以目標(biāo)角色為視角拆解OA流程引擎
在數(shù)字化浪潮下,很多企業(yè)的審批流程已經(jīng)從紙質(zhì)審批、郵件審批轉(zhuǎn)變成線上表單審批。其中流程引擎無(wú)需代碼開發(fā),僅通過托拉拽的方式,即可配置出適合企業(yè)業(yè)務(wù)的審批流程。本文從流程引擎的目標(biāo)角色視角,拆解流程引擎如何設(shè)計(jì),一起來(lái)看一下吧。
在數(shù)字化浪潮下,很多企業(yè)的審批流程已經(jīng)從紙質(zhì)審批、郵件審批轉(zhuǎn)變成線上表單審批。對(duì)于企業(yè)而言,如果從0到1開發(fā)審批流程,那么不僅在初期開發(fā)還是后續(xù)的運(yùn)維上,將會(huì)投入較高的成本。
流程引擎的價(jià)值在于此:無(wú)需代碼開發(fā),僅通過拖拉拽的方式,即可配置出適合企業(yè)業(yè)務(wù)需要的審批流程。一般在協(xié)同辦公平臺(tái)中都會(huì)內(nèi)置流程引擎模塊,比如釘釘、企業(yè)微信、飛書、泛微、藍(lán)凌等,當(dāng)然了,也有企業(yè)選擇自行開發(fā)OA審批流程引擎系統(tǒng)。
本文從流程引擎的目標(biāo)角色視角拆解流程引擎如何設(shè)計(jì)。
一、發(fā)起人
角色分析:發(fā)起人希望快速方便填寫表單發(fā)起流程,且流程可順暢完成審批。
流程引擎可以從以下幾個(gè)維度來(lái)滿足發(fā)起人的需求。發(fā)起人在審批階段關(guān)注:
1)集中發(fā)起流程入口
常見的行政類、考勤類、財(cái)務(wù)類等,集中放在OA系統(tǒng)的發(fā)起頁(yè)面中,方便員工快速找到流程入口。
2)提供web端和移動(dòng)端
例如把審批流程的發(fā)起入口放在企業(yè)微信工作臺(tái)中,方便用戶隨時(shí)隨地發(fā)起申請(qǐng)。
(截圖來(lái)自企業(yè)微信)
3)填寫提醒
企業(yè)內(nèi)部有些流程是需要員工定時(shí)發(fā)起的,該場(chǎng)景下,需要系統(tǒng)可消息提醒員工,并附上發(fā)起鏈接。比如:
- 在做年度績(jī)效回顧時(shí),需要員工在12月的第一周提交年度績(jī)效表單
- 員工需要在月底及時(shí)提交補(bǔ)卡申請(qǐng)等
4)填寫UI和交互友好
①填寫內(nèi)容盡量少
- 需要從業(yè)務(wù)角度出發(fā)精簡(jiǎn)需要填寫的字段。
- 自動(dòng)賦值內(nèi)容,可從業(yè)務(wù)系統(tǒng)帶出,可關(guān)聯(lián)帶出,可自動(dòng)計(jì)算。
比如請(qǐng)假流程中可從HCM系統(tǒng)中帶出員工的可調(diào)休小時(shí),可根據(jù)員工選擇的小時(shí)數(shù),自動(dòng)扣減。
(截圖來(lái)自企業(yè)微信)
②如果填寫內(nèi)容無(wú)法再精簡(jiǎn),則需要從展示方式進(jìn)行考慮
比如分類、分頁(yè)、分步驟填寫。
在復(fù)雜字段填寫需要有指引,在有規(guī)則的字段中內(nèi)置校驗(yàn)。比如手機(jī)號(hào)填寫可內(nèi)置校驗(yàn)格式。
③支持保存草稿
有時(shí)候用戶并不能一次性就可完成表單的填寫或者是斷網(wǎng)等環(huán)節(jié)因素,需要有草稿功能將已填寫內(nèi)容進(jìn)行保存。
④批量發(fā)起
比如企業(yè)中有些申請(qǐng)流程只開放給HR運(yùn)作崗位代理員工定期批量發(fā)起。
發(fā)起人在流程審批階段希望:
5)允許催辦
6)允許撤回
需要修改已填寫的表單,可通過撤回功能進(jìn)行撤回修改。
7)對(duì)審批過程感知
可查看流程的審批進(jìn)度及后續(xù)的審批環(huán)節(jié),關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和審批結(jié)束后可提醒發(fā)起人。
二、審批人
角色分析:審批人希望可集中高效處理待審批的流程。
可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)來(lái)滿足審批人的需求:
1)統(tǒng)一待辦入口
將所有的審批流程集中在一個(gè)待辦列表中,方便審批人集中審批。具體來(lái)說有兩種設(shè)計(jì)框架。
