企業(yè)降本增效，數(shù)字化成為了每家企業(yè)的一大關(guān)鍵選擇。而在數(shù)字化過程中，也會遇到一些難題，在做合同這件事上，可以稱之為甜蜜的負擔，時不時會出現(xiàn)一些幺蛾子。那么如何實現(xiàn)合同管理，簽約流程自動化？

不知道該說是自爆內(nèi)部數(shù)字化缺陷，還是某種程度的凡爾賽。這段時間鯨奇售前最大的問題，變成了簽合同……

要說不說，做合同真是個甜蜜的負擔。都走到這一步了，離關(guān)單也就近在咫尺，但還是會時不時出現(xiàn)一些幺蛾子，導致客戶、銷售、財務(wù)、技術(shù)等各方體驗都不是那么好，協(xié)作更是靠喊。

下面的問題你遇到幾個？

–合同中需客戶填寫的內(nèi)容，往往不是一次性能給全的，因為涉及到財務(wù)開票信息，業(yè)務(wù)對接人不一定知道…

–銷售每次做合同，都是復制粘貼，有時候某處漏了忘改，被客戶發(fā)現(xiàn)指出，尷尬地摳地…

–改合同不小心改了格式，粗體/分頁/換行，打亂了之前的模板，空白的地方不占位，被審核的同事打回…

–合同回款后，需要開通系統(tǒng)。由于產(chǎn)品模塊化能力較高，版本也比較多，后臺開通配置項就很細。銷售和技術(shù)信息同步不清楚，很容易出現(xiàn)開通的賬號能力誤差，于是客戶吐槽內(nèi)部溝通…

–客戶的開票信息，財務(wù)需要找到合同，一家家復制出來…

–銷售在月底還要單獨將成交回款客戶信息錄入財務(wù)應用，財務(wù)需要計算銷售業(yè)績和公司運營數(shù)據(jù)，手動的…

以上，反正我們都遇到了。

作為一家倡導營銷自動化、無人私域的公司，內(nèi)部數(shù)字化協(xié)同就這？？那肯定說不過去，必須得跟對外SOP一樣解放人力，自動串起流程吧。

分析下來，解決這些問題的核心在于規(guī)范合同模板，以及規(guī)范信息輸入流程，用工作流將前后環(huán)節(jié)串起來，將標準的輸出數(shù)據(jù)同步給相關(guān)各方。而低代碼平臺是解決此類工作流、數(shù)據(jù)流的絕佳工具，很有意思。后面我會再分享一些其他場景的應用案例。

那具體到這里的合同管理，要怎么做呢？

01 拆合同要素

找到合同審核人員，拿到現(xiàn)在最標準的合同模板。沒有？那怎么標準化，拉著一起做出來！然后仔細拆出需要填寫的每個信息：

• 哪些是客戶填的，哪些是銷售填寫的；
• 哪些是不用變的，哪些是需要根據(jù)前面的選項影響后面選項的。例如產(chǎn)品服務(wù)版本不同，要填寫的內(nèi)容也不同，這就需要梳理出每一個版本下的字段邏輯；
• 哪些是不同階段需要填寫的信息，例如回款前后；
• ……

這些就是合同表需要錄入的信息，再根據(jù)不同字段的業(yè)務(wù)邏輯進行表單排布。我們梳理出來，2種模板，7個版本，所有交叉邏輯加起來，不多不少剛好100個字段。

02 做選擇填空

這里分為兩部分，一塊是需要客戶填寫的信息，如甲方項目人、以及甲方公司開票信息等；另一塊是需要內(nèi)部銷售填寫的，如合同信息，系統(tǒng)版本能力配置，以及附表信息等。

需要客戶填寫的：直接通過外部表單來收集，客戶一次性填寫并提交即可。

提交后，自動在企微群中通知對應顧問去完善該客戶的合同。

需要銷售顧問填寫的：客戶提交的合同信息會生成一條新的數(shù)據(jù)，銷售在合同管理應用中點開后，即可編輯這份合同的其他信息。

其中客戶的信息已經(jīng)填好，只需要填寫剩余產(chǎn)品服務(wù)和其他附表信息，這些都是格式化好的選擇或者填空題。

各個項目費用自動加總，得到最終合同價格。

03 選打印模板

不同產(chǎn)品線，合同可能大同小異，但也會有格式、附表等的調(diào)整，這個時候就不能用一份合同模板了，需要根據(jù)不同的合同版本，啟用不同模板。例如我們，有企微和個微2個系統(tǒng)版本的合同，所以根據(jù)不同服務(wù)版本選項，會啟用不同的打印按鈕。

