提到項(xiàng)目管理，就一定離不開WBS，WBS也是項(xiàng)目管理過(guò)程中最重要的環(huán)節(jié)之一，那么到底什么是WBS？項(xiàng)目經(jīng)理又該如何創(chuàng)建WBS分解結(jié)構(gòu)呢？這篇內(nèi)容從0開始教大家如何創(chuàng)建一個(gè)可落地的WBS工作分解結(jié)構(gòu)！

01 什么是WBS？

WBS 也就是工作分解結(jié)構(gòu)，它是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要工具，主要作用就是把項(xiàng)目按照一定的規(guī)律分解直到可以管控的部分。

WBS 的特點(diǎn)：

• 一是是結(jié)構(gòu)性分解；
• 二是要給分解的內(nèi)容賦唯一的 WBS 編碼；
• 三就是保證分解后的任務(wù)有唯一的責(zé)任人或組織

下面我會(huì)詳細(xì)介紹WBS 多層級(jí)分解實(shí)現(xiàn)方案，包含自動(dòng)化按順序創(chuàng)建 WBS 編碼以及視圖化呈現(xiàn)工作結(jié)構(gòu)，輕松實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目任務(wù)的有序分解以及項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的清晰呈現(xiàn)。

PS：下文所涉及到的WBS分解方案來(lái)源于【簡(jiǎn)道云項(xiàng)目管理系統(tǒng)】，僅作交流分享

02 做WBS的常見問(wèn)題

WBS 的層級(jí)通常包含 3～6 級(jí)，每個(gè)層級(jí)下包含 3～7 個(gè)子項(xiàng)。

在實(shí)際進(jìn)行 WBS 分解時(shí)，常常面臨以下痛點(diǎn)問(wèn)題：

• 無(wú)法自動(dòng)化編號(hào)：項(xiàng)目復(fù)雜，任務(wù)、子任務(wù)多的情況下，人工編號(hào)容易跳號(hào)、重復(fù)。
• 無(wú)法結(jié)構(gòu)化展示：每個(gè)項(xiàng)目有多個(gè)里程碑任務(wù)，每個(gè)里程碑任務(wù)又包含多個(gè)子任務(wù)，子任務(wù)下面還可能繼續(xù)往下分解，如果分解后的任務(wù)不能按照項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)有序展示，將會(huì)增加項(xiàng)目的管理難度。

下面給大家演示的方案通過(guò)公式自動(dòng)編號(hào)以及視圖結(jié)構(gòu)化展示這兩大核心能力，讓多層級(jí)復(fù)雜項(xiàng)目易管理、易控制、易跟蹤。

03 多級(jí)WBS分解實(shí)現(xiàn)方案

1. 實(shí)現(xiàn)思路

多級(jí) WBS 分解方案的實(shí)現(xiàn)思路如下：

• 新建一張任務(wù)管理表和一張任務(wù)創(chuàng)建表
• 任務(wù)創(chuàng)建表中根據(jù)任務(wù)管理表的數(shù)據(jù)，以及任務(wù)層級(jí)類型，自動(dòng)完成 WBS 編號(hào)
• 任務(wù)創(chuàng)建表中完成WBS編號(hào)并提交任務(wù)以后，將任務(wù)自動(dòng)同步至任務(wù)管理表中統(tǒng)一管理
• 通過(guò)表格視圖自定義排序，將任務(wù)按照編號(hào)順序自動(dòng)排序，使項(xiàng)目結(jié)構(gòu)清晰呈現(xiàn)

2. 預(yù)期效果

通過(guò) WBS 編號(hào)及排序，可以在表格視圖中，直觀體現(xiàn)項(xiàng)目層級(jí)關(guān)系，讓項(xiàng)目管理更加有序、高效：

3. 實(shí)現(xiàn)步驟

PS：所用工具>>簡(jiǎn)道云項(xiàng)目管理系統(tǒng)

第一步：創(chuàng)建表單

1）任務(wù)管理表單

創(chuàng)建一張任務(wù)管理表單，用于集中管理所有類型的任務(wù)，在任務(wù)管理表單中創(chuàng)建一個(gè)文本輔助字段，用于創(chuàng)建任務(wù)時(shí)計(jì)算 WBS 編號(hào)：

2）創(chuàng)建任務(wù)表單

創(chuàng)建任務(wù)表單主要用于創(chuàng)建子任務(wù)以及子子任務(wù)，選擇創(chuàng)建子任務(wù)，則關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的里程碑任務(wù)相關(guān)信息；選擇創(chuàng)建子子任務(wù)，除了關(guān)聯(lián)里程碑任務(wù)，還需要關(guān)聯(lián)子任務(wù)相關(guān)信息。通過(guò)關(guān)聯(lián)的對(duì)應(yīng)的上級(jí)任務(wù)信息，計(jì)算出本任務(wù)的 WBS 編號(hào)。

