活動運營:開好3次會用好3張表,讓團隊主動推進活動進度
文章從四個階段分別展開分享了推動活動進行的一些影響因素,以及相應(yīng)的注意事項及解決方法,希望對你有所幫助。
前面幾篇活動運營的文章,主要從大的活動分類、方法技巧、注意事項等對不同類別的活動運營進行了“客觀性”的理論闡述。但是,如何將這些“客觀性”理論技巧運用在活動策劃執(zhí)行中?如何避免活動策劃方案的多次修改?如何動員團隊同事按部就班推進活動進程?這些還需我們用“主觀性”的洞察力去做活動項目的推進。
本文從四個階段、對推動一場活動的“主觀因素”,以及其他注意性的事項做具體說明:
一、活動策劃期:組織好三次會,盡快確定方案
活動策劃期是需明確活動目的、形式、流程等,是一場活動最重要的一個階段。正因如此,團隊成員、領(lǐng)導上級也都會各抒己意,活動運營負責人則需要不斷修改策劃方案。活動方案遲遲不明確,一則耽誤原定的活動周期,二則消磨活動執(zhí)行的激情。
那么如何更好的收集團隊意見、更迅速的定好活動方案呢?你需要用好幾張表、組織幾場會:
1.1、組織好三場會 ,迅速收集意見
這三場會分別是創(chuàng)意點收集、方案確立和人員分工,組織好這三場會,可使得活動方案盡早確立,避免方案的多次修改。十分適合審核機制多、人事結(jié)構(gòu)復雜,企業(yè)文化氛圍偏傳統(tǒng)的公司。
第一場會的目的,是組織團隊成員的頭腦風暴、創(chuàng)意收集。群策群力進行創(chuàng)意點的收集和整理并挑選出有實用性的觀點,一則避免自己苦思冥想創(chuàng)意枯竭,二則在此基礎(chǔ)上優(yōu)化的策劃方案也利于統(tǒng)一內(nèi)部意見。但是,這場會思維多樣,極易發(fā)散,為此建議活動的組織者會前整理好活動目的、活動流程、活動人員等活動方案的幾大關(guān)鍵項,會議中引導大家進行關(guān)鍵項的輪流討論,同時做好每一項的引導、總結(jié)和記錄,提高會議效率和質(zhì)量。
收集了第一場活動的關(guān)鍵點之后,需要對團隊成員提出的思維點進行進一步的思考、斟酌,再次基礎(chǔ)上完成詳細的活動方案。在評判創(chuàng)意點是否合理的時候,可站在用戶的角度用“情景代入法”進行活動場景模擬,以此判斷創(chuàng)意點的合理性。詳細版的方案完成,可以邀請領(lǐng)導上級、團隊成員參與組織的第二場會議中。此次會議為方案點的優(yōu)化補充、以及方案活動流程、 主題基調(diào)的確定。
在第二場會議的技術(shù)上,對活動方案盡心優(yōu)化整理輸出。與此同時,整理出和團隊成員擅長點一致的人員分工細分表。邀請上級領(lǐng)導、團隊成員盡心第三次會議,為保證人員分工的權(quán)威性、后期團隊成員執(zhí)行的時效性,最好讓領(lǐng)導上級直接進行具體任務(wù)的劃分。即使不能做到這一點,也需領(lǐng)導上級賦權(quán)并進行任務(wù)細分會議的時候上級領(lǐng)導在場。
1.2 用好思維導圖工具,活動方案做+法,越詳細越好
在做活動方案的時候,一定要用做+法的思維,力求把能想到的全部都考慮進去?;顒颖尘啊⒒顒幽康摹⒒顒拥攸c、活動時間、活動環(huán)節(jié)、人員組成、活動經(jīng)費等幾大要素是必不可少的要素,要素全了之后一定要考慮方案細節(jié)的可執(zhí)行性。這些可執(zhí)行性,體現(xiàn)在物料選擇是否在規(guī)定內(nèi)的經(jīng)費預支,人員分配是否有沖突,參與環(huán)節(jié)的用戶體驗是否良好,詳細到費用預算中一支筆、一張紙的價格,用戶要操作幾次等。總之,要把所有能考慮進去的東西統(tǒng)統(tǒng)考慮進去。
很多細碎的東西,也不是一次方案就能全部考慮完善的。朱朱再次建議做方案的時候,自己分階段進行。第一階段,建議借助“xmind”vison”“百度腦圖”等思維導圖工具,在不考慮方案的遣詞造句的情況下,把能想到的要素點都羅列進去。當思維導圖要素全部整理完善的時候,可以考慮將其轉(zhuǎn)化為word/PPT版本的活動方案,這一次整理自己肯定會在環(huán)節(jié)設(shè)置、人員分工、物料準備上有新的合理化可執(zhí)行性的認識,可以將這些心得完善到word版的方案中。