- 業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起—OA審批—結(jié)果回傳/訂閱狀態(tài)變化回調(diào)通知,獲取審批狀態(tài)和數(shù)據(jù)
- OA發(fā)起和審批—結(jié)果回傳/訂閱狀態(tài)變化回調(diào)通知,獲取審批狀態(tài)和數(shù)據(jù)
2)web端和移動(dòng)端審批
隨時(shí)隨地完成審批。
3)待辦提醒
一般要求流程可實(shí)時(shí)提醒審批人進(jìn)行審批。
4)匯總待辦定時(shí)提醒
對(duì)于實(shí)時(shí)性要求不高的流程,審批人不希望經(jīng)常被打擾,這種情況下匯總待辦定時(shí)提醒就比較友好。
5)批量審批
對(duì)于關(guān)注度較低以及不需要審批人填寫內(nèi)容的審批,可提供批量審批的方式,方便審批人快速完成審批。
6)快速找到需要審批的流程
比如提供篩選和模糊搜索功能,幫助審批人快速找到目標(biāo)流程。
7)可標(biāo)記重點(diǎn)待辦,支持篩選
幫助審批人區(qū)分待辦。
當(dāng)下流程在審批處理中暫時(shí)無(wú)法處理,審批人可對(duì)流程打標(biāo)記,方便后續(xù)快速找到流程并繼續(xù)審批處理。
8)表單內(nèi)容需要審批人關(guān)注的內(nèi)容重點(diǎn)突出
三、抄送人
角色分析:抄送人希望可了解到相關(guān)審批流程,支持日常查詢即可。
可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)來(lái)滿足抄送人的需求,與審批人類似,也相對(duì)比較簡(jiǎn)單。
- web端和移動(dòng)端查看
- 快速找到目標(biāo)流程
- 可標(biāo)記重點(diǎn)流程知會(huì),支持篩選
總結(jié):以上三個(gè)角色均為流程引擎的前臺(tái)角色?,F(xiàn)有的審批流程模塊提供的功能,基本上覆蓋了以上的所列出的內(nèi)容,比較成熟。有些產(chǎn)品仍在深挖可提升用戶體驗(yàn)的環(huán)節(jié),比如集成OCR能力實(shí)現(xiàn)自動(dòng)獲取發(fā)票內(nèi)容,提高報(bào)銷申請(qǐng)的填寫效率等等。
四、流程管理員
角色分析:流程管理員負(fù)責(zé)流程的配置以及日常運(yùn)維。訴求相對(duì)比較多:
1)希望可高效配置和調(diào)整流程
為此,流程引擎可以這樣來(lái)設(shè)計(jì):
①流程版本控制:流程版本更新不影響之前已經(jīng)發(fā)起的流程審批,一個(gè)流程可開啟任意一個(gè)版本。
②可復(fù)制流程:可復(fù)制已存在的流程進(jìn)行修改。
③可以導(dǎo)出和導(dǎo)入流程配置。
④可以按照某種語(yǔ)言標(biāo)簽進(jìn)行配置。
除了拖拉拽的方式配置流程之外,還可以提供按照代碼格式編寫的方式來(lái)配置流程。便于批量修改流程節(jié)點(diǎn)。比如一個(gè)流程中有10個(gè)分支,里面都有HR審批節(jié)點(diǎn),需要批量修改節(jié)點(diǎn)的名稱。按照目前可視化的配置方式,需要替換10次。如果有代碼方式配置,只需要操作一次替換即可。
目前這種方式在流程引擎中還沒有成型的產(chǎn)品。如果實(shí)現(xiàn)出來(lái),就可以給流程管理員提供很多便利。
⑤可快速替換角色成員。
可以根據(jù)找到張三所在角色清單,并勾選其中的某些角色將張三替換成李四。
2)希望可以快速測(cè)試流程是否符合需求
為此,流程引擎可以這樣來(lái)設(shè)計(jì):
①可模擬測(cè)試。
②可支持UAT到正式服的配置導(dǎo)入。
3)同一個(gè)流程,可配置多個(gè)管理員,管理員操作具備操作日志
4)可對(duì)流程數(shù)據(jù)進(jìn)行管理,比如批量作廢/退回/歸檔流程
(截圖來(lái)自泛微)
5)流程數(shù)據(jù)可導(dǎo)出,滿足數(shù)據(jù)分析需要
五、企業(yè)內(nèi)控
角色分析:企業(yè)內(nèi)控對(duì)企業(yè)內(nèi)部審批流程的合規(guī)性負(fù)責(zé)。當(dāng)然該角色也關(guān)注流程使用的便捷性。
1)限制用戶提交次數(shù)和頻率
(截圖來(lái)自道一)
2)統(tǒng)一審批入口
這一點(diǎn)和審批人的訴求相同。
