線上協(xié)作辦公,這幾點小細(xì)節(jié)你一定要注意!

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在互聯(lián)網(wǎng)日益發(fā)展的今天,線上協(xié)同辦公已經(jīng)成為了一種趨勢,那么怎么樣才能夠提高線上協(xié)同辦公的效率,有效地避免一些細(xì)節(jié)問題。作者結(jié)合自己的經(jīng)驗,總結(jié)了幾點我們需要在協(xié)同辦公中需要注意的細(xì)節(jié),希望對你有所幫助。

在線上辦公尤為普遍的今天,線上協(xié)作是一個非常常見的協(xié)作形式;我自己也很傾向于這樣的辦公模式。但是,這種辦公形式非常依賴溝通,在我的日常工作中,經(jīng)常會遇到需要與其他人溝通/協(xié)作的場景;

于是,今天就想跟大家聊聊一些我覺得在線上多人協(xié)作的過程中應(yīng)該注意的點,順便借此機會梳理記錄自己的思考。

01 及時同步反饋,能更好地推進(jìn)工作進(jìn)度

線上協(xié)作由于不能面對面溝通,異步溝通就成了最常規(guī)的交流方式了,微信文字聊天、文檔協(xié)作評論、郵件都是最常見的異步交流方式。對我這種有輕度社恐的人來說,這種交流方式無疑是極佳的溝通方式。

當(dāng)然,也因為這樣的方式無法同步溝通,雙方的主動同步反饋基于顯得尤為重要了

截取自一些日常對話

在線上團隊協(xié)作中,無論我們遇到什么問題,最好都能及時跟其他人說明一下情況,方便其他人針對這一突發(fā)狀況做出調(diào)整或者有一個心理預(yù)期,防止項目推進(jìn)的過程中出現(xiàn)較大的問題斷層。當(dāng)然,我自己在這方面上也踩過很多雷區(qū),有試過想著要怎么回復(fù)不小心就「意念回復(fù)」了,導(dǎo)致計劃總是趕不上變化。

「不好意思,忘回了」是我之前最常說的一句話。

后來,我開始習(xí)慣使用微信的「標(biāo)為未讀」功能;當(dāng)我沒想到要怎么回或者沒時間回的時候,我都會用這個功能來提醒自己——可以先不回,但不能不回。

將還沒來得及處理的消息「標(biāo)為未讀」

后來果真少了許多「不小心忘回信息」的現(xiàn)象了。

02 該語音還是文字?這個要因人因事而異

微信辦公是線上辦公最經(jīng)常出現(xiàn)的辦公方式,那么我們在跟對方溝通的時候,應(yīng)該用文字還是語音呢?亦或是直接電話溝通呢?這個我覺得應(yīng)該要具體情況具體分析。

截取自我的個人說明書

上面是我在個人說明書上寫到的內(nèi)容:

  • 平時最好用文字交流
  • 非常重要的事情可以線上語音或面對面溝通

說實話,我是很不喜歡被打斷語音轟炸的,也不喜歡被毫無預(yù)兆的電話鈴聲嚇到;

所以推己及彼,如果我有向?qū)Ψ桨l(fā)語音或電話需求的話,我會提前跟對方說一(除非時間真的很緊急)。

當(dāng)然,如果是很熟很熟的朋友之間的交流就另當(dāng)別論了。

03 提前寫好大綱,溝通時要條理清晰

高效交流的前提,是結(jié)構(gòu)化。

如果你覺得總是很難把想說的事情直接說明白,我建議你在溝通前提前寫個思維導(dǎo)圖。列個內(nèi)容大綱,然后照著大綱上寫的順序一步一步說出來。

不論是文字、語音還是視頻會議,都可以用這種方式先把想說的內(nèi)容梳理一遍,讓表達(dá)更清晰、有條理。

04 寫在最后

來簡單總結(jié)一下今天聊到的線上協(xié)作要注意的3點:

  1. 及時同步反饋能更好地推進(jìn)工作進(jìn)度
  2. 該語音還是文字?這個要因人因事而異
  3. 提前寫好大綱,溝通時要條理清晰

最后,你有線上協(xié)作的經(jīng)歷嗎?在這個過程中有沒有遇到什么值得分享的要點呢?快來和我分享一下吧!

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題圖來自 Unsplash,基于 CC0 協(xié)議

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  1. 我們部門曾經(jīng)測試過一個辦法,就是部門小組內(nèi)都在一個騰訊會議里面,大家都靜音,如果需要溝通就接觸靜音就好。這樣兩個人之間的業(yè)務(wù)也能被同步到其他部門同事。

    來自廣東 回復(fù)
    1. 這就很nice了~

      來自廣東 回復(fù)