在零售行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)作為財(cái)務(wù)與供應(yīng)鏈管理的關(guān)鍵紐帶，其重要性日益凸顯。本文將深入探討零售行業(yè)采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念與核心能力，分析其在業(yè)財(cái)一體化中的定位，以及如何通過(guò)三單匹配、自動(dòng)化處理和異常處理等功能，提升采購(gòu)結(jié)算的效率與準(zhǔn)確性。

在零售行業(yè)，采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)（Procurement Settlement System）是財(cái)務(wù)系統(tǒng)和供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，均不可或缺的一環(huán)。隨著零售業(yè)務(wù)的快速發(fā)展及其帶動(dòng)相關(guān)供應(yīng)鏈企業(yè)共同壯大，對(duì)采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和自動(dòng)化要求越來(lái)越高。

本位(上篇)將圍繞采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的目標(biāo)、定位、核心能力、上下游系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互一一敘述。

01 采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的目標(biāo)

目標(biāo)，簡(jiǎn)言之就是“要實(shí)現(xiàn)什么”，那我們來(lái)看看采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)什么，一般定義上，采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)就是要實(shí)現(xiàn)“理清與供應(yīng)商之間‘錢’的事”。

這里的“錢”，主要包含三類：即商品的貨款、供應(yīng)商或?qū)I(yè)運(yùn)輸商提供的運(yùn)輸服務(wù)費(fèi)、供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)的商品促銷扣款和返利費(fèi)用。

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如何“理清”呢，按上述三類“錢”繼續(xù)拆解：

1. 商品的貨款：即買了多少貨、實(shí)際到了多少貨、退了多少貨、貨物單價(jià)是多少、最終應(yīng)付貨款多少錢；
2. 貨物從供應(yīng)商倉(cāng)庫(kù)運(yùn)到零售企業(yè)倉(cāng)庫(kù)運(yùn)費(fèi)多少錢、供應(yīng)商/運(yùn)輸商幫助零售企業(yè)各個(gè)倉(cāng)調(diào)撥運(yùn)費(fèi)多少錢和零售企業(yè)倉(cāng)到店運(yùn)費(fèi)多少錢(這里特指“不包郵”情況)；
3. 哪些商品有供應(yīng)商承擔(dān)的促銷，并從貨款中對(duì)應(yīng)的扣除，哪些商品與供應(yīng)商合同約定了，賣了多少給多少返利。

02 采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的定位

1、大供應(yīng)鏈中的業(yè)財(cái)橋梁

采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)是零售企業(yè)供應(yīng)鏈管理與財(cái)務(wù)管理之間的紐帶。它負(fù)責(zé)處理從供應(yīng)商采購(gòu)商品或服務(wù)(運(yùn)費(fèi))的全流程數(shù)據(jù)，包括承接采購(gòu)訂單和庫(kù)存到貨/退貨數(shù)據(jù)、發(fā)票核銷到最終付款，確保供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。

2、采購(gòu)費(fèi)用的結(jié)算和核算

該系統(tǒng)的第二個(gè)核心定位是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)貨款的結(jié)算，供應(yīng)商促銷費(fèi)用、返利費(fèi)用的結(jié)算，以及對(duì)應(yīng)的賬務(wù)處理。

注：部分大型(連鎖)零售企業(yè)有獨(dú)立的返利結(jié)算系統(tǒng)，此處把返利結(jié)算統(tǒng)一歸納到采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)中，不單獨(dú)拆開。后續(xù)單寫一篇返利結(jié)算系統(tǒng)的介紹。

03 采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的核心能力

1、三單匹配能力

采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)的核心在于實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單（PO）、收貨單據(jù)（GRN）和供應(yīng)商發(fā)票（Invoice）的“三單匹配”。這種能力確保每筆采購(gòu)交易的數(shù)據(jù)一致性，防止多付、少付或錯(cuò)付的情況發(fā)生，同時(shí)減少人工核對(duì)的工作量，提高效率。

2、自動(dòng)化處理能力

系統(tǒng)能夠自動(dòng)化處理從采購(gòu)申請(qǐng)到付款的流程，包括訂單接收、自動(dòng)對(duì)賬、發(fā)票采集、發(fā)票核銷、異常檢測(cè)處理和支付請(qǐng)求生成。通過(guò)規(guī)則引擎和預(yù)設(shè)條件（如付款條款、折扣政策），減少手動(dòng)干預(yù)，提升結(jié)算速度和準(zhǔn)確性。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)集成相關(guān)服務(wù)，完成對(duì)供應(yīng)商電子發(fā)票的讀取能力、紙質(zhì)發(fā)票的識(shí)別能力，識(shí)別出結(jié)構(gòu)化信息來(lái)自動(dòng)完成標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票核銷。

3、異常處理與糾錯(cuò)能力

在采購(gòu)結(jié)算中，異常情況（如發(fā)票金額不符、貨物短缺）在所難免。系統(tǒng)的核心能力在于快速識(shí)別異常、提供預(yù)警，并支持異常數(shù)據(jù)的調(diào)整、部分核銷及對(duì)應(yīng)的審批流程，確保問(wèn)題及時(shí)解決，不影響整體結(jié)算進(jìn)度。

04 采購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)上下游系統(tǒng)業(yè)務(wù)交互

1、上游：

采購(gòu)管理系統(tǒng)：獲取采購(gòu)訂單（PO）的相關(guān)信息，包括訂單基本信息、供應(yīng)商信息、商品信息、財(cái)務(wù)信息、物流信息等。

庫(kù)存管理系統(tǒng)：獲取采購(gòu)訂單（PO）的實(shí)際到貨數(shù)據(jù)，包括收貨信息、驗(yàn)收狀態(tài)、費(fèi)用信息、異常記錄（實(shí)際差異）等

供應(yīng)商主數(shù)據(jù)：獲取供應(yīng)商賬期、付款條件、供應(yīng)商財(cái)務(wù)信息等。

2、下游：

財(cái)務(wù)總賬模塊（含記賬引擎）：包括應(yīng)付暫估、暫估轉(zhuǎn)應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等相關(guān)業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理。

稅務(wù)平臺(tái)：發(fā)票檢驗(yàn)后，采集到的進(jìn)項(xiàng)數(shù)據(jù)，按稅率整理合并后同步給稅務(wù)平臺(tái)，進(jìn)行稅務(wù)處理

資金中心（司庫(kù)）：發(fā)票檢驗(yàn)完成后按供應(yīng)商賬期推送付款指令；預(yù)付款的采購(gòu)，直接推送付款指令。