序可以幫助業(yè)務(wù)建立分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，分門(mén)別類(lèi)，讓業(yè)務(wù)變得更有條理，可控制。讓業(yè)務(wù)員遇到問(wèn)題，可以參考同一類(lèi)業(yè)務(wù)信息，進(jìn)行快速解決，提升業(yè)務(wù)問(wèn)題的解決效率。

因此，為了讓業(yè)務(wù)人員更好的跟進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)展、管理業(yè)務(wù)信息。通過(guò)定制化的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，可以針對(duì)性的解決業(yè)務(wù)現(xiàn)存的各種問(wèn)題。而表單，在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)存在的目的，就是為了收集業(yè)務(wù)信息。將業(yè)務(wù)信息電子化、線上化，也便于數(shù)據(jù)傳輸。由此可見(jiàn)：表單主要負(fù)責(zé)收集業(yè)務(wù)信息、進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸、為管理系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)。

二、表單錄入存在的問(wèn)題？

1. 字段表述清晰，但用戶(hù)不理解字段需要填寫(xiě)的內(nèi)容

在表單填寫(xiě)過(guò)程中，字段表述清晰的情況下，有時(shí)候還是會(huì)給用戶(hù)造成疑惑。原因在于：其一，字段本身表示的含義不夠具體，有想象的空間；其二，因?yàn)槿耸侵饔^的，對(duì)一個(gè)詞的理解以及所能聯(lián)想到的內(nèi)容是不同的。

例如：在采購(gòu)系統(tǒng)中，【預(yù)算金額】這個(gè)字段。知道這個(gè)字段是需要填寫(xiě)采購(gòu)需要花費(fèi)的金額，但是輸入的金額是代表人民幣呢？還是代表美元？日元？歐元？以及這個(gè)預(yù)算是稅前的？稅后的？包不包含服務(wù)費(fèi)等等，填單人對(duì)此是存在疑惑的。

預(yù)算金額作為一個(gè)字段，它的意義是信息的傳遞。要確保用戶(hù)能夠理解它所表達(dá)的意思。但是我們無(wú)法把所有的信息都飽含在字段里，一個(gè)將所有信息都包含的字段，是復(fù)雜的，它會(huì)匯總成一句話。像案例中的采購(gòu)金額會(huì)變成這樣：包含所有花費(fèi)在內(nèi)的稅前預(yù)算金額（RMB）。讓產(chǎn)品變的無(wú)法使用。

所以作為一個(gè)字段，如果本身的含義不夠具體，或者有聯(lián)想的空間?？梢赃x擇通過(guò)增加提示的方式，對(duì)字段進(jìn)行描述性的概括，幫助用戶(hù)進(jìn)行理解，”提示”盡可能的簡(jiǎn)潔明了。

之所以提示要簡(jiǎn)潔，是因?yàn)椋河脩?hù)看到復(fù)雜內(nèi)容的時(shí)候很容易忽略，找不到重點(diǎn)，因?yàn)椴粔蚝?jiǎn)潔。在認(rèn)知科學(xué)中，人腦天生喜歡“簡(jiǎn)潔”。任何時(shí)候，如果同時(shí)存在“簡(jiǎn)潔”和“復(fù)雜”兩個(gè)版本，簡(jiǎn)潔的東西一定更容易讓人們記住。簡(jiǎn)潔比復(fù)雜更有力量，更能抓住用戶(hù)的注意力。

我們自己也有這樣的體驗(yàn)，如果是很簡(jiǎn)單的一頁(yè)紙，你可能立刻就拿起來(lái)讀了，如果是一本報(bào)告，那么總是本能的存在“閱讀恐懼”的。

