• 將簽署完的合同拍照或者掃描，進行整理后；
• 在釘釘上找到業(yè)務人員，如果沒有添加，還需進行添加，如果有，直接發(fā)送；
• 業(yè)務人員接收到合同文件，根據(jù)合同內(nèi)容進行后續(xù)操作；
• 由于人員流動性原因，以及人的能動性。忘記保存在固定的文件中，合同掃描件可能會在交接過程中存在不完整的情況，導致系統(tǒng)上有的合同編號，沒有合同掃描件或者合同照片。

以上流程中，可以看出：

• 在合同對接過程中效率不是很高。
• 由于人員流動原因，系統(tǒng)上存在的合同編號有時會找不到對應的合同原件，沒有辦法追溯到合同信息的準確性。

在涉及文件材料的場景中，附件上傳功能，用戶可以將材料文件上傳到系統(tǒng)中，他人可以快速的進行瀏覽、查閱。這一過程也會變得很有效率。

二、如何設計附件上傳功能？

用戶在進行附件上傳時，需要提前將上傳的文件準備好，只需點擊上傳，選擇文件就可以進行上傳了，上傳完成后，需要查看上傳文件以及數(shù)量是否正確，如果正確，這個動作就完成了，如果不正確，就將不正確的文件刪除重新上傳就可以了。從上面的流程可以得出，附件上傳的流程為：上傳前——上傳——上傳中——上傳后。

從上傳流程中，可以大致得到附件上傳的功能包含：上傳（附件上傳的入口）、上傳中（附件上傳的格式、附件上傳的規(guī)則、附件上傳的進度、文件上傳異常處理）、上傳后（附件上傳成功或失敗的提示、附件上傳后的顯示）

1. 附件上傳的入口

其一：入口一定要明顯，簡潔。要讓用戶知道這是上傳附件的入口，點擊這個，就可以進行上傳附件了。如下圖所示：

其二：一定要讓用戶知道這個附件上傳的是什么附件，一個頁面信息非常多，用戶如何知道這個附件是要上傳的什么樣的內(nèi)容呢？比如下圖，就讓人一目了然，左邊的圖要上傳的附件是參會材料，而右邊的圖上傳的附件是合同附件。所以一個好的字段名稱+一個上傳附件的按鈕是很重要的。

2. 附件上傳的格式

可以根據(jù)業(yè)務需要對上傳的附件格式進行約束，百度了附件格式有哪些：txt、pdf、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、rft、jpg、png、bmp、gif、jpeg、rar、zip、dat、key、msg、cad、btw、avi、rmvb、wps、et、dps、vsd、prn、mp4、ai、dib、ico、jfif、jpe…….

除了上面哪些還有很多，如果要是都滿足的話肯定會需要花費大量的時間，所以為了節(jié)省開發(fā)成本，我們會對附件上傳的格式進行限制。

其次在各個業(yè)務中，在財務薪酬體系中，需要excel格式的文件，如果我們不做限制的話，有的人用的其他的格式，對業(yè)務側(cè)的統(tǒng)計人員來講，對工作也會造成不小的麻煩，所以，為了提高業(yè)務效率，我們也要對附件上傳的格式做限制。

證明類的場景中，比如：

上傳憑證、身份證件上傳、投訴證明的場景中，會采用圖片的格式進行上傳，常見的圖片格式有：PNG、JPG。

協(xié)作類的場景中，比如：

在很多項目管理的軟件中（worktile，TAPD）產(chǎn)品啟動時，需要上傳需求文檔同步到研發(fā)以及團隊其他小伙伴，進行后續(xù)開發(fā)事項。會議結(jié)束后，需要上傳會議紀要，同步給相關人員，開展后續(xù)工作事宜。這些都會采用文檔的格式進行上傳，常見的文檔格式有：txt,pdf,doc,docx,ppt

