在數(shù)字化浪潮下，很多企業(yè)的審批流程已經(jīng)從紙質(zhì)審批、郵件審批轉(zhuǎn)變成線上表單審批。其中流程引擎無(wú)需代碼開發(fā)，僅通過托拉拽的方式，即可配置出適合企業(yè)業(yè)務(wù)的審批流程。本文從流程引擎的目標(biāo)角色視角，拆解流程引擎如何設(shè)計(jì)，一起來(lái)看一下吧。

在數(shù)字化浪潮下，很多企業(yè)的審批流程已經(jīng)從紙質(zhì)審批、郵件審批轉(zhuǎn)變成線上表單審批。對(duì)于企業(yè)而言，如果從0到1開發(fā)審批流程，那么不僅在初期開發(fā)還是后續(xù)的運(yùn)維上，將會(huì)投入較高的成本。

流程引擎的價(jià)值在于此：無(wú)需代碼開發(fā)，僅通過拖拉拽的方式，即可配置出適合企業(yè)業(yè)務(wù)需要的審批流程。一般在協(xié)同辦公平臺(tái)中都會(huì)內(nèi)置流程引擎模塊，比如釘釘、企業(yè)微信、飛書、泛微、藍(lán)凌等，當(dāng)然了，也有企業(yè)選擇自行開發(fā)OA審批流程引擎系統(tǒng)。

本文從流程引擎的目標(biāo)角色視角拆解流程引擎如何設(shè)計(jì)。

一、發(fā)起人

角色分析：發(fā)起人希望快速方便填寫表單發(fā)起流程，且流程可順暢完成審批。

流程引擎可以從以下幾個(gè)維度來(lái)滿足發(fā)起人的需求。發(fā)起人在審批階段關(guān)注：

1）集中發(fā)起流程入口

常見的行政類、考勤類、財(cái)務(wù)類等，集中放在OA系統(tǒng)的發(fā)起頁(yè)面中，方便員工快速找到流程入口。

2）提供web端和移動(dòng)端

例如把審批流程的發(fā)起入口放在企業(yè)微信工作臺(tái)中，方便用戶隨時(shí)隨地發(fā)起申請(qǐng)。

（截圖來(lái)自企業(yè)微信）

3）填寫提醒

企業(yè)內(nèi)部有些流程是需要員工定時(shí)發(fā)起的，該場(chǎng)景下，需要系統(tǒng)可消息提醒員工，并附上發(fā)起鏈接。比如：

• 在做年度績(jī)效回顧時(shí)，需要員工在12月的第一周提交年度績(jī)效表單
• 員工需要在月底及時(shí)提交補(bǔ)卡申請(qǐng)等

4）填寫UI和交互友好

①填寫內(nèi)容盡量少

• 需要從業(yè)務(wù)角度出發(fā)精簡(jiǎn)需要填寫的字段。
• 自動(dòng)賦值內(nèi)容，可從業(yè)務(wù)系統(tǒng)帶出，可關(guān)聯(lián)帶出，可自動(dòng)計(jì)算。

比如請(qǐng)假流程中可從HCM系統(tǒng)中帶出員工的可調(diào)休小時(shí)，可根據(jù)員工選擇的小時(shí)數(shù)，自動(dòng)扣減。

（截圖來(lái)自企業(yè)微信）

②如果填寫內(nèi)容無(wú)法再精簡(jiǎn)，則需要從展示方式進(jìn)行考慮

比如分類、分頁(yè)、分步驟填寫。

在復(fù)雜字段填寫需要有指引，在有規(guī)則的字段中內(nèi)置校驗(yàn)。比如手機(jī)號(hào)填寫可內(nèi)置校驗(yàn)格式。

③支持保存草稿

有時(shí)候用戶并不能一次性就可完成表單的填寫或者是斷網(wǎng)等環(huán)節(jié)因素，需要有草稿功能將已填寫內(nèi)容進(jìn)行保存。

④批量發(fā)起

比如企業(yè)中有些申請(qǐng)流程只開放給HR運(yùn)作崗位代理員工定期批量發(fā)起。

發(fā)起人在流程審批階段希望：

5）允許催辦

6）允許撤回

需要修改已填寫的表單，可通過撤回功能進(jìn)行撤回修改。

7）對(duì)審批過程感知

可查看流程的審批進(jìn)度及后續(xù)的審批環(huán)節(jié)，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和審批結(jié)束后可提醒發(fā)起人。

