在大部分人的認(rèn)知里，寫周報是一件無意義的事情，無非是列出本周已做工作和下周待辦工作。但一篇優(yōu)秀的周報不僅可以幫助自己梳理工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，也可以與相關(guān)方同步信息、提高協(xié)作效率。

本篇將結(jié)合溝通的3s原則，總結(jié)周報的3個主要部分和4個要點(diǎn)，與大家分享。

周報的目的在于溝通，讓團(tuán)隊(duì)、相關(guān)方透明地了解信息。所以，「如何寫好周報」這個問題的本質(zhì)在于，如何將有用的信息高效地傳遞出去，我們可以從溝通的3s原則里借鑒一些方法。

一、高效溝通的3s原則

溝通的3s原則：simple（簡潔）、specific（明確）、soft（非對抗性）

1. 簡潔

溝通是一個雙向的過程，如果你傳遞信息的時候夾雜了太多的冗余信息，就意味著對方需要付出額外的時間去解析、整理你傳遞的內(nèi)容，而浪費(fèi)時間，無異于“謀財害命”。

而且，多余的信息也容易導(dǎo)致信息失真。

2. 明確

溝通的目的在于將信息高效地傳達(dá)出去，要保證信息不失真，雙方對信息的理解一致。

所以在溝通時要明確溝通的主題和內(nèi)容，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)高效。

3. 非對抗性

人們從心理上會更傾向于相信「跟自己一致的」的意見，但在溝通中遇到與對方不同的觀點(diǎn)，或者試圖說服對方時，人本能地將自己放在對方的對立面上，這樣是十分低效的。

更好的做法是，從對方的角度思考，找到雙方思維、利益、立場的共同點(diǎn)，尋求共同的目標(biāo)。

二、周報的4個要點(diǎn)

從溝通的3s原則出發(fā)，可以歸納出撰寫周報時的4個要點(diǎn)。

1. 注重產(chǎn)出，而不是過程

在寫項(xiàng)目周報時，一定要謹(jǐn)記一個原則：結(jié)果導(dǎo)向。

所謂結(jié)果導(dǎo)向，就是你要展現(xiàn)出你做成了什么，而不是你做過什么。

無論是對于領(lǐng)導(dǎo)還是相關(guān)方，有效信息是工作的進(jìn)展，有多少可交付成果，而不是你做了什么，一定要避免流水賬似的記錄。

2. 核心內(nèi)容優(yōu)先

因?yàn)槔嫦嚓P(guān)方可能并不會仔細(xì)的閱讀整篇報告，所以一定要把核心的部分放在報告的開頭，這樣可以保證相關(guān)方獲得最重要的信息。具體撰寫時，可以參考金字塔原理。

3. 使用數(shù)據(jù)圖表

除文字外，多使用數(shù)據(jù)圖表。數(shù)據(jù)更有說服力，圖片也比文字更直觀。

比如說，你用大段大段的文字去描述一組數(shù)據(jù)的變化，不如用表格或是圖表讓人一目了然，信息傳遞也更加有效。要盡可能的運(yùn)用視覺效果，比如進(jìn)度表、甘特圖、燃盡圖等。

4. 非對抗性的兩點(diǎn)實(shí)踐

本周工作中與其他成員有爭議的部分描述，可以尋求共同的目標(biāo)（比如項(xiàng)目目標(biāo)），站在同一立場上去尋求解決方法。

需要請求相關(guān)方幫助的部分描述，可采取訴諸利益的形式，告訴對方這樣做對對方、項(xiàng)目整體有什么幫助。

舉個例子，假如你要請研發(fā)部的同事幫忙，你可以告訴他，這個問題不解決，以后可能會出現(xiàn)更大的漏洞，解決起來會更耗費(fèi)時間、成本，所以先解決這個問題對雙方都有好處。

三、周報的3個主要部分

在明白了周報的要點(diǎn)之后，就可以開始動筆寫了，那么周報到底應(yīng)該寫些什么呢？

以下總結(jié)了3個主要部分：

1. 本周工作情況

圍繞本周工作描述，包括三個部分：

1. 反饋本周在可交付成果方面取得的成果；
2. 任務(wù)完成度是否符合預(yù)期，未達(dá)預(yù)期的原因；
3. 項(xiàng)目整體的健康程度和完成百分比。

2. 遇到的問題

定期梳理遇到的問題和解決方案對成功完成項(xiàng)目是大有裨益的，周報中應(yīng)主要包括：

1. 公開問題：本周出現(xiàn)的新問題及解決方案，之前發(fā)現(xiàn)的問題及其管理策略的狀態(tài)更新；
2. 未決風(fēng)險：本周出現(xiàn)的新風(fēng)險，及處理這些風(fēng)險的管理計劃；
3. 協(xié)調(diào)請求：本周未解決的問題需要哪些相關(guān)方的協(xié)調(diào)幫助。

3. 下周工作計劃

列出工作計劃是為了，明確下周的工作重點(diǎn)和優(yōu)先級，以更合理地管理時間，可以參考以下步驟：

1. 列出下周的關(guān)鍵任務(wù)；
2. 明確各個任務(wù)的產(chǎn)出目標(biāo)；
3. 評估任務(wù)量，計劃時間分配，明確時間節(jié)點(diǎn)。

要想寫出一篇優(yōu)秀的項(xiàng)目周報并不是一蹴而就的，在了解相關(guān)的方法和技巧之后，更需要的是刻意練習(xí)，希望以上對你有所幫助。

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