作為一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理，溝通是必備的核心技能之一。擁有好的溝通能力，推進(jìn)事情往往可以事半功倍，反之則容易事倍功半。而一套有效溝通方法論則是產(chǎn)品經(jīng)理的必備法寶。

在崗位的要求下，我們需要經(jīng)常穿梭在不同的群體之間，采用不同的方式進(jìn)行溝通，力求用最小的成本表達(dá)出最精準(zhǔn)的意圖。有經(jīng)驗(yàn)的產(chǎn)品在踩過一些坑以后，或是通過自我學(xué)習(xí)，或是通過實(shí)踐摸索，會(huì)逐漸形成自己的一套溝通方法論。

如果按照溝通的人選職能來劃分，我們會(huì)溝通業(yè)務(wù)、開發(fā)、設(shè)計(jì)等多職能崗位。溝通的要點(diǎn)在于表述得體，簡單總結(jié)就是需要專業(yè)表述的時(shí)候使用專業(yè)詞匯進(jìn)行溝通，而在需要白話解釋的時(shí)候言語則要通俗易懂。這塊網(wǎng)上已經(jīng)有很多非常棒的分享，筆者在此就不做贅述。

按照溝通的范圍來溝通，我們大部分溝通其實(shí)是在內(nèi)部進(jìn)行的，比如內(nèi)部和業(yè)務(wù)確認(rèn)需求，和開發(fā)敲定實(shí)現(xiàn)方式等。而少數(shù)溝通是需要和外部進(jìn)行溝通，也就是我們常說的跨部門溝通，比如接入其他平臺接口。

相較于內(nèi)部溝通，跨部門溝通無論是從成本，還是難度上都高上一個(gè)級別，如何高效溝通確實(shí)是一個(gè)挑戰(zhàn)。下面，我們針對跨部門溝通這個(gè)場景，拆解一下如何形成一套成熟的溝通方法論。

一、問題分析

首先，我們面臨的這個(gè)場景是跨部門溝通，我們的訴求就是進(jìn)行高效的跨部門溝通。仔細(xì)拆分一下，這個(gè)問題的場景就是跨部門溝通，關(guān)鍵詞是高效。在這里，高效的目的就是避免出現(xiàn)問題，可以簡單直接的進(jìn)行信息的傳遞。

我們可以先分析一下跨部門溝通的痛點(diǎn)是什么。仔細(xì)審視一下過往的溝通問題，其實(shí)可以很明確的分析出痛點(diǎn)主要在于：

1. 涉及到的配合部門不愿意配合
2. 配合部門有意愿但溝通成本高

我們按照魚骨圖的形式繼續(xù)往下拆分來看，意愿問題上大體可以分為對事項(xiàng)的重視程度不足和一致利益不足。溝通成本問題主要可以分為表達(dá)能力問題、工作分配不妥（存在灰色地帶）、對配合方資源掌握不足（專業(yè)知識不足）。

由于問題點(diǎn)較少，魚骨圖的樣式不好看，下圖采用了邏輯圖的樣式。

我們的訴求是什么：

1. 讓配合部門一起積極推進(jìn)
2. 降低溝通成本

二、解決方案

那我們的解決方案就要針對這些細(xì)小的點(diǎn)做好準(zhǔn)備，形成一套自己的方法論，用最小的成本去完成跨部門溝通。我們逐一針對這些問題來進(jìn)行分析和處理。

1. 意愿問題

（1）重視程度不足

可以通過前期的資料準(zhǔn)備來進(jìn)行，包括推進(jìn)事項(xiàng)的目的、可行性、價(jià)值和方案，目的就是讓配合部門感受到事項(xiàng)的重要性。

（2）配合資源有限

每個(gè)部門固定時(shí)間段內(nèi)可以使用的資源是有限的，如果加入我們推進(jìn)的事項(xiàng)肯定會(huì)對原有計(jì)劃的資源產(chǎn)生影響。我們要考慮能否為配合部門協(xié)調(diào)出更多的資源，不行的話只能通過一致利益來提升配合部門的積極性了。

