我要造福寫PPT的和聽PPT的人。

今天先講個小故事。我做廣告的時候看過一本書，叫《Perfect Pitch》，一本教你分析、洞察以及Presetation的好書，作者叫Jon Steel， 是個行業(yè)大牛，比現(xiàn)在很多的“吹逼”要有料的多。他在書的開頭寫了段故事，我拿來分享，作為本篇文章的開頭。這書沒有中文版的，所以只能現(xiàn)在翻譯。

這是喬布斯的一個故事。當(dāng)年喬布斯被逐出之后又被召回蘋果，百廢待興。首要任務(wù)就是要重新建立蘋果公司的品牌形象，重新獲得消費者的信心。因此蘋果發(fā)起了一項廣告競標(biāo)，邀請了當(dāng)時美國著名的廣告公司前來投標(biāo)。那時Jon和他的合伙人一起來到蘋果公司聽需求簡報，招待他們的是市場營銷部門的兩名主管。雙方在會議室落座之后，那兩名主管打開PPT和投影儀，開始詳細介紹了蘋果公司的發(fā)展歷史，目前的產(chǎn)品，市場競爭情況等等。不知不覺時間過去了2個小時，大家聽得都很疲憊，Jon回憶說“那個時候我只希望面前有一杯咖啡，其他的我什么都不想要也不想聽，我不知道這兩個人還要講多久，但無疑我一個字都沒聽進去?！?/p>

 

待到這兩個主管講完，時間過去了3個小時。然后喬布斯風(fēng)風(fēng)火火地進來了，他的第一句話是：”剛才那兩個人講的東西你們可以當(dāng)耳邊風(fēng)。”（哎呀喬老爺你那時就這么屌了?。　@句話不是原文）。

 

接著，喬布斯找來一只黑色水筆，在一塊黑板上畫了13-14個方框，各自代表目前蘋果的業(yè)務(wù)部門，然后把它們一個個打上叉，代表過去喬布斯把它們一個個關(guān)閉。最后只留下來兩個方框，一個叫G4，一個叫iMAC。然后喬布斯面向Jon和他的合伙人，說：“這是我已經(jīng)做過的事情，那么現(xiàn)在我需要你們做的事情是什么呢？是感謝。感謝那些從始至終一直和支持和信任蘋果的消費者們。我們是一個打破舊習(xí)的公司，而這些人就像我們公司一樣，他們喜歡變得與眾不同，我覺得我們需要找到這些人，然后告訴他們，我們和你們一樣，謝謝你們一如既往地支持我們?！?/p>

 

喬布斯用5分鐘解釋了自己的公司戰(zhàn)略，然后用60秒闡述了這次廣告競標(biāo)的目的：對于支持自己的消費者，進行一次公開的感謝，重新提升消費者對蘋果的信心。

 

再然后，你們就看到了那部被奉為經(jīng)典的蘋果廣告：Think Different.

故事到這里告一段落。接下來跳tone比較大，那么我今天要講的主題就是：

以后做PPT不要動不動就上百頁了好嗎！

自從PPT這玩意兒被發(fā)明出來以后，大小公司全部用它來做方案，做匯報，做研究，連現(xiàn)在出軌找小三道歉都能用PPT。但我實在是搞不懂，為什么現(xiàn)在工作中動不動一個PPT就七八十頁上百頁，寫的人累的要死，看的人也累的要死，你們真的需要這樣以愛的名義相愛相殺、彼此折磨嗎？

通常而言，PPT分為兩個大類：

1. 用來看的
2. 用來聽的

第一類PPT：用來看的

在戰(zhàn)略咨詢公司用的較多。這種PPT相當(dāng)于《故事會》，你全看完基本上要花1-2個小時，因為里面會有大量的信息、數(shù)據(jù)以及結(jié)論，價值連城，一份沒個一兩百頁都不好意思出去打招呼。這一份PPT市價基本上都是100萬人民幣起跳（所以你看咨詢公司多賺錢啊?。?，它們一般長這樣：

但是噢，今天我們不講這一類，因為大多數(shù)人一輩子都不會去寫這種。

第二類PPT：用來聽的

在除了咨詢公司之外的所有公司都會用的很多，這種PPT一般用來做需求簡報，做工作匯報，做方案呈現(xiàn)，做計劃排期，做案例研究，做信息分享等等，目的是給上級請求批準(zhǔn)，給下級下達指令。換句話說，這種PPT才是你們的日常??！

然而讓我非常迷惑不解的是，很多人做這種PPT做的篇幅和第一種一樣，我很想說“你們老板付你們這么多錢了嗎？”

當(dāng)你做給人聽的PPT時，有兩條原則：

• 原則一：一個正常人，除非他喝了3罐紅牛，否則他能夠?qū)Ｗ⒙燩PT的時間不超過30分鐘。
• 原則二：一個正常人，在聽你講PPT的時候，更多關(guān)注的是“你”，而不是PPT。

這兩條原則用大白話來講就是：以后寫這種給人聽的PPT的時候，考慮一下聽眾的感受??！

當(dāng)一個正常觀眾最多只能注意你30分鐘的時候，你的PPT撐死不要超過40頁好嗎？你想想，扣除掉開頭Say hello和結(jié)尾Say thank you，一頁起碼講一分鐘吧。而更多情況，20頁以內(nèi)足矣。當(dāng)你和大領(lǐng)導(dǎo)，什么VP，什么大區(qū)總監(jiān)，什么CEO匯報工作的時候，10頁以內(nèi)不能再多了，因為他們都很忙，沒空聽你嗶嗶嗶，所以請把核心重點列出來，其他的廢話全部刪掉。

