深入了解OA系統(tǒng)的真實(shí)面貌，尤其是區(qū)分泛OA系統(tǒng)與傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的差異，對(duì)于選擇適合企業(yè)的辦公管理解決方案至關(guān)重要。本文將揭示OA系統(tǒng)的本質(zhì)，助你洞悉這一數(shù)字助手的真正價(jià)值。

近兩年，數(shù)字化辦公可謂是開展的“如火如荼”，連帶著OA 系統(tǒng)這個(gè)概念頻繁被提及。但大家真的了解 OA 系統(tǒng)嗎？

OA 系統(tǒng)可不單單是指一個(gè)特定的“系統(tǒng)”，它還有可能是一項(xiàng)實(shí)用的“功能”，或者是一個(gè)重要的“業(yè)務(wù)模塊”！

01 什么是OA系統(tǒng)？

OA 系統(tǒng)，嚴(yán)格來講，是分為泛 OA 系統(tǒng)和傳統(tǒng) OA 系統(tǒng)這兩種類型的。

只不過現(xiàn)在大部分對(duì)于OA的探討都只是從概念層面泛泛地談?wù)?OA 系統(tǒng)，而其中最核心的兩個(gè)問題卻始終沒有得到清晰的解答。這就如同豬八戒吃人參果，囫圇吞棗，根本無(wú)法領(lǐng)略其真正的滋味！

OA系統(tǒng)是指一種“系統(tǒng)”嗎？

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不完全是！先快速過一下OA和OA系統(tǒng)的概念：

1. 什么是OA？

所謂OA，是指涵蓋了各種各樣用于辦公的智能設(shè)備、基礎(chǔ)軟件，以及辦公管理系統(tǒng)（也就是 OA 系統(tǒng)）的總和。

這里面包括了復(fù)印機(jī)、考勤門禁設(shè)備、電子郵件、即時(shí)通訊工具（IM）、office 辦公軟件等等。

2. 什么是OA系統(tǒng)？

OA系統(tǒng)，指的則是面向組織的日常管理和運(yùn)作，旨在為組織的高頻工作行為提供有效解決方案的系統(tǒng)模塊。

簡(jiǎn)而言之，它是一個(gè)能夠?yàn)榻M織提升效能、降低人工成本的自動(dòng)化信息平臺(tái)，以簡(jiǎn)道云OA系統(tǒng)為例：

3. 那么，OA 系統(tǒng)僅僅是指一種系統(tǒng)嗎？

并非如此。從上述的解釋中我們可以明白，那些能夠助力組織實(shí)現(xiàn)辦公效能優(yōu)化的功能，實(shí)際上都可以被視為 OA 系統(tǒng)的模塊之一，這其中也包括了市面上通用的 OA 功能模塊。

需要注意的是，OA 系統(tǒng)的使用人群是大多數(shù)員工，而非特定的某些部門或?qū)I(yè)崗位，因此其概念的界定是處于不斷變化之中的。

比如說，假設(shè)我是公司人力資源部門的一名 HR，現(xiàn)在有這樣一個(gè)系統(tǒng) A。如果這個(gè)系統(tǒng) A 只有 HR 在使用，普通員工很少使用甚至根本不用，那么系統(tǒng) A 就是專門的 HR 管理系統(tǒng)。但是，如果 HR 在使用系統(tǒng) A 的同時(shí)，普通員工也會(huì)在其中辦理入轉(zhuǎn)調(diào)離流程以及請(qǐng)假考勤等事務(wù)，那么這個(gè)系統(tǒng) A 就可以歸為 OA 范疇。

再比如，我是公司財(cái)務(wù)部門的員工，同樣有一個(gè)系統(tǒng) B。如果系統(tǒng) B 只有財(cái)務(wù)人員在使用，普通員工不用或很少用，那么系統(tǒng) B 就被稱為財(cái)務(wù)系統(tǒng)或者 ERP 系統(tǒng)。然而，如果財(cái)務(wù)人員在使用系統(tǒng) B 的同時(shí)，普通員工也會(huì)在其中辦理報(bào)銷借款等手續(xù)，那系統(tǒng) B 也可以算作 OA 范疇。

