產(chǎn)品經(jīng)理在日常工作中，不可避免地要接觸產(chǎn)品需求文檔這類產(chǎn)出物。那么，產(chǎn)品需求文檔要怎么寫，才是一份合格的需求文檔呢？這篇文章里，作者梳理了核心思路，并從五個方面進(jìn)行了講解，一起來看。

產(chǎn)品需求文檔（Product requirements document 簡稱PRD）是產(chǎn)品經(jīng)理在工作中最重要的產(chǎn)出物，是承上啟下的核心文檔。

圖：

• 承上：業(yè)務(wù)需求。
• 啟下：研發(fā)、測試、UXD的工作依據(jù)。

因此，PRD文檔是產(chǎn)品經(jīng)理職業(yè)生涯中必須要掌握的技能。

我會從以下幾個方面講解，到底怎么才能寫好PRD文檔。

1. 目的
2. 形式
3. 技巧
4. 態(tài)度
5. 環(huán)境

一、目的

寫PRD最重要的目的是：把需求講清楚，但一份優(yōu)質(zhì)的需求文檔一定是合適的方案+表達(dá)清晰。

合適的方案是指：我能分析清楚業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀是什么，期望是什么，要解決什么問題，用什么方案解決。

表達(dá)清晰是指：我能把我希望用的解決方案表達(dá)清楚，傳遞清晰。

如何分析需求并找到合適的方案，我會在另外的文章中來講解，本文的重點(diǎn)會著重放在表達(dá)清晰上，但在我多年的實(shí)際文檔經(jīng)驗(yàn)中，往往合適的方案和表達(dá)清晰是一個交替生成的，當(dāng)你盡可能想表達(dá)清晰時也能促使你獲得更加合適的方案，所以表達(dá)清晰不僅僅是應(yīng)該，而是必要。

如果把需求講清楚是總綱，它還能分為三個小目標(biāo)：

文檔受眾能精準(zhǔn)理解文檔并轉(zhuǎn)化為他們的產(chǎn)出物：

• 研發(fā)人員 ====> 代碼
• 測試人員 ====> 測試用例
• 交互設(shè)計人員 (User experience design，簡稱UXD) ====> 交互圖

多個角色間的無歧義標(biāo)準(zhǔn)：涉及研發(fā)、測試、UXD以及跨域的產(chǎn)品等角色時，需求文檔應(yīng)作為在發(fā)生分歧時的唯一標(biāo)準(zhǔn)，幫助多個人之間消除歧義而不是引發(fā)新的歧義。

可追溯性文件：

• 上線一段時間后的線上BUG，用來判斷是產(chǎn)品設(shè)計缺陷 OR 是代碼問題。
• 后續(xù)迭代需求的基石：能夠讓新人快速理解現(xiàn)狀并輸出需求，同時能夠幫助新人查漏補(bǔ)缺（往往新人會漏考慮一些細(xì)節(jié)，當(dāng)文檔足夠完善時能起到提醒的作用）。

二、形式

一般來講，需求文檔總是圖表和文字的形式出現(xiàn)，幾乎沒有人會使用視頻和音頻，需求文檔一般會伴隨著需求評審，以便能夠進(jìn)一步解釋說明和對文檔查漏補(bǔ)缺。

三、技巧-結(jié)構(gòu)

技巧分為結(jié)構(gòu)和表達(dá)，本篇文章會著重介紹結(jié)構(gòu)部分，表達(dá)不分：圖表的介紹和使用以及其他文字性技巧、習(xí)慣會在后續(xù)的文章中體現(xiàn)。

從宏觀到微觀的描述順序，能夠讓文檔受眾在獲取到背景信息的前提下理解文檔的內(nèi)容。比如當(dāng)你看到Chair is blue時會認(rèn)為它是什么含義？

• 椅子是藍(lán)色的？
• 主席是憂郁的？

想要正確的理解這個句子，需要是加一些背景，比如在一個辦公室里，他得知公司將要破產(chǎn)，這樣我們才能順利成章的理解他作為主席，聽到這個消息非常沮喪。

因此，我會推薦將整個需求文檔都變?yōu)?strong>總分的結(jié)構(gòu)，這會更加的便于文檔受眾的理解，也恰好符合金字塔原理。

金字塔原理是一種重點(diǎn)突出、邏輯清晰、層次分明,簡單易懂的思考方式、溝通方式、規(guī)范動作。

金字塔原理的基本結(jié)構(gòu)是:結(jié)論先行,以上統(tǒng)下,歸類分組,邏輯遞進(jìn)。

先重要后次要,先總結(jié)后具體,先框架后細(xì)節(jié),先結(jié)論后原因,先結(jié)果后過程,先論點(diǎn)論據(jù)。

針對整個文檔，我會將他們分為兩大部分：為什么要做 和 要做什么。

1. 為什么要做？

此部分著重交待清楚背景、問題、價值、目的。

背景：用來描述此需求發(fā)生的業(yè)務(wù)背景，比如業(yè)務(wù)將要開拓一個新的市場，這個市場上大家普遍都會以貨到付款作為交易的方式。一番描述之后會讓對這個需求不熟悉的人更快的進(jìn)入到這個需求的情境中。

問題：用來描述業(yè)務(wù)的預(yù)期與現(xiàn)在現(xiàn)狀的落差，這個落差是問題也是需求。如果能正確的描述歸納和描述問題，就能更快找到問題所對應(yīng)的“答案”。

價值：做這個需求有什么價值？我發(fā)現(xiàn)大多數(shù)產(chǎn)品經(jīng)理，尤其是新手，往往會忽略價值的思考和表達(dá)。認(rèn)為這可能是上一級或者業(yè)務(wù)應(yīng)該思考的事情。我在產(chǎn)品經(jīng)理的任何階段都建議大家去思考價值，價值背后所隱藏的信息有：

