那么如何在資源有限的情況下，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目同時(shí)開展，并保證項(xiàng)目如期完成呢？

公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程中基本都是多個(gè)項(xiàng)目并存，同時(shí)推進(jìn)，很少會(huì)只運(yùn)營(yíng)一個(gè)項(xiàng)目，在多項(xiàng)目管理中經(jīng)常會(huì)遇到這些問(wèn)題：

• 不同項(xiàng)目資源分配不均；
• 多項(xiàng)目進(jìn)度難以監(jiān)控；
• 項(xiàng)目綜合成本居高不下；
• 項(xiàng)目整體質(zhì)量無(wú)法保障。

那么如何在資源有限的情況下，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目同時(shí)開展，并保證項(xiàng)目如期完成呢？

多項(xiàng)目管理常見問(wèn)題

多項(xiàng)目并行比單個(gè)項(xiàng)目管理更容易出現(xiàn)意外，因?yàn)榕c單項(xiàng)目管理相比，多項(xiàng)目管理的環(huán)境顯得更加復(fù)雜和難以管控。

• 需要協(xié)調(diào)來(lái)自不同部門的資源；
• 項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)和戰(zhàn)略目標(biāo)經(jīng)常會(huì)被調(diào)整；
• 有些項(xiàng)目是相互依存的；
• 決定必須在很短的時(shí)間內(nèi)完成；
• 需要精確的項(xiàng)目信息。

造成這些問(wèn)題的原因很多，例如：

• 缺少對(duì)所有項(xiàng)目和資源的詳情概述；
• 項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)排序不當(dāng)；
• 在資源沖突的情況下，資源分配不合理；
• 沒(méi)有及時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度；
• 沒(méi)有專業(yè)的項(xiàng)目管理。

如果成功地解決了這些問(wèn)題，那么您的項(xiàng)目運(yùn)行就會(huì)很順利。以下是影響多項(xiàng)目管理的一些關(guān)鍵因素，希望能對(duì)大家有所幫助。

多項(xiàng)目管理的成功要素

1. 用PMO制定項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)及流程

不管做什么項(xiàng)目，盡可能標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。PMO（Project Management Office）也就是項(xiàng)目管理辦公室?，它的實(shí)質(zhì)是組織的一個(gè)決策和計(jì)劃部門，也是一個(gè)監(jiān)督機(jī)構(gòu)。他們肩負(fù)著組織戰(zhàn)略目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的責(zé)任，在組織業(yè)務(wù)層面上負(fù)責(zé)多項(xiàng)目的決策、計(jì)劃、實(shí)施流程和監(jiān)督等。

如果要有效管理多項(xiàng)目環(huán)境，建議您制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的更新項(xiàng)目的流程，確保項(xiàng)目啟動(dòng)前滿足滿足一定的標(biāo)準(zhǔn)在啟動(dòng)，這能為項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)提供一些基礎(chǔ)。

由于這個(gè)制定具有跨項(xiàng)目性，因此在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要注意項(xiàng)目間的通用性。

（圖：適當(dāng)?shù)牧鞒毯透邤?shù)據(jù)質(zhì)量使PMO能夠確保專業(yè)的多項(xiàng)目控制）

PMO還應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目資源的有效流動(dòng)以及團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理水平的不斷提高，例如：

• 確定項(xiàng)目的啟動(dòng)方式；
• 建立項(xiàng)目流程和方法；
• 協(xié)調(diào)資源請(qǐng)求；
• 培訓(xùn)項(xiàng)目經(jīng)理；
• 為項(xiàng)目管理和資源管理引入合適的工具。

一個(gè)成熟和被接受的PMO可以適當(dāng)?shù)臏p少項(xiàng)目延誤，成本和工作超支；提高客戶項(xiàng)目的盈利能力；改善項(xiàng)目的戰(zhàn)略方向。

Tips：您的PMO必須得到最高管理層的支持。但是，它不應(yīng)被視為一個(gè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)，相反，它必須向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)明確證明其價(jià)值，這將確保他們的舉措被團(tuán)隊(duì)成員接受。

2. 給項(xiàng)目制定優(yōu)先級(jí)

為了避免一次處理太多項(xiàng)目，您應(yīng)該把注意力集中在重要和緊急的項(xiàng)目上。因此，需要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)確定優(yōu)先順序，然后依次有序地開展項(xiàng)目。

我們強(qiáng)烈推薦一種排序方法：?創(chuàng)建項(xiàng)目?jī)r(jià)值分析標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)需要根據(jù)公司情況（公司規(guī)模/行業(yè)/運(yùn)營(yíng)狀況）做一些調(diào)整。