點擊打印后，合同自動生成，支持在線預覽并下載。

04 一鍵通知相關(guān)方

當合同回款并填完相應信息后，自動啟動右上方通知按鈕，可一鍵通知技術(shù)開通系統(tǒng)，以及通知財務(wù)開票。

于是在內(nèi)部企微群里，會看到這樣的通知：

05 自動生成報表

有了準確及時的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，財務(wù)需要的運營報表就是很簡單的事，可以按照簽約時間階段和顧問人員進行數(shù)據(jù)篩選。（以下為測試數(shù)據(jù)）

好了，說了這么多，你可能以為我在強調(diào)自動化提高效率，但這并不重要，更重要的是，規(guī)范后的流程它基本不會出錯。

簽約更多的是一個法務(wù)合規(guī)的過程，是一個信息在多個角色之間同步且不能出錯的過程。

銷售顧問需要拉齊外部客戶那邊一堆人、內(nèi)部項目經(jīng)理、財務(wù)、法務(wù)、技術(shù)之間的信息。而無論是私聊，還是在內(nèi)外部群里各種翻飛同步信息，很可能犯錯和遺漏，損害到體驗。

現(xiàn)在這個應用，只需要2個人：客戶填他們的信息，銷售顧問填剩余合同和系統(tǒng)信息，其他所有都流程化自動化。

這意味著什么？意味著不會讓客戶、讓每個環(huán)節(jié)的人覺得，怎么這么亂？？

這就是所有人的體驗問題。但凡因為傳統(tǒng)的工作模式出一次錯，吵一次架，造成一筆損失，被客戶diss一次，你就知道我在說什么。

因此這個應用的價值絕不在于提效率，而是在于避免出錯、提升內(nèi)外部相關(guān)方體驗，以及提升自己公司的數(shù)字化資產(chǎn)的完整度和流程順暢度。

寫在后面

這是一次解決實際痛點的復盤，但這種解決問題的產(chǎn)品形態(tài)，更值得聊聊。推薦最近看的2篇講SaaS的文章：

• 明道云創(chuàng)始人任總的：《事已至此，你并無選擇》
• 鯨奇CEO春陽的：《鯨奇將停止新功能開發(fā)》

在現(xiàn)在的SaaS行業(yè)，不拿融資，自己能造血的有多少呢。大包大攬的產(chǎn)品，會陷入泥潭，把一個點打透做深，已是不易。就像我們所有的產(chǎn)品、服務(wù)都圍繞“私域內(nèi)容”這個點來做。其他部分，就引入合作伙伴做能力拓展，比如低代碼?，F(xiàn)在公司內(nèi)部的數(shù)字化底座，就用的這個玩意。

在溝通了那么多的客戶之后，說實話，他們并不在乎你是不是有一個功能，而是需要一整套解決問題的方案，至于怎么解決，“你組和去吧，然后告訴我，我為整套方案付費?！敝劣谶@個能力是技術(shù)團隊花幾個月開發(fā)的，還是用別的什么工具一周內(nèi)搭建的，還是整合的其他合作方的能力，好像沒那么重要了。

有所為有所不為，產(chǎn)品做輕一點，才會有更多朋友，因為你變成了資源和能力的整合方。

砍掉所有的項目管理、交互設(shè)計、開發(fā)等中間環(huán)節(jié)，直接由需求整合者或者提出方開發(fā)應用，這是一個逐漸輕盈的過程。

企業(yè)軟件市場的豐富業(yè)態(tài)，小巧靈活的公司模式，讓遠程協(xié)作成為可能，否則一天開不完的會，可能我也沒機會在麗江某個古鎮(zhèn)的咖啡店敲下這篇文章。