• 這個需求該不該做？（同時綜合方案的成本）
• 這個需求什么時候做？（也就是優(yōu)先級的問題）

描述價值的同時，一方面是對自己工作的肯定，我在做有意義的事情，另一方面也是在說服文檔受眾，告訴他們：為什么你的需求非做不可。

深入思考價值也你后續(xù)在跟業(yè)務(wù)溝通時判斷是否為偽需求打好基礎(chǔ)，沒有價值的事情堅(jiān)決不浪費(fèi)時間做。

在盈利性組織中，價值只來源于兩個方面：盈利和成本。

1. 營收：做了這個功能可以帶來多少營收，能增長多少客戶等
2. 成本：做了這個功能可以提高多少效率（提高效率往往意味著精簡人力），可以節(jié)省多少成本等。

目的：此處的目的更多的是從系統(tǒng)建設(shè)的角度給出一些比較精簡的目標(biāo)，比如需要在XX模塊兼容貨到付款的業(yè)務(wù)。

2. 要做什么

此部分著重講方案的主體。

整體設(shè)計：也稱為概要設(shè)計，主要的目的有2個：

1. 讓文檔閱讀者有整體的概念，能夠讓他站在更加宏觀的視角理解方案。
2. 為后續(xù)理解具體的功能用例提供鋪墊。

需求詳情：在這個大模塊里需要對需求要實(shí)現(xiàn)的功能/特性做詳細(xì)的邏輯說明，一般寫需求時先要對功能（也叫用例）進(jìn)行拆分，拆分完在針對不同的功能點(diǎn)做詳細(xì)補(bǔ)充。

功能拆分：拆分完需求一般可以輸出一份功能地圖（Roadmap），需求拆分核心需要遵守MECE原則，即不重不漏。

• 不重：功能點(diǎn)之間不重復(fù)，同樣的功能寫一遍即可。寫一遍能省時間，以及方便后期維護(hù)（若寫多遍改的時候要改多個地方，所以要盡量抽象到一個里面。）
• 不漏：一個完成的需求需要不同模塊間的協(xié)作，漏了以后可能會導(dǎo)致卡流程。

功能描述：需要對邏輯做最詳盡的說明，根據(jù)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的習(xí)慣盡量細(xì)化，需細(xì)化到是或否應(yīng)該走哪個分支流程，甚至細(xì)化到要用什么表的什么字段。

四、環(huán)境

良好的環(huán)境能夠幫助產(chǎn)品經(jīng)理在文檔能力上快速成長，此處羅列一些我認(rèn)為較重要的因素：

文檔規(guī)范：良好的規(guī)范有助于產(chǎn)品快速融入團(tuán)隊(duì)整體的表述方式，同時也能夠幫助一些產(chǎn)品些人快速成長，我曾經(jīng)待過一個團(tuán)隊(duì)，全部都是在需求卡片中寫一句話的需求，既沒有沉淀也沒有規(guī)范，導(dǎo)致需求上線后沒有人知道會有這樣一條邏輯。

需求模板：產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)一般都會有需求模板，但是模板也只能約束整體格式，具體的寫作風(fēng)格還是會因人而異。

管理方式：文檔的管理方式大致有三種。

1. 增量式文檔：每次需求都是一個全新的文檔，優(yōu)勢是前期迭代快，對文檔管理的要求較低，后期維護(hù)麻煩，很難溯源。
2. 白皮書式文檔：按模塊劃分，優(yōu)勢是后期維護(hù)較簡單，容易溯源，所見即所得，可以有效縮短產(chǎn)品對現(xiàn)有邏輯的調(diào)研時間，但對于跨模塊的需求，閱讀者讀起來較麻煩，文檔分散（需要一些書寫技巧規(guī)整以方便閱讀）。
3. 綜合性文檔：增量的內(nèi)容定期維護(hù)到白皮書中，這種管理方式看似能實(shí)現(xiàn)前兩者的優(yōu)勢但需要消耗大量的產(chǎn)品時間去做維護(hù)的事情，在實(shí)際的工作中很難實(shí)現(xiàn)。

研發(fā)測試的嚴(yán)格要求：同事的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，評審會上的“挑戰(zhàn)”都會促使你精進(jìn)文檔能力，將需求描述的更加簡練清晰，無歧義。

能有機(jī)會做大項(xiàng)目：只有較大的項(xiàng)目才會涉及到多個模塊、多個系統(tǒng)，這會有效提升整體設(shè)計的能力，全局設(shè)計的能力。

有人帶：團(tuán)隊(duì)中有人帶可遇不可求，一方面能手把手讓你快速上手現(xiàn)有業(yè)務(wù)，一方面可以階梯式的給你分配項(xiàng)目，并不是項(xiàng)目越大越好，循序漸進(jìn)的增加項(xiàng)目難度會更適合新手。

五、態(tài)度

沒有人可以叫醒一個裝睡的人，不管在什么樣的環(huán)境中，我們都不要成為那個“裝睡的人”。

精益求精：

• 主動尋找更好的寫文檔的技巧。
• 不因項(xiàng)目/需求大小而放低文檔的質(zhì)量，沒有小需求，再小的功能也能體現(xiàn)你的價值。

為他人著想：你寫的明白，別人看的清楚，需求文檔就是建立信任最基本的產(chǎn)出物。

保持高標(biāo)準(zhǔn)：認(rèn)認(rèn)真真寫一個文檔簡單，認(rèn)認(rèn)真真寫每個文檔就很難，但某天當(dāng)你回首以望時，你早已從小草長成參天大樹。