隨著零售業(yè)務(wù)的復(fù)雜性不斷增加，對采購結(jié)算系統(tǒng)的要求也日益提高。本文深入探討了零售行業(yè)采購結(jié)算系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，重點(diǎn)分析了表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、主要表單及其核心字段的設(shè)置。

在零售行業(yè)，【采購結(jié)算系統(tǒng)(Procurement Settlement System)】是財(cái)務(wù)系統(tǒng)和供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，均不可或缺的一環(huán)。隨著零售業(yè)務(wù)的快速發(fā)展及其帶動(dòng)相關(guān)供應(yīng)鏈企業(yè)的共同壯大，對【采購結(jié)算系統(tǒng)】的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和自動(dòng)化要求越來越高。

本文(下篇)將圍繞【采購結(jié)算系統(tǒng)】的表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、主要表單及其核心字段兩方面淺析【采購結(jié)算系統(tǒng)】的設(shè)計(jì)思路。

一、采購系統(tǒng)的表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

【采購結(jié)算系統(tǒng)】的源數(shù)據(jù)分別來源于【采購管理系統(tǒng)(PMS)】和【物流管理系統(tǒng)(WMS)】，所以其數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)上首先會(huì)有對“采購訂單”和“出入庫單”兩項(xiàng)對源數(shù)據(jù)的繼承，按頭行信息分別為“采購訂單_訂單頭信息表、采購訂單_訂單行信息表”和“出入庫單_訂單頭信息表、出入庫單_訂單行信息表”4張數(shù)據(jù)表，用于記錄采購訂單中關(guān)于供應(yīng)商、采購商品的信息和出入庫中商品實(shí)際到貨信息。

有了上游系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)后，【采購結(jié)算系統(tǒng)】對“采購訂單數(shù)據(jù)”和“實(shí)際到貨數(shù)據(jù)”加工形成“對賬數(shù)據(jù)”，即“對賬業(yè)務(wù)單_頭信息表”和“對賬業(yè)務(wù)單_行信息表”，并基于此形成“對賬單表”，用于記錄需與供應(yīng)商對賬確認(rèn)的“采購-到貨-付款”信息。

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供應(yīng)商對賬確認(rèn)后，作為銷售方會(huì)開具增值稅發(fā)票至采購方，采購方收到發(fā)票后，錄入系統(tǒng)形成發(fā)票的結(jié)構(gòu)化信息，即需要“進(jìn)項(xiàng)發(fā)票_發(fā)票頭信息表”和“進(jìn)項(xiàng)發(fā)票_發(fā)票行信息表”，用于記錄發(fā)票的信息。

有了確認(rèn)的對賬信息和進(jìn)項(xiàng)發(fā)票信息，【采購結(jié)算系統(tǒng)】會(huì)執(zhí)行其核心職能之一的“票核”，即對“對賬信息與發(fā)票信息進(jìn)行一對一核對”，核對之后的數(shù)據(jù)，形成所謂的“采購小票”，其數(shù)據(jù)記錄至“采購小票_頭信息表”和“采購小票_行信息表”。

基于“采購小票”，系統(tǒng)會(huì)判斷是否已有預(yù)付款，如果無預(yù)付，則會(huì)生成待付款數(shù)據(jù)，用于后期按供應(yīng)商付款賬期推送付款指令，即需要“付款記錄表”記錄這一數(shù)據(jù)；如果已有預(yù)付，會(huì)將預(yù)付款和采購小票進(jìn)行“核銷”，完成付款確認(rèn)，則需要“付款核銷記錄表”，確認(rèn)已對付款執(zhí)行完成。

二、采購結(jié)算系統(tǒng)的主要表單和核心字段

(注：表單限于版面，僅列示了部分核心字段，也未做相關(guān)按鈕，以表意為主。）

1.采購訂單同步表

連接采購活動(dòng)和財(cái)務(wù)結(jié)算的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，記錄采購訂單中涉及財(cái)務(wù)結(jié)算需要的字段。

核心字段：采購訂單號、公司信息(編碼、名稱)、供應(yīng)商信息(編碼、名稱)、采購信息(數(shù)量、單價(jià)、總金額)、訂單狀態(tài)、商品明細(xì)信息(編碼、名稱、數(shù)量、單價(jià))

2.庫存同步表

同步庫存實(shí)際到貨/退貨的商品數(shù)量，作為與供應(yīng)商對賬的采購數(shù)量依據(jù)。

核心字段：出入庫單號、單據(jù)類型(到貨、退貨)、商品信息(編碼、名稱)、庫存信息(入庫數(shù)量、退貨數(shù)量)、采購信息(采購訂單號、供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商名稱、采購公司編碼、采購公司名稱)

3. 對賬業(yè)務(wù)單表

根據(jù)采購訂單和庫存到貨信息形成的供應(yīng)商結(jié)算依據(jù)，以出入庫單為基礎(chǔ)，一一對應(yīng)生成的對賬基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

核心字段：對賬業(yè)務(wù)單號、上游關(guān)聯(lián)信息（關(guān)聯(lián)采購訂單號、關(guān)聯(lián)出入庫單號）、供應(yīng)商信息(編碼、名稱)、金額信息、商品明細(xì)信息(采購數(shù)量、到貨數(shù)量、單價(jià))。

4.對賬單表

基于對賬業(yè)務(wù)單合并或獨(dú)立生成的供應(yīng)商對賬數(shù)據(jù)，與供應(yīng)商結(jié)算及其開票的依據(jù)。

核心字段：對賬單號、供應(yīng)商信息(編碼、名稱)、采購訂單號、、對賬信息(對賬日期、對賬金額、對賬狀態(tài))、商品明細(xì)信息(采購數(shù)量、到貨數(shù)量、單價(jià))

5.發(fā)票信息查詢表

記錄發(fā)票信息，查看發(fā)票票核情況，特別是稅額的及時(shí)抵扣情況。

核心字段：發(fā)票信息(號碼、代碼、日期、購銷方信息)、公司信息(編碼、名稱)、供應(yīng)商信息(編碼、名稱)、票核信息(金額、狀態(tài))

6.付款信息表

記錄預(yù)付款和票核后的付款申請，并查看付款狀態(tài)及其付款憑證的狀態(tài)。

核心字段：申請人信息(公司、部門、人員)、付款對象信息(公司、開戶行、賬號)、收款對象信息(供應(yīng)商、開戶行、賬號)、金額信息(付款金額、已核銷金額、未核銷金額)、審核信息、狀態(tài)信息。