優(yōu)秀的項(xiàng)目管理，一定是高效協(xié)調(diào)各方資源、反饋及時(shí)、調(diào)整迅速的。通過(guò)有效的項(xiàng)目管理，可以獲得更多的時(shí)間和更少的花費(fèi)。那么，如何做好項(xiàng)目管理呢？一起來(lái)看一下吧。

優(yōu)秀的項(xiàng)目管理一定是高效協(xié)調(diào)各方資源、反饋及時(shí)、調(diào)整迅速的。

同時(shí)可以做到讓參與各方在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中張弛有序、愉快合作，最終實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品項(xiàng)目的效益最大化。

那什么是項(xiàng)目呢？

項(xiàng)目是為向客戶(hù)提供獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)而進(jìn)行的臨時(shí)性任務(wù)，項(xiàng)目有兩個(gè)重要的特點(diǎn)：

• 一個(gè)是一次性的活動(dòng)：項(xiàng)目有明確的開(kāi)始和結(jié)束日期；
• 另一個(gè)顯著的特點(diǎn)是獨(dú)特性的活動(dòng)：交付的結(jié)果是獨(dú)特的，所以其過(guò)程中需要?jiǎng)?chuàng)新性的活動(dòng)來(lái)保證交付這個(gè)獨(dú)特性的結(jié)果。

因此：

• 修建一棟樓房是項(xiàng)目；
• 開(kāi)發(fā)一個(gè)新產(chǎn)品是項(xiàng)目；
• 植樹(shù)也是一個(gè)項(xiàng)目。

通過(guò)有效的項(xiàng)目管理，你將獲得更多的時(shí)間和更少的花費(fèi)。

產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目不能孤立地優(yōu)化，這些項(xiàng)目在資源方面存在依賴(lài)關(guān)系，也可能共享可以降低成本的協(xié)同效應(yīng)。

項(xiàng)目管理是指在企業(yè)有限的資源下，通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的共同努力，運(yùn)用系統(tǒng)的理論和方法，對(duì)項(xiàng)目所涉及的全部工作進(jìn)行有效的管理。

項(xiàng)目管理是一項(xiàng)技能，用于管理項(xiàng)目以及項(xiàng)目之間的聯(lián)系，以?xún)?yōu)化整個(gè)項(xiàng)目。

也即，在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)等管理活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

確定誰(shuí)在跨職能團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目中做什么是非常基本的。

具有明確職責(zé)和截止日期的明確任務(wù)是項(xiàng)目管理的 101（百里挑一）。

而圓點(diǎn)圖恰恰可以做到這一點(diǎn)。

圓點(diǎn)圖是對(duì) RACI 圖的優(yōu)化，是矩陣框架中的一組相互連接的圓圈。

一、那什么是RACI圖呢？

RACI 包含四方面的內(nèi)容：

1. 誰(shuí)負(fù)責(zé)（R = Responsible），即負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色，該角色具體負(fù)責(zé)操控項(xiàng)目、解決問(wèn)題；
2. 誰(shuí)批準(zhǔn)（A = Accountable），即對(duì)任務(wù)負(fù)全責(zé)的角色，只有經(jīng)他同意或簽署之后，項(xiàng)目才能得以進(jìn)行；
3. 咨詢(xún)誰(shuí)（C = Consulted），擁有完成項(xiàng)目所需的信息或能力的人員；
4. 通知誰(shuí) (I =Informed)，即擁有特權(quán)、應(yīng)及時(shí)被通知結(jié)果的人員，卻不必向他咨詢(xún)、征求意見(jiàn)。

分清誰(shuí)在項(xiàng)目中做什么是最基本的要求，明確的任務(wù)、明確的職責(zé)和截止日期，是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。

RACI 圖表有助于定義哪些角色是負(fù)責(zé)人、咨詢(xún)?nèi)撕椭槿恕?/p>

隨著項(xiàng)目開(kāi)發(fā)復(fù)雜性的增加，創(chuàng)建一個(gè)清晰的圖表，標(biāo)明誰(shuí)負(fù)責(zé)什么。

這有助于防止任何類(lèi)型的項(xiàng)目失敗，如，開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、IT、人力資源或變更管理。

根據(jù)百度百科中的解釋?zhuān)琑ACI表的繪制步驟分為：

1）辨識(shí)整個(gè)流程、找出各項(xiàng)活動(dòng)，將它們記錄在RACI表的左側(cè)；

2）辨識(shí)流程、活動(dòng)中的所有角色，將它們記錄在RACI表的上方；

3）完成RACI表的方格單元： 辨識(shí)每一個(gè)流程、活動(dòng)的角色（R、A、C、I）；

4）每一個(gè)流程最好只有一個(gè)“A”角色，這是RACI的一般原則：

• 當(dāng)一個(gè)流程找不到“A”角色時(shí)，則出現(xiàn)缺口；
• 當(dāng)一個(gè)流程有多個(gè)“A”角色時(shí)，則出現(xiàn)交疊；