（3）一致利益不足

問題就比較復(fù)雜了，要知道每個(gè)部門肯定是會(huì)有自己專職負(fù)責(zé)的內(nèi)容，肯定是會(huì)優(yōu)先保障內(nèi)部事項(xiàng)的推進(jìn)來規(guī)劃和使用自有的資源。如果沒有強(qiáng)大的利益驅(qū)動(dòng)，小任務(wù)靠人情關(guān)系可以搞定，復(fù)雜的任務(wù)就很難再采用這個(gè)辦法了。

最好的辦法，就是要把各方團(tuán)結(jié)到一起，讓大家成為利益共同體，讓大家為了共同的利益（劃分好的利益）而奮斗。

操作方面的話，可以通過以下步驟進(jìn)行：

1. 先對事項(xiàng)推進(jìn)進(jìn)行整體的盤點(diǎn)，確認(rèn)事項(xiàng)的推進(jìn)對配合部門能否帶來直接的利益；
2. 事項(xiàng)推進(jìn)完后預(yù)計(jì)會(huì)有獎(jiǎng)金分配的話，可以從事項(xiàng)推進(jìn)后的收益先進(jìn)行劃分；
3. 是否可以進(jìn)行資源互換，比如配合方也有推進(jìn)的任務(wù)需要我們協(xié)助；
4. 如果沒有這些的話，也可以從公司整體利益來出發(fā)，保障大家的目標(biāo)一致性。

這塊要注意的事情是——關(guān)于配合意愿上，我們溝通的人選必須是配合部門可以拍板的負(fù)責(zé)人。正常而言這塊的話，我們需要做的事情就是把事項(xiàng)和配合部門的資料整理完成交給上級，由你的上級出面協(xié)調(diào)?？梢杂缮霞壷g達(dá)成一致意見，各自指定下面的同事來進(jìn)行推進(jìn)。

2. 溝通問題

（1）表達(dá)能力不足

這個(gè)是需要不斷去鍛煉的一種能力，成功的標(biāo)準(zhǔn)就是通俗易懂、言簡意賅。語言組織能力是需要不斷訓(xùn)練的，每次說話之前需要先思考停頓一下，語速控制的慢一些，保持話語的邏輯性等。

（2）工作分配存在異議

同樣的一個(gè)事項(xiàng)推進(jìn)可能會(huì)有多個(gè)推進(jìn)方案，不同方案除了各自的利弊以外，對于內(nèi)部的分工也會(huì)有不同的要求。

對于分工，給到配合部門的任務(wù)可以分為指定任務(wù)和灰色任務(wù)。

灰色任務(wù)就是主導(dǎo)方和配合方都可以來處理的任務(wù)。在與配合部門進(jìn)行任務(wù)分配的時(shí)候，一定要確認(rèn)好是否是配合部門的指定任務(wù)。如果是灰色任務(wù)，主導(dǎo)方是需要做好承擔(dān)這部分任務(wù)職責(zé)的準(zhǔn)備。

（3）對配合方資源掌握不足

在推進(jìn)盤點(diǎn)資源的時(shí)候，很容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是——與配合部門溝通中才發(fā)現(xiàn)需要另外的部門一起參與。

如果是正式的會(huì)議溝通中發(fā)現(xiàn)這樣的問題，很容易就會(huì)導(dǎo)致會(huì)議擱置，造成時(shí)間與精力成本的浪費(fèi)，也會(huì)降低配合方的熱情。

我們要對整體任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的了解和拆分，保證大方向不存在問題；如果涉及到一些其他部門的情況，可以先點(diǎn)對點(diǎn)溝通，進(jìn)行非正式溝通，初步匯總后再進(jìn)行會(huì)議溝通。點(diǎn)對點(diǎn)的溝通建議也是列出提綱，節(jié)約時(shí)間。

（4）專業(yè)知識不足

如果事項(xiàng)的推進(jìn)會(huì)有一些專業(yè)知識溝通的時(shí)候，盡量事先進(jìn)行學(xué)習(xí)準(zhǔn)備或者是要帶上“翻譯官”。

比如溝通一個(gè)接口方案，可以先去要一份這個(gè)接口的文檔，摸清楚這個(gè)接口的請求參數(shù)和返回參數(shù)等。同時(shí)，溝通的時(shí)候可以帶上自己團(tuán)隊(duì)的開發(fā)一起。