這時有同學(xué)問了，那怎樣寫這種精煉的PPT呢？

方法很簡單：列提綱。按照這樣一個邏輯順序來理清你的思路：

1. 我們的目的是什么？（這是最重要的，把這個想清楚，下面就輕松很多）
2. 現(xiàn)在遇到的挑戰(zhàn)是什么？
3. 我們做了哪些事情？哪些是有效的，哪些是無效的？為什么？
4. 接下來需要解決的問題有哪些？
5. 我們怎樣解決這些問題？
6. 解決這些問題的過程中會有哪些困難需要克服？
7. 我們怎么克服，需要哪些資源配合？
8. 我們的時間計劃安排是怎樣的？
9. 還有什么其他需要注意的重要信息？
10. 去寫吧~

列提綱真的是一個非常好的習(xí)慣，在你動手寫PPT之前，先把整個PPT的邏輯和重點信息羅列出來，搭好骨架以后再去把各個板塊填寫完整，這樣能夠大幅提升你的工作效率。我一般寫PPT都會先用WORD寫一個提綱，然后按照上面的項目一個個去對應(yīng)找資料和編寫。這就像你蓋樓房一樣，先有藍圖搭地基，然后再一層層往上蓋，從始至終你的主線都是清晰的。

案例 1

假如你現(xiàn)在要做一份市場傳播方案的PPT，你的提綱可以是這樣的：

這是通用的這類方案的提綱模版，具體還需要根據(jù)實際情況進行調(diào)整：比如有的板塊不需要著重講，有的板塊需要重點闡述，有的幾個板塊可以合并在一頁等等，這都要根據(jù)方案的目的來調(diào)整。按照這個思路把正確的信息放在正確的地方，這就避免了你做很多無用功，比如那些聽眾不想聽而你寫起來也很費力的東西。這樣原本100頁的PPT你發(fā)現(xiàn)其實只用二三十頁寫完，因為很多信息可以并列在一起，很多信息是和主題無關(guān)的，很多信息是重復(fù)的，很多信息是可以精簡的，甚至很多信息都可以放在最后的參考里，不用展示出來。

案例 2

那如果是做給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的PPT又是怎樣的提綱呢？可以參考下面這個提綱：

關(guān)于工作匯報的PPT我稍微多說幾句。老板們，特別是很高級的老板們，他們不喜歡看廢話，他們喜歡看數(shù)據(jù)?。?！所以把你工作中那樣亮眼的，拿得出手的數(shù)據(jù)，統(tǒng)統(tǒng)加大加粗。然后多余的話，五句變?nèi)?，三句變一句。時刻記住你的聽眾時間很寶貴他們分分鐘幾個億上下??！

對于原則二，記住當(dāng)你在給聽眾做presentation的時候，PPT只是你的輔助道具，重點是你這個人。如果你只會照著PPT上的字念的話，那么無疑你的presentation是徹底失敗的。因為大家會覺得“我自己看這PPT就好了啊，干嘛聽你講。”

最后

會做presentation的人都會腦補自己在演戲。沒錯，presentation就是演戲。你要在現(xiàn)場，通過你的語言，肢體動作，語調(diào)和PPT充分調(diào)動起現(xiàn)場觀眾的興趣，讓他們跟隨你的節(jié)奏在接下來集中精力的30分鐘內(nèi)完整地傳遞出你的觀點。這個需要通過平時大量的訓(xùn)練。多培養(yǎng)自己的口才和臨場應(yīng)變能力，多去看演講達人的現(xiàn)場或者視頻（強烈推薦歷屆喬布斯主持的蘋果產(chǎn)品發(fā)布會），這是一個日積月累的過程。

以下是我的一點小經(jīng)驗，供大家參考：

（1）首先確定presentation的時間長度，然后規(guī)劃你的PPT篇幅

通常不會超過半個小時，你攤開來算一分鐘講一頁，那么30頁左右最合適。如果有些地方需要著重講的，那酌情刪減其他重要度不高的頁。

（2）每一頁PPT，都寫一段臺詞

我的習(xí)慣是，將每一次Presentation當(dāng)作舞臺劇，開場白，過渡句，轉(zhuǎn)折等等這些承上啟下的關(guān)鍵點全部標(biāo)注在PPT的對應(yīng)頁碼上。每一頁的臺詞不超過5句。當(dāng)你把臺詞寫完之后，自己照著念一遍然后對時間，將時間控制在觀眾有效收聽的范圍內(nèi)。

（3）準(zhǔn)備幾個習(xí)慣性的演講動作

比如講到重點，講到轉(zhuǎn)折，講到即將結(jié)束，給自己配幾個標(biāo)志性的動作：比如攤開雙手，比如伸出手指指向重點等。推薦大家去看喬布斯的各種演講或者TED演講，里面有很多值得學(xué)習(xí)的動作細節(jié)。

（4）反復(fù)不斷的排練

我第一次在學(xué)校進行演講的時候面對2000個人，花了4個小時在家排練演講時間只有15分鐘的內(nèi)容。從臺詞，語調(diào)到肢體動作，走位，面部表情，全部對著鏡子演練，直到自己滿意為止。這是臨場前，最有用的一條經(jīng)驗。

作者：張良計

來源：微信公眾號“張良計”（ID：zhang_liangj）

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