二、審批人

角色分析：審批人希望可集中高效處理待審批的流程。

可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)來(lái)滿足審批人的需求：

1）統(tǒng)一待辦入口

將所有的審批流程集中在一個(gè)待辦列表中，方便審批人集中審批。具體來(lái)說有兩種設(shè)計(jì)框架。

1. 業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起—OA審批—結(jié)果回傳/訂閱狀態(tài)變化回調(diào)通知，獲取審批狀態(tài)和數(shù)據(jù)
2. OA發(fā)起和審批—結(jié)果回傳/訂閱狀態(tài)變化回調(diào)通知，獲取審批狀態(tài)和數(shù)據(jù)

2）web端和移動(dòng)端審批

隨時(shí)隨地完成審批。

3）待辦提醒

一般要求流程可實(shí)時(shí)提醒審批人進(jìn)行審批。

4）匯總待辦定時(shí)提醒

對(duì)于實(shí)時(shí)性要求不高的流程，審批人不希望經(jīng)常被打擾，這種情況下匯總待辦定時(shí)提醒就比較友好。

5）批量審批

對(duì)于關(guān)注度較低以及不需要審批人填寫內(nèi)容的審批，可提供批量審批的方式，方便審批人快速完成審批。

6）快速找到需要審批的流程

比如提供篩選和模糊搜索功能，幫助審批人快速找到目標(biāo)流程。

7）可標(biāo)記重點(diǎn)待辦，支持篩選

幫助審批人區(qū)分待辦。

當(dāng)下流程在審批處理中暫時(shí)無(wú)法處理，審批人可對(duì)流程打標(biāo)記，方便后續(xù)快速找到流程并繼續(xù)審批處理。

8）表單內(nèi)容需要審批人關(guān)注的內(nèi)容重點(diǎn)突出

三、抄送人

角色分析：抄送人希望可了解到相關(guān)審批流程，支持日常查詢即可。

可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)來(lái)滿足抄送人的需求，與審批人類似，也相對(duì)比較簡(jiǎn)單。

1. web端和移動(dòng)端查看
2. 快速找到目標(biāo)流程
3. 可標(biāo)記重點(diǎn)流程知會(huì)，支持篩選

總結(jié)：以上三個(gè)角色均為流程引擎的前臺(tái)角色?，F(xiàn)有的審批流程模塊提供的功能，基本上覆蓋了以上的所列出的內(nèi)容，比較成熟。有些產(chǎn)品仍在深挖可提升用戶體驗(yàn)的環(huán)節(jié)，比如集成OCR能力實(shí)現(xiàn)自動(dòng)獲取發(fā)票內(nèi)容，提高報(bào)銷申請(qǐng)的填寫效率等等。

四、流程管理員

角色分析：流程管理員負(fù)責(zé)流程的配置以及日常運(yùn)維。訴求相對(duì)比較多：

1）希望可高效配置和調(diào)整流程

為此，流程引擎可以這樣來(lái)設(shè)計(jì)：

①流程版本控制：流程版本更新不影響之前已經(jīng)發(fā)起的流程審批，一個(gè)流程可開啟任意一個(gè)版本。

②可復(fù)制流程：可復(fù)制已存在的流程進(jìn)行修改。

③可以導(dǎo)出和導(dǎo)入流程配置。

④可以按照某種語(yǔ)言標(biāo)簽進(jìn)行配置。

除了拖拉拽的方式配置流程之外，還可以提供按照代碼格式編寫的方式來(lái)配置流程。便于批量修改流程節(jié)點(diǎn)。比如一個(gè)流程中有10個(gè)分支，里面都有HR審批節(jié)點(diǎn)，需要批量修改節(jié)點(diǎn)的名稱。按照目前可視化的配置方式，需要替換10次。如果有代碼方式配置，只需要操作一次替換即可。