如果整場活動參與方、舉辦方多的話,我們可以在最初方案的基礎(chǔ)上做幾個不同的版本,比如說針對客戶/贊助商的“對外版”,針對執(zhí)行、預算詳細的“內(nèi)部版”等。
二、活動準備期:用好三張表,把握整體進度
2.1、用好三張表,按部就班推進項目進度
這三張表分別是分別是項目時間進度總表、人員細分表和任務(wù)周進度表,是在詳細的活動方案的基礎(chǔ)上整理的,項目細分化可執(zhí)行性十分明確。項目進度總表包含項目的不同階段及階段達到的效果;人員細分表分為項目準備期、活動執(zhí)行期的人員分配事項、時間節(jié)點等;周任務(wù)表是在前兩張表的基礎(chǔ)上所做的周任務(wù)具體的項目分解。做著幾張表的好處是,能夠?qū)崟r把握項目的進展,了解突發(fā)問題,推進項目按部就班地進行。
確定了活動方案、明確了人員分工后,接著需要做的就是在周進度表的基礎(chǔ)上按部就班的推進項目進度了。此處,朱朱建議以一周2—3次的頻率,召開項目進度會議?;顒舆\營負責人需要通過會議,全程把握項目的進度、整體情況。同時,發(fā)現(xiàn)并解決阻礙項目推進的重難點。只有這樣,才能保證項目的在原定的時間節(jié)點內(nèi)推進。
2.2、投放渠道提前聯(lián)系
選擇一個流量大、產(chǎn)品匹配度高的投放渠道,直接影響活動的曝光度、參與率。廣告投放渠道分銷商雜、代理機構(gòu)多,極易導致同一廣告報價參差不齊,差價大,且效果好、流量大的投放渠道往往需要提前排期。因此,朱朱建議在活動方案輸出前剛剛有活動構(gòu)思的時候,就對接相應(yīng)的廣告商資訊相關(guān)報價,可以多找?guī)准疫M行對比。這樣做的好處:
- 一則提前接觸,了解市場行情便于做更精準的活動預算;
- 二則提前聯(lián)系熱門投放渠道,可搶占”黃金檔期”,以便推廣效果更佳。
2.3.重點物料的備份
物料準備,也是在詳細版的活動方案的基礎(chǔ)上進行設(shè)置的。此次,建議對每一個物料進行至少多余一個的備份,以防止活動現(xiàn)場出現(xiàn)的突發(fā)情況。例如在原定活動人數(shù)的基礎(chǔ)上多準備5—10個定制獎品、定制手提袋、logo臂貼;多準備一個麥克風、易拉寶展架;拷貝至少一份ppt/背景音樂、多制作一個線上參與插件等。活動當天的突發(fā)狀況誰也不好預料,因此做好備份,應(yīng)對不時之需是十分重要的。
三、活動上線/執(zhí)行期:權(quán)責明確,專人專事
針對這一塊兒,朱朱要強調(diào)的是活動當天在人員分工清晰明確的基礎(chǔ)上,一定要做到各司其職,專注的做好每個人專屬的工作。項目到點,責任到人,切不可相互混淆崗位職責。這樣做的好處:
- 一、活動現(xiàn)場井然有序,按部就班;
- 二、權(quán)責分明,責任明確,出了問題也便于及時解決不至于相互推卸責任。
四、活動結(jié)束:總結(jié)
一場活動的成功與否,都需要活動后開一場總結(jié)大會。經(jīng)驗總結(jié)發(fā)現(xiàn)出彩點,總結(jié)不足點,以此更好地指導下一場活動,建議會后輸出一定的文字記錄內(nèi)容。
截止今日為止,關(guān)于活動運營的系列文章,朱朱已經(jīng)全部寫完了。接下來,將會進行內(nèi)容運營的系列文章的輸出,感興趣的同學可以繼續(xù)關(guān)注。同時,關(guān)于活動運營你有好的想法也可以和朱朱進行溝通,朱朱后期也會根據(jù)具體的情況對活動運營的系列文章進行補充說明。
作者:朱朱,資深產(chǎn)品運營,微信公共號:朱朱生活實驗室(ID:ixian888)
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雖然簡單,卻很實用哦
都是我在實際工作中碰到的問題,所以就用大白話寫出來了 ??
主要針對找下活動的吧
文中的思維腦圖配圖是朱朱做的一場線下活動,不要被這張圖片誤導,這些方法是線上線下都通用的哦 ??