電商后臺系統(tǒng):采購管理
本文對電商后臺系統(tǒng)中的采購管理部分進行了分析介紹,對每個步驟模塊進行了說明,希望通過此文能夠加深你對采購管理的認識。
了解什么是供應(yīng)鏈?
供應(yīng)鏈:“圍繞核心企業(yè),通過對信息流,物流,資金流的控制,從采購原材料開始,制成中間產(chǎn)品及最終產(chǎn)品,最后由銷售網(wǎng)絡(luò)把產(chǎn)品送到消費者手中。它是將供應(yīng)商,制造商,分銷商,零售商,直到最終用戶連成一個整體的功能網(wǎng)鏈模式”。
了解采購處于供應(yīng)鏈的哪個環(huán)節(jié)?
電商的采購是由采購業(yè)務(wù)人員向供應(yīng)商發(fā)起商品的訂貨的流程,基于采購,才有后續(xù)關(guān)于供應(yīng)鏈入庫、退貨、銷售等等業(yè)務(wù),所以說采購是自營商品開始運營的源頭業(yè)務(wù)。
什么樣的電商企業(yè)需要采購業(yè)務(wù)?
現(xiàn)在基本主流電商企業(yè)像淘寶、拼多多,并不像傳統(tǒng)企業(yè)那樣自己生產(chǎn)產(chǎn)品,那平臺商品哪里來?一種是商家來平臺開店就是POP模式;另一種就是從供應(yīng)商那里采購到平臺自己的倉庫,貨權(quán)都是平臺自己的,就是自營模式;自營業(yè)務(wù)才有采購,相當于負責了企業(yè)的第一利潤源泉(第一利潤源泉:原材料;第二利潤源泉:人力成本;第三利潤源泉:物流系統(tǒng)),其重要性不言而喻。
采購管理從大的方面我們可以分為:執(zhí)行層、策略層和戰(zhàn)略層。
- 采購管理執(zhí)行層,有些地方也稱為”小采購“,主要由采購員組成,職責包括下采購單、跟單、催單、結(jié)算等相關(guān)的執(zhí)行操作。
- 采購管理戰(zhàn)略層,也可以稱之為”大采購“,也就是對供應(yīng)商的管理,包括供應(yīng)商開發(fā)人員,負責供應(yīng)商的尋找、簽約、合同管理、樣品領(lǐng)用等;質(zhì)量監(jiān)督人員,負責供應(yīng)商的貨品質(zhì)量、價格、到貨準時率、售后問題等相關(guān)的績效考核。
- 采購管理策略層,也就是通過數(shù)據(jù)來驅(qū)動智慧采購,包括銷量預(yù)測、采購建議、自動補貨等,主要幫助采購人員做決策,包括哪個商品什么時候需要采購,需要從哪個供應(yīng)商以什么樣的價格采購,需要采購多少數(shù)量等,以提高商品的現(xiàn)貨率和減少庫存周轉(zhuǎn)天數(shù),進而提高效率、減少成本。
一、整體業(yè)務(wù)
完成一次采購其實就是從哪個供應(yīng)商以什么價格采購哪些商品采購多少。
所以包含了商品、價格、商家、庫存 4個要素:
- 商品管理
- 供應(yīng)商管理(自營合作模式包括:經(jīng)銷、代銷入倉、代銷不入倉)
- 價格系統(tǒng)
- 采購管理(經(jīng)銷和入倉合作模式的商家貨品是需要運到平臺倉庫;不入倉的不用,貨品在商家倉庫,只需要提交虛擬庫存到平臺)
- 庫存管理
不同的公司的架構(gòu)不同,本篇的采購流程主要是在采購管理系統(tǒng)完成,需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都來自商品系統(tǒng)、供應(yīng)商管理、價格系統(tǒng)。
接下來主要介紹是采購管理和庫存管理。
二、整體的流程
