不管是項(xiàng)目協(xié)作還是處理事務(wù)，都會(huì)包含著一些基本的業(yè)務(wù)流程。如何有效地將項(xiàng)目有條不紊的進(jìn)行，不妨了解一下任務(wù)狀態(tài)與工作流的設(shè)計(jì)思路。

一、概述

無(wú)論你的公司是采用郵件還是項(xiàng)目管理工具進(jìn)行項(xiàng)目協(xié)作，處理工作都會(huì)包含著一些基本的流程——從想法的提出到最終交付物的產(chǎn)出，或是計(jì)劃的擱置。我們把這些任務(wù)所處生命周期的節(jié)點(diǎn)稱為【任務(wù)狀態(tài)】，而任務(wù)在狀態(tài)之間的流轉(zhuǎn)稱為【工作流】。

那么，關(guān)于任務(wù)狀態(tài)和工作流的設(shè)計(jì)過(guò)程中，我們還有哪些思考和選擇？請(qǐng)看下文。

二、為什么引入【任務(wù)狀態(tài)類型】？

Worktile7.0引入了【任務(wù)狀態(tài)】的概念，并且支持自定義，也就是說(shuō)客戶可以根據(jù)自己的實(shí)際工作場(chǎng)景配置任務(wù)狀態(tài)。

但是，這回帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題：如果對(duì)每一個(gè)任務(wù)狀態(tài)都加以區(qū)分，那么在報(bào)表、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)（例如統(tǒng)計(jì)任務(wù)的延期率），將極大的增加配置的復(fù)雜度。

實(shí)際工作中，我們會(huì)意識(shí)到：進(jìn)行中的狀態(tài)，可以有“設(shè)計(jì)中”“開發(fā)中”等自定義任務(wù)狀態(tài)，但是其本質(zhì)都是已開始但未完成的狀態(tài)。所以，雖然客戶自定義的任務(wù)狀態(tài)千變?nèi)f化，但他們必屬于三種基本【任務(wù)狀態(tài)類型】，即：未開始／進(jìn)行中／已完成。

如圖1所示：開發(fā)和銷售任務(wù)的狀態(tài)有很多，但是都屬于三種任務(wù)狀態(tài)類型。

圖1:以開發(fā)和銷售的任務(wù)狀態(tài)為例

【任務(wù)狀態(tài)】體現(xiàn)在展示層面，而【任務(wù)狀態(tài)類型】則體現(xiàn)在數(shù)據(jù)層面。例如，在【配置報(bào)表】的過(guò)程中，如果我們對(duì)狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和篩選的話，篩選值的設(shè)定將限于三種基本任務(wù)狀態(tài)類型。

三、為什么默認(rèn)任務(wù)狀態(tài)是必選？

任務(wù)狀態(tài)和任務(wù)流代表的是工作的流程，所以任務(wù)狀態(tài)不能為空，我們必須設(shè)置默認(rèn)任務(wù)狀態(tài)——也就是定義一個(gè)新建任務(wù)，它的初始狀態(tài)是什么。

在任務(wù)狀態(tài)設(shè)置的過(guò)程中，我們必須選定一個(gè)狀態(tài)為默認(rèn)狀態(tài)。

例如推送類型的任務(wù)，其初始狀態(tài)為【未開始】。

圖2：【狀態(tài)設(shè)置】界面

四、任務(wù)狀態(tài)管理是統(tǒng)一還是分散？

在第一篇設(shè)計(jì)思考中，我們?cè)岬街杏够乃季S。所以，我們并沒(méi)有選擇給每個(gè)任務(wù)類型設(shè)置自己的任務(wù)狀態(tài)庫(kù)。但是，任務(wù)狀態(tài)有兩個(gè)特點(diǎn)：

1. 任務(wù)狀態(tài)與任務(wù)類型相關(guān)，它本身就是一種分組形式；
2. 任務(wù)狀態(tài)的數(shù)量不會(huì)特別多。

綜上，我們最終選了統(tǒng)一管理的形式，通過(guò)【狀態(tài)管理】統(tǒng)一增刪改，配置任務(wù)類型的時(shí)候調(diào)用即可。

圖3: 從【狀態(tài)管理】中進(jìn)行選擇任務(wù)狀態(tài)進(jìn)行配置

五、工作流如何構(gòu)成

介紹完任務(wù)的狀態(tài)，我們可以開始介紹任務(wù)狀態(tài)之間的流轉(zhuǎn)——即工作流了。

在此之前，我們以Worktile運(yùn)營(yíng)同學(xué)推送文章為例幫助讀者有一個(gè)基本認(rèn)知。一個(gè)推送類型的任務(wù)，創(chuàng)建之后的默認(rèn)狀態(tài)為“未開始”，通過(guò)一系列流程和動(dòng)作，最終流轉(zhuǎn)到“已發(fā)布”的狀態(tài)。未開始不能直接到“已發(fā)布”，這與現(xiàn)實(shí)工作的流程不符，而設(shè)計(jì)中的狀態(tài)則可以。

推送任務(wù)的工作流如圖4所示：

圖4:運(yùn)營(yíng)推送任務(wù)的工作流

一個(gè)完整的工作流由以下基本元素構(gòu)成：

• 轉(zhuǎn)化名稱：幫助成員理解該轉(zhuǎn)換的含義
• 起始狀態(tài)：工作流的初始狀態(tài)
• 目標(biāo)狀態(tài)：工作流的最終狀態(tài)
• 流程條件：對(duì)此流程進(jìn)行操作的權(quán)限條件
• 動(dòng)作設(shè)置：工作流轉(zhuǎn)后發(fā)生的動(dòng)作

要設(shè)置一個(gè)工作流，我們需要明確這些元素（流程條件和動(dòng)作設(shè)置不是必須）。

要合理配置工作流，我們需要注意以下兩點(diǎn)：

1. 工作流是單向的；工作流的起始狀態(tài)和目標(biāo)狀態(tài)決定了這個(gè)工作流，所以當(dāng)二者互換位置之后，就成了一個(gè)新的工作流。所以說(shuō)工作流是單向的，如果我們需要一個(gè)反向工作流，則需要重新添加。
2. 工作流與任務(wù)類型的對(duì)應(yīng)關(guān)系；同一個(gè)任務(wù)類型對(duì)應(yīng)多個(gè)工作流，而一個(gè)工作流只對(duì)應(yīng)唯一的任務(wù)類型。

結(jié)語(yǔ)

不同項(xiàng)目中的不同類型事情，會(huì)有不同的執(zhí)行流程。如果缺乏有效的項(xiàng)目管理工具，哪怕項(xiàng)目干系人都清楚項(xiàng)目流程，但是在項(xiàng)目的執(zhí)行、回顧和優(yōu)化過(guò)程中，仍會(huì)面臨諸多困難。

同時(shí)，缺少一種承載物，任務(wù)執(zhí)行中或多或少地都會(huì)帶有“人情”因素，導(dǎo)致執(zhí)行不力。

#專欄作家#

袁林，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。分享SaaS運(yùn)營(yíng)和企業(yè)管理／協(xié)作／辦公的相關(guān)知識(shí)

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