2. 字段表述不清晰，用戶(hù)理解有偏差

表單字段表述不清晰，用戶(hù)理解有偏差，就會(huì)導(dǎo)致用戶(hù)在該字段下填寫(xiě)的內(nèi)容與預(yù)期不符，造成業(yè)務(wù)信息有誤，成為無(wú)效字段。原因在于：有些詞，意義模糊，會(huì)出現(xiàn)歧義。同一語(yǔ)言表達(dá)形式，在具體的業(yè)務(wù)場(chǎng)景中表達(dá)出兩種或多種意思的現(xiàn)象，產(chǎn)生歧義的原因有很多，針對(duì)表單而言，原因是語(yǔ)義歧義。

例如：在某B端系統(tǒng)中，【上傳附件】這個(gè)字段，在不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景下，需要上傳的文件是不一樣的。工程報(bào)價(jià)中，需要提供工程報(bào)價(jià)單，必要時(shí)，需對(duì)附件做字段化區(qū)分，符合當(dāng)下的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，減少用戶(hù)的思考。

針對(duì)這種情況，可以通過(guò)語(yǔ)境消除。根據(jù)具體的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，以及業(yè)務(wù)信息收集的目的對(duì)其進(jìn)行區(qū)分，將語(yǔ)義有歧義的字段增加業(yè)務(wù)相關(guān)方進(jìn)行明確。

三、如何設(shè)計(jì)表單？

1. 表單框架選擇

根據(jù)業(yè)務(wù)字段的數(shù)量不同，表單需要的展示的形式也不同，需要對(duì)表單內(nèi)容進(jìn)行合理化展示。常見(jiàn)的表單形式有彈窗、頁(yè)面（分組頁(yè)面）、分步頁(yè)面。彈窗彈窗更適合字段較少、臨時(shí)性、補(bǔ)充性或突發(fā)性的情況展示。比如：在審批信息時(shí)，可彈出審批信息進(jìn)行填寫(xiě)；在設(shè)置用戶(hù)角色時(shí)，彈出用戶(hù)配置進(jìn)行選擇。彈窗作為當(dāng)前窗口的信息補(bǔ)充，或獨(dú)立于用戶(hù)主任務(wù)外的必須流程，往往承載的信息量較小。

頁(yè)面：

頁(yè)面承載的內(nèi)容很多，當(dāng)業(yè)務(wù)字段到達(dá)一定的數(shù)量后，用戶(hù)處理起來(lái)會(huì)有壓力。根據(jù)7±2法則，需要對(duì)信息進(jìn)行分組展示，這樣整體看起來(lái)更加有組織性。分組可以將表單信息分類(lèi)展示給用戶(hù)，字段信息之間的強(qiáng)關(guān)聯(lián)性，可以更容易的幫助用戶(hù)填寫(xiě)表單。

而且，接近性（格式塔原理）原則告訴我們：相互靠近的物體被認(rèn)為比相互距離較遠(yuǎn)的物體更有關(guān)聯(lián)性，這樣能使設(shè)計(jì)界面層次有序，視覺(jué)清晰，減少視覺(jué)噪音。

分步頁(yè)面：

頁(yè)面承載的內(nèi)容很多，業(yè)務(wù)本身具有流程化特性，需要對(duì)表單進(jìn)行分步展示，將一個(gè)冗長(zhǎng)或用戶(hù)不熟悉的表單任務(wù)拆分成3到4個(gè)步驟，指導(dǎo)用戶(hù)完成。

2. 表單信息梳理

3. 表單錄入效率提升

通過(guò)減少用戶(hù)的操作步驟、減少輸入字節(jié)、縮短用戶(hù)的操作路徑等方式，來(lái)提升用戶(hù)錄入表單的效率。默認(rèn)字段設(shè)置在預(yù)約會(huì)議時(shí)，預(yù)約時(shí)間默認(rèn)為當(dāng)下的整數(shù)時(shí)間，比如當(dāng)前時(shí)間為19：14，可默認(rèn)為19：30。當(dāng)用戶(hù)時(shí)間與默認(rèn)時(shí)間一致時(shí)，減少用戶(hù)輸入。