報表類（核對數(shù)據(jù)類）的場景中，比如：

每個月行政人員都需上傳報銷清單，財務會人員對報表進行核對。會采用表格的格式進行上傳，常見的表格格式有：.xls

3. 附件上傳的規(guī)則

3.1 上傳附件件格式校驗

為了提高業(yè)務效率，防止用戶上傳了錯誤格式的文件，以及節(jié)省開發(fā)成本。校驗的第一步，是校驗上傳附件的格式是否正確。如果附件格式只支持PDF，而用戶上傳的了excel格式的文件，則不能上傳。

3.2 上傳附件內(nèi)容校驗

為了避免用戶操作有誤，上傳了空的文件。格式校驗無誤后，再校驗上傳的文件內(nèi)容是否為空。如果用戶上傳了內(nèi)容為空的文件，則不能上傳。

3.3 上傳附件大小校驗

一是為了減少服務器的儲存空間，二是為了提高接受方的查看效率。內(nèi)容不為空校驗無誤后，校驗文件的大小。如果附件大小只支持5M，而用戶上傳的附件大小超過5M，則不能上傳。常見的限制文件大小的場景有：發(fā)送郵件時上傳的附件；參加某比賽需要上傳的附件。

3.4 上傳附件數(shù)量校驗

根據(jù)業(yè)務需求進行校驗，附件是否允許上傳多條。如果上傳附件只支持一份，而用戶上傳多份則不能上傳。

3.5 上傳同一附件校驗

文件上傳后，同一文件多次進行上傳，需對多份同一文件進行編號，便于用戶區(qū)分。

4. 附件上傳其他功能點

4.1 上傳中附件進度顯示

當文件上傳校驗成功，進入上傳時。需要給用戶一個上傳中的提示，讓用戶知道附件正在上傳中，上傳進度的顯示能夠讓用戶知道文件還需要多久能夠上傳完成，給用戶一個預期時間。

4.2 刪除附件

當用戶在上傳中、上傳后，發(fā)現(xiàn)自己上傳了錯誤的文件，需要對文件進行刪除，重新上傳，這樣一方面是為了避免用戶上傳不正確的文件，糾正用戶的錯誤。另外一方面刪除錯誤文件也是為了避免占用儲存空間。

4.3 附件上傳過程中，可進行頁面其他操作

在上傳附件過程中，如果上傳的文件過大，需要等幾分鐘時，用戶可以在頁面完善其他內(nèi)容，而不是等文件上傳完才能進行操作，這樣是為了提高用戶的效率。如果沒有其他內(nèi)容需要完善，也可以點擊保存或者提交，等附件上傳成功后，自動保存附件數(shù)據(jù)。

4.4 續(xù)傳附件

當文件因為其他原因（斷網(wǎng)，或者超時）中斷上傳時，可以點擊續(xù)傳，繼續(xù)上傳未完成的附件上傳?？梢怨?jié)省用戶時間，避免重新打開文件上傳。

注意：文件上傳過程中如果因為其他原因中斷上傳，比如：修改了文件的名稱、刪除文件及文件所在的文件夾、修改文件格式等情況，需要用戶刪除附件重新上傳。

4.5 附件上傳后顯示

附件上傳后的顯示，是為了能夠讓文件的接收者能夠快速的瀏覽文件，所以一個清晰明了的文件名稱是非常重要的。

根據(jù)文件的大小判斷是選擇在線瀏覽還是下載至本地后進行查看，所以文件的大小需要進行展示。

4.6 附件反饋提示

讓用戶知道文件上傳是否成功還是失敗，如果上傳失敗，用戶需要重新進行上傳，如果上傳成功，用戶可以去做其他的事情

三、總結(jié)

附件上傳功能能夠提高文件觸達的效率，提高業(yè)務人員工作的效率。在設計附件上傳的功能時，需要根據(jù)不同業(yè)務需求，對附件進行設計，旨在提高研發(fā)成本與業(yè)務效率。

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