目前這種方式在流程引擎中還沒有成型的產(chǎn)品。如果實(shí)現(xiàn)出來(lái)，就可以給流程管理員提供很多便利。

⑤可快速替換角色成員。

可以根據(jù)找到張三所在角色清單，并勾選其中的某些角色將張三替換成李四。

2）希望可以快速測(cè)試流程是否符合需求

為此，流程引擎可以這樣來(lái)設(shè)計(jì)：

①可模擬測(cè)試。

②可支持UAT到正式服的配置導(dǎo)入。

3）同一個(gè)流程，可配置多個(gè)管理員，管理員操作具備操作日志

4）可對(duì)流程數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，比如批量作廢/退回/歸檔流程

（截圖來(lái)自泛微）

5）流程數(shù)據(jù)可導(dǎo)出，滿足數(shù)據(jù)分析需要

五、企業(yè)內(nèi)控

角色分析：企業(yè)內(nèi)控對(duì)企業(yè)內(nèi)部審批流程的合規(guī)性負(fù)責(zé)。當(dāng)然該角色也關(guān)注流程使用的便捷性。

1）限制用戶提交次數(shù)和頻率

（截圖來(lái)自道一）

2）統(tǒng)一審批入口

這一點(diǎn)和審批人的訴求相同。

站在企業(yè)的角度，兩種設(shè)計(jì)框架中都需要采用低代碼/0代碼完成與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，以降低開發(fā)成本。

3）多種審批方式以滿足合規(guī)要求

①多種方式選擇審批人

（截圖來(lái)自企業(yè)微信）

②多種審批方式

會(huì)簽、或簽、加簽、順序簽署、自動(dòng)審批。

關(guān)于自動(dòng)審批，企業(yè)微信的審批流程設(shè)置中，可設(shè)置：

（截圖來(lái)自企業(yè)微信）

自動(dòng)跳過：

①審批人為空。

②表單內(nèi)容滿足一定條件；招聘需求申請(qǐng)中，如果申請(qǐng)的HC是審批人，則需要自動(dòng)跳過審批人之前的審批節(jié)點(diǎn)。

③相鄰兩個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批人相同且兩個(gè)節(jié)點(diǎn)有一個(gè)不需要編輯內(nèi)容。

4）多種審批路徑

支持串行/并行/分支/匯總審批路徑設(shè)置。

5）流程繼承

發(fā)起人/審批人/管理員可以把審批人的待辦審批交接給繼任者，確保流程審批完整，避免因?yàn)榘l(fā)起人/審批人離職導(dǎo)致的審批流程中斷或者無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的情況。

最好能與人員的離職業(yè)務(wù)流程進(jìn)行關(guān)聯(lián)，作為離職交接必須校驗(yàn)的內(nèi)容。

6）流程流轉(zhuǎn)異常處理

當(dāng)流程流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)審批人離職或者審批節(jié)點(diǎn)為空的情況，支持處理，以確保流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)。

1. 自動(dòng)通過
2. 提醒用戶聯(lián)系流程管理員和內(nèi)控轉(zhuǎn)交給指定人處理

（截圖來(lái)企業(yè)微信）

7）流程引擎能引用業(yè)務(wù)系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)源

比如項(xiàng)目報(bào)銷流程，需要選擇項(xiàng)目，項(xiàng)目名稱需引用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的作為數(shù)據(jù)源。

這樣做有兩點(diǎn)好處：

1. 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不會(huì)出現(xiàn)多處維護(hù)的窘境
2. 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)唯一

流程引擎在表單組件中，需支持?jǐn)?shù)據(jù)源配置，減少代碼開發(fā)。

8）審批效率提升

1. 定時(shí)提醒發(fā)起，實(shí)時(shí)提醒審批
2. 流程問題快速溝通：可以與IM結(jié)合，對(duì)審批表單有疑問可快速發(fā)起溝通
3. 審批效率數(shù)據(jù)監(jiān)控：可以對(duì)審批時(shí)效進(jìn)行分析，以便優(yōu)化流程審批環(huán)節(jié)

9）流程數(shù)據(jù)可分?jǐn)?shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置

流程產(chǎn)生的表單數(shù)據(jù)可按照總部/分部進(jìn)行數(shù)據(jù)范圍切割，設(shè)置數(shù)據(jù)權(quán)限查看范圍。比如績(jī)效申請(qǐng)單，HRBP只能看到管理范圍內(nèi)的績(jī)效數(shù)據(jù)。