（圖：用于區(qū)分項(xiàng)目規(guī)模和項(xiàng)目類型的項(xiàng)目評(píng)估分析示意圖）

根據(jù)評(píng)級(jí)，您需要確定哪些項(xiàng)目要優(yōu)先啟動(dòng)，這對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)非常重要。

（圖為Worktile的【概覽】組件示意圖）

Tips：您需要確保將最多的資源用于最重要的項(xiàng)目。

3. 在容量規(guī)劃中保持戰(zhàn)略性，資源合理分配

一個(gè)公司資源是有限的（包括人力/財(cái)力/硬件設(shè)備等），同一資源不可能同時(shí)供所有的項(xiàng)目使用。因此，需要實(shí)施戰(zhàn)略資源規(guī)劃，也稱為?容量規(guī)劃?。您需要及時(shí)識(shí)別資源瓶頸，并能夠根據(jù)您的公司戰(zhàn)略對(duì)其做出反應(yīng)。

容量規(guī)劃不足的話，您可能面臨以下風(fēng)險(xiǎn)：

• 由于資源分配不足，項(xiàng)目未按時(shí)完成；
• 由于沒(méi)有使用足夠的適當(dāng)資源，項(xiàng)目成本會(huì)增加；
• 您將在解決資源沖突的協(xié)調(diào)工作浪費(fèi)大量時(shí)間；
• 所有這些都可能導(dǎo)致客戶不滿意。

因此，合理分配是非常重要的，多項(xiàng)目并行時(shí)，在資源充沛的情況下一般是幾個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部互相調(diào)用，特殊資源找公司協(xié)調(diào)；在資源緊張時(shí)，應(yīng)先建立多項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃梳理與內(nèi)外部資源情況分析；再根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目不同的階段及情況，匹配人力資源模型。

例如：會(huì)議室，公司的會(huì)議室是有限的，但是多項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行可能就會(huì)出現(xiàn)需要搶占會(huì)議室的情況，如果提前協(xié)調(diào)時(shí)間，定好會(huì)議室，將會(huì)避免很多不必要的糾紛。

（圖為Worktile的日歷應(yīng)用示意圖）

Tips：需要確保為最重要的項(xiàng)目保留最多的資源，而不是為不重要的項(xiàng)目配備人員。

4. 項(xiàng)目之間相互依賴與約束，建議公開項(xiàng)目

多項(xiàng)目管理很重要的是如何保證資源的有效投入，在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，一人跨多個(gè)項(xiàng)目的情況一定不要多，否則項(xiàng)目效率會(huì)低下，而且可能會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)項(xiàng)目有相互依存的關(guān)系。

把公司項(xiàng)目公開，有利于資源的共享，讓他人都知道你在做什么，對(duì)于任務(wù)分工也能更明確，盡量避免出現(xiàn)一人同時(shí)參與多個(gè)項(xiàng)目的情況。

（圖為Worktile的看板示意圖）

5. 團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作和溝通平臺(tái)不可或缺

在多項(xiàng)目管理中，各個(gè)項(xiàng)目組成員在統(tǒng)一的合作體中工作，各個(gè)項(xiàng)目之間交換各種信息，溝通信息量成倍增加，團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作也更加頻繁。

這時(shí)多項(xiàng)目結(jié)構(gòu)化協(xié)作就變得非常重要，有一個(gè)固定的溝通平臺(tái)，方便成員間的溝通，可以很好的解決這個(gè)問(wèn)題。

（圖為Worktile的消息應(yīng)用示意圖）

6. 實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，了解所有項(xiàng)目和資源的狀況

對(duì)于多項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，組織外部環(huán)境是非常復(fù)雜多變的，經(jīng)常都需要根據(jù)外部環(huán)境的變化和需求對(duì)組織內(nèi)的項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整，而且項(xiàng)目本身的狀態(tài)也不斷發(fā)生改變。

因此，項(xiàng)目管理者要注意明確每個(gè)項(xiàng)目的里程碑節(jié)點(diǎn)，監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，定期對(duì)所有項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)一更新，確保關(guān)鍵任務(wù)上的資源可用性，做好風(fēng)險(xiǎn)儲(chǔ)備，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整。

（Worktile的統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以查看所有項(xiàng)目的進(jìn)度及延期情況）

相對(duì)于單項(xiàng)目管理，多項(xiàng)目管理在進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面承受更大的壓力，?確保組織內(nèi)每個(gè)項(xiàng)目都能以最少成本按時(shí)、保質(zhì)完成?，是多項(xiàng)目管理最終追求的目標(biāo)。

本文由 @高兔子 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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