自動(dòng)補(bǔ)全信息：

在輸入郵箱時(shí)，用戶(hù)輸入數(shù)字時(shí)，自動(dòng)補(bǔ)全郵箱后綴，減少用戶(hù)輸入。

按鈕懸浮置低：

在一定程度上，縮短了用戶(hù)填寫(xiě)內(nèi)容與操作按鈕的路徑，降低了用戶(hù)的操作成本，及思考時(shí)間。更容易的打開(kāi)一個(gè)新的表單

便于用戶(hù)自查：

在填寫(xiě)金額時(shí)，為用戶(hù)輸入的數(shù)字，自動(dòng)增加分位符；在輸入電話號(hào)碼時(shí)，為用戶(hù)輸入的數(shù)字，增加電話號(hào)碼的隔位符，便于用戶(hù)檢查數(shù)字填寫(xiě)的是否正確。

4. 容錯(cuò)：用戶(hù)可控，來(lái)去自由

填寫(xiě)前的告知與引導(dǎo)，填寫(xiě)中的校驗(yàn)與幫助，填寫(xiě)后的反饋與引導(dǎo)。都是對(duì)用戶(hù)提供填寫(xiě)單據(jù)的幫助。初此之外，還有其他場(chǎng)景，也要考慮用戶(hù)如何面對(duì)。異常情況下，需將具體原因提示給用戶(hù)在出現(xiàn)異常時(shí)需予以用戶(hù)必要的狀態(tài)提示，并告知解決方案，使其有路可退，緩解用戶(hù)沮喪情緒，為用戶(hù)提供幫助。

保存草稿與刪除：

保存和刪除按鈕，在一定程度上也緩解用戶(hù)填單的壓力，給到用戶(hù)可控的感覺(jué)。

四、表單的目的

1. 業(yè)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化，信息填寫(xiě)更準(zhǔn)確

針對(duì)不同的業(yè)務(wù)訴求，提煉業(yè)務(wù)中的必要字段（即字段對(duì)業(yè)務(wù)梳理有意義的，缺乏該字段，對(duì)收集業(yè)務(wù)信息，有影響，或者無(wú)法展示該業(yè)務(wù)的全貌。）并對(duì)字段進(jìn)行梳理，以準(zhǔn)確的詞進(jìn)行簡(jiǎn)短概括。挖掘業(yè)務(wù)本質(zhì)，抽象化業(yè)務(wù)信息，進(jìn)行歸納與整理，形成標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)格式，以便收集業(yè)務(wù)信息。對(duì)于瀏覽業(yè)務(wù)信息的人而言，標(biāo)準(zhǔn)化的格式，可以提高瀏覽的效率，也能準(zhǔn)確找到信息的位置。

2. 信息收集與追溯

通過(guò)填寫(xiě)者對(duì)單據(jù)的填寫(xiě)，可以有效收集業(yè)務(wù)信息，并對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行保留，便于業(yè)務(wù)信息的追溯。

3. 統(tǒng)計(jì)分析

通過(guò)對(duì)信息的收集，進(jìn)而可以對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。便于發(fā)現(xiàn)各種業(yè)務(wù)問(wèn)題，優(yōu)化業(yè)務(wù)模型。

總結(jié)：

表單的目的主要負(fù)責(zé)收集業(yè)務(wù)信息、進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸、為管理系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)。

表單的設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)：

• 形式：框架選擇，以數(shù)為主
• 錄入：用戶(hù)體驗(yàn)，效率為主
• 文案：簡(jiǎn)單易懂，表述清晰
• 反饋：反饋及時(shí)，減少焦慮
• 容錯(cuò)：用戶(hù)可控，來(lái)去自由

表單的信息梳理：

• 簡(jiǎn)化表單，聚焦核心
• 先易后難，循序漸進(jìn)
• 信息分組，一目了然

作者：鯨魚(yú)，微信公眾號(hào)：鯨魚(yú)

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