詳細(xì)的 WBS 的計(jì)算邏輯參考下文：

第二步 計(jì)算 WBS 編號(hào)

1）新建輔助字段

在創(chuàng)建任務(wù)的時(shí)候新建一個(gè)輔助字段，這樣就可以把同一類型的任務(wù)統(tǒng)一編碼，后續(xù)可以通過(guò)計(jì)算個(gè)數(shù)來(lái)進(jìn)行 WBS 編號(hào)。

計(jì)算公式為：CONCATENATE(任務(wù)類型,里程碑任務(wù)編號(hào),子任務(wù)編號(hào))

2）計(jì)算 WBS 編號(hào)

若選擇了子任務(wù)進(jìn)行創(chuàng)建，需要選擇對(duì)應(yīng)的上級(jí)里程碑任務(wù)，選擇后自動(dòng)聯(lián)動(dòng)出里程碑任務(wù)編號(hào)，子子任務(wù)不需要關(guān)聯(lián)，所以子子任務(wù)編號(hào)為空。

這樣通過(guò)去查找任務(wù)管理表中 CONCATENATE(任務(wù)類型,里程碑任務(wù)編號(hào),子任務(wù)編號(hào)) 的個(gè)數(shù)，再加一，即可得出該任務(wù)在該里程碑任務(wù)下的順序，再通過(guò) CONCATENATE 與里程碑任務(wù)的 WBS 進(jìn)行拼接，即可得出本次任務(wù)的 WBS 完成編號(hào)。

子子任務(wù)的創(chuàng)建同理，如果需要繼續(xù)往下創(chuàng)建更多層級(jí)，直接按照此方式再多建幾個(gè)任務(wù)類型即可。

那么 WBS 編號(hào)的計(jì)算公式如下：

IF(任務(wù)類型==”子任務(wù)”,CONCATENATE(里程碑任務(wù)WBS編號(hào),”.”,TEXT(MAPX(“count”,F- WBS輔助計(jì)算,F- WBS輔助計(jì)算,任務(wù)名稱)+1)),CONCATENATE(子任務(wù)WBS編號(hào),”.”,TEXT(MAPX(“count”,F- WBS輔助計(jì)算,F- WBS輔助計(jì)算,任務(wù)名稱)+1)))

實(shí)現(xiàn)邏輯為：先求出該任務(wù)在同一上級(jí)任務(wù)下的個(gè)數(shù)，在與上級(jí)任務(wù)的 WBS 相連接，拼接為本任務(wù)的 WBS 編號(hào)。

第三步：同步任務(wù)

在擴(kuò)展功能處，通過(guò)智能助手將創(chuàng)建的任務(wù)同步至【任務(wù)管理】表單中：

同步時(shí)，需要將輔助字段的數(shù)據(jù)一起同步過(guò)去，否則后續(xù)任務(wù)創(chuàng)建時(shí) WBS 編號(hào)無(wú)法計(jì)算得出：

第四步：任務(wù)排序

在管理任務(wù)的表單視圖中，將任務(wù)按照 WBS 編號(hào)“升序”進(jìn)行排序，任務(wù)即可有序展示在表格中：

第五步：創(chuàng)建自定義按鈕

如果想更快捷的完成任務(wù)創(chuàng)建，還可以在任務(wù)管理處，創(chuàng)建自定義按鈕，用于快捷創(chuàng)建子任務(wù)以及子子任務(wù)。

04 效果演示

1. 創(chuàng)建任務(wù)

在任務(wù)管理表單中，點(diǎn)擊具體的任務(wù)詳情，以創(chuàng)建子任務(wù)為例。

選擇一個(gè)里程碑任務(wù)，然后在詳情頁(yè)中選擇「創(chuàng)建子任務(wù)」按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)關(guān)聯(lián)好里程碑任務(wù)，并計(jì)算好子任務(wù)的 WBS 編號(hào)，任務(wù)創(chuàng)建者只需要分配任務(wù)負(fù)責(zé)人，錄入任務(wù)的起止日期即可完成任務(wù)的創(chuàng)建。

2. 任務(wù)同步

任務(wù)創(chuàng)建完畢后，刷新一下頁(yè)面，即可看到剛剛創(chuàng)建的子任務(wù)去，且子任務(wù)按照項(xiàng)目結(jié)構(gòu)順序顯示在對(duì)應(yīng)的位置中：

給大家演示的時(shí)比較復(fù)雜的項(xiàng)目WBS分解，如果你的項(xiàng)目管理比較簡(jiǎn)單，僅需兩級(jí) WBS 分解即可，方案也都有現(xiàn)成的。