4. 既然如此，為什么我們要區(qū)分泛 OA 系統(tǒng)和傳統(tǒng) OA 系統(tǒng)呢？

正所謂十個(gè)指頭伸出來還有長(zhǎng)短之分，在當(dāng)今這個(gè)時(shí)代，大家都追求“個(gè)性化”和“定制化”。大型企業(yè)和中小型企業(yè)在進(jìn)行 OA 系統(tǒng)的選型時(shí)，肯定不能依據(jù)同一標(biāo)準(zhǔn)來抉擇！

02 什么是泛OA系統(tǒng)？

泛 OA 系統(tǒng)的功能往往是經(jīng)過精簡(jiǎn)化處理的，其流程節(jié)點(diǎn)較少，操作和上手的難度相對(duì)較低。它的系統(tǒng)架構(gòu)通常包含以下幾個(gè)方面：

• 信息門戶
• 新聞公告
• 規(guī)章制度
• 知識(shí)文檔
• 企業(yè)網(wǎng)盤

泛 OA 系統(tǒng)比較適用于中小企業(yè)或者企業(yè)自行搭建的 OA 系統(tǒng)。

這里需要說明一下，所謂的中小企業(yè)，通常是指員工人數(shù)在 100 人以下的企業(yè)。

首先，中小企業(yè)內(nèi)部員工數(shù)量相對(duì)較少，自身可能還沒有形成完備的規(guī)章制度。如果采用復(fù)雜且固化流程程度高的 OA 系統(tǒng)，反而會(huì)增加企業(yè)的溝通成本和員工的培訓(xùn)成本，同時(shí)也不利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)扁平化管理。

其次，精簡(jiǎn)的功能模塊和流程節(jié)點(diǎn)不會(huì)過多地占用員工的工作注意力，能夠提升員工工作的靈活性。畢竟，系統(tǒng)的存在是為了更好地服務(wù)企業(yè)。

03 什么是傳統(tǒng)OA系統(tǒng)？

傳統(tǒng)的 OA 系統(tǒng)，也就是我們平常所提及的 OA 系統(tǒng)。與泛 OA 系統(tǒng)相比，它具有明確具體的功能模塊，涵蓋了：

• 物資管理
• 車輛管理
• 日?qǐng)?bào)周報(bào)
• 考勤管理
• 審批流管理等等

對(duì)于員工人數(shù)在 100 人以上的團(tuán)隊(duì)來說，對(duì) OA 系統(tǒng)的要求就會(huì)相應(yīng)提高。泛 OA 系統(tǒng)可能無(wú)法滿足企業(yè)的功能需求，甚至可能會(huì)降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。

就拿上面提到的 OA 管理架構(gòu)圖來說（簡(jiǎn)道云OA管理系統(tǒng)），它能夠滿足企業(yè)在行政工作、日常事務(wù)、公文、會(huì)議、日程、車輛、采購(gòu)、設(shè)備、辦公用品和知識(shí)文檔歸納等全方面的管理需求，而這些是泛 OA 系統(tǒng)難以做到的。

以考勤管理為例，員工可以通過在線填寫表單來登記自己的考勤情況，這樣大大節(jié)約了溝通匯報(bào)的成本。同時(shí)，人事部門也能夠?qū)崟r(shí)掌握員工的請(qǐng)假、出差、加班等情況，直接生成的儀表盤還能對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，輕松解決了數(shù)據(jù)分析的難題。

值得一提的是，如今許多廠商開始提供 SaaS 模式的 OA 系統(tǒng)，并且在傳統(tǒng) OA 系統(tǒng)的架構(gòu)基礎(chǔ)上，還可以根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況進(jìn)行自定義開發(fā)。

總之，深入理解 OA 系統(tǒng)，尤其是區(qū)分泛 OA 系統(tǒng)和傳統(tǒng) OA 系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)選擇適合自身的辦公管理工具，提升辦公效率和管理水平，具有至關(guān)重要的意義。