5）解決交疊問(wèn)題；

每個(gè)流程只能有一個(gè)“A”角色，以便明確流程的具體擁有者和責(zé)任。

如果不止一個(gè)“A”存在，那么就要對(duì)該流程進(jìn)行再分解，然而再對(duì)“A”進(jìn)行分配。

6）解決缺口問(wèn)題；

如果某個(gè)流程找不到“A”角色，這時(shí)對(duì)流程或項(xiàng)目負(fù)全責(zé)的權(quán)威人士則應(yīng)該在現(xiàn)有角色中（或者發(fā)現(xiàn)新人選）挑選、任命一人擔(dān)任“A”。

更新RASCI表，對(duì)各個(gè)角色及其相關(guān)責(zé)任進(jìn)行闡述。

二、圓點(diǎn)圖

在橫軸上標(biāo)識(shí)關(guān)鍵可交付成果，在縱軸上標(biāo)識(shí)關(guān)鍵角色。

綠色圓圈表示活動(dòng)涉及某個(gè)職能，而深藍(lán)色圓圈表示給定可交付成果的直接責(zé)任人 (DRI)。

優(yōu)點(diǎn)：

• 提供角色和職責(zé)的清晰可視化表示；
• 通過(guò)澄清誰(shuí)做什么來(lái)幫助防止錯(cuò)過(guò)可交付成果；
• 防止因兩個(gè)人在同一任務(wù)上工作而浪費(fèi)資源；
• 幫助團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就角色職責(zé)達(dá)成共識(shí)。

以華為為例，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程會(huì)涉及如下角色：

創(chuàng)建圓點(diǎn)圖的步驟：

• 項(xiàng)目經(jīng)理填寫(xiě)圖表的草稿；
• 與團(tuán)隊(duì)舉行了一次審查會(huì)議；
• 團(tuán)隊(duì)從項(xiàng)目計(jì)劃中確定關(guān)鍵任務(wù)（大約 5-15 個(gè)），并將它們按時(shí)間順序放在圖表頂部；
• 團(tuán)隊(duì)列出負(fù)責(zé)交付流程的關(guān)鍵職能，重要的是要將參與任務(wù)與交付任務(wù)的責(zé)任區(qū)分開(kāi)；
• 用空心圓圈表示參與特定任務(wù)的任何功能組，用實(shí)心圓圈表示最終負(fù)責(zé)完成任務(wù)的一個(gè)功能組；
• 所有任務(wù)都必須有一名且只有一名直接負(fù)責(zé)人 (DRI)。

團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在計(jì)劃的早期審查圓點(diǎn)圖，在審查會(huì)議結(jié)束時(shí)，職能代表簽署他們的各種任務(wù)。

將此文檔存儲(chǔ)在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)文件庫(kù)中，以便于訪問(wèn)和查看。

當(dāng)關(guān)鍵任務(wù)即將到期時(shí)，可以快速查看誰(shuí)負(fù)責(zé)交付這些任務(wù)。

最重要的是，這是一份動(dòng)態(tài)文檔，如果職責(zé)發(fā)生變化，你必須更新圖表以反映這些變化。

該圖表的最大價(jià)值在于團(tuán)隊(duì)討論，并就可交付成果以及由誰(shuí)負(fù)責(zé)的審查會(huì)議。

你需要根據(jù)項(xiàng)目大小或類(lèi)型，修改工具以匹配手頭任務(wù)的范圍。

對(duì)于大型項(xiàng)目，你可以有兩個(gè)級(jí)別的圓點(diǎn)圖，一個(gè)是整體級(jí)別，其他幾個(gè)子系統(tǒng)級(jí)別。

例如，一個(gè)大型軟件平臺(tái)項(xiàng)目可能總共有四個(gè)圓點(diǎn)圖：

• 三個(gè)二級(jí)圖表，涵蓋網(wǎng)絡(luò)、客戶(hù)端和設(shè)備；
• 一個(gè)涵蓋整個(gè)項(xiàng)目。

有時(shí)需要更加明確任務(wù)和角色，在這種情況下，只有不參與、參與和負(fù)責(zé)三個(gè)級(jí)別是不夠的，你可能需要添加其他角色，例如，批準(zhǔn)和咨詢(xún)。

項(xiàng)目管理的成功不等于產(chǎn)品的成功，項(xiàng)目管理的成功表現(xiàn)在進(jìn)度滿足要求，開(kāi)發(fā)費(fèi)用降低，企業(yè)獲得了必要的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)。

但對(duì)于產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，最終的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的市場(chǎng)成功、財(cái)務(wù)成功。