采購流程,從采購計劃到采退配報廢執(zhí)行,這是重點說下正向的流程:
- 采購部銷售目標制定后,會制定對應(yīng)的采購計劃。采購部根據(jù)采購計劃下采購申請。
- 代銷不入倉的商家,走庫存提報的流程,加減虛擬庫存。
- 代銷入倉/經(jīng)銷商家,由采購部門向商家下采購申請單。
- 采購部門管理層需要審核采購申請單。
- 審批通過后,如果需要把貨鋪到多個倉庫,則需要根據(jù)單品在各大區(qū)倉庫的歷史銷量進行采購分倉,生成多個采購單。
- 生成的采購單據(jù)流轉(zhuǎn)至供應(yīng)商門戶,由供應(yīng)商操作發(fā)貨,運輸方式可選擇是干線或者非干線。
- 若發(fā)貨方式為干線,由公司干線分配配送方式為干線還是集貨,直送直接送貨入庫。集貨先入集貨倉,然后再分倉入庫。
- 選擇為非干線,有物流公司或者快遞送貨入庫。
- 最后是貨到倉庫,倉庫人員操作入倉,平臺更新庫存數(shù)據(jù)。
三、原型
1. 創(chuàng)建采購申請單的界面
重點信息是確定供應(yīng)商、倉庫、商品、采購量和價格。
2. 采購申請單的列表頁面
管理和查詢單據(jù)。
3. 采購分倉
7大區(qū)域:按照全國地理位置劃分的7大區(qū)域,華北、華東、華南、華中、西南、東北、西北。
大區(qū)倉:每個區(qū)域下有對應(yīng)的倉庫,如果用戶訂單地址屬于該區(qū)域,倉庫會優(yōu)先發(fā)貨。
我們要計算的是全國7個大區(qū)倉,每個倉應(yīng)該分配多少采購量:
大區(qū)占比:是結(jié)合算法預(yù)測模型算出該單品在7個大區(qū)的銷量占比。
該倉單品分配采購量=(總采購量+單品在所有大區(qū)倉剩余庫存)*大區(qū)占比-該倉所在區(qū)域的單品的剩余庫存
舉個例子:喵哈哈鈣奶,采購量1500
4. 供應(yīng)商發(fā)貨界面
確認采購單并且確認發(fā)貨的數(shù)量和運輸信息。
采購管理系統(tǒng)層面是執(zhí)行層,更多通過流程整合、交互的優(yōu)化來幫助買手/供應(yīng)商效率。
5. 庫存管理
備貨:
采購是庫存的源頭,采購量是關(guān)鍵,關(guān)系到庫存管理(不能多采,否則會呆滯)、前端的銷售業(yè)務(wù)(不能少采,否則會缺貨),因此備貨計算在整個采購業(yè)務(wù)中非常重要。
采購量的確定常見一般2種方法:人工備貨(用戶根據(jù)自己的經(jīng)驗手動創(chuàng)建)和智能補貨(用數(shù)據(jù)驅(qū)動智慧采購)。
介紹下補貨模型:
提前期,即采購下單到商家運輸貨物到倉所需的時間。
安全庫存,即采購下單到商家運輸貨物到倉期間賣出去的庫存。當可售庫存低于這個庫存的時候,必須要進行補貨,否則就會斷貨。
日均銷售,預(yù)測商品未來的日均銷量。
補貨量=期望商品售賣的天數(shù)*日均銷售*大促系數(shù)+預(yù)計到貨期間消耗的庫存?-可發(fā)庫存-在途庫存
舉例:
期望銷售天數(shù):58天
計算得出補貨量=58*69*1+29*69-529-0=5474
庫存管理,還有一部分是庫存健康管理,包括在途庫存、滯銷庫存、效期管理等,且聽下回分解。
本文由 @GoldenMeng 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議。
和我們公司的采購流程一樣的,可能是前同事
為什么采購申請一定要選供應(yīng)商?采購申請人對產(chǎn)品了解,但不一定知道供應(yīng)商是誰,所以這塊是怎么考慮de?