站在企業(yè)的角度,兩種設(shè)計(jì)框架中都需要采用低代碼/0代碼完成與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,以降低開發(fā)成本。
3)多種審批方式以滿足合規(guī)要求
①多種方式選擇審批人
(截圖來(lái)自企業(yè)微信)
②多種審批方式
會(huì)簽、或簽、加簽、順序簽署、自動(dòng)審批。
關(guān)于自動(dòng)審批,企業(yè)微信的審批流程設(shè)置中,可設(shè)置:
(截圖來(lái)自企業(yè)微信)
自動(dòng)跳過:
①審批人為空。
②表單內(nèi)容滿足一定條件;招聘需求申請(qǐng)中,如果申請(qǐng)的HC是審批人,則需要自動(dòng)跳過審批人之前的審批節(jié)點(diǎn)。
③相鄰兩個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批人相同且兩個(gè)節(jié)點(diǎn)有一個(gè)不需要編輯內(nèi)容。
4)多種審批路徑
支持串行/并行/分支/匯總審批路徑設(shè)置。
5)流程繼承
發(fā)起人/審批人/管理員可以把審批人的待辦審批交接給繼任者,確保流程審批完整,避免因?yàn)榘l(fā)起人/審批人離職導(dǎo)致的審批流程中斷或者無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的情況。
最好能與人員的離職業(yè)務(wù)流程進(jìn)行關(guān)聯(lián),作為離職交接必須校驗(yàn)的內(nèi)容。
6)流程流轉(zhuǎn)異常處理
當(dāng)流程流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)審批人離職或者審批節(jié)點(diǎn)為空的情況,支持處理,以確保流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)。
- 自動(dòng)通過
- 提醒用戶聯(lián)系流程管理員和內(nèi)控轉(zhuǎn)交給指定人處理
(截圖來(lái)企業(yè)微信)
7)流程引擎能引用業(yè)務(wù)系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)源
比如項(xiàng)目報(bào)銷流程,需要選擇項(xiàng)目,項(xiàng)目名稱需引用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的作為數(shù)據(jù)源。
這樣做有兩點(diǎn)好處:
- 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不會(huì)出現(xiàn)多處維護(hù)的窘境
- 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)唯一
流程引擎在表單組件中,需支持?jǐn)?shù)據(jù)源配置,減少代碼開發(fā)。
8)審批效率提升
- 定時(shí)提醒發(fā)起,實(shí)時(shí)提醒審批
- 流程問題快速溝通:可以與IM結(jié)合,對(duì)審批表單有疑問可快速發(fā)起溝通
- 審批效率數(shù)據(jù)監(jiān)控:可以對(duì)審批時(shí)效進(jìn)行分析,以便優(yōu)化流程審批環(huán)節(jié)
9)流程數(shù)據(jù)可分?jǐn)?shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置
流程產(chǎn)生的表單數(shù)據(jù)可按照總部/分部進(jìn)行數(shù)據(jù)范圍切割,設(shè)置數(shù)據(jù)權(quán)限查看范圍。比如績(jī)效申請(qǐng)單,HRBP只能看到管理范圍內(nèi)的績(jī)效數(shù)據(jù)。
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哈哈,有錯(cuò)別字喲,不過依舊不影響它是一篇有干貨的文章
不好意思哈,應(yīng)該是作者小姐姐
最近在弄一個(gè)OA系統(tǒng),學(xué)到了,思路清晰很多。感謝作者小哥
雖然我不懂,但我大為震撼,學(xué)習(xí)了,真的是一篇有用的文章,原來(lái)流程是這樣執(zhí)行和產(chǎn)生的,真不錯(cuò)
謝謝支持~