本文通過(guò)個(gè)人的轉(zhuǎn)變經(jīng)歷，深入探討了PPT的真正價(jià)值所在，即提高信息傳遞的效率，幫助演講者清晰表達(dá)思想，以及管理聽眾的注意力。我們將一起重新認(rèn)識(shí)這個(gè)被廣泛使用的工具，了解如何高效利用PPT來(lái)優(yōu)化信息傳達(dá)和演講技巧。

一、引言

先問(wèn)個(gè)問(wèn)題，“第一反應(yīng)，你是怎么看待PPT的？”

過(guò)去的我，對(duì)PPT也是“嗤之以鼻”，覺得這是一個(gè)向上管理的工具。

“有這個(gè)時(shí)間去寫這些花里胡哨的材料，不如把時(shí)間拿去干點(diǎn)真材實(shí)料的實(shí)事?！?/p>

這是過(guò)去的我比較粗淺的認(rèn)知。

有幸在某自媒體平臺(tái)上看到一個(gè)創(chuàng)作者“房金”分享了自己和ppt相關(guān)的內(nèi)容：

• 自己是怎么通過(guò)ppt創(chuàng)業(yè)
• 怎么一步步將ppt從純文本優(yōu)化成非常有條理的文檔

我開始意識(shí)到，是我太愚昧了。

那PPT應(yīng)該是用于做什么？有什么用？

好的PPT最重要的是，信息傳遞效率的體現(xiàn)。

接下來(lái)的篇幅，我將詳細(xì)為你分享我的看法。

二、PPT最重要的是什么？

我認(rèn)為是一個(gè)核心，三個(gè)重點(diǎn)，即：

• 核心：信息傳遞效率的體現(xiàn)
• 重點(diǎn)1：幫助演講者捋清邏輯，定義內(nèi)容架構(gòu)
• 重點(diǎn)2：分清主次，哪些內(nèi)容要突出，哪些內(nèi)容要弱化
• 重點(diǎn)3：管理聽眾的理解力和注意力

每一項(xiàng)我都展開講一下。

1. 信息傳遞效率的體現(xiàn)

你是不是有遇到過(guò)，有些問(wèn)題，靠嘴巴講，講不清楚的情況？

明明自己已經(jīng)很清楚，也覺得自己講的很清楚了，但是對(duì)方就是聽不明白？

或者是要讓對(duì)方聽的明白，得耗費(fèi)很多口舌？一句話重復(fù)很多遍？

還有的是，你以為講的夠清楚了，對(duì)方也以為自己理解，但大家不在一個(gè)頻道上？結(jié)果理解錯(cuò)了。。。

最糟糕的是，講清楚了，也聽明白了，但信息的層次復(fù)雜、邏輯跳躍，回頭又忘了。。。

PPT很重要的一個(gè)使命，就是要解決這類問(wèn)題。

那怎么解決？通過(guò)三個(gè)重點(diǎn)

2. 幫助演講者捋清邏輯，定義內(nèi)容結(jié)構(gòu)

講話、寫文章、寫PPT，都是做“內(nèi)容”的表達(dá)，做“信息”的傳遞。

“對(duì)方彎彎繞繞講了30分鐘，我才聽明白他想表達(dá)什么，而核心想表達(dá)的，只要2分鐘就能講完了，浪費(fèi)我這么多時(shí)間?！?/p>

或許當(dāng)你作為信息的接收者時(shí)，你也是感同身受。

最本質(zhì)的問(wèn)題是，演講者沒(méi)有去刻意構(gòu)建演講的邏輯。

這次演講想要表達(dá)什么內(nèi)容？達(dá)成什么目的？

第一步要先講什么？第二步再講什么？很多人是混在了一起。

而通常在PPT里，我們最慣用的操作是，“定義目錄”。

舉一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的例子：

當(dāng)然，有些內(nèi)容的主題和流程還需要再進(jìn)一步細(xì)化。

那么我是建議先用思維導(dǎo)圖，做一個(gè)邏輯和流程的框架，再開始制作PPT。

3. 分清主次

有了邏輯和框架之后，作為演講者，你就會(huì)知道你想表達(dá)什么，按什么順序去表達(dá)。

那就迎來(lái)了第二個(gè)問(wèn)題。

哪些內(nèi)容是你要重點(diǎn)讓聽眾接收到的？哪些是要弱化的？

需要重點(diǎn)突出的內(nèi)容，主要是靠文字，還是靠圖片，還是圖表？

靠講，還是靠看？

我見過(guò)有些同事的ppt材料，寫了60多頁(yè)，內(nèi)容很多，但是只有半個(gè)小時(shí)講，平均半分鐘過(guò)一頁(yè)，聽眾根本分不清哪些是重點(diǎn)。

這些與接下來(lái)要講的第三點(diǎn)是有異曲同工之處。

4. 管理聽眾的理解力和注意力

同樣有沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)，你在臺(tái)上講，你發(fā)現(xiàn)你是把ppt里的所有文字都念了一遍？

或者是，你在大部份重復(fù)ppt里的內(nèi)容？

然后，臺(tái)下的聽眾一個(gè)個(gè)低下了頭，在玩手機(jī)。

好的ppt，觀眾是能快速看到重點(diǎn)，并且會(huì)盯著看。

舉一個(gè)我之前文章的例子（當(dāng)然，我的ppt水平也是很差的，也只能算是個(gè)初學(xué)者，只是給大家看看區(qū)別）

美觀，當(dāng)然談不上，但是層次感上更好，更容易抓到重點(diǎn)。

再配合上一些動(dòng)畫效果，比如講到哪一類時(shí)，會(huì)切換成藍(lán)底白字等，就能更好獲取到觀眾的注意力。

不然作為聽眾，有些時(shí)候走個(gè)神，可能就真的跟不上節(jié)奏了。

以上三點(diǎn)，是ppt最重要的，核心就是為了讓聽眾能更快、更好地去理解演講者所要表達(dá)的東西，確保大家是在“同頻”做交流的。

三、PPT的一些誤區(qū)

ppt一定要做的很精美嗎？

我認(rèn)為是不一定的，美工只是ppt里的一部份。

ppt最重要的還是：捋清邏輯、分清主次、管理注意力

那什么時(shí)候需要美工？

主要看場(chǎng)合，關(guān)鍵的演講、公司發(fā)布會(huì)、年度產(chǎn)品總結(jié)，要給“外人”看的時(shí)候，需要展示公司體面的時(shí)候，那是需要美工的。

如果是對(duì)內(nèi)，一個(gè)部門關(guān)起門來(lái)做戰(zhàn)略對(duì)齊、做內(nèi)容同步，那是不需要的。

回想起前段時(shí)間，我們公司上萬(wàn)人，老板給我們分享內(nèi)容，就是純白底黑字，加圖片，沒(méi)有任何美工可言。

所以，美工，是可選，是分場(chǎng)景的。

四、寫在最后

過(guò)去自己對(duì)ppt嗤之以鼻，實(shí)在是太粗淺了。

延展開來(lái)，現(xiàn)在我對(duì)很多事情也還是這種看法，可能是因?yàn)槲伊私獠粔蛏钊搿?/p>

回到工作上，我認(rèn)為工作技巧是一門藝術(shù)，不會(huì)藝術(shù)的人覺得都是向上管理，當(dāng)成藝術(shù)后，應(yīng)該是更加優(yōu)雅和從容地去應(yīng)對(duì)它。