采購你不從供應(yīng)商采那你從哪里采?
供應(yīng)商信息化程度高,可以系統(tǒng)判斷啊。采購申請人很可能是一線人員,并不清楚產(chǎn)品和供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)
有種情況需要結(jié)合自身系統(tǒng),需要考慮產(chǎn)品換采購商時如何處理
估計是,采購員已經(jīng)確認了供應(yīng)商,采購申請只是用于走內(nèi)部付款 入庫流程. 財務(wù)看供應(yīng)商直接付款.
學到了很多,期待下篇文章
坐等大佬的滯銷庫存管理
想了解一下缺貨管理?如何預(yù)防缺貨?缺貨預(yù)防和解決方案等?請問一下相關(guān)的,謝謝
看你們怎么定義缺貨,缺貨反過來就是有貨率的高低。
如何衡量有貨率?
分2個層面 ,前臺銷售層面的缺貨,有時候是業(yè)務(wù)為了打節(jié)奏,扣減了庫存,其實已經(jīng)后臺是有貨的;后臺缺貨,就是倉庫沒貨,需要向商家采買。
前臺有貨率:點擊頁面有貨次數(shù)/全部點擊
后臺有貨率:有可發(fā)庫存天數(shù)/入庫總天數(shù)
整體后臺有貨率:累計無可發(fā)庫存天數(shù)=0的商品數(shù)/所有商品數(shù)
我個人的思路:
1、先把指標可視化,比如有貨率報表
2、監(jiān)控報表,設(shè)定合理的閥值,給出預(yù)警。預(yù)警的方式可以是企業(yè)IM或者郵件。
3、分析數(shù)據(jù),看下問題比較嚴重的部分,分析原因。
4、對產(chǎn)生缺貨的原因 制定相應(yīng)的方案。措施包括產(chǎn)品層面 ,提供系統(tǒng)支持; 業(yè)務(wù)層面比如納入考核,推動業(yè)務(wù)關(guān)注。
從供應(yīng)鏈的角度如何預(yù)防缺貨呢?比如更嚴謹?shù)难a貨模型、更短的供應(yīng)商交期
補貨模型我們也在探索 你什么是怎么做的 ?
您好,感謝您的回復(fù),其實我這邊更多想了解的是怎么做滾動采購,好比如當前的采購計劃是會根據(jù)銷售預(yù)估和采購周期、安全庫存等情況作為考量,如何能確保每次采購計劃能盡量的避免未來一定周期的供貨量,我們目前考慮的是滾動采購模型,考慮了一段時間,可能是我這邊沒有建模的能力,對于采購缺貨補貨模型的公式也比較模糊,您這邊總結(jié)的缺貨預(yù)警我們已經(jīng)大概歸納好了,就是供應(yīng)商的供貨、溝通、物流管理等太難處理了
相互探討下 A_tong_meng
想了解下價格系統(tǒng) ??
具體是價格系統(tǒng)哪個方面?價格系統(tǒng)內(nèi)容蠻多 ??
你說的這個價格是 采購價 還是銷售價呢?我想了解下采購價你們是咋管理的 哈哈
包括采購價和銷售價。采購價的來源可以是供應(yīng)商提報或者業(yè)務(wù)幫忙提報;采購報價重要的信息包括:采購類型(采購基準價和采購促銷價),價格生效時間,供應(yīng)商,SKu編碼,機構(gòu)。報價以最新的生效時間為準。
在下采購申請單時候,用供應(yīng)商、SKu編碼,生效時間從價格系統(tǒng)種匹配相應(yīng)的報價。
Soga 那跟我們做的差不多 現(xiàn)在主要還是相當于人工在維護 我在想這塊有沒有可能實現(xiàn)自動定價的機制 但是這個價格涉及到跟供應(yīng)商的溝通 就不好做或者沒法做
還想了解下,銷售價的管理,這塊我感覺可以做的東西比采購價要多得多 定價模型就很重要了 ??