三、方法論

假設(shè)現(xiàn)在我們拿到一個(gè)需要復(fù)雜的需要多跨部門協(xié)作推進(jìn)的事項(xiàng)時(shí)，該怎么來操作呢。

以下的流程可能會(huì)提供一下思路：

1. 明確事項(xiàng)的重要性和價(jià)值，形成具體的書面材料；

2. 準(zhǔn)備多個(gè)推進(jìn)的方案，評估出最優(yōu)方案并將其拆解出大致的任務(wù)和需要的資源，備選方案可以簡單進(jìn)行拆解，有推進(jìn)思路即可；

3. 將資源對應(yīng)好部門，匹配好最優(yōu)方案中涉及到的各配合部門；

4. 與各配合部門進(jìn)行非正式溝通，了解各配合部門的部門職責(zé)范圍，確保不遺漏參與的配合部門；

5. 與上級一起邀約各配合部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行正式溝通（一般采用郵件、會(huì)議等形式），保證各部門的在這個(gè)事項(xiàng)推進(jìn)中有著一致利益；

6. 確認(rèn)好各配合部門的推進(jìn)負(fù)責(zé)人，針對方案細(xì)節(jié)進(jìn)行確認(rèn)，劃分好任務(wù)和時(shí)間點(diǎn)，形成正式報(bào)告；

7. 與各配合部門定期進(jìn)行溝通，保證協(xié)作的進(jìn)度與質(zhì)量；

跨部門溝通時(shí)，重點(diǎn)需要注意的內(nèi)容有：

1. 任務(wù)一定要責(zé)任到人，明確好時(shí)間點(diǎn)，并形成書面確認(rèn)，避免后續(xù)扯皮；

2. 定期與上級進(jìn)行匯報(bào)進(jìn)度與問題，需要上級介入處理的問題及時(shí)上報(bào)；

3. 一切以完成事項(xiàng)為目的，不要怕得罪別人也不要怕背鍋；

四、多方會(huì)議方法論

跨部門溝通中，很重要的一種形式就是多方會(huì)議，我們也可以針對多方會(huì)議來進(jìn)行拆解，結(jié)合溝通前中后三個(gè)階段和溝通技巧形成一些自己的方法論。

1. 溝通前

（1）分析會(huì)議主題涉及到的任務(wù)，確認(rèn)好任務(wù)內(nèi)容會(huì)涉及到的部門。

（2）確認(rèn)好需要參加的人選和可能參加的人選，一般為產(chǎn)品、開發(fā)、運(yùn)營和業(yè)務(wù)，避免出現(xiàn)人員遺漏的情況。

（3）明確溝通的目的和主題，并提前進(jìn)行資料的同步。

（4）預(yù)估會(huì)議整體時(shí)間，協(xié)調(diào)與會(huì)人的會(huì)議時(shí)間安排。

（5）明確溝通的方式，包括當(dāng)面會(huì)議、視頻會(huì)議、電話會(huì)議等形式，提前安排好會(huì)議需要的配備。

2. 溝通中

1. 明確推進(jìn)事項(xiàng)的重要性和必要性
2. 記錄溝通確認(rèn)的要點(diǎn)和問題點(diǎn)
3. 結(jié)束前對重要的點(diǎn)進(jìn)行復(fù)述，確認(rèn)是否有要補(bǔ)充的點(diǎn)。

3. 溝通后

1. 形成會(huì)議紀(jì)要，抄送與會(huì)各方和對應(yīng)的負(fù)責(zé)人，需要確認(rèn)的內(nèi)容明確寫出并要求答復(fù)
2. 及時(shí)跟進(jìn)會(huì)議任務(wù)的完成情況并匯報(bào)
3. 對會(huì)議中的問題進(jìn)行反思總結(jié)，準(zhǔn)備下次溝通的主旨和方案

4. 溝通技巧

1. 注意表述的形式，降低理解成本，圖表、PPT說明效果更佳
2. 把握核心痛點(diǎn)，先解決主要矛盾
3. 注意溝通態(tài)度，避免使用激烈的言辭
4. 溝通中注意反饋，傾聽和反饋同步進(jìn)行
5. 做好會(huì)議的協(xié)調(diào)角色，避免溝通中產(chǎn)生激烈的沖突
6. 該用專業(yè)詞匯時(shí)就用，不要用時(shí)就不要用

希望大家閱讀完后可以有一些收獲，在未來的跨部門溝通中形成自己的方法論，讓溝通暢通無阻。

本文由 @黑之契約者 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議